Compartir por

Especifique que correos electrónicos se rastrexan automaticamente

  • Artigo

Coa sincronización do lado do servidor e, pode crear automaticamente actividades de correo electrónico para mensaxes recibidas en aplicacións de compromiso do cliente como Dynamics 365 Sales Dynamics 365 App for Outlook, servizo de atención ao cliente , Marketing, ... Field Service e Project Service Automation .

Por defecto, o proceso de sincronización avalía só as mensaxes no cartafol caixa de entrada dunha caixa de correo para o seguimento automático. O correo electrónico que está nun subfolder da caixa de entrada só se procesa se o subfolder está configurado para o seguimento a nivel de cartafoles, mesmo se move unha mensaxe de volta ao cartafol da caixa de entrada antes da seguinte sincronización. A sincronización do lado do servidor rastrexa a data recibida do último envío por procesos de correo electrónico. Durante o seguinte ciclo de sincronización, avalía só os correos electrónicos que se reciben despois desa data e hora. Para procesar un correo electrónico que non estea no cartafol caixa de entrada, utilice unha das seguintes opcións:

  • Realiza un seguimento manual do correo electrónico usando o seguimento de categorías Outlook ou Dynamics 365 App for Outlook.
  • Modifique os correos electrónicos de proceso Desde a data no rexistro da caixa de correo ata unha data anterior a cando se recibiu o correo electrónico. Deberá engadir este campo ao formulario de rexistro da caixa de correo xa que non é visible por defecto.
  • Seleccione Proba e Activar a caixa de correo no rexistro da caixa de correo en Dynamics 365.

Os usuarios poden seleccionar un filtro para determinar que mensaxes se rastrexan como unha actividade de correo electrónico:

  • Todas as mensaxes de correo electrónico: Todo o correo electrónico que recibe o usuario é rastrexado en Dynamics 365 como unha actividade de correo electrónico.

  • Mensaxes de correo electrónico en resposta ao correo electrónico: Só se rastrexan as respostas ás mensaxes rastrexadas como actividades de correo electrónico.

    Esta opción está activada por defecto. O sistema correlaciona unha resposta cunha mensaxe rastrexada despois de que o correo electrónico sexa filtrado. Un administrador pode activar ou desactivar a correlación de correo electrónico no separador Configuración do sistema a ... nivel de organización.

  • Mensaxes de correo electrónico de leads, contactos e contas: Só se rastrexan as mensaxes que resolven a un lead, contacto ou conta en Dynamics 365 como actividades de correo electrónico.

  • As mensaxes de correo electrónico dos rexistros que están activados por correo electrónico: As mensaxes de calquera rexistro que se resolva a un enderezo de correo electrónico en Dynamics 365, incluídas as táboas personalizadas, son rastrexadas como actividades de correo electrónico.

  • Sen mensaxes de correo electrónico: Non se rastrexan automaticamente as mensaxes que recibe o usuario como actividades de correo electrónico.

Estas opcións pódense configurar para rastrexar automaticamente os elementos enviados. Tamén se poden establecer para operar en colas e caixas de correos de cola.

Captura de pantalla das opcións do filtro para converter automaticamente o correo electrónico ás actividades.

Correo electrónico que un usuario rastrexa manualmente en Outlook usando Dynamics 365 App for Outlook, seguimento a nivel de cartafoles oucategoría Outlook sincronizado con Dynamics 365 independentemente da opción de filtro que o usuario teña configurado para o seguimento automático.

Para desactivar o seguimento de mensaxes entrantes para usuarios específicos, un administrador pode configurar o correo electrónico entrante a None no formulario da caixa de correo .

Usar conversas para rastrexar correos electrónicos

A sincronización do lado do servidor usa a seguinte información nun correo electrónico para determinar se se correlaciona cun correo electrónico que se rastrexa en Dynamics 365:

  • MessageId: Identifica de forma única unha mensaxe de correo electrónico. Está oculto na interface de usuario da aplicación de correo electrónico.

