Gardar as actividades de Outlook no seu CRM
Como vendedor, pode gardar toda a comunicación saínte e entrante cos seus clientes no seu sistema de xestión de relacións con clientes (CRM). Deste xeito, todos os membros da túa empresa poden ver as actividades relevantes e utilizalas para crear servizos avanzados que che axuden a vender máis.
Non obstante, é tedioso e lento actualizar o CRM con todas as túas actividades en todas as canles de comunicación que utilizas. Afortunadamente, podes usar Copilot para as vendas para gardar as túas interaccións de Outlook (correos electrónicos e reunións) no CRM cun só toque ou clic.
Nota
Se usa Dynamics 365 como o seu CRM, teña en conta os seguintes puntos:
- Cando gardas un correo electrónico en Dynamics 365, as respostas a ese correo electrónico gárdanse automaticamente no CRM se a sincronización do servidor está activada e se hai algunha opción excepto Non se selecciona ningunha mensaxe de correo electrónico na pestana Correo electrónico na configuración de personalización de Dynamics 365.
- Pode gardar borradores de correos electrónicos e borradores de citas en Dynamics 365. Os correos electrónicos non se gardan inmediatamente no CRM. Gárdanse só despois de ser enviados. As citas gárdanse inmediatamente no CRM. Se actualizas unha cita despois de gardala no CRM, os cambios gárdanse automaticamente no CRM.
- Só pode gardar unha cita en Dynamics 365 se a hora da cita está dentro do horario laboral de todos os participantes. Se a hora da cita está fóra do horario laboral de calquera participante, a cita non se pode gardar en Dynamics 365. Para obter información sobre como configurar o horario de traballo dun usuario en Dynamics 365, vai a Establecer o horario de traballo dun usuario.
Se usa Salesforce como o seu CRM, teña en conta os seguintes puntos:
- Non pode gardar borradores de correos electrónicos nin borradores de citas en Salesforce.
- As respostas aos correos electrónicos gardados e as actualizacións dos eventos gardados non se gardan automaticamente.
Non se admite gardar actividades de Outlook desde caixas de correo compartidas.
Non se permite gardar reunións periódicas no CRM.
Se gardas unha actividade de Outlook (correo electrónico ou cita) mediante Dynamics 365 App for Outlook, non se mostrará como gardada en Copilot para as vendas. Debes gardar a actividade de Outlook usando Copilot para as vendas. Se gardas de novo a actividade de Outlook usando Copilot para as vendas, créase un rexistro duplicado no teu CRM.
Garda as actividades de Outlook desde o elemento destacado cartón
Para sincronizar un correo electrónico ou reunión desde Outlook co teu CRM, siga estes pasos:
Abre o correo electrónico ou a reunión que queres gardar no CRM e despois abra Copilot para as vendas.
No Gardar correo electrónico no <tipo de sistema CRM> cartón, seleccione Gardar.
Se conecta Copilot para as vendas ao seu contorno de Dynamics 365 e a sincronización do servidor non está activada, solicitarase que active a sincronización do servidor para a súa caixa de correo cando gardar unha actividade de Outlook por primeira vez. Para obter máis información, vai a Usar a sincronización do servidor con Copilot para as vendas.
Como alternativa, pode gardar unha actividade de Outlook no CRM desde un rexistro relacionado cartón.
En Conectar a un rexistro, podes seleccionar o rexistro ao que queres conectar a actividade.
De xeito predeterminado, Copilot para as vendas amosa suxestións de IA para contas e oportunidades relacionadas cos contactos da actividade. Seleccione un dos rexistros suxeridos para conectarse a el.
Nota
Algunhas suxestións de oportunidades con IA só se ofrecen cando o correo electrónico e o contido da reunión están en inglés.
Tamén pode usar a caixa de busca para buscar e conectarse a outro rexistro de calquera tipo de rexistro que o seu administrador engadiu a Copilot para as vendas.
Para gardar o correo electrónico ou a reunión no CRM sen conectarse a un rexistro, selecciona Gardar sen conectarse. O correo electrónico ou a reunión aínda está asociado cos contactos en Para, Cc e Cco campos.
Nota
- Cando busca un rexistro para conectarse, os resultados da busca mostran o nome do rexistro e os campos clave que seleccionou o seu administrador. Para obter máis información sobre os campos clave, vai a Seleccione os campos clave para a vista mini.
