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Instructions à suivre lorsque vous générez des fichiers EFT ou des fichiers de prénotement EFT dans le transfert de fonds électroniques pour la gestion des comptes ou la gestion des clients dans Microsoft Dynamics GP

Cet article contient des instructions à suivre lorsque vous générez des fichiers de transfert de fonds électroniques (EFT) ou des fichiers de prénotement EFT dans le module de gestion des dettes.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de base de connaissances d’origine : 945955

Introduction

Les instructions sont relatives à la gestion des comptes à payer dans Microsoft Dynamics GP et la gestion des comptes clients.

Plus d’informations

Suivez ces instructions pour générer des fichiers EFT ou des fichiers de prénotement EFT :

Note

Avant de suivre les instructions de cet article, vérifiez que vous disposez d’une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer si un problème se produit.

  • OPTION 1 : Pré-authentification requise pour EFT

    Si vous avez coché la case à cocher Prénoté à payer obligatoire ou Prénoté à recevoir obligatoire, le fichier de prénote EFT doit être généré d’abord avant que le système ne génère un fichier EFT standard. Pour générer un fichier de prénote EFT, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Finances, puis sélectionnez Checkbook.
    2. Dans la fenêtre Maintenance du carnet de chèques, entrez l’ID de carnet de chèques approprié dans la zone ID, puis sélectionnez EFT Bank.
    3. Dans la fenêtre Maintenance du checkbook EFT Bank, sélectionnez Payables Options. (ou Options de créances)
    4. Dans la zone Options de paiement EFT (ou Options de créances), vérifiez si la case à cocher Préavis de paiement requis (ou Préavis de créance requis) est activée. Si la case à cocher « Payables Prenote Required » (ou « Receivables Prenote Required ») est cochée, suivez la méthode appropriée :
      • Méthode 1 : Sélectionnez pour décocher la case « Prénote Obligatoire pour les Comptes à Payer » (ou la « Prénote Obligatoire pour les Comptes à Recevoir ») afin de ne pas exiger de fichier de prénote.
      • Méthode 2 : sélectionnez Générer des prénotes pour continuer à générer le fichier de prénote si nécessaire par la banque.
    5. Sélectionnez OK deux fois pour fermer les fenêtres, puis sélectionnez Enregistrer.

  • OPTION 2 : Le paiement EFT ne se déclenche pas pour le fournisseur

    Certains champs entre le checkbook et le fournisseur (ou le client) doivent correspondre pour que le fichier EFT ou le fichier de prénote EFT soit généré. Ces champs incluent l’ID monétaire (si vous avez installé la multicurrence), le code pays/région et le pays/région de la banque. Ces champs ne sont pas obligatoires, mais s’ils sont renseignés de chaque côté, l’autre côté doit correspondre. Pour vérifier, effectuez l’une des étapes suivantes :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Finances, puis sélectionnez Checkbook.

    2. Dans la fenêtre Maintenance du carnet de chèques, sélectionnez l’ID de carnet de chèques approprié dans le champ ID de carnet de chèques.

    3. Vérifiez si un identifiant de devise est renseigné ou non dans la fenêtre de maintenance du carnet de chèques. Prenez note du champ Identifiant de devise.

    4. Sélectionnez EFT Bank.

    5. Dans la fenêtre Maintenance de la banque EFT, notez sur quoi le champ Pays/Banque est défini, et si un champ de code de pays/région est renseigné.

    6. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre, puis sélectionnez Enregistrer.

    7. Vérifiez maintenant que ces champs ont les mêmes valeurs sur le fournisseur ou le client. Suivez la procédure ci-dessous selon que vous essayez de générer un fichier EFT pour les dettes fournisseurs ou les créances clients :

      • Payables : dans le menu Cartes , sélectionnez Achat et sélectionnez Fournisseur.
      • Créances : dans le menu Cartes, sélectionnez Ventes et sélectionnez Client.

    8. Dans la fenêtre Maintenance du fournisseur (ou Maintenance du client), sélectionnez l’ID de fournisseur approprié (ou l’ID client).

    9. Sélectionnez le bouton Adresse et sélectionnez l’ID d’adresse approprié utilisé pour EFT.

    10. Vérifiez que la valeur dans le champ Code pays/région correspond à ce que vous avez trouvé dans le checkbook ci-dessus. (Il n’est pas obligatoire, il doit donc correspondre ou être vide sur les deux côtés.)

    11. Sélectionnez EFT Bank.

    12. Dans la fenêtre De maintenance bancaire EFT (ou Client) du fournisseur, vérifiez la valeur dans le champ Pays/Région de la Banque et le champ ID monétaire pour vous assurer que ces valeurs correspondent à ce que vous avez trouvé sur le checkbook. Modifiez les valeurs en fonction des besoins.

    13. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre De maintenance du fournisseur (ou du client) EFT Bank. Sélectionnez Enregistrer pour fermer la fenêtre Maintenance de l’adresse du fournisseur (ou du client).

    14. Dans la fenêtre Maintenance du fournisseur (ou Maintenance du client), sélectionnez le bouton Options .

    15. Vérifiez la valeur dans le champ ID monétaire et le champ ID du Checkbook.

      Note

      Pour les créances, vous trouverez l'ID du chéquier sous l’onglet Comptes, et non l’onglet Options.

    16. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre. Sélectionnez Enregistrer pour fermer la fenêtre Maintenance du fournisseur.

    17. Testez à présent à nouveau le fichier EFT ou le fichier de prénote EFT.

  • OPTION 3 : Erreur lors de la tentative de génération du fichier EFT

    Si vous ne spécifiez pas de format de fichier bancaire, vous recevez le message d’erreur suivant lorsque vous essayez de générer le fichier EFT :

    Le chéquier sélectionné n’est pas configuré avec le format de fichier pour les comptes à payer. Impossible de générer le fichier EFT.
    Le carnet de chèques sélectionné n’est pas paramétré avec le format de fichier des comptes clients. Impossible de générer le fichier EFT.