  • InReplyTo: Contén o MessageId ao que o correo electrónico está en resposta. Está oculto na interface de usuario da aplicación de correo electrónico.

    Se un cliente responde a un correo electrónico e cambia a liña do asunto, a aplicación de correo electrónico pode eliminar o valor de InReplyTo da resposta. A sincronización do lado do servidor e a dinámica 365 non poden correlacionar a resposta cun correo electrónico anterior sen ela. A versión de escritorio impide Microsoft Outlook eliminar o valor InReplyTo cando un usuario responde a un correo electrónico e cambia o asunto.

  • ConversaIndex: Asocia unha mensaxe cun fío de correo electrónico. Está oculto na interface de usuario da aplicación de correo electrónico.

  • Tracking token in subject: A Dynamics 365 concept, está estampado directamente na liña temática.

  • Palabras e destinatarios do tema: Usa correspondencia intelixente, un concepto Dynamics 365, baseado na configuración.

A lóxica de correlación de correo electrónico pasa polas seguintes opcións en orde:

  1. Correlación InReplyTo: Se o valor InReplyTo coincide co MessageId dun correo electrónico que xa está en Dynamics 365, o novo correo está correlacionado co existente. Este é o predefinido e recomendamos que non o modifiques. A correlación de correo electrónico é precisa, sen falsos positivos.

  2. Correlación token de seguimento: Se o suxeito contén un tokende seguimento e coincide coa ficha de seguimento dun correo electrónico que xa está en Dynamics 365, o novo correo electrónico está correlacionado co existente. Esta opción está activada por defecto. O token de seguimento é visible para o usuario e pódese cambiar, o que pode causar unha falsa correlación.

  3. Índice de conversa: Se o ConversationIndex coincide co ConversationIndex dun correo electrónico que xa está en Dynamics 365, o novo correo está correlacionado co existente.

  4. Smart matching: O sistema busca correo electrónico que xa está en Dynamics 365 para os destinatarios e as palabras na liña do asunto. Se atopa un con destinatarios similares e bastantes palabras temáticas coincidentes, correlaciona as dúas mensaxes. Non recomendamos esta opción, xa que o emparellamento intelixente pode causar falsos positivos. Non obstante, está dispoñible no caso de que necesite correlacionar correos electrónicos que non pertenzan ao mesmo fío de conversa.

Como determinar se e por que se seguiu automaticamente un correo electrónico

A configuración e configuración de toda a organización para usuarios individuais e colas determinan que correos electrónicos son rastrexados automaticamente. Podes usar columnas na táboa de correo electrónico para identificar se e por que se seguiu automaticamente un correo electrónico. Engádeos a unha vista avanzada Find do correo electrónico para axudarche a entender por que se seguiu un correo electrónico e se estaba correlacionado cun correo electrónico previamente rastrexado.

Column Descripción
Entidade aceptante O usuario ou cola que recibiu o correo electrónico e foi configurado para rastrexar automaticamente o mesmo. Por exemplo, se unha cola chamada Vendas que foi configurada para rastrexar todos os correos electrónicos recibe un correo electrónico, entón a cola de Vendas considérase a Entidade Aceptante.
Caixa de correo receptora A caixa de correo que se procesaba cando se sincronizaba o lado do servidor detectou que un correo electrónico contiña un usuario ou cola que estaba configurada para rastrexala automaticamente.

