שתף באמצעות

הבנת הפצת רשומות בכללי הקצאה

  • מאמר

ב-Dynamics 365 Sales, כללי הקצאה מפיצים או מקצים באופן אוטומטי הפניות, הזדמנויות ותובנות חדשים ומעודכנים לצוות המכירות שלך. התהליך האוטומטי חוסך לך זמן ומאמץ וממטב את עומס העבודה בצוות המכירות שלך.

כללי הקצאה יכולים להפיץ את הרשומות הללו באחת משתי דרכים: ניתוב מאוזן או איזון עומס.

בהתאם להגדרתו, כלל המעניק עדיפות לאיזון עומס עשוי עדיין להשתמש בקריטריונים של ניתוב מאוזן כדי להקצות רשומות למוכרים.

חשוב להבין גם את ההבדלים ביניהם וגם כיצד קריטריונים אחרים - כמו עומס העבודה ולוחות הזמנים של המוכרים שלך - משפיעים על אופן הקצאת הרשומות.

פלחים וכללי הקצאה הם חלק מתכונת הקצאת העבודה. התכונה 'הקצאת עבודה' זמינה בגרסה 9.1.23074.10021 של מאיץ המכירות ומתפרסמת באזורים שונים. מידע נוסף על הקצאת עבודה.

הפצת ניתוב מאוזן

הקצאת ניתוב מאוזן מפיצה רשומה חדשה או מעודכנת בצורה הוגנת בין המוכרים העומדים בקריטריונים של הכלל. היא נותנת את הרשומה למוכר שחיכה הכי הרבה זמן להפניה, הזדמנות או תובנה חדשה, כולל רשומות שהוקצו ידנית או על ידי תוספת.

הערה

סדר הקצאת המוכרים באמצעות אלגוריתם מכתב שרשרת (Round Robin) מאוחסן ברמת הארגון ולא ברמת הכלל.

בואו נביט בכמה תרחישים להבין את החלוקה של מכתב שרשרת.

תרחיש 1

הפניה נכנסת למערכת בשעה 13:33. בהתבסס על קריטריוני הבחירה המוגדרים בכלל ההקצאה, שלושה מוכרים עשויים לעבוד על ההפניה:

מוכר ההפניה האחרונה שהוקצתה
מרים 10:02
סנג'אי 10:31
סוזנה 11:17

ההקצאה האחרונה של מרים היא מוקדמת יותר משל סנג'אי וסוזנה. היא חיכתה הכי הרבה זמן, כך שההפניה מוקצית לה, וזמן ההקצאה האחרון שלה מתעדכן.

הפניה נוספת נכנסת למערכת בשעה 13:50. הפעם, רק למרים וסנג'אי יש את התכונות הנדרשות לעבוד עליה:

מוכר ההפניה האחרונה שהוקצתה
מרים 1:33
סנג'אי 10:31

אבל הפעם, סנג'אי חיכה יותר ממרים. סנג'אי מקבל את ההפניה.

תרחיש 2

נניח שיש לך שלושה מוכרים – מרים, סנג'אי וסוזנה. נוצרת קבוצה של כללים להקצאת רשומות עבורם. הסדר הראשוני הוא מרים, סנג'אי וסוזנה.

  • כלל 1 מקצה הפניה נכנסת 1 למרים. עכשיו הסדר החדש הוא סנג'אי, סוזנה ומרים.
  • כלל 2 מקצה את ההפניה 2 הנכנסת הבאה לסנג'אי. עכשיו הסדר הוא סוזנה, מרים וסנג'אי.
  • כלל 3 מקצה את הפניה 3 לסוזנה. הסדר הסופי הוא מרים, סנג'אי וסוזנה.
  • עכשיו נכנסת הפניה חדשה לאפליקציה – כלל 1 מקצה את ההפניה 4 למרים.

