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उपयोग करने में पहला कदम Microsoft Power Platform एक व्यापार समस्या को हल करने के लिए आप किस समस्या से निपटना चाहते हैं.
आईटी की भाषा में, हल की जाने वाली व्यावसायिक समस्या को सामान्यतः उपयोग मामला कहा जाता है।
अपने आप से पूछें, "मैं किस व्यावसायिक समस्या को हल करने का प्रयास कर रहा हूँ?" (समस्या का नाम देते समय संक्षिप्त रहें; कई मामलों में, यह आपके द्वारा बनाए जाने वाले ऐप का नाम बन जाएगा!) जब आप समस्या को परिभाषित करते हैं, तो उसे समस्या कथन और उस परिणाम में विभाजित करें जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं।
इन लेखों में उदाहरण के रूप में हम जिस अनुप्रयोग का उपयोग करेंगे, उसके लिए हम निम्नलिखित कथन के साथ आए:"व्यय रिपोर्टिंग: ऐसी प्रक्रिया बनाएं जो कर्मचारियों और लेखा विभाग के लिए कुशल हो, तेज बजट ट्रैकिंग की अनुमति देती है, और ऑडिट में हमारा खतरा कम करती है."
यदि आप पहले से ही जानते हैं कि आप किस समस्या को हल करना चाहते हैं, तो आप सीधे समस्या को मैन्युअल रूप से हल करने की लागत पर विचार करने वाले अनुभाग पर जा सकते हैं। यदि आप अपनी मूल प्रेरणा से नियंत्रित करने से पहले कुछ विचार या या छोटी समस्या पर अभ्यास करना चाहते हैं, तो पढ़ें.
Power Apps के साथ मैं क्या कर सकता/सकती हूँ?
यदि आप Power Apps के साथ अपना पहला अनुप्रयोग बना रहे हैं, तो अपने व्यवसाय और उस कार्य के बारे में सोचें, जो आप और आपकी टीम दिन-प्रतिदिन करते हैं, और व्यावसायिक समस्या की पहचान कर रहे हैं जिसका समाधान करने के लिए आप वर्तमान में एक मैन्युअल प्रक्रिया का उपयोग कर रहे हैं.
स्वचालन के लिए संभावित प्रकरण में अंतराल, शिकायत या अक्षमताएं हैं, जो आपके वर्तमान कार्य वातावरण में मौजूद हैं. जिन प्रक्रियाओं में अभी भी कागज या ईमेल की आवश्यकता होती है, और प्रक्रियाओं को मैन्युअल रूप से एक स्थान से दूसरे स्थान पर डेटा (ईमेल से डेटाबेस तक या एक स्प्रैडशीट से दूसरे तक) स्थानांतरण की आवश्यकता होती है, वे अनुप्रयोग के साथ समाधान पाने के उम्मीदवार हैं.
टिप
इतनी बड़ी समस्याएं न उठाएं कि आप फंस जाएं. हालांकि, जब आप पूरी प्रक्रिया को प्रबंधनीय तत्वों में विभाजित कर देते हैं तो बड़ी प्रक्रियाओं को भी बाइट-साइज़ भागों में स्वचालित किया जा सकता है.
