Ler en inglés

Compartir por


Lóxica de sincronización de compromisos, contactos e tarefas

Este artigo explora como se sincronizan os compromisos, os contactos e as tarefas entre Dynamics 365 e Exchange. O correo electrónico sincronízase por separado.

De forma predeterminada, os compromisos, os contactos e as tarefas sincronízanse entre Dynamics 365 e Exchange. A sincronización do servidor, tamén coñecida como sincronización de Exchange, é o método preferido. A sincronización ocorre de forma diferente, dependendo do elemento que se sincronice e da dirección de sincronización.

Sincronizar requisitos de configuración

Antes de sincronizar compromisos, contactos e tarefas, o rexistro da caixa de correo correspondente en Dynamics 365 debe cumprir os seguintes requisitos. Teña en conta que as caixas de correo da fila non admiten a sincronización de compromisos, contactos ou tarefas.

  • Apróbase o enderezo de correo do usuario.
  • Próbase e actívase a caixa de correo.
  • Os compromisos, contactos e tarefas están establecidos para usar a sincronización no servidor.

Para máis información, consulte Conectarse a Exchange Online e Sincronización no servidor.

Os filtros de sincronización determinan os rexistros que sincronizan entre Dynamics 365 e Exchange (usando a sincronización no servidor). Para obter máis información, consulte Elixir os rexistros para sincronizar entre aplicacións de Customer Engagement e Exchange.

Sincronización de Dynamics 365 a Exchange

Despois de sincronizar un elemento con Exchange, establécese unha ligazón. A sincronización é sempre bidireccional. Calquera cambio nun lado reflectirase no outro.

Sincronización de Exchange a Dynamics 365

Os compromisos, contactos e tarefas sincronízanse de Exchange a Dynamics 365 só cando se cumpren os seguintes requisitos:

  • O elemento creouse na aplicación Dynamics 365 for Outlook .
  • O elemento rastréxase a Dynamics 365 en Dynamics 365 for Outlook.
  • A categoría Rastrexado a Dynamics 365 plícase en Outlook ou noutro cliente de correo, non Dynamics 365 for Outlook.

Nota

A sincronización no servidor sincroniza os compromisos coa categoría Rastrexado a Dynamics 365 se o compromiso está no cartafol principal do Calendario ou nos seus subcartafoles. Os elementos doutros cartafoles do calendario non están sincronizados.

Captura de pantalla dunha caixa de correo en Outlook, que mostra citas que se poden sincronizar desde o cartafol principal do Calendario.

Cando se cumpren estes requisitos, a sincronización no servidor crea o elemento en Dynamics 365 e establece unha ligazón. A sincronización é sempre bidireccional. Calquera cambio nun lado reflectirase no outro.

Para obter máis información, consulte:

Sincronización de compromisos

Como se sincronizan os compromisos entre Dynamics 365 e Exchange depende da dirección da sincronización e das propiedades do compromiso.

Organizador de compromisos

O organizador de compromisos é un campo clave para a sincronización de compromisos. Impulsa diferentes comportamentos de sincronización. Por exemplo, só o organizador de citas Dynamics 365 pode sincronizar e distribuír citas de Dynamics 365 aos asistentes de Exchange. Cando crees citas mediante personalizacións como Power Automate ou código personalizado, asegúrate de que o organizador estea especificado correctamente. O campo de organizador non está exposto no formulario de compromisos por defecto. Pode engadilo a formularios, vistas ou consultas de busca avanzadas, segundo sexa necesario, para confirmar que o valor está presente e é correcto.

Se se cambia un organizador de citas en Dynamics 365 despois de sincronizalo con Exchange, isto pode provocar que o organizador orixinal emita unha cancelación. Isto pode ocorrer porque a cita xa non cumpre as condicións dos filtros de sincronización do usuario. Ademais, o novo organizador pode sincronizar a cita como unha nova reunión en Exchange. O comportamento de enviar unha cancelación desde o organizador anterior pódese modificar mediante o OrgDBOrgSetting denominado DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Nota

Un compromiso creado en Dynamics 365 aparecerá como creado por SYSTEM se se cumpren as seguintes condicións:

  • O usuario que rastrexou o compromiso non é o organizador
  • A OrgDBOrgSetting chamada DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities está establecida no valor predeterminado de falso.

