שלב 1: השתמש Microsoft Syntex כדי לזהות קבצי חוזה ולחלץ נתונים

הארגון שלך זקוק שמאלה כדי לזהות ולסווג את כל מסמכי החוזים מהקבצים הרבים שאתה מקבל. בנוסף, ברצונך להיות מסוגל להציג במהירות כמה רכיבים עיקריים בכל אחד מקובצי החוזים המזוהים (לדוגמה, לקוח, קבלןוסכום תשלום). ניתן לעשות זאת על-ידי שימוש ב- Syntex כדי ליצור מודל עיבוד מסמכים לא רשום ולהחיל אותו על ספריית מסמכים.

מבט כולל על התהליך

מודלים לא ברורים של עיבוד מסמכים משתמשים בבינה מלאכותית (AI) כדי להפוך את הסיווג של קבצים לחילוץ מידע לאוטומטי. סוגי מודלים אלה גם מיטביים בחילוץ מידע ממסמכים לא מובנים ומובנים למחצה שבהם המידע הדרוש לך אינו כלול בטבלאות או בטפסים, כגון חוזים.

מודלים לא כוללים עיבוד מסמכים משתמשים בטכנולוגיית זיהוי תווים אופטי (OCR) כדי לסרוק קבצי PDF, תמונות וקבצי TIFF, הן בעת תרגול מודל עם קבצים לדוגמה והן בעת הפעלת המודל מול קבצים בספריית מסמכים.

1. תחילה, עליך למצוא לפחות חמישה קבצים לדוגמה שבהם תוכל להשתמש כדי "לתרגל" את המודל כדי לחפש מאפיינים ספציפיים לסוג התוכן שאתה מנסה לזהות (חוזה).

2. באמצעות Syntex, צור מודל חדש לעיבוד מסמכים לא רשום. באמצעות הקבצים לדוגמה, עליך ליצור מסווג. על-ידי הדרכה של מסווג עם הקבצים לדוגמה שלך, אתה מלמד אותו לחפש מאפיינים ספציפיים למה שהיית רואה בחוזים של החברה שלך. לדוגמה, צור "הסבר" שמחפש מחרוזות ספציפיות בחוזים שלך, כגון הסכם השירות, תנאי ההסכם והפיצוי. באפשרותך אפילו לתרגל את ההסבר שלך כדי לחפש מחרוזות אלה במקטעים ספציפיים של המסמך, או להיכלל לצד מחרוזות אחרות. כאשר אתה סבור שתרגלת את סיווגך במידע הדרוש לו, באפשרותך לבדוק את המודל על קבוצה לדוגמה של קבצים לדוגמה כדי לראות עד כמה הוא יעיל. לאחר הבדיקה, אם יש צורך, באפשרותך לבחור לבצע שינויים בהסברים שלך כדי להפוך אותם ליעילים יותר.

3. במודל שלך, באפשרותך ליצור מחלץ כדי להוציא פיסות נתונים ספציפיות מכל חוזה. לדוגמה, עבור כל חוזה, המידע שאתה הכי מודאג לגביו הוא מיהו הלקוח, שם הקבלן והעלות הכוללת.

4. לאחר שתיצור בהצלחה את המודל, החל אותו על ספריית מסמכים של SharePoint. בעת העלאת מסמכים לספריית המסמכים, מודל עיבוד המסמכים הלא רשום שלך יפעל ויזהה ויסווג את כל הקבצים התואמים לסוג התוכן של החוזים שהוגדר במודל שלך. כל הקבצים המסווגים כחוזים יוצגו בתצוגת ספריה מותאמת אישית. הקבצים יציגו גם את הערכים מכל חוזה שאתה מגדיר במחלץ.

   

5. אם יש לך דרישות שמירה או אבטחה עבור החוזים שלך, באפשרותך גם להשתמש במודל שלך כדי להחיל תווית שמירה או תווית רגישות אשר תמנע את מחיקת החוזים שלך לפרק זמן מוגדר או כדי להגביל את המשתמשים שיכולים לגשת לחוזים.

שלבים ליצירה ולתרגל של הדגם שלך

הערה

עבור שלבים אלה, באפשרותך להשתמש בקבצים לדוגמה במאגר נכסי פתרון ניהול חוזים. הדוגמאות במאגר זה מכילות הן את קבצי המודל והן את הקבצים המשמשים לתרגל את המודל.

יצירת מודל חוזה

השלב הראשון הוא יצירת מודל החוזה שלך.

1. מתוך מרכז התוכן, בחר שיטת לימוד>מודל>חדשה.

