नोट
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Power Automateके साथ, आप SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive कार्य या विद्यालय के लिए, Zendesk, या WordPress सहित कई सेवाओं में दस्तावेज़ों या प्रक्रियाओं के अनुमोदन का प्रबंधन कर सकते हैं।
अनुमोदन कार्यप्रवाह बनाने के लिए, किसी भी प्रवाह में अनुमोदन - प्रारंभ कार्रवाई जोड़ें और अनुमोदन के लिए प्रतीक्षा करें। इस क्रिया को जोड़ने के बाद, आपका प्रवाह दस्तावेज़ों या प्रक्रियाओं के अनुमोदन का प्रबंधन कर सकता है. उदाहरण के लिए, आप दस्तावेज़ अनुमोदन प्रवाह बना सकते हैं जो चालान, कार्य आदेश या बिक्री उद्धरण को अनुमोदित करते हैं। आप प्रक्रिया अनुमोदन प्रवाह भी बना सकते हैं जो अवकाश अनुरोध, ओवरटाइम कार्य या यात्रा योजनाओं को स्वीकृत करता है।
अनुमोदक अपने ईमेल इनबॉक्स, अनुमोदन केंद्र या ऐप से अनुरोधों का जवाब दे सकते हैं। Power Automate Power Automate
एक स्वीकृति फ़्लो बनाएँ
यहां आपके द्वारा बनाए गए और परीक्षण किए गए प्रवाह का अवलोकन दिया गया है। इस उदाहरण में, आप ट्रिगर के रूप में SharePoint ऑनलाइन का उपयोग करते हैं, लेकिन आप अपना अनुमोदन प्रवाह शुरू करने के लिए किसी अन्य ट्रिगर का उपयोग कर सकते हैं।
प्रवाह निम्नलिखित चरण निष्पादित करता है:
यह तब शुरू होता है जब कोई व्यक्ति किसी SharePoint ऑनलाइन सूची में अवकाश अनुरोध बनाता है।
अवकाश अनुरोध को अनुमोदन केंद्र में जोड़ता है, और फिर उसे अनुमोदक को ईमेल करता है।
छुट्टी का अनुरोध करने वाले व्यक्ति को अनुमोदनकर्ता के निर्णय सहित एक ईमेल भेजता है।
अनुमोदक के निर्णय टिप्पणियों के साथ ऑनलाइन सूची को अद्यतन करता है। SharePoint
टिप
SharePoint के साथ Power Automate का उपयोग करने के बारे में विस्तृत जानकारी के लिए, SharePoint दस्तावेज़ीकरण पर जाएं।
महत्त्वपूर्ण
अपने परिवेश को सुरक्षित रखने के लिए हमेशा सुरक्षा के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं और अपने संगठन की सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें। SharePoint सुरक्षा इस लेख के दायरे से बाहर है।
पूर्वावश्यकताएँ
इस ट्यूटोरियल को पूरा करने के लिए, आपके पास निम्नलिखित तक पहुंच होनी चाहिए:
- Power Automate.
- SharePoint ऑनलाइन सूची.
- Office 365 आउटलुक और Office 365 उपयोगकर्ता खाता.
नोट
जबकि हम इस वॉक-थ्रू में ऑनलाइन और आउटलुक का उपयोग करते हैं, आप अन्य सेवाओं जैसे सेल्सफोर्स या जीमेल का उपयोग कर सकते हैं। SharePoint Office 365 Zendesk यदि आप 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो 2010 वर्कफ़्लो सेवानिवृत्ति देखें SharePoint SharePoint
प्रवाह बनाने से पहले, एक SharePoint ऑनलाइन सूची बनाएँ। बाद में, हम छुट्टियों के लिए अनुमोदन का अनुरोध करने हेतु इस सूची का उपयोग करेंगे।
अपनी ऑनलाइन सूची में ये कॉलम बनाएँ: SharePoint
| Column | प्रकार |
|---|---|
| पद | एकल पंक्ति पाठ |
| प्रारंभ दिनांक | तिथि और समय |
| समाप्ति तिथि | तिथि और समय |
| टिप्पणियां | एकल पंक्ति पाठ |
| अनुमोदित | हां/नहीं |
| प्रबंधक टिप्पणियाँ | एकल पंक्ति पाठ |
SharePoint ऑनलाइन सूची का नाम और यूआरएल नोट कर लें। आपको इन आइटमों की आवश्यकता बाद में तब होगी जब आप SharePoint - जब कोई आइटम बनाया जाता है ट्रिगर को कॉन्फ़िगर करेंगे।
स्वचालित क्लाउड प्रवाह बनाएं
स्वचालित क्लाउड प्रवाह बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें:
में प्रवेश करें। Power Automate
बाईं ओर नेविगेशन फलक में मेरे प्रवाह का चयन करें।
शीर्ष-बाएँ मेनू पर, नया प्रवाह >स्वचालित क्लाउड प्रवाह चुनें.
