Organisez une assemblée générale dans Viva Engage et poursuivez la conversation

Rassemblez votre organisation pour communiquer l’état global de l’entreprise, l’état des projets à grande échelle, les témoignages de réussite et les opportunités de croissance. Créez une expérience d’événement en direct de bout en bout dans Viva Engage qui engage les audiences avant, pendant et après l’événement.

Les organisations appellent souvent leurs événements à grande échelle pour les employés une assemblée générale. Parfois, les organisations font référence à une assemblée générale comme à une réunion de l'ensemble du personnel ou de l'entreprise. Dans cet exemple, nous ferons référence à ce type de réunion comme à une assemblée générale de l’organisation, mais vous pouvez utiliser les étapes et les conseils de la même manière pour des réunions similaires et des événements en direct dans Viva Engage.

Commencez à préparer et à mettre en œuvre une assemblée générale à la demande, sécurisée, accessible à tous les publics, et qui vous permet de poursuivre la conversation après l'événement en direct.

Les assemblées générales peuvent aider à rassembler votre organisation en :

• Partageant des informations dans un format significatif et attrayant
• Créant une relation de confiance et des connexions au sein d’une organisation
• Diffusant à de grands groupes de personnes en une fois
• Maintenant la conversation dans les canaux liés à l’assemblée générale
• Utilisation de l’analyse des événements en direct pour comprendre la portée et l’engagement des événements
• Connexion d’équipes dans des environnements de travail hybrides

Phase	Tâches
Planifier	- Définir le profil d’audience et la taille de l’audience d’étendue - Aligner avec les parties prenantes et définir la messagerie - Envisagez les options multigéographiques et multilingues - Passer en revue les outils Microsoft 365 pour vous aider à produire et à héberger l’événement en direct - Planifier et organiser des stratégies de communication et de promotion avant et après les événements
Promote	- Identifier les canaux dans lequel l’assemblée générale peut être promue - Utiliser plusieurs canaux pour atteindre différents publics - Tenir compte de l’emplacement de stockage de l’enregistrement d’événements afin qu’il soit accessible à tous
Produire	- Identifier et attribuer des rôles et des tâches - Examiner la liste de contrôle de la mise en place - Se préparer à animer les questions et réponses en direct
Host	- Héberger l’événement en direct et gérer l’engagement dans le flux Viva Engage - Rendre l’enregistrement partageable pour les employés
Partager	- Partager l’enregistrement sur les canaux de communication (Actualités Viva Engage, Outlook, Teams et SharePoint) - Afficher les informations du participant pour mesurer l’engagement

Planifier le message et le contenu de l’assemblée générale

Comme les assemblées générales touchent un public large et diversifié, vous devrez tenir compte des besoins et des préférences de votre public et vous assurer que le contenu est accessible avant, pendant et après l'événement.

Considérations sur la planification :

• L'assemblée générale est un événement virtuel en direct et peut être consulté par différentes personnes dans différentes régions et fuseaux horaires.
• De nombreuses personnes y participeront à l’aide d’un appareil mobile.
• Certaines personnes ne participeront pas à l’événement en direct, mais souhaiteront regarder l’enregistrement de l’événement ultérieurement.
• Certaines personnes ne peuvent pas regarder l’intégralité de l’enregistrement, mais souhaitent voir les points forts des informations les plus importantes. Par conséquent, après l’assemblée générale, un enregistrement et des éléments forts peuvent être partagés sous la forme d’un billet d’actualités SharePoint.
• L’événement Questions et réponses peut avoir lieu dans une communauté Viva Engage, de sorte que les personnes qui n’ont pas pu y participer peuvent toujours bénéficier des informations partagées.
• La promotion de l’événement d’assemblée générale sera plus réussie en diversifiant les différents canaux actuellement utilisés par votre public.

R : En savoir plus sur votre public

Investissez dans l'apprentissage de ce qui est le plus important pour votre public. La connaissance de votre audience vous aidera à déterminer comment transmettre efficacement votre message, quels intervenants susciteront l’intérêt de votre audience, comment animer l’assemblée générale et comment structurer l’assemblée générale. En savoir plus sur l’étendue et la définition de votre audience.

B. S’assurer que le contenu est accessible à tout le monde

Les assemblées générales sont conçues pour atteindre l’ensemble de l’organisation ou les grands groupes qui en font partie. Vérifiez que le public cible de l’événement a accès aux outils dont il a besoin pour consommer le contenu.