Se o organizador da reunión de Outlook é un usuario de Dynamics 365, o propietario será o organizador. Se o organizador non é un usuario de Dynamics 365, o propietario será o usuario que o rastrexou.

Sincronización de compromisos de Dynamics 365 con Exchange

  • Asignación: as citas en Dynamics 365 sincronízanse con Exchange como reunións.

  • Estado da cita: Se o estado da cita en Dynamics 365 é Completada, Cancelada, ou Gratis (Aberto), o estado da cita sincronízase con Exchange como Gratis.

  • Recordatorio: Non se establece ningún recordatorio se a cita leva máis de sete días ou o estado da cita é Gratis (Aberto).

  • Invitacións: Non se envía ningunha invitación se:

    • O compromiso está no pasado.
    • Non se convida ningún asistente.
    • O usuario que sincroniza o compromiso non é o organizador.
    • Non cambiou ningunha das seguintes propiedades: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sincronización de compromisos cancelados e eliminados de Dynamics 365 a Exchange

Exchange envía unha cancelación do compromiso aos asistentes cando se elimina o compromiso na caixa de correo do organizador.

Se o compromiso se elimina en Dynamics 365, non se enviará ningunha cancelación se:

  • O compromiso está no pasado.
  • O usuario que sincroniza o compromiso non é o organizador do compromiso.
  • O compromiso non ten asistentes.

De forma predeterminada, os compromisos que se cancelan en Dynamics 365 non se sincronizan con Exchange como Cancelados. Para cambiar este comportamento, activa SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange en OrgDbOrgSettings. Cando esta opción está activada, cancelar un compromiso en Dynamics 365 cancela a reunión en Exchange, que envía a cancelación aos asistentes.

Cando se elimina un compromiso en Dynamics 365 e se sincroniza con Exchange, o compromiso só se elimina en Exchange se se cumpren todas as seguintes condicións:

  • O compromiso está ligado.
  • O usuario que sincroniza é o organizador do compromiso.
  • O compromiso está no futuro.
  • O compromiso non se eliminou loxicamente.

Se non se cumpren todas estas condicións, o compromiso aínda existe en Exchange, pero está desligado.

Ao rastrexar unha reunión periódica, Dynamics 365 non envía novos convites aos asistentes se:

  • Todas as ocorrencias da serie aínda existen en Outlook e Exchange.
  • Non se engadiu nin eliminou ningún asistente.

Se o organizador eliminou instancias anteriores da serie, Dynamics 365 verá que faltan en Exchange. Recréaos e envía aos asistentes un novo convite.

Sincronización de compromisos de Exchange a Dynamics 365

  • Asignación: as reunións en Exchange sincronízanse con Dynamics 365 como citas. As reunións periódicas sincronízanse con Dynamics 365 como un compromiso principal periódico e as súas instancias. Se as instancias individuais dunha reunión periódica se modifican en Exchange, sincronízanse con Dynamics 365 como rexistros de compromisos de excepción.

  • Estado da cita e estado Libre/Ocupado: Se o estado da cita en Exchange é Gratis, o estado da cita sincronizarase con Dynamics 365 como Gratis. Se o estado é Concluído ou Cancelado en Dynamics 365, o estado do compromiso en Dynamics 365 establécese en Concluído. Se o estado é Aberto en Dynamics 365, o estado do compromiso establécese en Libre. Se o estado Libre/Ocupado da cita de Exchange está definido como Traballar noutro lugar, a cita Dynamics 365 establécese como Abrir estado e o estado é Gratis.

  • Citas con estado Completado ou cancelado en Dynamics 365: Se o estado da cita en Dynamics 365 é Completado ou Cancelado, ningún cambio na reunión en Exchange non se sincronizará Dynamics 365.

  • Reserva de citas e xestión de conflitos: Cando se realiza un seguimento dunha cita en Dynamics 365, a sincronización do servidor utiliza a API de reserva para asegurarse de que os asistentes estean dispoñibles no momento especificado. Por exemplo, se o calendario do organizador en Dynamics 365 ten outro compromiso ao mesmo tempo, a reserva falla e o compromiso non se sincroniza. O usuario pode tratar conflito de progrmación, seleccionar ignoralo e deixar que o compromiso se sincronice de todos os xeitos. A reserva de Dynamics 365 en Outlook suprime automaticamente o conflito de programación. Para obter máis información, consulte Atopouse un conflito de programación ao gardar o compromiso [asunto do compromiso] de Exchange en Microsoft Dynamics 365.