ट्रिगर जोड़ें
अपने प्रवाह में ट्रिगर जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:
अपने प्रवाह को एक नाम दें.
अपने प्रवाह का ट्रिगर चुनें के अंतर्गत, जब कोई आइटम बनाया जाता है - SharePoint चुनें, और फिर बनाएँ चुनें.
जब कोई आइटम बनाया जाता है कार्ड पर, साइट पता और सूची का नाम चुनें, जो आपने पहले बनाया था। SharePoint
साइट पता और सूची नाम वे आइटम हैं जिन्हें आपने SharePoint ऑनलाइन सूची में पूर्वापेक्षाएँ अनुभाग में बनाया है।
प्रोफ़ाइल क्रिया जोड़ें
अपने प्रवाह में प्रोफ़ाइल क्रिया जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें. यह क्रिया उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल जानकारी प्राप्त करती है, जिसका उपयोग आप अनुमोदन अनुरोध में कर सकते हैं:
+का चयन करें, और फिर एक क्रिया जोड़ें खोज बॉक्स में प्रोफ़ाइल टाइप करें.
Office 365 उपयोगकर्ता में, मेरी प्रोफ़ाइल प्राप्त करें (V2) चुनें.
अपने प्रवाह में शामिल करने के लिए अपनी प्रोफ़ाइल से फ़ील्ड चुनें, और फिर बनाएँ चुनें.
अनुमोदन कार्रवाई जोड़ें
अपने प्रवाह में अनुमोदन कार्रवाई जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- +चुनें.
- approval को Add an action खोज बॉक्स में टाइप करें।
- प्रारंभ कार्रवाई का चयन करें और अनुमोदन के लिए प्रतीक्षा करें.
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप प्रारंभ को कॉन्फ़िगर करें और अनुमोदन कार्ड की प्रतीक्षा करें।
नोट
अनुमोदन प्रकार, शीर्षक और असाइन किए गए फ़ील्ड आवश्यक हैं. आप विवरण फ़ील्ड को फ़ॉर्मेट करने के लिए मार्कडाउन का उपयोग कर सकते हैं.
नोट
यह क्रिया अनुमोदन अनुरोध को असाइन किया गया बॉक्स में ईमेल पते पर भेजती है।
यदि आपके परिदृश्य में इसकी आवश्यकता है, तो आप अपने अनुमोदन अनुरोधों में ऐसी फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं जो Microsoft Dataverse का उपयोग करती हैं।
अनुमोदन के लिए ईमेल कार्रवाई जोड़ें
यदि अवकाश अनुरोध स्वीकृत हो जाए तो ईमेल भेजने के लिए इन चरणों का पालन करें:
शर्त कार्रवाई जोड़ने के लिए, प्लस चिह्न का चयन करें.
कार्रवाई जोड़ें खोज फ़ील्ड में, शर्त लिखें.
खोज फ़ील्ड के नीचे सूची में, शर्त कार्रवाई का चयन करें.
पैरामीटर टैब में, पहले मान चुनें फ़ील्ड का चयन करें, और फिर बिजली बोल्ट आइकन का चयन करें।
प्रतिक्रिया अनुमोदन प्रतिक्रिया मान का चयन करें.
यदि अपेक्षित प्रतिक्रिया प्रकट नहीं होती है, तो अतिरिक्त मान प्रदर्शित करने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू के शीर्षक बार में अधिक देखें का चयन करें।
अगले फ़ील्ड में, ड्रॉपडाउन मेनू से बराबर है का चयन करें।
अन्य मान चुनें फ़ील्ड में, अनुमोदन करें लिखें.
कॉन्फ़िगरेशन फलक बंद करें.
डिज़ाइनर में, True शाखा में प्लस लॉग का चयन करें.
कार्रवाई जोड़ें खोज फ़ील्ड में, ईमेल भेजें लिखें.