2. בחלונית צור מודל באמצעות שיטת ההוראה , בשדה שם , הקלד את שם המודל. עבור פתרון זה לניהול חוזים, באפשרותך לבחור את השם 'חוזה' של המודל.

3. בחר צור. פעולה זו יוצרת דף בית עבור המודל.
   

   

תרגל את המודל שלך לסווג סוג קובץ

הוספת קבצים לדוגמה עבור המודל שלך

עליך להוסיף לפחות חמישה קבצים לדוגמה שהם מסמכי חוזה וקובץ לדוגמה אחד שאינו מסמך חוזה (לדוגמה, משפט עבודה).

1. בדף חוזה מודלים>, תחת פעולות מפתח>הוסף קבצים לדוגמה, בחר הוסף קבצים.

   

2. בדף בחר קבצים לדוגמה עבור המודל שלך , פתח את התיקיה חוזה, בחר קבצים שבהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן בחר הוסף. אם אין לך שם קבצים לדוגמה, בחר העלה כדי להוסיף אותם.

סימון הקבצים כדוגמאות חיוביות או שליליות

1. בדף חוזה מודלים>, תחת פעולות מפתח,>סיווג קבצים והפעל הדרכה, בחר הכשרת מסווג.

   

2. בדף מסווג >> חוזה חוזה מודלים, במציג בחלק העליון של קובץ הדוגמה הראשונה, תראה טקסט השואל אם הקובץ הוא דוגמה למודל החוזה שיצרת. אם זו דוגמה חיובית, בחר כן. אם זו דוגמה שלילית, בחר לא.

3. ברשימה דוגמאות עם תוויות בצד ימין, בחר קבצים אחרים שברצונך להשתמש בהם כדוגמאות, וסמן אותם בתווית.

   

הוסף הסבר אחד לפחות כדי לתרגל את מסווג

1. בדף מסווג חוזה >> חוזה מודלים , בחר את הכרטיסיה תרגול .

2. במקטע קבצים מאומן , תראה רשימה של הקבצים לדוגמה שתייגת בעבר. בחר אחד מהקבצים החיוביים מהרשימה כדי להציג אותו במציג.

3. במקטע הסברים, בחר חדש ולאחרמכן ריק.

4. בדף יצירת הסבר :

   a. בשדה שם , הקלד את שם ההסבר (כגון "הסכם").

   b. בשדה סוג הסבר , בחר רשימת צירופי מילים מאחר שאתה מוסיף מחרוזת טקסט.

   c. בתיבת הרשימה צירוף מילים , הקלד את המחרוזת (כגון "AGREEMENT"). באפשרותך לבחור תלוי רישיות אם המחרוזת צריכה להיות תלוית רישיות.

   ד. בחר שמור ותרגל.

   

בדוק את הדגם שלך

באפשרותך לבדוק את מודל החוזה שלך בקבצים לדוגמה שהוא לא ראה בעבר. פעולה זו אופציונלית, אך זו יכולה להיות שיטות עבודה מומלצות שימושיות.

1. בדף מסווג חוזה >> חוזה מודלים , בחר את הכרטיסיה בדיקה. פעולה זו מפעילה את המודל בקבצים לדוגמה ללא תבליטים.

2. ברשימה בדוק קבצים, הקבצים לדוגמה שלך מוצגים ומציגים אם המודל ניזוי שהם חיוביים או שליליים. השתמש במידע זה כדי לקבוע את יעילות סיווגך בזיהוי המסמכים שלך.

   

3. כשתסיים, בחר צא מהדרכה.

יצירה ואימון של מחלץ

1. בדף חוזה מודלים>, תחת פעולות מפתח צור>והכשיר מחלצים, בחר צור מחלץ.

   

2. בלוח מחלץ ישות חדשה , בשדה שם חדש , הקלד את שם המחלץ. לדוגמה, תן לו שם לקוח אם ברצונך לחלץ את שם הלקוח מכל חוזה.

3. לאחר שתסיים, בחר צור.

סמן את הישות שברצונך לחלץ

בעת יצירת המחלץ, דף המחלץ נפתח. כאן תראה רשימה של הקבצים לדוגמה, כאשר הקובץ הראשון ברשימה מוצג במציג.

כדי להוסיף תווית לישות:

1. מהצופה, בחר את הנתונים שברצונך לחלץ מהקבצים. לדוגמה, אם ברצונך לחלץ את הלקוח, עליך לסמן את ערך הלקוח בקובץ הראשון (בדוגמה זו, Best for You Organics) ולאחר מכן לבחור שמור. תוכל לראות את תצוגת הערך מהקובץ ברשימה דוגמאות עם תוויות , תחת העמודה תווית .