- Podes conectarte a todos os tipos de rexistro que o teu administrador habilitou para as actividades e engadiu a Copilot para as vendas. Para obter información sobre como engadir tipos de rexistro, vai a Engadir un novo tipo de rexistro (ou un obxecto de Salesforce).
O Contactos relacionados cartón mostra os contactos da actividade, porque a actividade móstrase na súa liña de tempo.
Na sección Engadir categorías de correo electrónico , introduce información para categorizar o correo electrónico ou a reunión no CRM. Os campos só se mostran se o teu administrador configurou os campos para a categorización.
(Opcional) Seleccione e garde os anexos que quere gardar no CRM.
No Garda os anexos sección, seleccione e garde os anexos que desexa almacenar no CRM. Esta sección só aparece se o teu administrador ten habilitou a capacidade de gardar anexos.
Os anexos gárdanse no rexistro de actividade relacionado co correo electrónico ou reunión no CRM. Non se pode gardar o anexo? Aprende por que.
Seleccione Gardar.
O correo electrónico ou a reunión conéctase ao rexistro seleccionado e gárdase no CRM.
- O Conectado a cartón mostra o rexistro conectado e o seu tipo.
- A icona de anexos mostra o número de anexos que se gardaron no CRM.
- A icona da etiqueta mostra o número de campos de categorización, se seleccionaches algún.
Nota
Se usa Salesforce como o seu CRM, teña en conta os seguintes puntos:
Se correo electrónico mellorado está desactivado, é posible que recibas unha mensaxe de erro cando gardas as actividades de Outlook. Para obter información sobre como corrixir o erro, vai a correo electrónico mellorado desactivado. Se contactou con soporte de Microsoft para gardar actividades de Outlook sen activar correo electrónico mellorado, a actividade gárdase como rexistro de tarefas en Salesforce. Se correo electrónico mellorado está activado, a actividade gárdase como rexistro de mensaxes de correo electrónico.
Se garda un correo electrónico en Salesforce CRM e o número de caracteres no corpo do correo electrónico de Outlook (incluída a marca HTML) supera o número máximo de caracteres que se poden almacenar nos rexistros de correo electrónico de Salesforce, o correo electrónico truncase e despois gárdase. Móstrase unha mensaxe sobre o truncamento en Conectado a cartón.
Garda as actividades de Outlook dun rexistro relacionado cartón
Copilot para as vendas mostra rexistros relacionados cos contactos gardados nun correo electrónico. Todos os rexistros do mesmo tipo de rexistro aparecen nun cartón para ese tipo de rexistro. Desde o Cartóns, pode gardar o correo electrónico no seu CRM.
Nota
Se xa gardou o correo electrónico ou a reunión en CRM desde o elemento destacado cartón, non pode gardalo de novo desde un rexistro relacionado cartón.
Abre o correo electrónico ou a reunión que queres gardar no CRM e despois abra Copilot para as vendas.
No <tipo de rexistro> cartón, coloque o rato sobre o rexistro no que desexa gardar o correo electrónico ou a reunión, seleccione Máis accións (…) e, a continuación, seleccione Gardar correo electrónico no <tipo de sistema CRM>. Por exemplo, para gardar un correo electrónico na conta en Dynamics 365, pase o rato sobre a conta na Contas cartón, seleccione Máis accións (…) e, a continuación, seleccione Gardar correo electrónico en Dynamics 365.
No (tipo de rexistro) cartón, coloque o rato sobre o rexistro no que desexa gardar o correo electrónico ou a reunión, seleccione Máis accións (...), e despois seleccione Gardar e conectar correo electrónico. Por exemplo, se queres gardar o correo electrónico na conta, pasa o rato sobre a conta na Contas cartón, selecciona Máis accións (...) e, a continuación, seleccione Gardar e conectar correo electrónico.
Alternativamente, selecciona un rexistro para abrir os seus detalles. Desde os detalles, selecciona Máis accións (...) >Gardar e conectar correo electrónico.
O correo electrónico ou a reunión conéctase ao rexistro seleccionado e gárdase no CRM. O Conectado a cartón mostra o rexistro conectado e o seu tipo.
Nota
- Se o teu administrador activou a capacidade de gardar todos os anexos de forma predeterminada, os anexos elixibles gárdanse automaticamente no CRM.