    Vous devez spécifier un format de fichier bancaire pour générer le fichier EFT. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Finances, puis sélectionnez Checkbook.

    2. Dans la fenêtre de gestion du carnet de chèques, entrez l’ID de carnet de chèques approprié dans la zone ID du carnet de chèques.

    3. Sélectionnez EFT Bank, puis sélectionnez Options des dettes (ou Options des créances selon que vous travaillez avec EFT pour les dettes ou EFT pour les créances).

    4. Dans la zone Format de fichier, sélectionnez le bouton de recherche pour sélectionner un ID de format de fichier EFT pour le format unique si vous utilisez un seul format pour tous les fournisseurs (ou clients) ou en fonction du fournisseur si vous utilisez différents formats pour différents fournisseurs (ou clients).

      Note

      Sélectionnez le bouton flèche d’expansion bleue en regard des champs de format pour revenir à la fenêtre Maintenance du format de fichier EFT. Vous pouvez également saisir un nouvel ID directement dans cette fenêtre et le système vous invite si vous souhaitez l’ajouter en tant que nouveau format. Ou pour accéder directement à la fenêtre Format de fichier EFT, pointez sur Financial dans le menu Cartes, puis sélectionnez Format de fichier EFT.

    5. Sélectionnez OK deux fois pour fermer les fenêtres, puis sélectionnez Enregistrer.

  • OPTION 4 : Erreur lors de la tentative de génération du fichier EFT

    Si vous ne spécifiez pas de chemin d’accès de l’emplacement où vous souhaitez enregistrer la sortie du fichier EFT ou la sortie du fichier de prénote, vous recevez le message d’erreur suivant lorsque vous essayez de générer le fichier EFT :

    Le fichier EFT n’a pas pu être généré dans le chemin d’accès spécifié pour le fichier de prénotes payables dans les options de paiement EFT.
    Le fichier EFT n’a pas pu être généré dans le chemin d’accès spécifié pour le fichier de prénote des clients dans les options de comptes clients EFT.

    Vous devez spécifier le chemin d’accès de l’emplacement où vous souhaitez enregistrer la sortie du fichier EFT ou la sortie du fichier de prénote. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Finances, puis sélectionnez Checkbook.
    2. Dans la fenêtre Maintenance du checkbook, entrez l’ID de checkbook approprié dans la zone ID du checkbook.
    3. Sélectionnez EFT Bank.
    4. Sélectionnez Options de comptes fournisseurs (ou Options de comptes clients selon que vous utilisez l'EFT pour les comptes fournisseurs ou les comptes clients).
    5. Dans la zone Fichiers de sortie par défaut, spécifiez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de sortie EFT pour les trois lignes, même si vous ne les utiliserez pas.

      • Note

        S’il s’agit d’une nouvelle configuration, nous vous recommandons de toujours générer les fichiers EFT de test sur un lecteur local pour vous assurer que le fichier sera généré pendant le test. Une fois le fichier généré sur un lecteur local, vous pouvez modifier les chemins d’accès des fichiers de sortie en un lecteur partagé si nécessaire et vérifier qu’il fonctionne toujours. Cette méthode rencontre des problèmes d’autorisations avec le lecteur partagé hors de l’image pendant le test.

      • Note

        Dans le chemin de sortie que vous choisissez, vérifiez que les dossiers ou le nom de fichier que vous enregistrez n’ont pas d’espaces, de points, de nombres ou de caractères spéciaux (points, tirets, etc.). Par exemple, si vous avez nommé le fichier prenote1.txt ou prénotez 1.txt, vous devez le rendre prenote.txt à la place (en supprimant le nombre). Ou si le chemin d’accès est J://Payables/Payments/Jane.Doe/Payment.txt, la période dans le dossier Jane.Doe provoquerait un problème. Testez l’enregistrement uniquement sur J://Payables/Payments/payment.txt pour voir si cela fonctionne au niveau de ce dossier sur le même lecteur.

      • Assurez-vous que le chemin d'accès n'est pas trop long en termes de profondeur de dossiers. (moins de trois dossiers)
      • Vérifiez que le chemin d’accès n’est pas plus long que la longueur visible du champ dans la fenêtre GP.
      • Si vous utilisez le client web, veillez à tester sur le client épais.

      • Note

        Si vous souhaitez que le nom de fichier dispose d’une extension, entrez-le directement dans le chemin du fichier de sortie. Par exemple, nommez le fichier prenotex.txt si vous souhaitez que l'extension .txt soit sur le fichier de sortie.

      • Si vous utilisez un lecteur mappé, assurez-vous que l’utilisateur peut enregistrer n’importe quel autre fichier à cet emplacement manuellement.
      • Si vous utilisez un lecteur mappé, vérifiez que le lecteur est mappé à la même lettre sur chaque station de travail.
      • Si vous utilisez un lecteur mappé, vérifiez que le lecteur est mappé sur le réseau à la même lettre.
      • Pour obtenir de l’aide supplémentaire sur les autorisations dans votre propre environnement, consultez votre personnel informatique local pour accéder à des emplacements partagés. Les utilisateurs doivent disposer d’un accès « contrôle total ».
    6. Sélectionnez OK deux fois pour fermer les fenêtres, puis sélectionnez Enregistrer.

  • OPTION 5 : Le fichier EFT ne génère pas d’ID de checkbook spécifique

    Si l’ID du checkbook contient des caractères spéciaux, tels qu’un tiret (-), une barre oblique (/) ou une apostrophe ('), utilisez un ID de checkbook différent ou créez un ID de checkbook sans caractères spéciaux. Après avoir généré des fichiers EFT ou des fichiers de prénotement EFT à l’aide d’un ID de checkbook différent ou d’un nouvel ID de checkbook, vous devez modifier l’ID du checkbook dans toutes les tables. Pour ce faire, utilisez l’une des méthodes suivantes.