खोज फ़ील्ड के नीचे सूची में, ईमेल भेजें (V2) कार्रवाई का चयन करें.
पैरामीटर टैब प्रदर्शित होता है. यह उस ईमेल का टेम्प्लेट है जो अवकाश अनुरोध की स्थिति में परिवर्तन होने पर भेजा जाता है।
टू फ़ील्ड का चयन करें और फिर बिजली बोल्ट आइकन का चयन करें।
अनुमोदन - प्रारंभ करें और आपके द्वारा बनाई गई अनुमोदन कार्रवाई के लिए प्रतीक्षा करें अनुमोदन कार्रवाई जोड़ें से ईमेल द्वारा निर्मितगतिशील मान का चयन करें।
विषय फ़ील्ड में, ईमेल के लिए विषय लिखें. इस उदाहरण में विषय के रूप में आपका अवकाश अनुरोध स्वीकृत हो गया है का उपयोग किया गया है।
बॉडी बॉक्स में, ईमेल के लिए एक संदेश लिखें:
वह मानक पाठ लिखें जिसे आप ईमेल में दिखाना चाहते हैं, जैसे आपका अवकाश अनुरोध द्वारा स्वीकृत कर लिया गया है।
अवकाश अनुरोध को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का नाम सम्मिलित करने के लिए, अपने कर्सर को बॉडी बॉक्स में उस स्थान पर रखें जहां आप नाम प्रदर्शित करना चाहते हैं, और फिर बिजली के बोल्ट आइकन का चयन करें।
ड्रॉपडाउन मेनू से एक गतिशील मान चुनें. निम्न उदाहरण प्रतिक्रिया अनुमोदनकर्ता नाम गतिशील मान का उपयोग करता है.
अनुमोदक की टिप्पणियाँ सम्मिलित करने के लिए, अनुमोदक की टिप्पणियाँ टाइप करें।
अपने कर्सर को बॉडी बॉक्स में उस स्थान पर रखें जहां आप टिप्पणियां प्रदर्शित करना चाहते हैं, और फिर बिजली के बोल्ट आइकन का चयन करें।
ड्रॉपडाउन मेनू से एक गतिशील मान चुनें. निम्न उदाहरण प्रतिक्रिया टिप्पणियाँ गतिशील मान का उपयोग करता है.
स्वीकृत अनुरोधों के लिए अद्यतन कार्रवाई जोड़ें
स्वीकृत अनुरोधों के लिए कार्रवाइयां अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
+ सत्य शाखा में चयन करें.
SharePoint कार्रवाई जोड़ें कार्ड पर खोज बॉक्स में अपडेट दर्ज करें, और फिर आइटम अपडेट करें कार्रवाई का चयन करें।
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप आइटम अपडेट करें कार्ड को कॉन्फ़िगर करें।
नोट
साइट पता, सूची नाम, आईडी, और शीर्षक आवश्यक हैं।
अस्वीकृतियों के लिए ईमेल कार्रवाई जोड़ें
यदि अवकाश अनुरोध अस्वीकृत हो जाए तो ईमेल भेजने के लिए इन चरणों का पालन करें:
+ को गलत शाखा पर चुनें.
भेजेंकार्रवाई जोड़ें कार्ड के खोज बॉक्स में दर्ज करें।
क्रियाओं को फ़िल्टर करने के लिए Outlook में ईमेल भेजें (V2) क्रिया का चयन करें। Office 365
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप ईमेल कार्ड को कॉन्फ़िगर करें.
यह कार्ड उस ईमेल के टेम्पलेट को दर्शाता है जो अवकाश अनुरोध की स्थिति में परिवर्तन होने पर भेजा जाता है।
अस्वीकृत अनुरोधों के लिए अद्यतन कार्रवाई जोड़ें
अस्वीकृत अनुरोधों के लिए कार्रवाइयां अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
गलत शाखा में ईमेल भेजें (v2) कार्ड के अंतर्गत, + का चयन करें.
आइटम अपडेट करेंकार्रवाई चुनें कार्ड पर खोज बॉक्स में दर्ज करें, और फिर आइटम अपडेट करें कार्रवाई का चयन करें SharePoint.
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप कार्ड को कॉन्फ़िगर करें.
नोट
साइट पता, सूची नाम, आईडी, और शीर्षक आवश्यक हैं।
अपना कार्य सहेजने के लिए सहेजें चुनें.