Sincronización de compromisos cancelados e eliminados de Exchange a Dynamics 365

Cando se elimina un compromiso rexistrado ou un compromiso de excepción en Exchange, o compromiso„” non se elimina en Dynamics 365 durante a sincronización se:

  • O estado é Concluído ou Cancelado.
  • O compromiso está no pasado.
  • O usuario que sincroniza o compromiso non é o organizador do compromiso.

(Un compromiso de excepción é unha instancia específica dun compromiso periódico que se modificou individualmente).

Sincronización de compromisos de servizo

  • Asignación: as citas de servizo en Dynamics 365 sincronízanse con Exchange como reunións.

  • Invitacións e cancelacións: As invitacións e as cancelacións nunca se envían para citas de servizo.

  • Copias: Durante a sincronización, os usuarios reciben a súa propia copia da cita de servizo nas súas caixas de correo. Non hai un organizador central para os compromisos de servizo.

Sincronización de contactos

  • Asignación: Os contactos en Dynamics 365 sincronízanse con Exchange como contactos.

  • Sincronización de enderezos: Consulte Sincronización de enderezos para contactos.

  • Contactos eliminados:

    • Os contactos eliminados en Dynamics 365 elimínanse en Exchange só se o usuario de sincronización non é o propietario do contacto.
    • Os contactos eliminados en Exchange elimínanse en Dynamics 365 só se o usuario de sincronización é o propietario do contacto.

Sincronización de tarefas

Como se sincronizan as tarefas entre Dynamics 365 e Exchange depende da dirección da sincronización e das propiedades da tarefa.

Sincronización de tarefas de Dynamics 365 a Exchange

  • Asignación: Faxes, cartas, chamadas telefónicas e tarefas en Dynamics 365 sincronízanse con Exchange como tarefas.

  • Recordatorio: Se a data de vencemento da tarefa é hai máis dun día e o estado da tarefa en Dynamics 365 é Abrir ou Programado, establécese un recordatorio durante a sincronización.

  • Data de vencemento: A data de finalización programada da tarefa en Dynamics 365 sincronízase con Exchange como a data de finalización da tarefa.

  • Estado da tarefa: Cando non se especifica a porcentaxe completa:

    • unha tarefa Aberta sincronízase con Exchange como Non iniciada.
    • unha tarefa Concluída ou Cancelada sincronízase con Exchange como Concluída.
  • Data de finalización: A data de finalización real da tarefa sincronízase con Exchange como a data de finalización da tarefa.

  • Tarefas eliminadas: As tarefas que se eliminan en Dynamics 365 só elimínanse en Exchange se o seu estado en Exchange non é Completado.

  • Finalización automática de tarefas: As tarefas marcadas como Completar en Dynamics 365 teñen un valor en actualEnd campo. Se o campo actualEnd dunha tarefa está enchido e a data está no pasado, a tarefa sincronizarase con Exchange como Concluída automaticamente. Se usa personalizacións para reactivar unha tarefa, asegúrese de borrar a data de actualEnd para evitar que a sincronización no servidor a complete automaticamente.

Sincronización de tarefas de Exchange a Dynamics 365

  • Asignación: As tarefas en Exchange sincronízanse con Dynamics 365 como tarefas.

  • Estado da tarefa: As tarefas que non se iniciaron en Exchange sincronízanse con Dynamics 365 como Non se iniciaron.

  • Inicio real da tarefa: Cando unha tarefa creada en Exchange se sincroniza con Dynamics 365, o seu campo actualStart defínese coa marca de tempo actual.

  • Tarefas eliminadas: Por defecto, os faxes, as cartas, as chamadas telefónicas e as tarefas que se eliminan en Exchange tamén se eliminan en Dynamics 365. Este comportamento pódese modificar cambiando a OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Porcentaxe completada: Tarefas que se definen como sincronizadas ao 100 % con Dynamics 365 como Completadas.