    • Méthode 1

      Utilisez l’outil de modificateur de checkbook pour modifier l’ID du checkbook dans toutes les tables à l’aide de la bibliothèque d’outils de services professionnels.

    • Méthode 2

      Utilisez un outil de requête SQL pour modifier l’ID du checkbook dans toutes les tables. Pour ce faire, procédez comme suit :

      1. Exécutez SQL Server Management Studio.

      2. Exécutez le script suivant pour rechercher toutes les tables qui contiennent le champ ID du Checkbook (CHEKBKID).

        select * from sysobjects o, syscolumns c
where o.id = c.id
and o.type = 'U'
and c.name = 'CHEKBKID'

order by o.name

      3. Exécutez le script suivant pour modifier la valeur de l’ID du checkbook sur toutes les tables qui utilisent l’ID du checkbook.

        update <Table_Name> set CHEKBKID = '<XXX>' where CHEKBKID = '<YYY>'

        Note

        Dans ce script, l’espace <réservé XXX> est un espace réservé pour le nouvel ID de checkbook qui n’a pas de caractères spéciaux. L’espace <réservé AAAA> est un espace réservé pour l’ID du checkbook précédent.

  • OPTION 6 : Erreur lors de la génération du fichier EFT

    Si vous avez récemment effectué la mise à niveau vers Microsoft Dynamics GP 10.0 ou GP 2010, vous pouvez recevoir le message d’erreur suivant :

    Le pays ou la région bancaire attribués à l’adresse de remise du fournisseur est manquant ou inactif. Affectez le pays/la région bancaire à l’adresse ou activez le format.

    Si vous recevez ce message d’erreur, vérifiez la table PM20000 (PM_Transaction_Open) pour vous assurer que les adresses du fournisseur dans la colonne VADCDTRO sont les mêmes adresses pour les fournisseurs de la version antérieure. La colonne VADCDTRO de la table PM20000 doit correspondre à la colonne VADCDTRO dans la table PM00200 (PM_Vendor_Master) pour chaque fournisseur. Pour déterminer quel fournisseur génère le message d’erreur, utilisez l’une des méthodes suivantes.

    • Méthode 1

      1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Achat dans le menu Cartes, puis sélectionnez Fournisseur.
      2. Dans la fenêtre Maintenance du fournisseur, entrez l’ID de fournisseur approprié dans la zone ID du fournisseur.
      3. Dans la zone ID d'adresse, sélectionnez le Remit To hyperlien, puis sélectionnez un ID d'adresse dans la fenêtre contextuelle.

    • Méthode 2

      1. Exécutez SQL Server Management Studio.

      2. Exécutez le script suivant sur la base de données d’entreprise.

        Update PM20100 set VADCDTRO='REMIT TO' where VENDORID='<XXX>'

        Note

        Dans ce code, l’espace <réservé XXX> est un espace réservé pour l’ID de fournisseur réel.

      3. Vérifiez que la colonne VADCDTRO (Code d’adresse du fournisseur - Remise À) dans la table PM20000 correspond à la colonne VADCDTRO dans la table PM00200. En outre, assurez-vous que la colonne VADCDTRO de la table PM20100 (PM_Apply_To_OPEN_OPEN_temporary) correspond à la colonne VADCDTRO dans la table PM00200 et dans la table PM20000 (PM_Transaction_Open).

  • OPTION 7 : Le fichier EFT n'est pas généré, aucune erreur

    Si vous avez récemment effectué une mise à niveau vers Microsoft Dynamics GP 10.0 ou GP 2010 à partir d’une version GP 9.0 ou antérieure, vous devez entrer manuellement le nom de la banque dans la zone Nom de la banque.

    Note

    La zone Nom de la banque n’existe pas dans Microsoft Dynamics GP 9.0 et les versions antérieures.

    Pour entrer manuellement le nom de la banque dans la zone Nom de la banque, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achat, puis sélectionnez Fournisseur.
    2. Dans la fenêtre Maintenance du fournisseur, entrez l’ID de fournisseur approprié dans la zone ID de fournisseur.
    3. Sélectionnez Adresse, puis sélectionnez EFT Bank.
    4. Dans la zone Nom de la banque, entrez le nom approprié.
    5. Sélectionnez OK, puis cliquez sur Enregistrer.
    6. Fermez la fenêtre de maintenance de l'adresse du fournisseur.
    7. Dans la fenêtre Maintenance du fournisseur, sélectionnez Enregistrer.

Questions fréquentes

Q1 : Quand est-ce qu’un cas de support pour l’aide EFT devient une dépense de conseil ? Combien de temps puis-je conserver un cas de support EFT ouvert ?

A1 : La configuration du format de fichier EFT serait considérée comme une dépense de conseil. Chaque incident de support doit être limité pour traiter un champ ou un message d’erreur par cas. Chaque nouveau message d’erreur ou question pouvant être recherché séparément de l’étendue d’origine définie dans le cas doit être placé sur un nouveau cas de support. Par conséquent, si la banque rejette le fichier EFT de test et vous donne un nouveau message d’erreur pour résoudre les problèmes, nous vous demandons d’ouvrir un nouveau cas de support pour le nouveau problème. Ces instructions sont publiées dans la section du configurateur de banque électronique des instructions que les professionnels du support Microsoft utilisent pour déterminer quand un cas de support devient un engagement de conseil pour l’enregistreur de rapports, SSRS, Word Templates, SmartList Builder/Designer, scripts SQL, Alertes métier, VB Script, Modificateur/VBA & Configurateurs, Workflow.