Se a OrgDBOrgSetting chamada SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes está desactivada (a configuración predefinida), o valor desta columna pode ser diferente da Entidade Aceptada. Por exemplo, supoñamos que Luisa Alves, que está configurada para rastrexar automaticamente as respostas aos correos electrónicos existentes, recibe unha mensaxe. A cola de Vendas, que está configurada para rastrexar todo o correo electrónico, recibe a mesma mensaxe. A sincronización lateral do servidor pode procesar primeiro a caixa de correo de Luisa e recoñecer que outro destinatario, Vendas, está configurado para rastrexar automaticamente o correo electrónico. Neste caso, a Entidade Aceptante é a cola de Vendas, pero a Caixa de Correos Receptora é a de Luisa.
Identificación de actividade correlacionada Indica se un correo electrónico estaba asociado a un correo electrónico previamente rastrexado. Por exemplo, se se enviou un correo electrónico desde Dynamics 365 e se seguiu automaticamente unha resposta, o ID de actividade correlacionada da resposta referiríase ao correo electrónico orixinal.
Método de correlación O método de correlación que se utilizou para rastrexar automaticamente un correo electrónico. Non está dispoñible para Advanced Find ou outras vistas e formularios, pero pode usar a API Web para velo. Utilice este formato URL:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

Por exemplo, se o seu URL Dynamics 365 é https://contoso.crm.dynamics.com e o ID de correo electrónico é fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, pode usar esta URL para ver o método de correlación:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

Para atopar o DNI dun correo electrónico, abra o correo electrónico nun navegador web. O DNI é todo despois &id= na URL. No exemplo, foi &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

O valor do método de correlación é un enteiro que corresponde a un método de correlación específico. Consulte a táboa na sección método de correlación do correo electrónico EntityType. Por exemplo, un valor de 3 indica que o correo electrónico foi correlacionado usando o método InReplyTo.
Identificación de actividade matriz Refírese a un correo electrónico previamente rastrexado se o correo electrónico actual está correlacionado con el. Non obstante, a columna está poboada só se o correo electrónico estaba correlacionado usando o método InReplyTo ou ConversationIndex. Se o correo electrónico estaba correlacionado usando un método diferente, como Tracking Token, o ID de actividade parental está baleiro.

Identificar respostas automáticas

As respostas de correo electrónico xeradas automaticamente ás veces poden ser desencadeadas por funcións automáticas. Por exemplo, Microsoft Outlook a funcionalidade Respostas automáticas (Fóra de Office) pode configurarse para responder a correos electrónicos cando o destinatario está lonxe. Actualmente, Server-Side Sync non avalía activamente se un correo electrónico entrante é unha resposta xerada automaticamente ao determinar se debe rastrexarse automaticamente.

Podes usar o InternetMessageHeaders atributo na táboa de correo electrónico para identificar tales respostas xeradas automaticamente. O InternetMessageHeaders atributo está poboado por correos electrónicos entrantes só se un correo electrónico inclúe Auto-Submitted ou Reply-To encabezados. Estes valores de cabeceira son capturados nun formato JSON.

Para comprobar o valor do atributo, analiza os datos de InternetMessageHeaders JSON para acceder a nomes e valores de cabeceira específicos. Tamén podes comprobar se a columna contén o nome de cabeceira no que estás interesado. Por exemplo, se a InternetMessageHeaders columna contén Auto-Submitted, significa que o correo electrónico xerouse automaticamente.

A seguinte táboa proporciona máis información sobre as cabeceiras en respostas automáticas.

Cabeceira Descripción Exemplos
Auto-presentación Se esta cabeceira está presente, significa que o correo electrónico é unha resposta automática. Diferentes provedores de correo electrónico poden usar diferentes valores para esta cabeceira. Máis información: RFC - Recomendacións de respostas automáticas ao correo electrónico. Gmail -Outlook - Auto-Submitted : auto-replied

Auto-Submitted : auto-generated
Resposta-to Se esta cabeceira está presente, significa que o correo electrónico ten unha configuración de resposta. O valor nesta cabeceira mostrará o enderezo de correo electrónico de resposta. O formato do valor pode variar en función dos provedores de correo e outras configuracións. Máis información: RFC - Campo de resposta. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

Poboación automática de respecto á columna

A columna Respecto , presente en cada rexistro de correo electrónico, liga un rexistro a outro. Por exemplo, un correo electrónico pode estar ligado a unha oportunidade, orde ou caso. Se está a crear ou actualizar manualmente un rexistro de correo electrónico, pode usar a columna Respecto para conectar o correo electrónico a un rexistro en calquera táboa configurada para permitir actividades.

