הערה
הגישה לדף זה מחייבת הרשאה. באפשרותך לנסות להיכנס או לשנות מדריכי כתובות.
הגישה לדף זה מחייבת הרשאה. באפשרותך לנסות לשנות מדריכי כתובות.
עיבוד מסמכים הוא לעתים קרובות משימה ידנית הגוזלת זמן. עם Power Automate ו- AI Builder אפשר לייעל את עיבוד המסמכים והפכו את חילוץ הנתונים ממסמכים כגון טפסים, חשבוניות והזמנות רכש, לאוטומטי.
עצה
המאמר מספק תרחיש לדוגמה וייצוג חזותי של עיבוד מסמכים באמצעות AI Builder. פתרון זה הוא ארכיטקטורת תרחישים כללית לדוגמה, שניתן להשתמש בה עבור תרחישים ותעשיות רבים ושונים.
תרשים ארכיטקטורה
Workflow
השלבים הבאים מתארים את זרימת העבודה המוצגת בדיאגרמת הארכיטקטורה לדוגמה:
שליחת מסמכים נכנסים: משתמש או מערכת שולחים מסמך, כגון חשבונית, הזמנת רכש או טופס החזר, באמצעות דואר אלקטרוני.
עיבוד מסמכים עם Power Automate ו- AI Builder: בעת קבלת הדואר האלקטרוני, זרימת ענן של Power Automate מפעילה את AI Builder כדי לחלץ מידע מרכזי מהמסמך ולאחסן אותו בטבלת Dataverse לצורך עיבוד מובנה.
סקירה אוטומטית: זרימה אחרת של Power Automate מאמתת את הנתונים שחולצו. אם נדרש אישור או אימות נוסף, הזרימה מעמידה את הנתונים בתור לבדיקה על-ידי אדם.
סקירה אנושית: אדם בודק את הנתונים שחולצו ביישום בד ציור או יישום מונחה-דגמים, מה שמאפשר לסוקר לאשר, לדחות או לתקן נתונים לפי הצורך. תהליך הבדיקה יכול לכלול מתן משוב לשולח על מה שנדרש לאישור עתידי בהגשה מחדש.
משוב לשולח: לאחר הסקירה, זרימת עבודה של Power Automate שולחת דואר אלקטרוני לשולח עם מצב האישור או הדחייה של המסמך שנשלח.
דיווח וניתוח: לוחות מחוונים של Power BI מספקים תובנות לגבי זרימת העבודה של עיבוד מסמכים, כולל מדדים כמו זמן עיבוד, מספר המסמכים שנסקרו ושיעורי אישור.
רכיבים
AI Builder: מחלץ נתוני מפתח ממסמכים באמצעות מודלים בנויים מראש או מותאמים אישית.
Power Automate: מתאם זרימות עבודה לעיבוד מסמכים.
Microsoft Dataverse: משמש כמאגר הנתונים המרכזי עבור נתוני מסמך שחולצו ועוקב אחר התקדמות המסמך לאורך התהליך העסקי.
Power Apps: מקל על בדיקה אנושית ותיקוני נתונים.
Power BI: מספק ניתוח ותובנות לגבי זרימת העבודה של עיבוד מסמכים.
פרטי תרחיש
ארכיטקטורה זו מייעלת והופכת תהליכים עסקיים עתירי מסמכים לאוטומטיים, תוך שימוש ב- AI Builder כדי להפחית הזנה ידנית של נתונים, למזער שגיאות ולהאיץ זרימות עבודה של קבלת החלטות. מקרי השימוש כוללים אוטומציה של עיבוד חשבוניות, אישורי הזמנת רכש ועיבוד טופסי החזרים.
שיקולים
שיקולים אלה מיישמים את עמודי התווך של Power Platform Well-Architected, מערכת של עקרונות מנחים המשפרים את איכות עומס העבודה. מידע נוסף: Microsoft Power Platform Well-Architected.
מהימנות
מדיניות ניסיון חוזר: פריטי מדיניות שהוגדרו ב- Power Automate מטפלים בכשלים זמניים בעיבוד מסמכים עם AI Builder או SharePoint, כולל חיבורי Dataverse.
ניטור והתראות: Application Insights מוגדר לנטר את תקינות זרימת העבודה ולהתריע על כשלים.
עמידות מסמכים: משתמשים יכולים לשלוח כל מסמך. זרימת העבודה שמפעילה את חילוץ הנתונים חייבת לטפל בחריגות עקב מסמכים לא חוקיים או בלתי צפויים.
אבטחה
בקרת גישה לנתונים: גישה מבוססת תפקידים מבטיחה שרק משתמשים מורשים יוכלו לגשת לנתונים שחולצו ב- Dataverse.
הצפנה: נתונים במעבר דרך Power Automate ובמנוחה ב- Dataverse מוצפנים.
עקרון ההרשאה המינימלית: ההרשאות מוגבלות כדי למזער את החשיפה. זרימות Power Automate ניגשות למערכות באמצעות חשבונות בעלי הרשאות מינימליות או מנהל שירות במידת האפשר. למשתמשי יישומים צריכה להיות גישה רק לטבלאות הנתונים התומכות ביישום.
מצוינות תפעולית
ניהול מחזור חיי אפליקציה: נכסי פתרון מאוחסנים בבקרת מקור, ופתרונות Dataverse משמשים לקידום נכסים משלב הפיתוח, דרך הבדיקה ועד לשלב הייצור.
יעילות ביצועים
שימוש במודלים בנויים מראש: שקלו להשתמש במודלים בנויים מראש כאשר הם תואמים לתרחיש המסמך שלכם. לדוגמה, לעיבוד חשבוניות השתמשו במודל AI בנוי מראש לעיבוד חשבוניות. מודלים בנויים מראש חוסכים לכם זמן בכך שהם מבטלים את הצורך לאסוף נתונים כדי לאמן ולבדוק את המודל.
מיטוב חוויה
טיפול יעיל בסקירת מסמכים: היישום שנבנה באמצעות Power Apps צריך להיות יישום חד-תכליתי המאפשר למשתמשים לבחור מסמכים הזקוקים לסקירה ולזהות במהירות איזו סקירה נדרשת. הפעולות הזמינות למשתמשים צריכות להיות קלות להבנה ולהשלמה ללא פוטנציאל להצגת טעויות אנוש על ידי בחירה שגויה בתוצאה הלא נכונה.
AI אחראי
הוגנות: מודלים לחילוץ מסמכים מאומנים על נתונים מגוונים כדי למזער הטיה.
אמינות ובטיחות: ניטור רציף מבטיח שפלט הבינה המלאכותית מדויק וניתן לפעולה. אדם בלולאה סוקר אנומליות וחריגים.
פרטיות ואבטחה: הנתונים ש- AI Builder מעבד תואמים לתקנות הפרטיות החלות.
הכללה: המערכת תומכת בעיבוד מסמכים במספר שפות. אדם יכול לסקור את המסמך אם AI Builder נתקל בבעיות בפענוח המידע.
שקיפות: כל פלטי הבינה המלאכותית ניתנים למעקב, עם יומנים זמינים לביקורת.
אחריות: שילוב ביקורת אנושית בלולאה מבטיח נשיאה באחריות על החלטות קריטיות.