ट्यूटोरियल: एक व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो बनाएं
महत्त्वपूर्ण
अगस्त 2022 से, आप समाधान एक्सप्लोरर के बाहर Power Automate से व्यावसायिक प्रक्रिया प्रवाह नहीं बना या प्रबंधित नहीं कर सकते। व्यावसायिक प्रक्रिया प्रवाह और उदाहरणों को समाधान एक्सप्लोरर, Power Apps, और Dataverse तालिका दृश्यों के माध्यम से समर्थित किया जाना जारी है।
यह आलेख आपको दिखाता है कि व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो कैसे बनाएं। Power Apps व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह का उपयोग करने के लाभों के बारे में अधिक जानने के लिए, व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह अवलोकन पर जाएँ। मोबाइल कार्य प्रवाह बनाने के तरीके के बारे में जानकारी के लिए, मोबाइल कार्य प्रवाह बनाएं पर जाएं।
जब कोई उपयोगकर्ता व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो प्रारंभ करता है, तो प्रक्रिया के चरण और चरण प्रपत्र के शीर्ष पर प्रक्रिया पट्टी में प्रदर्शित होते हैं।
टिप
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो परिभाषा बनाने के बाद, आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो इंस्टेंस को कौन बना सकता है, पढ़ सकता है, अपडेट कर सकता है या हटा सकता है। उदाहरण के लिए, सेवा-संबंधी प्रक्रियाओं के लिए, आप ग्राहक सेवा उदाहरण को बदलने के लिए ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को पूर्ण पहुंच प्रदान कर सकते हैं, लेकिन बिक्री प्रतिनिधियों के लिए उदाहरण तक केवल-पढ़ने के लिए पहुंच प्रदान कर सकते हैं ताकि वे अपने ग्राहकों के लिए बिक्री के बाद की गतिविधियों की निगरानी कर सकें। आपके द्वारा बनाई गई व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो परिभाषा के लिए सुरक्षा सेट करने के लिए, एक्शन बार पर सुरक्षा भूमिकाएँ सक्षम करें चुनें।
पूर्वावश्यकताएँ
- व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह बनाने के लिए, आपको एक Power Apps या Power Automate प्रति उपयोगकर्ता लाइसेंस, या एक Dynamics 365 लाइसेंस योजना की आवश्यकता होगी जिसमें व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो उपयोग अधिकार शामिल हैं।
- एक तालिका जिसके साथ व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो संबद्ध होगा. यदि व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो किसी मौजूदा तालिका से संबंधित नहीं है, तो प्रवाह बनाने से पहले एक नई तालिका बनाएं ।
एक व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो बनाएँ
Power Apps या Power Automate में, बाईं ओर नेविगेशन बार से समाधान चुनें।
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो के लिए उपयोग करने के लिए समाधान चुनें या बनाएं।
समाधान के भीतर, नया>स्वचालन>प्रक्रिया>व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो चुनें। a. अपना प्रवाह a प्रदर्शन नाम और नाम दें (LogicalName). c. वह तालिका चुनें जिससे प्रवाह का उपयोग किया जाएगा. d. बनाएँ चुनें.
नया व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो बनाया गया है। अब आप इसे अपने लिए बनाए गए पहले एकल चरण से संपादित कर सकते हैं।
चरण जोड़ें. अगर आपके उपयोगकर्ता इस प्रक्रिया में एक व्यावसायिक अवस्था से दूसरे पर बढ़ते हैं:
स्टेज घटक को घटक टैब से खींचें और इसे डिज़ाइनर में + लॉग पर छोड़ें।
किसी चरण के लिए गुण सेट करने के लिए, चरण का चयन करें, और फिर गुणों को स्क्रीन के दाईं ओर गुण टैब में सेट करें:
एक प्रदर्शन नाम दर्ज करें.
यदि इच्छा हो, तो अवस्था के लिए एक श्रेणी का चयन करें. श्रेणी (जैसे योग्यता या विकसित), प्रक्रिया पट्टी में एक शेवरॉन के रूप में दिखाई देती है।
जब आप गुण बदलना समाप्त कर लें, तो लागू करें बटन चुनें।
किसी चरण में चरण जोड़ें. किसी चरण में चरण देखने के लिए, चरण के निचले-दाएँ कोने में विवरण चुनें। अधिक चरणों को जोड़ने के लिए:
चरण घटक को घटक टैब से चरण पर खींचें।
चरण का चयन करें, और फिर गुण टैब में गुण सेट करें:
- चरण के लिए एक प्रदर्शन नाम दर्ज करें.
- यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता किसी चरण को पूरा करने के लिए डेटा दर्ज करें, तो ड्रॉप-डाउन सूची से उपयुक्त कॉलम का चयन करें।
- यदि लोगों को प्रक्रिया के अगले चरण पर जाने से पहले चरण पूरा करने के लिए कॉलम भरना होगा, तो आवश्यक चुनें।
- जब आपका काम पूरा हो जाए तो लागू करें चुनें।
नोट
- यदि आप दो-विकल्प वाले बूलियन कॉलम को आवश्यक के रूप में सेट करते हैं, तो उपयोगकर्ता तब तक जारी नहीं रख सकते जब तक कि कॉलम का मान हां न हो। उपयोगकर्ता को अगले चरण पर जाने से पहले कॉलम को पूर्ण के रूप में चिह्नित करना आवश्यक है।
- यदि या तो हां या नहीं स्वीकार्य कॉलम मान हैं, तो आपको कॉलम को दो के बजाय एक विकल्प बनाना चाहिए -ऑप्शन बूलियन कॉलम।
प्रक्रिया में एक शाखा (शर्त) जोड़ें। ब्रांचिंग शर्त जोड़ने के लिए:
स्थिति घटक को घटक टैब से दो चरणों के बीच + चिह्न पर खींचें।
शर्त का चयन करें, और फिर गुण टैब में गुण सेट करें। ब्रांचिंग संपत्तियों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, ब्रांचिंग के साथ व्यावसायिक प्रक्रिया प्रवाह को बढ़ाएं पर जाएं। जब आप शर्त के लिए गुण सेट करना समाप्त कर लें, तो लागू करें चुनें।
वर्कफ़्लो जोड़ें. वर्कफ़्लो इनवोक करने के लिए:
एक वर्कफ़्लो घटक को घटक टैब से एक चरण या ग्लोबल पर खींचें डिज़ाइनर में वर्कफ़्लो आइटम. आप कौन सा जोड़ें, या निम्न बात पर निर्भर करता है:
- जब आप स्टेज में प्रवेश या निकास पर वर्कफ़्लो को ट्रिगर करना चाहते हैं तो इसे एक स्टेज पर खींचें। वर्कफ़्लो घटक चरण के समान प्राथमिक तालिका पर आधारित होना चाहिए।
- इसे ग्लोबल कार्यप्रवाह आइटम पर खींचें जब आप कार्यप्रवाह को तब ट्रिगर करना चाहते हैं जब प्रक्रिया सक्रिय की जाती है या जब प्रक्रिया पुरालेखित होती है (जब स्थिति परिवर्तित होकर पूर्ण या परित्यक्त कर दी जाती है). वर्कफ़्लो घटक प्रक्रिया के समान प्राथमिक तालिका पर आधारित होना चाहिए।
वर्कफ़्लो का चयन करें, और फिर गुण टैब में गुण सेट करें:
- एक प्रदर्शन नाम दर्ज करें.
- चुनें कि कार्यप्रवाह कब ट्रिगर किया जाना चाहिए.
- मौजूदा ऑन-डिमांड सक्रिय वर्कफ़्लो खोजें जो स्टेज टेबल से मेल खाता हो या नया का चयन करके एक नया वर्कफ़्लो बनाएं।
- जब आपका काम पूरा हो जाए तो लागू करें चुनें।
वर्कफ़्लो पर अधिक जानकारी के लिए, वर्कफ़्लो प्रक्रियाएँ पर जाएँ।
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो को सत्यापित करने के लिए, एक्शन बार पर Validate चुनें।
जब आप इस पर काम करना जारी रखें तो प्रक्रिया को ड्राफ्ट के रूप में सहेजने के लिए, एक्शन बार में Save चुनें।
महत्त्वपूर्ण
जब तक कोई प्रक्रिया एक ड्राफ्ट के रूप में है, तब तक लोग उसका उपयोग नहीं कर सकेंगे.