Se o correo electrónico é rastrexado automaticamente porque estaba correlacionado cun correo electrónico previamente rastrexado, á columna Respecto asígnaselle automaticamente o mesmo valor que o correo electrónico rastrexado anteriormente.

Como as aplicacións de interacción cos clientes usan tokens de rastrexo

Un token de seguimento é unha cadea alfanumérica que é xerada polas aplicacións de compromiso dos clientes e engadida ao final dunha liña de asuntos de correo electrónico. Non se corresponde con actividades de correo electrónico con mensaxes de correo. A función token de seguimento está activada por defecto.

Estrutura do token de seguimento

Por defecto, as aplicacións de compromiso do cliente usan unha estrutura simbólica que consiste nun prefixo de catro caracteres e un identificador de sete díxitos.

Ilustración dos compoñentes dun token de seguimento.

A seguinte táboa mostra partes de token de rastrexo e descricións.

Parte Descripción
Prefixo Configurable de 1 a 20 caracteres. O valor predeterminado é CRM. O prefixo pode ser exclusivo para cada organización ou ambiente. Por exemplo, nun despregamento de varios arrendatarios de aplicacións de interacción cos clientes, recomendámoslle que cada organización configure e utilice un prefixo identificador. Se cambias o prefixo, aínda se manteñen os valores de prefixo anteriores e úsanse para correlacionar correos electrónicos en función do prefixo anterior.
Designador con conexión/sen conexión Un valor legado que indica se o usuario estaba fóra de liña ou en liña ao enviar o correo electrónico. Este díxito non é configurable.
Número de seguimento da base de implantación Configurable desde 0–2,147,483,647. O valor predefinido é 0. Usado como número base para os díxitos do número de usuario. Por exemplo, se o valor é 0 e configúranse tres díxitos para o número de usuario, o primeiro usuario tería un identificador de 001. Se o valor é 500, o primeiro usuario sería 501.
Número de díxitos para números de usuario Configurable de 1 a 10. O rango por defecto é de tres díxitos. Este valor determina cantos díxitos usar cando a aplicación de compromiso do cliente asigna un identificador numérico para o usuario que xerou a actividade de correo electrónico.
Número de díxitos para o contador incremental de mensaxes Configurable de 1 a 9. O rango por defecto é de tres díxitos. Este valor determina cantos díxitos usar cando a aplicación de compromiso do cliente asigna un identificador numérico para a actividade de correo electrónico, non as mensaxes individuais da actividade.
Nota: Se usa o valor predeterminado para xerar un token cun número de tres díxitos, incrementa o número ata 999 e, a continuación, reinicia a numeración no 000. Podes usar un maior número de díxitos para reducir a posibilidade de asignar fichas duplicadas a fíos de correo electrónico activos.

Configurar ou activar ou desactivar tokens de seguimento

  1. En Configuración>da configuración da configuración do sistema de> administración, seleccione o separador Correo electrónico .

  2. Na área Configurar a correlación de correo electrónico, activar ou desactivar os símbolos de seguimento e cambiar a estrutura predefinida.

Coincidencia intelixente

Cando a sincronización do lado do servidor procesa un correo electrónico entrante, extrae o asunto, a dirección de remitente e as direccións dos destinatarios e utilízaas para tentar vincular a actividade de correo electrónico cos rexistros existentes. Este proceso de correlación, tamén coñecido como coincidencia intelixente, utiliza os seguintes criterios para coincidir cos correos electrónicos recibidos coas actividades de correo electrónico:

  • Coincidencia de asuntos: prefixos, como por exemplo RE: ou Re:, e ignóranse as maiúsculas e as minúsculas. Por exemplo, os temas Re: ola e Ola son considerados un partido.
  • Coincidencia de remitentes e destinatarios: O sistema calcula o número exacto de remitentes e destinatarios e os enderezos de correo en común.

