יצירה והפעלה של כללי הקצאה
כללי ההקצאה מנתבים אוטומטית הפניות, הזדמנויות ותובנות חדשות למוכרים או לצוותי מכירות המתאימים. צור כלל הקצאה עבור רשומות של הפניות, הזדמנויות ותובנות לגבי מוכרים על ידי הגדרת תנאים כגון פלח, מוכרים והפצה. לאחר הפעלת כלל, כל רשומה ממלאת את התנאים המוגדרים עבור הכלל, מוקצית אוטומטית למוכר. מנהלי מכירות מקדישים פחות זמן ומאמץ להקצאה ידנית, לא מפספסים הפניות, הזדמנויות ותובנות, והמשימות מאוזנות בקרב אנשי המכירות שלך.
כלל מתייחס רק לרשומות שנוצרות או מעודכנות לאחר הפעלתו. כאשר נוצרת רשומת הפניה, הזדמנות או תובנה, כללי הקצאה מוחלים בסדר שבו הם רשומים, החל מהחלק העליון. אם הרשומה עומדת בתנאים המוגדרים לכלל, כלל זה מוחל על הרשומה ואין התייחסות לכללים הבאים. כברירת מחדל, הכללים מפורטים לפי סדר יצירתם, כאשר האחרונים שנוצרו נמצאים בתחתית. עם זאת, אתה יכול לשנות את סדר כללי ההקצאה שלך בכל עת.
צפה בסרטון הקצר הזה כדי ללמוד עוד על כללי הקצאה במאיץ המכירות:
פלחים וכללי הקצאה הם חלק מתכונת הקצאת העבודה. התכונה 'הקצאת עבודה' זמינה בגרסה 9.1.23074.10021 של מאיץ המכירות ומתפרסמת באזורים שונים. מידע נוסף על הקצאת עבודה.
דרישות רשיון ותפקיד
| סוג דרישה | הכרחי |
|---|---|
| רשיון | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise, או Microsoft Relationship Sales |
| תפקידי אבטחה | מנהל מערכת, מנהל רצפים או מנהל מכירות |
דרישות מוקדמות
לפני שתתחיל ליצור כללי הקצאה, ודא ש זיהית את תפקידי האבטחה שניתן להקצות להם רשומות באופן אוטומטי.
יצירת כלל הקצאה
היכנס אל מרכז המכירות של Dynamics 365.
בפינה השמאלית התחתונה של הדף בחר שנה אזור>הגדרות Sales Insights.
במאיץ המכירות, בחר הקצאת עבודה.
בחר סוג רשומה, ולאחר מכן בחר הוסף כלל הקצאה.
במקטע 1, שם הכלל, הזן שם בעל משמעות עבור הכלל.
בסעיף 2, סוג רשומה זכאית לכלל זה, בחר את הפלח שהכלל חל עליו.
כברירת מחדל, הכלל פועל על כל הרשומות מסוג זה. אם לא קיים פלח מתאים, בחר + פלח חדש וצור אותו.
הוספת תנאים לסינון הרשומות
ניתן להוסיף עד 10 תנאים, כולל תנאים בקבוצות וישויות קשורות. אם אתה זקוק ליותר, פנה לתמיכה של Microsoft.
בחר + הוסף תנאים.
בחר + הוסף ולאחר מכן השתמש באפשרויות הבאות כדי לבנות את התנאים של הכלל:
הוסף שורה: הוסף תנאי. בחר תכונה, אופרטור וערך; לדוגמה, נוצר על-ידישווה לג'ון תומס.
הוסף קבוצה: הוסף קבוצה של תנאים לסינון רשומות באמצעות מספר תכונות המשולבות על ידי וגם או או. אם תבחר באפשרות וגם, הרשומות חייבות לעמוד בכל התנאים בקבוצה. אם תבחר באפשרות או, הרשומות יכולות לעמוד בכל תנאי בקבוצה.
הוסף ישות קשורה: הוסף תנאי המבוסס על התכונות של טבלאות קשורות. בחר תכונה ברשימת ישויות קשורות ואז בחר מכיל נתונים או אינו מכיל נתונים, ולאחר מכן הגדר את התנאי.
כדי להטיל מגבלת זמן על הקצאת מוכר לרשומות שהכלל חל עליהן, בחר קח בחשבון סוג רשומה שנוצר ברשומה האחרונה. בחר את מספר השעות שבהן הכלל ישקול את הרשומות שנוצרו להקצאה.