• Prévoyez d’enregistrer les événements d’assemblée générale. Lorsqu’un événement en direct est enregistré, il est automatiquement ajouté à Microsoft Stream. Découvrez comment activer les légendes autogénérées. Vous pouvez également enregistrer l’événement en direct dans la page d’accueil Viva Engage.
• Si votre organisation opère dans plusieurs régions géographiques, assurez-vous que le fuseau horaire dans l’événement autorise la plupart des personnes à participer en direct.
• Viva Engage prend en charge les événements en direct et les assemblées générales dans de nombreuses langues sur plusieurs plateformes.
• Envisagez de publier l’enregistrement de l’événement sous la forme d’un Lien d’actualités vidéo dans SharePoint afin qu’il s’affiche automatiquement dans le Flux Viva Connections dans Microsoft Teams.

C. Définir le message de l’assemblée générale

Créez un message bien organisé, détaillé et bien précis. Pour impliquer votre public et vous assurer que les messages d’assemblée générale sont compris par tout le monde :

• Rendre la présentation visuelle pour créer le plus d’engagement. Utilisez PowerPoint pour créer un affichage visuel de votre message afin de maintenir la connexion de votre public. Les organisations ont la possibilité de diffuser un événement en direct dans Viva Engage à l’aide de Teams. Apprenez à configurer le partage de bureau dans Microsoft Teams pour afficher votre bureau PowerPoint pendant votre assemblée générale.
• Fournir au préalable des objectifs d’assemblée générale aux participants. Partagez ces objectifs par e-mail ou par le biais du site SharePoint de l’événement.
• Partagez uniquement les informations les plus pertinentes. Assurez-vous que les informations les plus importantes sont mises en surbrillance pour réserver du temps et maintenir l’engagement de votre public.

D. Décider des orateurs et de la structure des événements en direct

Invitez des intervenants qui s’alignent sur le message de l’assemblée générale. Si l’objectif de votre événement est de signaler les bénéfices trimestriels, embauchez des personnes du service financier qui peuvent parler des insights et répondre à des questions.

• Développez la planification et les limites de temps pour l’assemblée générale.
• Attribuez des rôles aux modérateurs et briefez-les sur les tâches clés. Si vous envisagez d’utiliser des questions et réponses en direct pendant l’événement, préparez les intervenants avec une liste de questions ou de préoccupations connues.
• Testez l’équipement au préalable. Assurez-vous que chaque présentateur et modérateur sait comment utiliser les outils employés pour diriger l’assemblée générale. Cela peut aller de la façon de partager son écran, la gestion des questions et réponses en direct aux autres opportunités d’engagement.

E. Utiliser Viva Engage pour héberger votre événement d’assemblée générale

Viva Engage permet aux utilisateurs de se connecter entre eux au sein d’une organisation entière. Il permet de rassembler les personnes qui n’interagissent pas souvent et leur donne la possibilité de découvrir du contenu et de rencontrer et de communiquer avec les responsables de l’organisation. Commencer à organiser des événements en direct dans Viva Engage

Remarque

Pour héberger un événement en direct dans Viva Engage, votre organisation doit avoir sélectionné Appliquer l’identité Office 365 et vous devez utiliser les groupes Viva Engage connectés Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez Appliquer l’identité Office 365 pour les utilisateurs de Viva Engage et les groupes Viva Engage et Microsoft 365.

Promouvoir l’assemblée générale

Faites la promotion de l’assemblée avant la date de l’événement où votre public cible reçoit généralement des annonces et des mises à jour. Gérez ensuite l’engagement pendant l’assemblée et après la salle d’hôtel de ville.

Promouvoir dans Viva Engage

Favorisez la sensibilisation avant l’événement dans Viva Engage. Lorsque vous tenez une assemblée générale dans Viva Engage, l’engagement de l’audience commence dès que l’événement a été créé. Les participants peuvent promouvoir et découvrir l’événement à venir via la bannière d’événement (dans le flux en direct), les notifications d’événement et en accédant à l’onglet Événement sur mobile.

Dans le flux d’accueil Viva Engage, les participants peuvent configurer des notifications qui les avertissent lorsque l’événement est en direct. Une bannière d’événement s’affiche lorsque l’événement est en direct, ce qui permet d’accéder immédiatement à l’assemblée générale où qu’il se trouve.

Promouvoir dans SharePoint

Informez et préparez votre audience pour votre événement en créant un site de communication SharePoint à l’aide du modèle d’événements. Incluez des instructions pour participer et d’autres ressources telles que des lectures préparatoires ou des liens d’actualités.