प्रेरणा के लिए, ग्राहकों की ये वास्तविक दुनिया की कहानियाँ देखें।
यह जानना अच्छा होगा कि आपके पास जो अनुप्रयोग है, उसका लाभ आपके सहयोगियों और आपके बॉस को कैसे मिल सकता है, विशेषकर जब आपको अनुप्रयोग बनाते या उपयोग करते समय सहयोग की आवश्यकता होती है. नीचे दी गई सूची उन समस्याओं के प्रकारों को दिखाती है, जिनका समाधान प्लेटफॉर्म द्वारा किया जा सकता है:
उपलब्धता – किसी भी समय, कहीं भी ऐप्स तक पहुँचना
गतिशीलता - लोगों को चलते-फिरते ऐप के साथ काम करने की अनुमति देना
समेकन - मैन्युअल समेकन को कम करने के लिए अधिक स्वचालित तरीके से डेटा एकत्र करना
प्रशिक्षण - लोगों को गति प्रदान करना तथा उनके प्रशिक्षण परिणामों और प्रमाणनों पर नज़र रखना
लोकतंत्रीकरण - विभाग या अनुभाग के भीतर समस्याओं को स्वयं हल करने की क्षमता को बढ़ाना
समावेशन - उन कर्मचारियों के लिए घर्षण को कम करना जिनका कार्य वातावरण अन्य कर्मचारियों से अलग है (जैसे कि दूरस्थ कर्मचारी या विकलांग लोग)
दक्षता - वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक समय को कम करना, अनावश्यक चरणों को कम करना
उत्पादकता - किसी प्रक्रिया की उत्पादकता बढ़ाना
समयबद्धता - विभिन्न हितधारकों के बीच अंत-से-अंत सहयोग की गति बढ़ाना
स्केलेबिलिटी - अधिक थ्रूपुट की अनुमति देना
विश्लेषण - आवश्यक अतिरिक्त जानकारी एकत्र करना, उसे इस तरह से संग्रहीत करना जिससे विश्लेषण करना आसान हो
रिपोर्टिंग – प्रबंधन को तेज़ या अधिक पूर्ण रिपोर्टिंग सक्षम करना
सुरक्षा – डेटा को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करना और उसके साथ काम करना
अनुपालन – व्यक्तिगत जानकारी को संभालने, कानूनी या लेखांकन आवश्यकताओं को पूरा करने से संबंधित मुद्दों को हल करना
स्थिरता - अपशिष्ट (जैसे कागज और बिजली) और प्रदूषण को कम करना
समस्या को मैन्युअल रूप से हल करने की लागत को ध्यान में रखते हुए
इससे पहले कि आप इस प्रोजेक्ट को आरंभ करें, एक बार फिर से सोचें कि क्या यह प्रोजेक्ट सार्थक है.
मैन्युअल रूप से समस्या का समाधान करने की उच्च-स्तरीय लागत का "अनुमान" लगाना संभव हो सकता है. इसे प्रक्रिया को शुरू से अंत तक पूरा करने में लगने वाले समय के रूप में व्यक्त किया जा सकता है, या—यदि आप किसी कर्मचारी की "पूरी तरह से भरी हुई" लागत (वेतन या प्रति घंटा दर, लाभ, इत्यादि) जानते हैं—तो आप समस्या को हल करने में लगने वाले समय को उस दर से गुणा कर सकते हैं, जिससे प्रक्रिया के प्रत्येक बार चलने पर लागत प्राप्त हो जाती है। वहां से, यदि आप जानते हैं कि प्रक्रिया कितनी बार चलाई गई है, तो आप वार्षिक लागत की गणना कर सकते हैं.
ध्यान रखें कि सभी प्रोजेक्ट का परिणाम समय या लागत बचत नहीं होता है. कभी-कभी प्रक्रिया को स्वचालित करना अधिक स्पष्ट या अधिक समयानुकूल डेटा प्रदान कर सकता है, या लागत से बचा सकता है (उदाहरण के लिए, डेटा कैप्चर करना ऑडिट ट्रेल के लिए अनुमति देता है जो ऑडिट होने पर जुर्माने से बचने में मदद कर सकता है.)
यह 'सरल अनुमान' होगा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका अनुप्रयोग प्रोजेक्ट शुरू करने लायक है. एक अन्य लेख में, हम लागत बनाम व्यवसाय मूल्य का विश्लेषण करने के बारे में विस्तार से चर्चा करेंगे।
यह मानकर कि आपने इस परियोजना को आगे बढ़ाने के लायक समझा है, अगला कदम मौजूदा प्रक्रिया को पूरी तरह से समझना और उन अनुकूलनों को देखना है जो आप इसके लिए बना सकते हैं.