Cando conclúa o proceso de coincidencia, o sistema selecciona o propietario e o obxecto da mensaxe de correo electrónico de entrada.

As coincidencias intelixentes desactívanse por defecto. Pode activalo e modificar a configuración de coincidencia intelixente no separador Correo electrónico en Configuración do sistema a nivel de organización.

Como funciona o emparellamento intelixente

A correspondencia intelixente depende completamente da existencia de semellanzas entre os correos electrónicos. O suxeito, remitente e destinatarios, incluídos os destinatarios de BCC e CC, determinan a similitude.

Cando se envía un correo electrónico desde Dynamics 365 ou chega un correo electrónico rastrexado, xéranse e almacénanse dous conxuntos de hashes na base de datos.

  • Hashes do asunto: O asunto do correo electrónico, que pode incluír o token Dynamics 365 se está activado en configuracións do sistema, é desposuído de palabras de ruído como "RE:" e "FW:" e logo tokenizada. Os tokens nonempty -palabras- son entón apresurados a xerar hashes suxeitos.

  • Hashes destinatarios: Analízase a lista de remitente e destinatarios para enderezos de correo electrónico únicos. Cada enderezo de correo electrónico único xera un enderezo hash.

A sincronización do lado do servidor busca valores coincidentes no suxeito almacenado e hashes de destinatario para atopar unha correlación entre o correo electrónico entrante e o correo electrónico saínte. Dous correos electrónicos están correlacionados se teñen o mesmo número de hashes do suxeito e polo menos dous hashes destinatarios coincidentes.

Nota

Como unha organización envía e recibe correo electrónico durante longos períodos, os datos de correlación que se almacenan na táboa de EmailHash poden aumentar significativamente. Isto, combinado con configuracións de correspondencia intelixente menos restritivas ou patróns comúns de suxeitos ou destinatarios, pode reducir o rendemento de coincidencia intelixente. Como optimización de rendemento, se o sistema detecta un alto uso de recursos ao realizar operacións de correspondencia intelixente, correlacionará o correo electrónico dos 90 días anteriores.

Configuración avanzada de coincidencia intelixente

  • HashFilterKeywords: Unha expresión regular que se usa para filtrar o ruído na liña do suxeito. Todos os casos coincidentes da expresión regular na liña temática son substituídos por cordas baleiras antes de que se xeren os hashes do suxeito.

    Valor predefinido: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    Ignore calquera palabra ao comezo da liña de suxeito que remata cun colon (:). Por exemplo:

    Asunto Palabras ignoradas
    1 Probar --
    2 RE: Proba RE:
    3 FW: RE: Proba FW: RE:

    Por defecto, "Fóra do cargo:" non se ignora xa que a primeira palabra da frase, "fóra", non é seguida por un colon (:). Para ignorar esta frase, cambia a expresión regular coma esta: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HashMaxCount: Número máximo de hashes que se xeran para calquera tema ou lista de destinatarios.

    Valor predefinido: 20

    Se o suxeito tras a cancelación de ruído contén máis de 20 palabras, só se apresuran as 20 primeiras.

  • HashDeltaSubjectCount: A diferenza máxima que se permite entre os recontos de hash do tema dos correos electrónicos para ser correlacionados.

    Valor predefinido: 0

  • HashMinAddressCount: As coincidencias mínimas de conta de hash necesarias na lista de destinatarios para que os correos electrónicos estean correlacionados.

    Valor predefinido: 2

Consulte tamén

Caixas de correo de encamiñamento fronte a caixas de correo individual
Asociar un enderezo de correo electrónico a unha fila