Q2 : Êtes-vous en mesure d’envoyer des informations de facture dans le fichier EFT ?

A2 : Oui, on l'appelle la ligne Addenda. Vous devez définir le type de ligne pour la ligne Addenda au format de fichier EFT conformément aux spécifications de votre banque. Autant de lignes d'addenda seront imprimées que de factures composent le paiement. Les lignes addenda d’un format NACHA (National Automated Clearing House) standard commencent généralement par un code de type d’enregistrement « 7 ».

Q3 : Êtes-vous en mesure d’envoyer plusieurs lignes d’addenda dans le fichier EFT ?

A3 : Les fonctionnalités des lignes addenda fonctionnent différemment dans différentes versions de Dynamics GP. La réponse dépend donc de la version que vous utilisez. Dans GP 10.0, vous ne pouvez envoyer que 0 ou 1 ligne de complément par paiement. GP 10.0 ne dispose pas de fonctionnalités pour inclure plusieurs lignes d’addenda pour un paiement. Dans GP 2010 RTM, vous ne pouvez envoyer que 0 ou toutes les lignes d’addenda par paiement. Toutefois, dans GP 2010 SP2, une autre fonctionnalité a été ajoutée vous permettant d'envoyer 0, 1 ou tous les enregistrements d'addenda pour chaque paiement, grâce à la case à cocher nouvellement ajoutée pour Detail Line Addenda située dans la fenêtre de maintenance du format de fichier EFT. Vous trouverez plus d’informations sur cette rubrique dans plusieurs lignes de complément dans le fichier EFT dans Microsoft Dynamics GP.

Q4 : Pouvez-vous placer plusieurs numéros de facture dans une ligne de complément ?

A4 : Non. Chaque ligne addenda stocke les informations de chaque facture qui compose le paiement. Par exemple, si vous avez six factures qui composent le paiement, vous obtenez six lignes d’addenda si vous avez choisi d’inclure toutes les lignes d’addenda. Il n’existe aucune fonctionnalité permettant d’inclure les six numéros de facture sur la même ligne de complément pour l’instant.

Q5 : Pouvez-vous configurer n’importe quel format de fichier EFT pour produire un format de fichier d'impression de chèque ? De nombreuses banques proposent désormais ce service pour imprimer des chèques et nécessitent un format XML dans lequel chaque ligne d'addenda serait dans son propre format de remise.

A5 : Vous êtes seul à tester. À ce stade, Microsoft Dynamics GP n’offre pas ou ne prend pas en charge les formats Check Printing File, car il s’agit d’un fichier personnalisé et non d’un vrai format de fichier EFT. C’est pour un autre service fourni par votre banque. La fonctionnalité EFT dans Dynamics GP est codée pour prendre en charge les formats de fichier EFT fournis en standard. Il peut donc y avoir certaines exigences que vous pourriez ou non être en mesure de satisfaire. Vous devez tester vous-même pour voir si le format dont vous avez besoin peut être effectué dans Dynamics GP avec la fonctionnalité EFT actuelle, ou non. Si vous ouvrez un cas de support, vous pouvez vous attendre à recevoir la même assistance pour obtenir des conseils sur un champ ou un message d’erreur par incident de support. Souvent, une personnalisation de dextérité peut être nécessaire, ce qui dépasse les directives habituelles de support.

Une exigence que nous avons vue pour un format xml, où chaque information de transfert de fonds est répertoriée dans son propre regroupement aurait besoin d’une personnalisation de dexterity pour atteindre. Nous vous encourageons à voter sur cette suggestion de produit dans la base de données de suggestions de produits Microsoft Ideas afin que cette fonctionnalité puisse être examinée pour une amélioration future.

Q6 : Les informations bancaires EFT transitent-elles lors d'une mise à niveau ?

A6 : Les informations bancaires sur le fournisseur et le carnet de chèques sont mises à jour par le biais de la mise à niveau. Les informations bancaires sur le fournisseur sont écrites dans la table SY06000 et utilisent l’adresse principale du fournisseur trouvée sur la carte de maintenance du fournisseur. Les seules informations qui ne sont pas apportées par le biais de la mise à niveau sont le format de fichier EFT. Vous devez réinitialiser le format de fichier EFT dans GP 10.0 ou GP 2010, soit en le configurant à partir de zéro, soit en choisissant l’un des formats standard déjà fournis dans la liste de sélection. Il peut être utile de créer des empreintes d’écran de la configuration du format de fichier dans GP 9.0 pour faire référence. GP 10 et GP 2010 ont des formats de fichier standard disponibles pour choisir, comme publié par la National Automated Clearing House (NACHA). Nous coderons vers ces formats publiés standard. Par conséquent, si votre banque a besoin d’un autre format ou d’une personnalisation au format standard, nous considérons qu’il s’agit d’une demande de conseil.

Q7 : Quels formats de fichiers EFT sont fournis dans Dynamics GP ?

A7 : Dynamics GP propose 10 formats de fichiers EFT standard publiés conformément aux exigences standard définies par les agences bancaires fédérales et la National Automated Clearing House (NACHA). Un format de fichier défini par l'utilisateur est également disponible pour qu'il puisse le configurer à sa guise.

Pour activer EFT, sélectionnez Outils sous le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configuration, pointez sur Système et sélectionnez Inscription. Assurez-vous que le module approprié d’EFT Payables ou de clients EFT est marqué comme approprié.

Pour vérifier qu’il fonctionne pour le module respectif, sélectionnez Cartes, pointez sur Achat (ou Ventes), puis sélectionnez Fournisseur (ou Client). Entrez un ID de fournisseur (ou ID client) et sélectionnez le bouton Adresse . Si vous voyez un bouton nommé EFT BANK dans le coin inférieur droit de la fenêtre Maintenance de l’adresse du fournisseur (ou du client), l’EFT fonctionne.