עם זאת, אולי שמת לב שרק כלל 1 מקצה את הרשומה למרים פעמיים ברציפות. הסיבה לכך היא שסדר הקצאת הרשומות מאוחסן ברמת הארגון ולא ברמת הכלל.

תרחיש 3

נניח שיש לך שני מוכרים – מרים וסנג'אי. נוצר כלל להקצאת רשומות עבורם. הסדר הראשוני הוא מרים וסנג'אי.

כעת, אם הפניה נוצרת על-ידי מרים, היא הופכת אוטומטית לבעלים שלה. כתוצאה מכך, כאשר הכלל מבוצע, ההפניה תוקצה לסנג'אי מכיוון שמרים היא כבר הבעלים וחלק מרשימת התפוצה. סדר ההקצאות החדש משתנה למרים וסנג'אי.

הסיבה לכך היא שבכל פעם שמוכר יוצר רשומה חדשה, הוא נכלל אוטומטית ברשימת התפוצה. זה משפיע על סדר ההקצאה עבור רשומות עתידיות.

הפצת איזון עומס

הקצאת איזון עומס מוצאת את המוכרים שעומדים בקריטריונים של הכלל ונותנת את הרשומה למי שיכול לקחת על עצמו יותר עבודה. שיטה זו מוודאת שלכל אנשי המכירות תהיה נתח הוגן בעבודה ומפחיתה עומסים לא אחידים.

בואו נסתכל על דוגמה כדי להבין את הפצת איזון עומס:

הפניה נכנסת למערכת. בהתבסס על קריטריוני הבחירה המוגדרים בכלל ההקצאה, שלושה מוכרים עשויים לעבוד על ההפניה:

מוכר קיבולת זמינה
מרים 10
סנג'אי 12
סוזנה 15

סוזנה יכולה להתמודד עם יותר עבודה כרגע מאשר מרים או סנג'אי. סוזנה מקבלת את ההפניה, והקיבולת הזמינה שלה היא כעת 14.

אם נמשיך עם הדוגמה הזו, הבה נניח שמרים, סנג'אי וסוזנה כולם יכולים לעבוד על ההפניות הנכנסות הבאות.

שתי הפניות חדשות נכנסות למערכת. לסוזנה עדיין יש את הקיבולת הכי פנויה, אז ההפניות מוקצות לה. לאחר מכן, הקיבולת הזמינה שלהם נראית כך:

מוכר קיבולת זמינה
מרים 10
סנג'אי 12
סוזנה 12

עוד הפניה אחת נכנסת למערכת. סנג'אי וסוזנה זמינים באותה מידה. סוזנה קיבלה הפניה לאחרונה, אז החדשה מוקצית לסנג'אי על סמך קריטריוני ניתוב מאוזן. כעת, הקיבולת הזמינה שלהם נראית כך:

מוכר קיבולת זמינה
מרים 10
סנג'אי 11
סוזנה 12

מרים סוגרת שלוש הפניות, ומגדילה את הקיבולת הזמינה שלה ל-13. הפניה חדשה נכנסת למערכת. למרים יש כעת הכי הרבה קיבולת, אז היא מוקצית לה.

קריטריוני הפצה אחרים

כללי ההקצאה נותנים עדיפות להוגנות בדרכים שונות, תלוי אם אתה בוחר בהצפת ניתוב מאוזן או איזון עומס. אבל הוגנות היא לא השיקול היחיד כשצריך להקצות רשומות. הם יכולים גם לשקול אם מוכרים זמינים לקחת על עצמם יותר עבודה - כלומר, עומס העבודה ולוח הזמנים של המוכרים.

התחשבות בעומס עבודה של המוכר

בהגדרות כללי ההקצאה שלך, תוכל לבחור הקצה סוג רשומה בהתבסס על קיבולת המוכר. אפשרות זו מפיצה רשומות רק למוכרים שיש להם את הקיבולת לעבוד עליהן. אם לאף אחד אין, הרשומות לא יוקצו.

בואו נסתכל שוב על צוות המכירות שלנו, קצת מאוחר יותר באותו היום.