प्रक्रिया को सक्रिय करने और इसे अपनी टीम को उपलब्ध कराने के लिए, एक्शन बार पर सक्रिय करें चुनें।
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो इंस्टेंस को कौन बना सकता है, पढ़ सकता है, अपडेट कर सकता है या हटा सकता है, इस पर नियंत्रण प्रदान करने के लिए, डिज़ाइनर के कमांड बार पर सुरक्षा भूमिकाएँ संपादित करें चुनें। उदाहरण के लिए, सेवा-संबंधी प्रक्रियाओं के लिए, आप ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को पूरी पहुँच प्रदान कर सकते हैं ताकि वे व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो इंस्टेंस परिवर्तित कर सकें, परंतु विक्रय प्रतिनिधियों के लिए केवल-पठन पहुँच प्रदान कर सकते हैं ताकि वे अपने ग्राहकों के लिए विक्रय उपरांत गतिविधियों को मॉनीटर कर सकें.
सुरक्षा भूमिकाएँ स्क्रीन में, सुरक्षा भूमिका सूचना पृष्ठ खोलने के लिए एक भूमिका का नाम चुनें। व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह टैब का चयन करें, और फिर सुरक्षा भूमिका के लिए व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो पर उचित विशेषाधिकार निर्दिष्ट करें।
नोट
सिस्टम प्रशासक और सिस्टम कस्टमाइज़र सुरक्षा भूमिकाओं के पास डिफ़ॉल्ट रूप से नए व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह तक पहुंच होती है।
उपयुक्त रेडियो बटन का चयन करके विशेषाधिकार निर्दिष्ट करें, और सहेजें पर क्लिक करें। विशेषाधिकारों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो विशेषाधिकार पर जाएं।
इसके बाद, अपने संगठन के उपयुक्त उपयोगकर्ताओं को सुरक्षा भूमिका असाइन करना न भूलें.
टिप
डिज़ाइनर विंडो में अपने टास्क फ़्लो पर कार्य करते समय इन कुछ युक्तियों को ध्यान में रखें:
- व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो विंडो में हर चीज़ का स्नैपशॉट लेने के लिए, एक्शन बार पर स्नैपशॉट चुनें। उदाहरण के लिए, यदि आप टीम के किसी सदस्य के साथ प्रक्रिया को साझा करना और टिप्पणियाँ प्राप्त करना चाहते हैं, तो यह उपयोगी होता है.
- प्रक्रिया के विभिन्न भागों तक त्वरित रूप से नेविगेट करने के लिए लघु-मानचित्र का उपयोग करें. यदि आपके पास ऐसी कोई जटिल प्रक्रिया है जो स्क्रीन से बाहर स्क्रॉल करती है तो यह उपयोगी होता है.
- व्यवसाय प्रक्रिया के लिए विवरण जोड़ने के लिए, व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो विंडो के बाएँ कोने में प्रक्रिया नाम के अंतर्गत विवरण चुनें। आप 2000 वर्णों तक प्रयोग कर सकते हैं.
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो संपादित करें
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो को संपादित करने के लिए, समाधान एक्सप्लोरर खोलें, प्रक्रियाएंचुनें, और फिर व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो चुनें उन प्रक्रियाओं की सूची जिन्हें आप संपादित करना चाहते हैं।
जब आप व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो के उस नाम का चयन करते हैं, जिसे आप प्रक्रियाओं की सूची से संपादित करना चाहते हैं, तो उसे डिज़ाइनर में खोलें, जहाँ आप ऐसा कोई भी अद्यतन कर सकते हैं जो आप चाहते हैं. प्रक्रिया का नाम बदलने या विवरण जोड़ने और अतिरिक्त जानकारी देखने के लिए प्रक्रिया के नाम के अंतर्गत विवरण का विस्तार करें।
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो के बारे में जानने योग्य अन्य बातें
चरण संपादित करें
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो की अधिकतम 30 अवस्थाएँ हो सकती हैं.
आप अवस्था के निम्न गुण जोड़ या परिवर्तित कर सकते हैं:
मंच का नाम
तालिका. आप पहले चरण को छोड़कर किसी भी चरण के लिए तालिका बदल सकते हैं।
स्टेज श्रेणी. एक वर्ग आपको अवस्थाओं को कार्रवाई के प्रकार के अनुसार समूहीकृत करने देता है. यह उन रिपोर्टों के लिए उपयोगी है जो पंक्तियों को उनके चरण के अनुसार समूहित करेंगी। स्टेज श्रेणी के विकल्प स्टेज श्रेणी वैश्विक विकल्प से आते हैं। आप चाहें तो इस वैश्विक विकल्प में अतिरिक्त विकल्प जोड़ सकते हैं और मौजूदा विकल्पों के लेबल बदल सकते हैं। यदि आप चाहें तो इन विकल्पों को हटा भी सकते हैं, लेकिन हम अनुशंसा करते हैं कि आप मौजूदा विकल्प कायम रखें. यदि आप इसे हटाते हैं, तो बिलकुल समान विकल्प जोड़ने में सक्षम नहीं होंगे. यदि आप नहीं चाहते कि उनका उपयोग हो, तो उनका लेबल बदलकर "उपयोग न करें" करें.