Q8 : Que se passe-t-il si ma banque utilise un format de fichier qui varie légèrement de l’un des formats standard proposés dans Dynamics GP ?

A8 : Les formats de fichiers EFT disponibles dans Microsoft Dynamics GP sont configurés pour suivre les formats publiés par le gouvernement des États-Unis et la NACHA (National Automated Clearing House Association). Elles sont publiées en tant qu'exigences standards. Les formats de fichier actuellement proposés dans Microsoft Dynamics GP sont codés pour obtenir les champs requis dans ces formats standard. Par conséquent, si votre banque nécessite un format qui varie légèrement de l’un des formats standard proposés dans la stratégie de groupe ou une version plus mise à jour d’un format, vous devrez peut-être poursuivre un service de conseil pour la personnalisation. En attendant, vous pouvez vérifier auprès de la banque pour voir s’ils feraient une exception, ou accepter d’autres formats que Dynamics GP peut faire (par exemple, l’un des formats NACHA standard), ou modifier le fichier EFT dans le Bloc-notes avant de l’envoyer à la banque.

Q9 : Ma banque n’utilise aucun des formats de fichier EFT répertoriés dans GP. Comment puis-je créer un nouveau format pour suivre ma banque ?

A9 : Vous pouvez utiliser le format de fichier EFT défini par l’utilisateur pour créer votre propre format. Toutefois, vous êtes responsable de la configuration et du test de celui-ci. Microsoft n’est pas en mesure de prendre en charge votre format personnalisé. Nous vous aiderons avec un champ ou un message d'erreur par cas. Vous pouvez également essayer de configurer le format vous-même. Si vous vous attaquez à cela vous-même, nous vous suggérons de configurer un autre exemple de format à l’aide de l’un des formats du système, tels que le format PPD ou LETC, et de l’utiliser comme référence pour voir comment les champs sont mappés et vous pouvez mettre en miroir votre format de la même façon (ou commencer par le format PPD ou CCD et le modifier si nécessaire). Cela doit vous aider à accomplir la plupart des champs. Toutefois, tous les champs dont vous avez besoin peuvent ne pas être disponibles ou peuvent sembler disponibles, mais ne fonctionnent pas (par exemple, les nombres ou les totaux). Simplement parce que vous pouvez sélectionner une table/champ dans une ligne ne signifie pas qu’elle fonctionnera. (Par exemple, en plaçant des informations de vérification dans une ligne addenda.) Vous devrez le tester pour vérifier. Vous devrez réaliser des tests vous-même pour déterminer quels champs fonctionnent dans quelles lignes. Le format dans Dynamics GP a été codé en fonction des champs requis dans chaque ligne selon les formats standards publiés par l'Association nationale des chambres de compensation automatisées (NACHA). Vous pouvez visiter NACHA.org pour afficher les champs requis pour chaque format standard.

A10 : Une ligne de règlement est essentiellement l’endroit où la banque demande des lignes de débit et de crédit dans le fichier EFT qui soldera les uns les autres. Vous pouvez avoir une ligne de règlement par ligne de détail ou une ligne de règlement pour l’ensemble du fichier. Pour plus d’informations sur la configuration correcte d’une ligne de règlement pour l’ensemble du fichier, consultez La ligne de règlement calcule incorrectement dans le fichier EFT (Electronic Funds Transfer) for Payables Management in Microsoft Dynamics GP.

Q11 : Qu’est-ce qu’un format IAT ?

A11 : Les formats IAT sont fournis pour s'adapter aux changements des règles IAT (International ACH Transaction) comme l'exigent les organisations NACHA et OFAC pour une application avec des fichiers ACH internationaux.

Le format IAT contient sept lignes d’addenda, où chaque ligne est codée pour inclure des informations spécifiques sur la transaction, l’entreprise ou le fournisseur. La ligne addenda de remise n’a pas été codée dans ce format, car elle n’est pas une information requise dans le format standard publié. Vous ne pouvez pas remplacer l’une des sept autres lignes de complément pour inclure les informations de transfert (factures qui composent le paiement.) Visitez NACHA.org pour afficher le format publié standard et les champs obligatoires.

Q12 : Que signifient PPD et CCD pour les fichiers NACHA US standard ? Qu’est-ce que le + signifie en regard de chacun ?

A12 : Ces types signifient :

  • PPD signifie paiement et dépôts préarrangés. Utilisé pour créditer ou débiter un compte consommateur. Couramment utilisé pour les dépôts directs de paie et les paiements de facture pré-autorisés.
  • LE CCS signifie crédit ou débit d’entreprise. Principalement utilisé pour les transactions commerciales à des transactions commerciales.
  • Le + en regard de chaque format de fichier signifie que le format de fichier inclut le mappage pour le type de ligne Addenda.
Q13 : Pourquoi le numéro de routage banque/transit dans le fichier EFT est-il défini sur 10 chiffres si la plupart des numéros de routage américains ne sont que neuf chiffres longs ? Où puis-je entrer le chiffre de vérification du numéro de routage bancaire ?

A13 : Le champ Numéro de routage du transit est destiné à contenir les neuf chiffres du numéro de routage, ainsi que le numéro de 1 chiffre de vérification derrière celui-ci, pour un total de 10 chiffres dans le champ Numéro de routage du transit bancaire. La banque peut fractionner ces deux champs séparément sur vos spécifications bancaires, de sorte que vous pouvez choisir si vous souhaitez les regrouper dans un champ dans votre mappage de fichiers EFT (sous la forme de 10 chiffres) ou les fractionner sous la forme de deux champs. Par exemple, mappez le numéro de routage du transit bancaire comme un champ de neuf chiffres, puis mappez un autre champ comme un chiffre et codez-le en dur comme une constante à la valeur dont vous avez besoin (généralement 1).