הפניה חדשה נכנסת למערכת. בהתבסס על קריטריוני הבחירה המוגדרים בכלל ההקצאה, ארבעה מוכרים עשויים לעבוד עליה:

מוכר הקצאה אחרונה קיבולת זמינה
סנג'אי 2:37 0
סוזנה 2:57 4
דוד 3:02 1
מרים 2:35 –2

עם הפצת ניתוב מאוזן בלבד, מרים הייתה מקבלת את ההפניה כי היא מחכה למשימה יותר מהאחרים. עם זאת, אמרת לכלל להקצות הפניות על סמך קיבולת המוכר, והקיבולת הזמינה של מרים כרגע היא –2. סנג'אי חיכה הכי הרבה זמן, אבל הקיבולת הזמינה שלו היא 0. ההפניה מגיעה לסוזנה.

אם לאף מוכר שעמד בקריטריונים לא הייתה קיבולת זמינה הגדולה מאפס, ההפניה לא תוקצה.

שקול להשתמש בלוח זמנים לעבודה של מוכר

בהגדרות כללי ההקצאה שלך, תוכל לבחור באפשרות הקצה אם מוכר זמין תוך N שעות, כאשר N הוא מספר שלם מ-1 עד 120. אפשרות זו מפיצה רשומות רק למוכרים שלוח הזמנים שלהם מראה שהם זמינים בזמן שתבחר. אם אף אחד לא זמין, הרשומות לא יוקצו. למד כיצד להגדיר את זמינות המוכרים.

הכלל מחשיב מוכרים מותאמים תחילה לפי עדיפות הקצאה (איזון עומס או ניתוב מאוזן), ולאחר מכן לפי מי שזמין, מעתה ועד לזמן המקסימלי המותר.

כפי שמוצג בתרשים הבא, מוכרים מותאמים מחולקים לשישה המיכלים של 24 שעות, כל אחד על סמך לוחות הזמנים של העבודה שלהם. אם אף מוכר לא כלול במיכל הראשון, הפצת ניתוב מאוזן מחליפה את איזון העומס גם אם יש עדיפות לאיזון עומס. הכלל ממשיך להעריך את המיכלים מלמעלה למטה. כאשר הוא נתקל במיכל שאינו ריק, הכלל מקצה את ההפניה למוכרים במיכל לפי קריטריונים של ניתוב מאוזן.

תרשים הממחיש כיצד זמינות המוכר מוערכת במיכלים של 24 שעות.

הבה נסתכל על דוגמה כדי להבין כיצד לוחות זמני העבודה של המוכרים משפיעים על הקצאת הרשומות.

בכללי ההקצאה שלך, אתה נותן עדיפות להפצת ניתוב מאוזן וקובע מגבלת זמן של 48 שעות.

הפניה חדשה נכנס למערכת ביום שישי בערב מטופס בירור באתר שלך. מספר מוכרים עומדים בקריטריונים של כלל הקצאה, אך אף אחד מהם לא עובד כעת. בשלב הבא, הכלל שוקל התאמה של מוכרים זמינים ב-24 השעות הקרובות. היום הזה הוא שבת. בדרך כלל, סנג'אי היה עובד, אבל היומן שלו אומר שהוא בחופשה. אין מוכרים אחרים זמינים, אז הכלל מסתכל על 24 השעות הקרובות. אף אחד לא עובד גם ביום ראשון. הכלל הגיע למגבלה של 48 שעות, אז ההפניה נותרה ללא הקצאה. אם מגבלת הזמן הייתה 60 שעות, ההפניה הייתה מוקצית למוכר הראשון שהיה זמין ביום שני בבוקר.