रिश्ता. जब प्रक्रिया का पिछला चरण किसी भिन्न तालिका पर आधारित हो तो संबंध दर्ज करें। वर्तमान में परिभाषित किए जा रहे चरण के लिए, दो चरणों के बीच चलते समय उपयोग किए जाने वाले संबंध की पहचान करने के लिए संबंध चुनें। यह अनुशंसा की जाती है कि आप निम्न लाभों के लिए एक संबंध का चयन करें:
संबंध में अक्सर कॉलम मानचित्र परिभाषित होते हैं जो स्वचालित रूप से पंक्तियों के बीच डेटा ले जाते हैं, डेटा प्रविष्टि को कम करते हैं।
जब आप किसी पंक्ति के लिए प्रक्रिया पट्टी पर अगला चरण का चयन करते हैं, तो संबंध का उपयोग करने वाली कोई भी पंक्ति प्रक्रिया प्रवाह में सूचीबद्ध हो जाएगी, जिससे प्रक्रिया में पंक्तियों के पुन: उपयोग को बढ़ावा मिलेगा। इसके अलावा, आप पंक्तियों के निर्माण को स्वचालित करने के लिए वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता प्रक्रिया को और अधिक सुव्यवस्थित करने के लिए पंक्तियों को बनाने के बजाय बस इसे चुन सके।
चरण संपादित करें
प्रत्येक चरण में 30 चरण तक हो सकते हैं.
शाखा जोड़ें
किसी चरण में शाखा जोड़ने के बारे में जानने के लिए, ब्रांचिंग के साथ व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह को बढ़ाएं पर जाएं।
लोगों के उपयोग के लिए व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो उपलब्ध कराने के लिए, आपको प्रक्रिया प्रवाह का आदेश देना होगा, सुरक्षा भूमिकाओं को सक्षम करना होगा और इसे सक्रिय करना होगा।
प्रक्रिया प्रवाह क्रम निर्धारित करें
जब आपके पास एक तालिका (पंक्ति प्रकार) के लिए एक से अधिक व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो हों, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि कौन सी प्रक्रिया स्वचालित रूप से नई पंक्तियों को सौंपी जाती है। कमांड बार में, ऑर्डर प्रोसेस फ़्लो चुनें। नई पंक्तियों या पंक्तियों के लिए जिनके साथ पहले से कोई प्रक्रिया प्रवाह संबद्ध नहीं है, उपयोगकर्ता के पास जिस पहले व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो तक पहुंच है, उसका उपयोग किया जाएगा।
सुरक्षा भूमिकाएँ सक्षम करें
उपयोगकर्ता को असाइन की गई सुरक्षा भूमिका में व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह पर परिभाषित विशेषाधिकार के आधार पर उपयोगकर्ताओं के पास व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह की पहुँच होती है.
डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल सिस्टम प्रशासक और सिस्टम कस्टमाइज़र सुरक्षा भूमिकाएँ ही नई व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो देख सकती हैं।
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो पर विशेषाधिकार निर्दिष्ट करने के लिए, संपादन के लिए व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो खोलें, और फिर व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो डिज़ाइनर के कमांड बार पर सुरक्षा भूमिकाएँ संपादित करें चुनें। इस विषय में पहले से सूचीबद्ध एक व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो के अंतर्गत चरण 13 देखें।
सक्रिय
इससे पहले कि कोई भी व्यक्ति व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो का उपयोग कर सके, आपको इसे सक्रिय करना होगा. कमांड बार में, सक्रिय करें चुनें। आपके सक्रियण की पुष्टि करने के बाद, व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो उपयोग के लिए तैयार होता है. यदि किसी व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो में त्रुटियाँ आती हैं, तो आप उसे तब तक सक्रिय नहीं कर पाएंगे जब तक उन त्रुटियों को ठीक नहीं कर लिया जाता.
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो में एक ऑन-डिमांड क्रिया जोड़ें
Dynamics 365 (online), संस्करण 9.0 अद्यतन एक व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो सुविधा प्रस्तुत करता है: एक्शन स्टेप्स के साथ व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो स्वचालन। आप व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो में एक बटन जोड़ सकते हैं, जो कोई क्रिया या कार्यप्रवाह ट्रिगर करेगा.