Q14 : Comment gérer le numéro de routage du transit bancaire lorsqu’il n’y a que huit chiffres au Canada ?

A14 : Le Canada a utilisé un numéro de routage à huit chiffres, mais il est passé à neuf chiffres pour qu’il corresponde au États-Unis. Ils viennent d’ajouter un 0 devant le numéro de routage à huit chiffres existant.

De plus, il peut inverser l'ordre du code de routage dans les formats de fichiers EFT RM/PM pour le Canada. Vous ne pouvez saisir que huit caractères, et il suppose que vous l’entrez directement à partir d’un chèque canadien, où le numéro MICR est BBBBBAAA, où BBBB est un numéro de transit ou de succursale à cinq chiffres, et l’AAA est le numéro d’établissement. Dynamics GP suppose donc qu'il a été saisi de cette manière et le réorganise automatiquement pour vous, de sorte qu'il soit 0+AAA+BBBBB dans le fichier EFT. (Et justifié à droite et complété par un zéro en tête pour atteindre une longueur de neuf chiffres.) Sachez donc que les trois derniers chiffres seront déplacés vers l'avant, avec le zéro précédant. Par conséquent, si vous entrez 45678123 (BBBBBAAA), il sera retourné vers 0 + 123 + 45678 dans le fichier. Vous voudrez l’entrer dans Dynamics GP avec les trois derniers chiffres à la fin. Par conséquent, si vous avez 12345678, vous entrez 45678123 (BBBBBAAA) dans Dynamics GP.

Q15 : Pourquoi le comptage de lignes ne fonctionne-t-il pas dans tous les types de lignes ?

A15 : Malheureusement, les champs de nombre peuvent être sélectionnés dans le mappage pour n’importe quelle ligne, mais ils ne fonctionnent pas dans tous les types de lignes pour l’instant.

Addenda Count : fonctionne uniquement dans le type de ligne Addenda. Ce champ de compte ne fonctionne pas dans la ligne de détail, ou la ligne de contrôle de lot ou la ligne de contrôle de fichier.

Nombre de lignes, nombre de détails, nombre de détails + ajouts, nombre de détails, nombre total de débits, nombre total de crédits ne fonctionnent que dans les lignes de contrôle de traitement par lots et de contrôle de fichier. Ces champs ne fonctionnent pas dans l’en-tête de fichier, les détails ou les lignes Addenda.

Il est actuellement par conception et sera considéré comme une amélioration future.

Q16 : La banque me demande d’ajouter des blocs de remplissage ou du nombre de blocs 10 au format de fichier EFT. Qu'est-ce que cela signifie ?

A16 : Le blocage du remplissage ou le nombre de blocs nécessite que les fichiers EFT aient des lignes dans celui-ci ou plusieurs lignes du fichier créés. Par exemple, s'ils nécessitent un bloc de taille 10, cela signifie qu'ils veulent que le fichier soit composé de multiples de 10 lignes. Par conséquent, si le fichier est de 22 lignes, le système devra ajouter huit lignes factices afin que le nombre total de lignes du fichier soit de 30. Ou, si le fichier est long de 49 lignes, le système n’aurait besoin d’ajouter qu’une seule ligne factice pour obtenir que le fichier soit de 50 lignes. Le nombre total de lignes du fichier doit se trouver dans un multiple de 10.

  1. Ouvrez le format de fichier EFT dans Dynamics GP (Cartes>Financier>Format de fichier EFT).

  2. Sélectionnez l’ID de format de fichier.

  3. Dans la section supérieure droite, cochez la case « Ajouter des blocs de pavé ».

  4. Définissez le caractère de remplissage, le nombre de caractères remplis et le nombre de blocs requis par votre banque. Le scénario le plus courant consiste à ajouter le caractère « 9 » dans des blocs de 10. Cette opération est entrée comme suit :

    Pad character:   9
Number of pad chars:  94   (width of line needed)
Pad lines in multiple of: 10   (block count)
Q17 : Si une valeur ne remplit pas l’intégralité du champ dans le fichier EFT, comment remplissez-vous le reste du champ avec des zéros ou des espaces ?

A17 : Dans la fenêtre Maintenance des fichiers EFT, il existe un champ Char de remplissage sur chaque ligne. Laissez ce champ vide si vous souhaitez que le champ ait des espaces. Ou placez un 0 dans ce champ, si vous souhaitez que la partie inutilisée du champ soit rembourrée avec 0's. Les zéros seront complétés dans le reste du champ en fonction de la justification des données, que ce soit à droite ou à gauche.

Q18 : Dans le fichier d’historique des transactions payantes PM, il existe un champ appelé « Description de la transaction ». Ce champ est vide et ne extrait pas la description de la facture. Comment puis-je obtenir la description de la transaction à partir de la facture dans la ligne Addenda ? (ou le numéro de commande, ou le montant total du document de la facture, etc.)

A18 : Le fichier EFT concerne les paiements électroniques et recherche donc toujours les champs mappés du point de vue de l’enregistrement de paiement. Par conséquent, si vous extrayez le champ Description de la transaction à partir du fichier d’historique des transactions payantes PM sur la ligne Addenda, il recherche le paiement, et non la facture, de sorte qu’il s’affiche vide (étant donné que le paiement n’est pas encore publié). Les seules informations de facture que vous pouvez obtenir pour afficher sur la ligne de complément sont les informations de facture qui se trouvent sur l’enregistrement d’application du paiement dans la table « Poste de paiement appliqué à l'historique ». Cela inclut uniquement le numéro de document de facture, la date de facture, les remises et le montant net payé. Vous ne pouvez pas accéder à la description de la transaction associée à la facture, au po# ou au montant complet du document, car elles ne sont pas prises en charge pour l’instant. Pour plus d’informations, consultez les champs de données personnalisés pour les formats EFT (Electronic Funds Transfer) dans Microsoft Dynamics GP.