אם אין מוכר שזמין לקחת את הרשומה תוך זמן זה, הרשומה מסומנת כבאיחור. סיבת המצב מוגדרת ללמוכר לא הוקצתה רשומה מפני שהיא ישנה יותר ממסגרת הזמן שנקבעה.
בחר מוכרים או צוות מכירות להקצאה
במקטע 3, הקצה סוג רשומה זה למוכרים או צוות, בחר אחת מהאפשרויות הבאות ברשימה:
כל מוכר: הקצה רשומות לכל מוכר זמין ובעל קיבולת.
מוכרים עם תכונות תואמות: הקצה את הרשומות למוכרים שעומדים בתנאים שאתה מגדיר באמצעות מידע עליהם ב- Dynamics 365 או בתכונות מוכר שאתה מגדיר לכללי ההקצאה.
לדוגמה, כדי להקצות את הרשומות למוכרים שנמצאים בסיאטל, בחר השתמש בשדות קיימים מרשומות מוכר ב- Dynamics 365 ולאחר מכן בחר + הוסף>הוסף שורה. הזן תנאים, כגון עִיר (תְכוּנָה) שווים (מַצָב) סיאטל (ערך).
יכולים להיות לך עד חמישה תנאים. ניתן להגדיר רק שורה אחת כתנאי ישות קשורה. אם אתה זקוק ליותר, פנה לתמיכה של Microsoft.
מוכרים ספציפיים: הקצה רשומות למוכרים שתבחר. למוכרים חייב להיות תפקיד אבטחה המעניק להם הרשאות להקצאה על ידי כלל.
צוותים עם תכונות תואמות: הקצה רשומות לצוותים העומדים בתנאים המוגדרים בבונה התנאים. אפשר לכלול לכל היותר חמישה תנאים, וניתן להגדיר רק שורה אחת בתנאי ישות קשורה. המלצות להוספת תנאים לכללי ההקצאה..
צוותים ספציפיים: הקצה רשומות לצוותי מכירות שתבחר. כל חבר בצוות יכול לאסוף את הרשומות. הצוותים צריכים להיות מוגדרים בארגון שלך, וחייב להיות להם תפקיד אבטחה המעניק להם הרשאות להקצאה על ידי כלל.
תורים עם תכונות תואמות: הקצה רשומות לתורים שעומדים בתנאים המוגדרים בבונה התנאים. אפשר לכלול לכל היותר חמישה תנאים, וניתן להגדיר רק שורה אחת בתנאי ישות קשורה. המלצות להוספת תנאים לכללי ההקצאה..
תור ספציפי: הקצה רשומות לתור ספציפי שאתה בוחר. כל חבר בתור יכול לאסוף רשומה. התורים חייבים להיות זמינים ומוגדרים בארגון שלך. מידע נוסף אל הפיכת תור לזמין עבור ישות.
בחר כיצד יש להפיץ רשומות
אם אתה מקצה את הרשומות לצוות מכירות, מקטע זה לא יוצג מכיוון שהכלל לא מפיץ אותן למוכרים בודדים. במקום זאת, חברי הצוות מפיצים את הרשומות בינהם ביעילות.
הערה
המקטע הפצה סוג רשומה על ידי זמין רק עבור משימות שקשורות למוכר.
במקטע 4, הפץ סוג רשומה לפי, בחר כיצד הכלל יפיץ את הרשומות למוכרים שלך. מידע נוסף על הפצת רשומות בכללי הקצאה
- ניתוב מאוזן: הרשומות מופצות במחזוריות באופן שווה למוכרים שמוסמכים לקבל אותן, על סמך תנאי כלל ההקצאה.
- איזון עומס: הפניות מופצות למוכרים על סמך עומס העבודה שלהם, כך שכל המוכרים עסוקים באותה מידה.
(אופציונלי) כדי לקחת בחשבון את לוח זמני עבודה של המוכר בעת הקצאת רשומות, בחר הקצה אם המוכר זמין בתוך.
אם נקבעת מגבלת זמן, הכלל מאמת עבור כל מוכרים זמינים בתוך מסגרת זמן זו כדי להקצות את הרשומה. אם אין מוכרים זמינים, הרשומה מוגדרת כרשומה שלא הוקצתה.