यदि आपने इसका अनुसरण किया है, तो आपका प्रवाह इस स्क्रीनशॉट जैसा दिखना चाहिए:
अब जब आपने प्रवाह बना लिया है, तो इसका परीक्षण करने का समय आ गया है!
अपने प्रवाह का परीक्षण करने के लिए अनुमोदन का अनुरोध करें
आपके द्वारा पहले बनाई गई SharePoint ऑनलाइन सूची में अवकाश अनुरोध बनाएँ।
आपके द्वारा यह अनुरोध सहेजने के बाद, प्रवाह ट्रिगर होता है, और फिर:
- अनुमोदन केंद्र में एक अनुरोध बनाता है.
- अनुमोदकों को अनुमोदन अनुरोध ईमेल भेजता है।
लंबे समय तक चलने वाली स्वीकृतियां बनाएं
यदि आपका प्रवाह 30 दिनों से अधिक समय तक चल सकता है, तो अपनी स्वीकृतियां Microsoft Dataverse में संग्रहीत करें। इससे आप ऐसे प्रवाह बना सकते हैं जो मूल प्रवाह की समय-सीमा समाप्त हो जाने के बाद भी अनुमोदन अनुरोधों के प्रत्युत्तरों पर कार्य करते हैं।
ऐसा करने के लिए, दो प्रवाहों का उपयोग करें, एक अनुमोदन अनुरोध भेजने के लिए, और दूसरा अनुमोदन अनुरोध के प्रतिसादों पर व्यावसायिक तर्क चलाने के लिए, अनुमोदन बनाएँ (v2) कार्रवाई के आधार पर।
टिप
यदि आप आधुनिक ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो आपको यह सोचने की आवश्यकता नहीं है कि क्या अनुरोध अभी भी आवश्यक है, क्योंकि Power Automate स्वचालित रूप से ईमेल को अपडेट करके यह संकेत देता है कि अनुमोदन अनुरोध पूरा हो गया है।
अनुमोदन अनुरोध रद्द करें
कभी-कभी आप अपने द्वारा भेजे गए अनुमोदन अनुरोध को रद्द करना चाह सकते हैं। संभवतः आपने अनुरोध में कोई गलती की है, या यह अब प्रासंगिक नहीं है। अनुरोध भेजने वाला व्यक्ति इन चरणों का पालन करके इसे रद्द कर सकता है।
रद्द करने की सुविधा अनुमोदन बनाएँ (v2) कार्रवाई पर समर्थित है.
बाईं ओर नेविगेशन फलक पर, अनुमोदन चुनें.
भेजे गए टैब में, अपना अनुमोदन अनुरोध ढूंढें और चुनें।
पृष्ठ के शीर्ष पर, रद्द करें चुनें.
आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहा जा सकता है कि आप अनुरोध रद्द करना चाहते हैं।
टिप
आपके द्वारा रद्द किए गए अनुमोदन अनुरोधों को देखने के लिए आप इतिहास टैब का चयन कर सकते हैं।
अतिथि उपयोगकर्ताओं से अनुमोदन का अनुरोध करें
आप अपने संगठन से बाहर के व्यक्तियों को अनुमोदन अनुरोध भेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Microsoft Entra अतिथि उपयोगकर्ताओं का उपयोग करें अन्य किरायेदारों के उपयोगकर्ताओं को अतिथि के रूप में आमंत्रित करके।
जब आप किसी अतिथि को कोई भूमिका सौंपते हैं, तो इससे अतिथि को अनुमोदन प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आवश्यक अनुमति मिल जाती है।
अब जबकि आपने अपना प्रवाह बना लिया है और उसका परीक्षण कर लिया है, तो दूसरों को यह बताना न भूलें कि इसका उपयोग कैसे किया जाए।
संबंधित जानकारी
- लंबित अनुमोदन अनुरोध देखें और प्रबंधित करें
- अनुक्रमिक अनुमोदन प्रवाह बनाएँ. ...
- समानांतर अनुमोदन प्रवाह बनाएँ.
- Power Automate मोबाइल ऐप को Android, iOS, या विंडोज फोन के लिए इंस्टॉल करें
- प्रशिक्षण: Power Automate (मॉड्यूल) के साथ अनुमोदन प्रवाह बनाएँ
- प्रशिक्षण: Power Automate (मॉड्यूल) में अनुमोदन प्रक्रिया को स्वचालित करें