Q19 : Comment obtenir le numéro de document de la facture à imprimer dans la ligne de complément ?

A19 : Pour obtenir le numéro de document de la facture, vous devez le mapper comme suit :

TABLE : PM APPLIQUER À FICHIER HISTORIQUE CHAMP : APPLIQUER À NUMÉRO DE DOCUMENT

Pour plus d’informations, consultez les champs de données personnalisés pour les formats EFT (Electronic Funds Transfer) dans Microsoft Dynamics GP.

Q20 : J'ai saisi plusieurs factures pour un fournisseur dans Microsoft Dynamics GP. Certaines des factures ont été rattachées à l'ID d'adresse avec des informations bancaires, tandis que d'autres ont été rattachées à l'ID d'adresse sans informations bancaires de transfert électronique de fonds. Lorsque je crée le lot de chèques ou le lot EFT, cela ne fonctionne pas comme prévu. Comment les factures sont-elles intégrées dans les lots de chèques et de virements électroniques ?

A20 : La fonctionnalité des lots de chèques et des lots EFT pour Microsoft Dynamics GP est la suivante :

  • Microsoft Dynamics GP 2010 et versions ultérieures (dernière version testée sur GP 2018) : si un fournisseur a à la fois un chèque et une facture de type EFT, rien ne sera inclus si vous commencez par créer le lot de chèques. Vous devez d’abord générer le lot EFT, puis le lot de chèques. C’est la conception actuelle. Si vous souhaitez voir cette conception modifiée dans les futures versions, consignez une suggestion de produit.
Q21 : Comment faire obtenir la date de création de fichier au format de date julian ? (Par exemple, le format de date julian est « 0yddd », où yy est les deux derniers chiffres de l’année et le ddd est le jour de l’année où cette date tombe sur 365 jours. Par exemple, le 24 septembre 2011 serait au format julian 011267.)

A21 : Pour atteindre le format de date julian, vous devez utiliser deux champs comme suit :

  1. Ouvrez le format de fichier EFT et sélectionnez le type de ligne d’en-tête de fichier.

  2. Sélectionnez le champ Date de création de fichier. Définissez-la sur une longueur de 1 et mappez-la à une valeur constante de 0.

  3. Sélectionnez cette option pour placer votre curseur sur la ligne suivante et, dans la barre de menus supérieure, sélectionnez Modifier , puis insérer une nouvelle ligne au-dessus de la ligne sur laquelle se trouve votre curseur.

  4. Dans le nouveau champ, nommez-le Jour de création de fichier et mappez-le en tant que date système. Développez ensuite la ligne et pour le format de date, choisissez YY+Day Number ou just Day Number en fonction des besoins. (Toutes les banques ne nécessitent pas le YY.)

Q22 : Quand je saisis un paiement manuel dans Comptes fournisseurs et que je coche la case EFT, pourquoi ces paiements s'affichent-ils dans le fichier SafePay en tant que chèque ?

A22 : Si le fournisseur n’est pas configuré pour EFT, le système traite le paiement manuel comme un chèque et l’inclut dans le fichier Paiement sécurisé, même si vous le marquez comme type EFT lorsque vous avez clé le paiement manuel. Il sera toujours traité comme une vérification peu importe ce que les fournisseurs ne sont pas configurés avec EFT. Les solutions de contournement sont d’utiliser le type « cash » au lieu d’EFT pour les fournisseurs non-EFT, ou de configurer le fournisseur avec EFT, puis de rekeyiser le paiement manuel. Le type « cash » n’est pas inclus dans le chargement safe Pay.

Si le fournisseur est configuré pour EFT, le système cochée automatiquement la case EFT et ne sera pas inclus dans le fichier Safe Pay.

Q23 : Microsoft peut-il fournir une liste de banques qui utilisent des formats de fichiers EFT spécifiques ?

A23 : Microsoft n’est pas en mesure de certifier les banques qui utilisent les formats, en raison de raisons de responsabilité et aussi parce que les banques changent toujours les formats qu’ils utilisent, ce qui rend la gestion de ces informations impossibles. Certaines banques peuvent également exiger des champs spécifiques qui ne sont pas obligatoires dans le format publié standard. Vous devez donc contacter directement la banque pour voir les formats qu’ils acceptent et vous fournir un document requis pour le format dont ils ont besoin. Vous devrez ensuite modifier un format dans la fenêtre Format de fichier EFT dans Microsoft Dynamics GP pour voir si le champ dévié est possible ou non. Contactez Microsoft Dynamics GP pour obtenir un engagement de conseil si vous devez avoir le fichier personnalisé pour extraire des informations qui ne sont pas facilement disponibles.

Q24 : La banque n’accepte pas mon fichier EFT, car le numéro de séquence dans le nom du fichier EFT est -0001 et nous avons déjà téléchargé un fichier EFT avec ce même numéro de séquence aujourd’hui. Le fichier suivant que nous avons généré a également été généré avec le même numéro de séquence -0001.

A24 : La convention de nommage pour les fichiers EFT (sur Microsoft Dynamics GP 10.0 et versions ultérieures pour les créances EFT, et Microsoft Dynamics GP 2010 et versions ultérieures pour les payables EFT) est définie ainsi :

EFT FILENAME + CHECKBOOK ID + DATE + SEQUENCE NUMBER + EXTENSION (if designated)

Le EFT FILENAME est extrait du nom de fichier désigné sous l’onglet Options des paiements ou Options des créances pour les chemins de sortie du checkbook. Si aucune extension telle qu’elle .txt n’est désignée ici, aucune extension n’est ajoutée au fichier EFT résultant généré.