क्रिया चरण का उपयोग करके ऑन-डिमांड कार्यप्रवाह या क्रियाएँ जोड़ें
मान लें कि अवसर योग्यता प्रक्रिया के भाग के रूप में, Contoso संगठन को आवश्यकता है कि सभी अवसरों की किसी निर्दिष्ट समीक्षक द्वारा समीक्षा की जाए. बाद में, Contoso संगठन ने एक क्रिया बनाई, जो:
- एक कार्य पंक्ति बनाता है जो अवसर समीक्षक को सौंपी जाती है।
- अवसर विषय में "समीक्षा के लिए तैयार" जोड़ती है. इसके अतिरिक्त, Contoso को इन क्रिया को ऑन डिमांड चलाने में सक्षम होना चाहिए. इन कार्यों को अवसर योग्यता प्रक्रिया में एकीकृत करने के लिए, क्रियाएँ अवसर व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो पर दिखाई देनी चाहिए. इस कार्यक्षमता को सक्षम करने के लिए, व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो कार्रवाई चरण के रूप में चुनें।
आगे, क्रिया चरण Contoso के अवसर व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो में जोड़ा गया. उसके बाद प्रक्रिया प्रवाह को सत्यापित और अद्यतन किया गया.
अब, Contoso salesforce के सदस्य निष्पादित करें चुनकर, ऑन डिमांड, अवसर पात्र बनाएँ व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो से क्रिया को शुरू कर सकते हैं.
महत्त्वपूर्ण
- ऑन डिमांड किसी क्रिया या कार्यप्रवाह को निष्पादित करने के लिए, व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो में क्रिया चरण होना आवश्यक है. यदि क्रिया चरण एक कार्यप्रवाह चलाता है, तो कार्यप्रवाह ऑन डिमांड चलाए जाने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया होना चाहिए.
- क्रिया या वर्कफ़्लो से संबद्ध तालिका व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो से संबद्ध तालिका के समान होनी चाहिए।
व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो में क्रिया चरणों का उपयोग करने की सीमा
- यदि इनपुट या आउटपुट पैरामीटर टेबल, एंटिटीकलेक्शन, या ऑप्शनसेट (चॉइस) प्रकार हैं तो क्रियाएं एक्शन स्टेप्स के रूप में उपलब्ध नहीं हैं। एक से अधिक EntityReference आउटपुट पैरामीटर या कोई भी संख्या में EntityReference इनपुट पैरामीटर वाली क्रियाएँ, क्रिया चरणों के रूप में उपलब्ध नहीं होती हैं. प्राथमिक तालिका (वैश्विक कार्रवाई) से संबद्ध न होने वाली कार्रवाइयां कार्रवाई चरणों के रूप में उपलब्ध नहीं हैं।
क्रिया केंद्र
जब आपको उन व्यावसायिक प्रक्रिया प्रवाहों की सूची देखने की आवश्यकता हो जिनमें आप शामिल हैं, तो एकीकृत कार्रवाई केंद्र देखें।
एकीकृत कार्रवाई केंद्र में, आप सभी व्यावसायिक प्रक्रियाएं देखेंगे जिनमें आपको कम से कम एक Microsoft Dataverse तालिका पंक्ति सौंपी गई है जिसका उपयोग प्रक्रिया करती है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यावसायिक प्रक्रिया लीड और अवसर टेबल Dataverse का उपयोग करती है, आप इस प्रक्रिया के सभी उदाहरण देखेंगे जहां लीड या अवसर पंक्ति आपको सौंपी गई है।
उन सभी उदाहरणों को देखें जिन पर वर्तमान में सक्रिय टैब के अंतर्गत काम किया जा रहा है। इस टैब से, आप निम्नलिखित विवरण देख सकते हैं:
- प्रक्रिया का नाम.
- प्रत्येक प्रक्रिया के लिए वर्तमान चरण.
- सक्रिय चरण से संबद्ध Dataverse पंक्ति का स्वामी.
- उदाहरण बनाए जाने के बाद का समय.
किसी इंस्टेंस को नए टैब में खोलने के लिए उसका चयन करें, या किसी लिंक को कॉपी करने, ईमेल के माध्यम से लिंक साझा करने, छोड़ने या इंस्टेंस को हटाने के लिए उसका चयन करें।