Configuración da sincronización avanzada

Ignora os elementos eliminados loxicamente durante a sincronización

Cando algún elemento xa non coincide cos filtros de sincronización, adoita ser por un destes dous motivos:

  • O seu rexistro xa non existe en Dynamics 365 porque se eliminou fisicamente.
  • O seu rexistro aínda existe en Dynamics 365, pero xa non se pode acceder a el. Ou o usuario que está asociado á caixa de correo perdeu o acceso ao elemento ou as propiedades do elemento cambiaron e xa non coincide cos filtros de sincronización. Esta condición denomínase eliminación lóxica.

De forma predeterminada, a sincronización do servidor envía unha operación de eliminación a Exchange en ambos casos. Para cambiar este comportamento e ignorar as eliminacións lóxicas, active DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync en OrgDbOrgSettings.

Para obter máis información sobre os filtros de sincronización, consulte:

Permitir elementos copiados

Cando se copia algún elemento ligado en Exchange, a sincronización no servidor ignora a acción de copia de forma predeterminada. Este comportamento evita crear información duplicada en Dynamics 365. Para cambiar este comportamento e incorporar elementos duplicados de Exchange, desactive IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox na configuración OrgDbOrgSettings.

Sincronización de anexos de compromisos, enderezos de contacto e tarefas en Outlook

As seguintes seccións aplícanse á sincronización realizada mediante Dynamics 365 for Outlook ou a sincronización no servidor. Para obter máis información, consulte Integrar o seu sistema de correo.

Unha captura de pantalla da pestana Sincronización da configuración do sistema en Dynamics 365 for Outlook.

Sincronización de anexos de compromisos

Os usuarios pode anexar documentos, imaxes, gravacións, e outros ficheiros aos compromisos que creen en Dynamics 365 ou na aplicación Dynamics 365 for Outlook. De forma predeterminada, os anexos non se inclúen cando se sincronizan os compromisos. Para incluílos:

  1. En Dynamics 365 for Outlook, vaia a Configuración>Administración>Configuración do sistema.
  2. No separador Sincronización , seleccione Sincronizar anexos de compromisas con Outlook ou Exchange.
Consideracións ao sincronizar os anexos
  • Se desactiva a sincronización de anexos, os anexos non aparecen nos compromisos en Dynamics 365. Seguen aparecendo nos compromisos en Dynamics 365 for Outlook.
  • Non se poden sincronizar anexos en compromisos periódicos ou en compromisos de servizo.
  • Os anexos poden aumentar os tempos de sincronización. Pode querer usar os anexos con moderación se está a usar unha rede de baixo ancho de banda.

Sincronización de enderezos de contacto

No separador Sincronización de Dynamics 365 for Outlook, seleccione unha das seguintes opcións para escoller como se sincronizan os enderezos dos contactos:

  • Sincronizar o enderezo de correo só no contacto de Outlook: Un enderezo de correo está sincronizado entre Dynamics 365 e Outlook. Isto é suficiente para a maioría das organizacións e é a opción predefinida.

  • Sincroniza os tres enderezos (empresa, casa e outro) no contacto de Outlook: Os tres enderezos de correo de Outlook (empresa, casa e outro) están sincronizados entre Dynamics 365 e Outlook.

Aviso

Se te datos existentes, cambiar a configuración para sincronizar os tres enderezos pode provocar a perda de datos. Os atributos dos contactos rastrexados existentes volvense asignar cando se active a configuración. Recomendámoslle que probe esta opción antes do despregamento para comprender como a reasignación afecta o seu ambiente e os seus datos. Na maioría dos casos, debería ter os datos completos nunha parte (normalmente en Dynamics 365) e sincronizalos coa outra parte (normalmente Outlook ou Exchange).

Para obter máis información, consulte Que campos se poden sincronizar entre as aplicacións de Dynamics 365 e Outlook?

Sincronización de tarefas atribuídas en Outlook

De forma predeterminada, as tarefas que se crean en Dynamics 365 for Outlook non se sincronizan con Dynamics 365. Para sincronizalos, no separador Sincronización de Dynamics 365 for Outlook, seleccione Sincronizar tarefas asignadas en Outlook.

Consideracións ao sincronizar as tarefas
  • Non poden sincronizar as tarefas periódicas.
  • A persoa que atribúe a tarefa e a persoa á que se lle atribúe a tarefa deben estar na mesma organización.
  • Non se poden sincronizar tarefas a varios enderezos de correo.

Consulte tamén