Promouvoir dans Outlook

Invitez tous les participants à l’événement avec une invitation de calendrier par e-mail dans Outlook. Fournissez des informations détaillées, telles qu’un lien vers le site d’événements SharePoint, le lien de réunion Viva Engage et la page d’événements Viva Engage.

Incluez des objectifs ou des points de discussion dans l’invitation. Cela aidera les participants à préparer les questions à poser pendant l’événement. Les événements en direct Viva Engage sont également intégrés à Outlook afin que les organisateurs d’événements puissent ajouter d’autres parties prenantes qui apporteront une aide dans la production de l’événement.

Promouvoir dans Viva Connections

Viva Connections est une application dans Microsoft Teams qui repose sur les fonctionnalités existantes de Microsoft 365. Elle permet aux organisations de personnaliser l’expérience des employés qui centralise les informations, outils et ressources les plus importants sur des appareils mobiles et de bureau.

La page d’accueil Viva Connections comprend les composants WebPart Flux et Tableau de bord que vous pouvez utiliser pour promouvoir votre événement. En savoir plus sur Viva Connections. Utilisez des billets d’actualités SharePoint et des liens d’actualités vidéo pour promouvoir l’événement et partager l’enregistrement de l’événement après l’événement. Le contenu de l’événement s’affiche ensuite de façon très visible dans le Flux Viva Connections.

Produire et héberger une assemblée générale

Selon le type d’événement, les événements en direct peuvent être organisés par une seule personne ou en tant qu’équipe. Certains de ces rôles peuvent être remplis par la même personne. Une pratique utilisée avec tout le monde pour l’événement en direct permettra à tout le monde de se sentir confiant et préparé pendant l’événement. Il est important de tester l’équipement, le partage d’écran et de pratiquer le flux de plusieurs présentateurs ou transferts avant l’événement afin d’assurer des transitions fluides. Une exécution avec le contenu, les notes ou les environnements de démonstration les plus récents est essentielle pour veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Role	Description	Détails du rôle
Producteur	Pour exécuter correctement une assemblée générale, vous aurez besoin d’un ou de plusieurs producteurs. Un producteur peut planifier, organiser et manipuler l’écran pendant l’événement en direct. Cette personne est chargée de choisir les intervenants et d’accorder à tous les participants les autorisations et licences appropriées. Dans de nombreux cas, le producteur est également présentateur ou présentateur.	- Planifier, modifier ou annuler l’événement - Organiser l’événement - Envoyer des invitations aux participants - Préparer les modérateurs et les intervenants - Accorder à tous les participants les autorisations et licences adéquates - Manipuler l’écran pendant l’événement en direct
Modérateur	Le producteur doit également inclure un ou plusieurs modérateurs responsables de l’engagement dans l’événement Viva Engage en conservant le suivi des questions et des commentaires des membres de l’audience et en offrant un support technique si nécessaire.	- Suivre les questions et commentaires des membres de l’audience - Proposer un support technique aux membres de l’audience dans le besoin - Vérifier que tous les participants suivent les règles de conduite - Ajouter des commentaires, des questions, des sondages - Répondre aux publications selon les besoins - Organiser les publications - Mettre en évidence les meilleures réponses aux questions dans la conversation - Aider les intervenants à gérer le temps
Intervenant	Considérez chaque intervenant comme la principale source d’intérêt. Il s’agit de la personne qui remet le message. Votre assemblée générale peut comporter plusieurs intervenants. Il peut s’agir du responsable d’une organisation, d’un service ou même d’un expert en la matière. Votre assemblée générale peut avoir plusieurs intervenants.	- Préparer des présentations - Préparer en testant la qualité audio et vidéo avant la présentation - Configurer la diffusion en continu d’événements selon les besoins - Assurer le suivi du temps
Participant à l’événement	Chaque membre de l’audience se rend à une assemblée générale pour mieux comprendre le ou les points de discussion de chaque intervenant. Encouragez l’engagement de l’audience en tirant parti des fonctionnalités intégrées de Questions et réponses et de la fonctionnalité de conversation ouverte sur Viva Engage.	- Participer à l’assemblée générale - Poser des questions au modérateur - Participer à une conversation associée avec d’autres membres de l’audience

Héberger une assemblée générale dans Viva Engage

Étape 1 : Configurer Viva Engage

La création et la production d’événements en direct dans Viva Engage nécessitent des licences Microsoft Stream et/ou Teams et des autorisations spécifiques. Les administrateurs Viva Engage peuvent planifier des réunions en direct dans Viva Engage. Pour les événements utilisant une application ou un appareil externe, votre licence Microsoft Stream doit être activée. En savoir plus sur les Autorisations pour la planification, la création et la production d’événements en direct dans Viva Engage.