דוגמאות

הבה נסתכל על כמה דוגמאות נוספות בפירוט כדי להבין כיצד זמינות ועומס העבודה של המוכר משפיעים על הפצת ניתוב מאוזן והפצת איזון עומס. בוא נשתמש בסימון הבא לזמינות של מוכר בזמן הניתוב:

  • 0D - זמין כעת
  • 1D - הזמינות המוקדמת ביותר בתוך 24 שעות
  • 2D - הזמינות המוקדמת ביותר בין 24 ל- 48 שעות
  • 3D - הזמינות המוקדמת ביותר בין 48 ל- 72 שעות
  • 4D - הזמינות המוקדמת ביותר בין 72 ל- 96 שעות
  • 5D - הזמינות המוקדמת ביותר בין 96 ל- 120 שעות

דוגמה 1: ניתוב מאוזן, שקול את זמינות המוכר בלבד

הכלל התאים למוכרים הבאים:

מוכר זמינות ההפניה האחרונה שהוקצתה
ברט 1D 2:37
מאיה 1D 2:15
ויווק 0D 3:02
מריה 2D 3:10
סאל 0D 2:29

שני מוכרים, ויוק וסאל, זמינים ראשונים. ויוק קיבל הפניה מאוחר יותר מאשר סאל, אז הכלל מחלק את ההפניה לסאל.

ההפניות הבאות שייכנסו יוצקו לוויוק, לאחר מכן לסאל, וכן הלאה, עד שהזמינות של המוכרים התואמים משתנה. קיבולת המוכרים אינה מהווה שיקול.

דוגמה 2: איזון עומס, שקול את זמינות המוכר בלבד

שוב, הכלל התאים למוכרים הבאים:

מוכר זמינות קיבולת זמינה
ברט 1D 14
מאיה 1D 20
ויווק 0D 5
מריה 2D 10
סאל 0D 2

שוב, ויוק וסאל, זמינים ראשונים. הפעם, לוויוק יש את קיבולת גבוהה יותר, כך שהכלל מחלק לו את ההפניה.

ההפניות הבאות שייכנסו יוצקו לויווק עד שהקיבולת שלו תרד מתחת לזו של סאל. ההפניות הבאות הולכות לסאל עד שהקיבולת שלו תרד מתחת לזו של ויוק, וכן הלאה, עד שזמינות המוכרים התואמים תשתנה. בתרחיש זה, קיבולת המוכרים אינה מהווה שיקול. הקיבולת של ויוק וסאל יכולה לרדת מתחת לאפס כל עוד הם זמינים לפני האחרים.

דוגמה 3: איזון עומס, שקול את זמינות ו קיבולת של המוכר

שוב, הכלל התאים למוכרים הבאים:

מוכר זמינות קיבולת זמינה
ברט 1D 14
מאיה 1D 20
ויווק 0D –1
מריה 2D 10
סאל 0D 0

מכיוון שהאפשרות הקצה הפניות על סמך קיבולת המוכר נבחרה בהגדרת כלל ההקצאה, הכלל מתעלם מוויוק וסאל למרות שהם זמינים ראשונים. זה משאיר את ברט, מאיה ומריה:

מוכר זמינות קיבולת זמינה
ברט 1D 14
מאיה 1D 20
מריה 2D 10

ברט ומאיה זמינים לפני מריה, אז מריה נשמטת מהשיקול:

מוכר זמינות קיבולת זמינה
ברט 1D 14
מאיה 1D 20

הכלל מוגדר לתעדוף איזון עומס. עם זאת, הפצת איזון עומס עובדת רק עם מוכרים הזמינים בזמן הניתוב. מכיוון שבורט ומאיה אינם זמינים כעת, הכלל משתמש בקריטריונים של ניתוב מאוזן במקום זאת.

כאשר הקיבולת כבר לא מהווה שיקול, הכלל שוקל מי מחכה להפניה זמן רב יותר:

מוכר ההפניה האחרונה שהוקצתה
ברט 2:37
מאיה 2:15

הכלל מקצה את ההפניה למאיה. ההפניה הבאה שתיכנס תוצקה לברט, לאחר מכן למאי, וכן הלאה, עד שהזמינות של המוכרים התואמים משתנה.