- Se o seu administrador desactivou a capacidade de gardar anexos ou desactivou a capacidade de gardar todos os anexos de forma predeterminada, os anexos non se gardan no CRM.
Garda as actividades de Outlook mediante accións rápidas de CRM en banners de correo electrónico
Cando le un correo electrónico dun cliente de contactos externos, se non gardou o correo electrónico no seu CRM, a mensaxe de banner na parte superior do correo electrónico inclúe unha acción CRM rápida que pode usar para gardar o correo electrónico.
Abre un correo electrónico que teña polo menos un contacto externo.
Na mensaxe do banner, selecciona Gardar este correo electrónico.
No Copilot para as vendas panel, en Conectarse a un rexistro, seleccione o rexistro ao que quere conectar a reunión a.
(Opcional) Seleccione e garde os anexos que quere gardar no CRM.
Os anexos gárdanse no rexistro de actividade relacionado co correo electrónico ou reunión no CRM. Non se pode gardar o anexo? Aprende por que.
Seleccione Gardar.
Nota
- Actualmente, as mensaxes de banner que inclúen accións rápidas de CRM están dispoñibles en ata dous correos electrónicos externos por usuario e día. Se non queres que aparezan estes banners, pídalle ao teu administrador que os desactive.
Consideracións sobre anexos
Cando gardas un correo electrónico ou unha reunión no teu CRM, tamén podes gardar os anexos que formen parte do correo electrónico ou da reunión. Non obstante, teña en conta as seguintes limitacións relacionadas cos anexos:
Os anexos que son demasiado grandes ou dun tipo de ficheiro non permitido non se poden gardar no CRM. O seu administrador de CRM configura o tipo de ficheiro e as restricións de tamaño. Calquera cambio nesa configuración pode tardar ata unha hora en facerse efectivo en Copilot para as vendas. Para obter máis información sobre como configurar as restricións de tamaño e tipo de ficheiro, vai a:
- Para Dynamics 365: Configure o límite de tamaño do ficheiro e as extensións de ficheiro
- Para Salesforce: Tamaño do ficheiro e límites de uso compartido
Os anexos en liña non se poden gardar no CRM. Os anexos en liña son imaxes ou ficheiros que se amosan no corpo dun correo electrónico. Os exemplos inclúen sinaturas de correo electrónico, imaxes ou ficheiros que se pegan no corpo do correo electrónico.
En Salesforce, os anexos gárdanse como ficheiros nos rexistros de actividade.
En Dynamics 365, se o gardado de anexos para citas está desactivado na sincronización do servidor, os anexos para reunións non se poden gardar en CRM desde Copilot para as vendas. Obtén máis información sobre a sincronización dos anexos de citas.
Nota
A sección Gardar anexos aparece só se o teu administrador activou a capacidade de gardar anexos.
Editar actividades en Outlook
Se queres actualizar os detalles dunha actividade en Outlook despois de gardar a actividade no teu CRM, podes editalos e despois gardar os cambios no CRM de novo.
Podes actualizar os seguintes campos na actividade:
- Rexistro conectado
- Categorías de correo electrónico
- Contactos relacionados
Nota
A edición só está dispoñible para as actividades que se gardaron en Dynamics 365.
Para editar unha actividade, selecciona o botón Máis accións (…) na Conectado a cartón no panel lateral Copilot para as vendas, selecciona Editar os detalles do correo electrónico gardado e fai os cambios necesarios.
Elimina os correos electrónicos gardados do teu CRM
Se conectas Copilot para as vendas ao teu ambiente de Dynamics 365 e activas a sincronización do servidor, podes usar Copilot para as vendas para eliminar correos electrónicos e reunións gardadas que xa non son relevantes do teu CRM. Deste xeito, axudas a manter o CRM limpo e actualizado.
Nota
A eliminación só está dispoñible para as actividades que se gardaron en Dynamics 365.
Abre o correo electrónico ou a reunión que gardou no CRM e, a continuación, abra Copilot para as vendas.
Seleccione a pestana Dynamics 365 .
No Conectado a cartón, seleccione o botón Máis accións (…) e, a continuación, seleccione Eliminar correo electrónico de Dynamics 365.
O correo electrónico elimínase de Dynamics 365 e recibe unha mensaxe de confirmación.
Consulte tamén
Configure como se gardan os correos electrónicos e os eventos de Outlook en CRM