הכלל תחילה לוקח בחשבון מוכרים שזמינים לעבוד על הרשומות. אם המוכרים לא מגדירים את זמינות העבודה שלהם, הכלל מחשיב אותם כזמינים תמיד.
אם אין מוכר זמין - אולי בגלל יום חופש או בגלל שהשעה היא מחוץ לשעות העבודה - הכלל לוקח בחשבון מוכרים שיהיו זמינים תוך מספר השעות שבחרת בשלב 2.
אם אין מוכר שזמין תוך זמן זה, הרשומה נותרת לא מוקצית ומסומנת כבאיחור.
(אופציונלי) כדי להתחשב בעומס העבודה של המוכר, בחר הקצה סוג רשומה על סמך קיבולת המוכר.
בחר שמור כדי ליצור ולהפעיל את הכלל.
כללי ההקצאה פועלים בסדר שבו הם מופיעים. כברירת מחדל, הם מפורטים לפי סדר עולה בהתאם לתאריך היציאה, כאשר הכללים החדשים ביותר נמצאים בתחתית.
המלצות להוספת תנאים לכללי ההקצאה
אנו מגבילים את מספר התנאים שתוכל להוסיף לכללי ההקצאה שלך כדי לעזור לכללים לפעול מהר יותר ויעיל יותר. הנה כמה הצעות למקרים שבהם אתה צריך יותר תנאים ממה שהמגבלה מאפשרת.
תכונות דינמיות בבונה התנאים: בעת יצירת תנאים בבונה התנאים, ניתן להשתמש בתכונות דינמיות כדי למזער את מספר התנאים הנדרשים עבור תכונה ספציפית. לדוגמה, אם ברצונך להקצות הפניות מארצות הברית למוכרים מאותה מדינה, וכמו כן עבור הודו, יפן וברזיל, תצטרך ליצור ארבעה תנאים נפרדים לכך. עם זאת, על ידי שימוש בתכונות דינמיות, אתה יכול לאחד את זה לתנאי אחד באופן הבא: מדינה>שווה >Lead.Country, כאשר, אם המדינה של ההפניה מתאימה למדינה של המוכר, היא תוקצה אוטומטית למוכר המקביל מאותה מדינה. למידע נוסף: ניתוב הפניות באמצעות כללי הקצאה דינמיים
פצל תנאים בין כללי ההקצאה והפלחים. העבר כמה תנאים לפלח. לדוגמה, אם יש לך 15 תנאים במקטע סוג רשומה זכאי עבור הכלל , העבר חמישה מהם לפלח המשויך.
צור תכונות סיכום: השתמש בתכונות סיכום כדי להימנע מבעיות ביצועים בעת הוספת תנאים שכוללים טבלאות קשורות. תכונות סיכום הן שדות מחושבים שצוברים ערכים מרשומות קשורות. לדוגמה, אתה יכול ליצור תכונת סיכום שסופרת את מספר אנשי הקשר המשויכים להפניה. למד כיצד להגדיר תכונות סיכום.
הימנע מתנאים כפולים. אל תכלול תכונות שכבר כלולות בפלח. לדוגמה, אם יש לך פלח עם התנאי עיר (תכונה) שווה (מצב) סיאטל (ערך), הימנע משימוש באותה תכונת 'עיר' בכלל ההקצאה.
השתמש בבונה הביטויים בלבד: השתמש תמיד בבונה הביטויים כדי להגדיר או לעדכן את הכללים. אל תעדכן אותם דרך Dataverse, פלטפורמת הנתונים הבסיסית של Dynamics 365. זה עלול לגרום לאופן פעולה בלתי צפוי המשפיע על הרשומות הקשורות לכללי ההקצאה.
לא מוצא את האפשרויות באפליקציה שלך?
יש שלוש אפשרויות:
- אין לך את הרישיון או התפקיד הדרושים. עיין בסעיף דרישות רישיון ותפקיד בראש דף זה.
- מנהל המערכת שלך לא הפעיל את התכונה.
- הארגון שלך משתמש באפליקציה מותאמת אישית. ודא עם מנהל המערכת שלך מהם השלבים המדויקים. השלבים המתוארים במאמר זה מתייחסים ספציפית לאפליקציות המוכנות לשימוש מרכז המכירות ו-Sales Professional.