Étape 2 : tester l’équipement

Déterminez si vos intervenants diffuseront à partir d’une caméra web ou d’une diffusion produite par un studio. Assurez-vous que tout l’équipement nécessaire pour connecter la vidéo et l’audio est sécurisé et en place. En savoir plus sur la production d’un événement en direct dans Viva Engage à l’aide d’un appareil externe.

Étape 3 : gérer l’engagement

Les membres de l’audience et les modérateurs peuvent s’engager pendant l’événement à l’aide de la barre de conversation. Veillez à enregistrer l’événement afin que les personnes qui n’ont pas pu participer en direct puissent le regarder plus tard.

Viva Engage permet une conversation de questions et réponses en direct pendant l’événement, ainsi qu’une conversation libre qui favorise la conversation à l’échelle de l’organisation. En savoir plus sur l’utilisation de Questions et réponses dans une communauté Viva Engage.

Engagement post-événement

Après l’événement, prévoyez de partager l’enregistrement de l’événement dans un emplacement partagé. Utilisez des billets d’actualités SharePoint et des liens d’actualités vidéo pour partager l’enregistrement de l’événement et l’afficher de façon très visible dans le Flux Viva Connections. Passez ensuite en revue l’analytique des événements pour en savoir plus sur la portée des événements et le comportement des utilisateurs.

Partager un enregistrement de l’événement en direct

Les membres de votre organisation peuvent regarder l’enregistrement du flux d’événements après l’événement. Les communautés créées dans Viva Engage pendant l’événement peuvent poursuivre la conversation et regarder l’enregistrement de l’assemblée générale sur la plateforme Viva Engage. Les modérateurs peuvent également fournir des récapitulatifs automatiques pour ceux qui ont peut-être manqué l’assemblée générale.

Rendez l’engagement de votre assemblée générale et post-événement mesurable en partageant votre enregistrement d’assemblée générale sur plusieurs plateformes. Ajoutez-le à votre site SharePoint à l’aide du composant WebPart Viva Engage ou du composant WebPart du Flux d’actualités , ajoutez-le à votre flux d’actualités dans Viva Connections ou partagez-le sur un canal d’équipe dans Teams.

Stream (sur SharePoint) fournit une prise en charge multigéographique pour le stockage vidéo et les options de partage avancées. Augmentez la détectabilité et la facilité de partage de votre enregistrement d’événements en l’ajoutant au portail Stream de votre organisation. Accédez à des analyses vidéo supplémentaires, notamment des vues au fil du temps et l’engagement de la visionneuse, en enregistrant l’enregistrement de votre assemblée générale dans Stream.

Mesurer les insights des participants

Les rapports d’événement Viva Engage fournissent des insights qui montrent l’emplacement des participants, les informations sur le service, l’analyse des sentiments et la sensibilité de l’API. Affichez des insights pour voir le nombre de participants, le temps moyen de visionnage et bien plus encore. Reconnaissez les tendances en affichant le nombre de conversations, de commentaires, de questions, de réponses et de réactions générés par le biais de l’événement. Utilisez ces informations pour améliorer le contenu avec lequel les contacts se sont le plus engagés et pour planifier votre prochaine assemblée générale.

Mesurer l’engagement de la communauté

Insights de Viva Engage qui permettent aux créateurs d’assemblées générales d’identifier des tendances telles que les conversations, les questions, les principaux contributeurs, les sujets, les mots-dièse, l’emplacement et le service.

Ces informations fournissent des informations qui vous permettent de mesurer la croissance de la communauté en suivant la création de membres, les membres actifs, l’emplacement des membres, le service, etc. Vous pouvez également voir comment les membres de la communauté s’engagent en affichant le nombre de commentaires, de réactions, de questions, de réponses, d’événements en direct, etc. En savoir plus sur l’affichage des insights de la communauté dans Viva Engage.

Plus de ressources

Utiliser PowerShell pour configurer des événements et des stratégies en direct.

Produire et organiser un événement en direct dans Viva Engage.

Vue d’ensemble des communications d’entreprise

Guide des événements en direct Viva Engage