Il CHECKBOOK ID s’agit de l’exécution Checkbook ID de vérification utilisée.

Il DATE s’agit de la date système.

L’incrémentation SEQUENCE NUMBER des autres fichiers EFT enregistrés dans le même chemin/dossier portant le même nom. Le numéro de séquence est incrémenté en conséquence pour le fichier EFT suivant généré. Si vous avez généré un fichier EFT aujourd'hui avec un numéro de séquence de -0001. Un autre fichier EFT généré aujourd’hui sera renommé en -0002 et enregistré dans le même emplacement. Toutefois, si vous supprimez le premier fichier avec le numéro de séquence -0001 en premier, le deuxième fichier ne le voit pas et redémarre et utilise à nouveau le numéro de séquence -0001. Il s’agit d’un problème avec la plupart des banques, car ils le considéreront comme un fichier en double. Lorsque vous générez un fichier le lendemain, la date change, de sorte qu’elle recommencera à -0001. Veillez donc à ne pas supprimer les fichiers EFT de l’emplacement dans lequel les fichiers sont enregistrés si vous générez plusieurs fichiers EFT par jour.

Q25 : Puis-je afficher le mémo de crédit dans le fichier EFT ?

A25 : Non. La note de crédit est appliquée à la facture en tant que processus distinct. Le fichier EFT ne paie que le « montant net » restant dû. Par conséquent, les informations de note de crédit sont stockées dans une autre table et ne sont pas disponibles pour être extraites dans le fichier EFT.

Q26 : Si j’annule le paiement EFT, la note de crédit sera-t-elle automatiquement annulée à partir de la facture ?

A26 : Dans Microsoft Dynamics GP 2013 et versions ultérieures, lorsque vous annulez le paiement EFT, la note de crédit sera également annulée à partir de la facture en même temps.

Q27 : Dans la fenêtre de gestion du carnet de chèques et du transfert électronique de fonds (EFT), comment fonctionnent les champs Type de communication et Application ? Est-ce que GP téléchargera automatiquement mon fichier directement vers la banque ?

A27 : Microsoft Dynamics GP n’a aucun moyen automatique d’envoyer le fichier à votre banque. Le type de communication est utilisé pour lancer le programme à utiliser pour charger le EFT vers la banque, ou ouvrir le lien Internet pour votre banque afin de charger le fichier EFT. GP ouvre le logiciel ou le lien pour vous, mais ne peut pas avancer davantage. Le logiciel de votre programme ou banque prendra le relais à ce stade, ou vous devez continuer manuellement à charger le fichier. Vous devez vérifier auprès de votre banque, car certains logiciels bancaires peuvent avoir la fonctionnalité de récupérer automatiquement le fichier à partir d’un emplacement spécifié, mais cela dépend des fonctionnalités disponibles dans le logiciel de votre banque.

Q28 : Quelle version du format ISO 20022 est disponible dans Microsoft Dynamics GP ?

A28 : Seule la version 1 du format ISO 20022 (PAIN 001.001.001.01) est actuellement disponible dans Microsoft Dynamics GP. Malheureusement, la version 2 ou la version 3 n’est pas disponible pour l’instant et serait considérée comme une amélioration du produit. Si vous souhaitez voir les versions plus récentes de ce format ajoutées à Microsoft Dynamics GP à l’avenir, telles que la version 3 (PAIN 001.001.03), sélectionnez le lien ci-dessous et entrez une suggestion de produit, et ajoutez des commentaires à ce sujet afin qu'ils puissent être examinés et pris en compte pour une version ultérieure.

Q29 : Comment obtenir un numéro de création de fichier unique généré pour chaque nouveau fichier EFT ?

A29 : la fonctionnalité Numéro de fichier unique est un nombre unique par fichier EFT généré. Si cette option est sélectionnée sur plusieurs types de lignes, le même nombre s’imprime dans chaque ligne et incrémente chaque fois qu’un nouveau fichier EFT est généré. Ce nombre est déjà disponible dans Microsoft Dynamics GP en mappant le champ comme suit :

EFT Numéro de fichier suivant
Mappe à : champ de données
Tableau : Checkbook Electronic Funds Transfer Master
Champ : Numéro de fichier suivant pour EFT

Remarque

Le fichier de prénote bancaire généré imprime les zéros dans ce champ.

Pour plus d’informations, consultez les champs de données personnalisés pour les formats EFT (Electronic Funds Transfer) dans Microsoft Dynamics GP.

Q30 : Quels sont les autres champs personnalisés couramment demandés pour EFT ?

A30 : Des informations sur d’autres champs personnalisés couramment demandés pour le fichier EFT se trouvent dans les champs de données personnalisés pour les formats EFT (Electronic Funds Transfer) dans Microsoft Dynamics GP.

Q31 : Puis-je obtenir un nombre d’addendas dans la ligne Détail pour obtenir le format de fichier CTX ?

A31 : Non, à ce stade, vous ne pouvez pas compter/additionner tant que les lignes ne sont pas répertoriées. Vous ne pourrez donc pas compter les lignes d’addenda dans la ligne Détail, car elles sont imprimées après la ligne Détail, de sorte que vous ne pourrez pas atteindre le format CTX. Vos options sont les suivantes :

  1. Exécutez « une vérification par facture » au lieu de « un chèque par fournisseur » et codez en dur le nombre d’addendas =1 au format de fichier EFT.
  2. Demandez à la banque s’ils feraient une exception ou accepteraient tout autre format NACHA tel que le format DUTC ou PPD. (De nombreuses banques ont accepté le nombre « détail + addenda » dans une ligne de pied de page à la place.)
  3. Recherchez un produit tiers qui permet cette fonctionnalité ou une personnalisation de Dexterity.