2. בחר הקובץ הבא כדי לשמור אוטומטית ולפתוח את הקובץ הבא ברשימה במציג. לחלופין , בחר שמור ולאחר מכן בחר קובץ אחר מהרשימה דוגמאות עם תוויות .

3. במציג, חזור על שלבים 1 ו- 2 ולאחר מכן חזור על פעולה זו עד ששמרת את התווית בכל הקבצים.

לאחר הוספת התווית לקבצים, מוצגת כרזת הודעה המודיעה לך לעבור להדרכה. באפשרותך לבחור להוסיף תווית למסמכים נוספים או להתקדם להדרכה.

הוסף הסבר

באפשרותך ליצור הסבר המספק רמז על תבנית הישות עצמה וריאציות שעשויות להיות לה בקבצים לדוגמה. לדוגמה, ערך תאריך יכול להיות בתבניות שונות רבות, כגון:

• 10/14/2019
• ה-14 באוקטובר 2019
• יום שני, 14 באוקטובר 2019

כדי לסייע בזיהוי תאריך ההתחלה של החוזה, באפשרותך ליצור הסבר.

1. במקטע הסברים, בחר חדש ולאחרמכן ריק.

2. בדף יצירת הסבר :

   a. בשדה שם , הקלד את שם ההסבר (כגון תאריך).

   b. בשדה סוג הסבר, בחר רשימת צירופי מילים.

   c. בשדה ערך , ספק את וריאציית התאריך כפי שהן מופיעות בקבצים לדוגמה. לדוגמה, אם יש לך תבניות תאריך המופיעות כ- 00/0/0000, הזן וריאציות המופיעות במסמכים שלך, כגון:

   • 0/0/0000
   • 0/00/0000
   • 00/0/0000
   • 00/00/0000

3. בחר שמור ותרגל.

בדוק שוב את הדגם שלך

באפשרותך לבדוק את מודל החוזה שלך בקבצים לדוגמה שהוא לא ראה בעבר. פעולה זו אופציונלית, אך זו יכולה להיות שיטות עבודה מומלצות שימושיות.

1. בדף מסווג חוזה >> חוזה מודלים , בחר את הכרטיסיה בדיקה. פעולה זו מפעילה את המודל בקבצים לדוגמה ללא תבליטים.

2. ברשימה בדוק קבצים , הקבצים לדוגמה שלך מוצגים ומציגים אם למודל יש אפשרות לחלץ את המידע הדרוש לך. השתמש במידע זה כדי לקבוע את יעילות סיווגך בזיהוי המסמכים שלך.

3. כשתסיים, בחר צא מהדרכה.

החלת המודל על ספריית מסמכים

כדי להחיל את המודל על ספריית מסמכים של SharePoint:

1. בדף חוזה מודלים>, תחת פעולות מפתח החל>מודל על ספריות, בחר החל מודל.

   

2. בלוח הוספת חוזה , בחר את אתר SharePoint המכיל את ספריית המסמכים שברצונך להחיל את המודל עליו. אם האתר אינו מופיע ברשימה, השתמש בתיבת החיפוש כדי למצוא אותו. בחר הוסף.

   הערה

   דרושות לך הרשאות רשימות הרשאות עריכה או זכויות עריכה על ספריית המסמכים שאתה מחיל את המודל שלה.

3. לאחר בחירת האתר, בחר את ספריית המסמכים שעליו ברצונך להחיל את המודל.

4. מאחר שהמודל משויך לסוג תוכן, בעת החלתו על הספריה, הוא יוסיף את סוג התוכן ואת התצוגה שלו עם התוויות שחולצת מוצגות כעמודות. תצוגה זו היא תצוגת ברירת המחדל של הספריה כברירת מחדל, אך באפשרותך לבחור אם היא לא תהיה תצוגת ברירת המחדל על-ידי בחירה בהגדרות מתקדמות ונקה את תיבת הסימון קבע תצוגה חדשה זו כברירת מחדל.

5. בחר הוסף כדי להחיל את המודל על הספריה.

6. בדף חוזה > מודלים, במקטע ספריות עם מודל זה, תראה את כתובת ה- URL של אתר SharePoint הרשום.

   

7. תחת הגדרות ספריית>הגדרות:

   • הוסף עמודה בשם Status ובחר אפשרות כסוג העמודה.
   • החלת הערכים 'בסקירה', 'אושר' ו'נדחה'.

לאחר החלת המודל על ספריית המסמכים, באפשרותך להתחיל להעלות מסמכים לאתר ולראות את התוצאות.

השלב הבא

שלב 2: השתמש ב- Microsoft Teams כדי ליצור את ערוץ ניהול החוזים שלך