अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाएँ और उसका परीक्षण करें Power Automate
Power Automateके साथ, आप SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, या WordPress सहित कई सेवाओं में दस्तावेज़ों या प्रक्रियाओं के अनुमोदन का प्रबंधन कर सकते हैं।
अनुमोदन कार्यप्रवाह बनाने के लिए, किसी भी प्रवाह में अनुमोदन - प्रारंभ कार्रवाई जोड़ें और अनुमोदन के लिए प्रतीक्षा करें। इस क्रिया को जोड़ने के बाद, आपका प्रवाह दस्तावेज़ों या प्रक्रियाओं के अनुमोदन का प्रबंधन कर सकता है. उदाहरण के लिए, आप दस्तावेज़ अनुमोदन प्रवाह बना सकते हैं जो चालान, कार्य आदेश या बिक्री उद्धरण को अनुमोदित करते हैं। आप प्रक्रिया अनुमोदन प्रवाह भी बना सकते हैं जो अवकाश अनुरोध, ओवरटाइम कार्य या यात्रा योजनाओं को स्वीकृत करता है।
अनुमोदक अपने ईमेल इनबॉक्स, अनुमोदन केंद्र या ऐप से अनुरोधों का जवाब दे सकते हैं। Power Automate Power Automate
एक स्वीकृति फ़्लो बनाएँ
यहां उस प्रवाह का अवलोकन दिया गया है जिसे हम बनाएंगे और परीक्षण करेंगे:
प्रवाह निम्नलिखित चरण निष्पादित करता है:
यह तब शुरू होता है जब कोई व्यक्ति SharePoint ऑनलाइन सूची में अवकाश अनुरोध बनाता है।
अवकाश अनुरोध को अनुमोदन केंद्र में जोड़ता है, और फिर उसे अनुमोदक को ईमेल करता है।
छुट्टी का अनुरोध करने वाले व्यक्ति को अनुमोदनकर्ता के निर्णय सहित एक ईमेल भेजता है।
अनुमोदक के निर्णय टिप्पणियों के साथ ऑनलाइन सूची को अद्यतन करता है। SharePoint
टिप
SharePoint के साथ Power Automate का उपयोग करने के बारे में विस्तृत जानकारी के लिए, SharePoint दस्तावेज़ीकरण पर जाएं।
महत्त्वपूर्ण
अपने परिवेश को सुरक्षित रखने के लिए हमेशा सुरक्षा के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं और अपने संगठन की सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें। SharePoint सुरक्षा इस लेख के दायरे से बाहर है।
पूर्वावश्यकताएँ
इस ट्यूटोरियल को पूरा करने के लिए, आपके पास निम्नलिखित तक पहुंच होनी चाहिए:
- Power Automate.
- SharePoint ऑनलाइन सूची.
- Office 365 आउटलुक और Office 365 उपयोगकर्ता खाता.
नोट
जबकि हम इस वॉक-थ्रू में SharePoint ऑनलाइन और Office 365 आउटलुक का उपयोग करते हैं, आप Zendesk, सेल्सफोर्स, या जीमेल जैसी अन्य सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो 2010 वर्कफ़्लो सेवानिवृत्ति देखें SharePoint SharePoint
प्रवाह बनाने से पहले, एक SharePoint ऑनलाइन सूची बनाएं। बाद में, हम छुट्टियों के लिए अनुमोदन का अनुरोध करने हेतु इस सूची का उपयोग करेंगे।
अपनी ऑनलाइन सूची में ये कॉलम बनाएँ: SharePoint
| Column | Type |
|---|---|
| पद | एकल पंक्ति पाठ |
| प्रारंभ दिनांक | तिथि और समय |
| समाप्ति तिथि | तिथि और समय |
| टिप्पणियां | एकल पंक्ति पाठ |
| अनुमोदित | हां/नहीं |
| प्रबंधक टिप्पणियाँ | एकल पंक्ति पाठ |
SharePoint ऑनलाइन सूची का नाम और यूआरएल नोट कर लें। आपको बाद में इन आइटम की आवश्यकता होगी जब आप SharePoint - जब कोई आइटम बनाया जाता है ट्रिगर को कॉन्फ़िगर करेंगे।
एक स्वचालित क्लाउड फ़्लो बनाएँ
में प्रवेश करें। Power Automate
बाईं ओर नेविगेशन फलक में मेरे प्रवाह का चयन करें।
ऊपरी-बाएँ मेनू पर, नया प्रवाह>स्वचालित क्लाउड फ़्लो चुनें.
ट्रिगर जोड़ें
अपने प्रवाह को एक नाम दें.
अपने प्रवाह का ट्रिगर चुनें के अंतर्गत, जब कोई आइटम बनाया जाता है - SharePoint का चयन करें, और फिर बनाएँ का चयन करें.
जब कोई आइटम बनाया जाता है कार्ड पर, साइट पता और सूची नाम का चयन करें, जो आपने पहले बनाया था। SharePoint
साइट पता और सूची नाम वे आइटम हैं जिन्हें आपने इस वॉकथ्रू में पहले नोट किया था।
प्रोफ़ाइल क्रिया जोड़ें
नया चरण चुनें, और फिर प्रोफ़ाइल को कार्रवाई चुनें खोज बॉक्स में टाइप करें.
Office 365 उपयोगकर्ता चुनें.
ढूँढें, और फिर मेरी प्रोफ़ाइल प्राप्त करें (V2) कार्रवाई का चयन करें.
अपनी प्रोफ़ाइल से उन फ़ील्ड का चयन करें जिन्हें आप अपने प्रवाह में शामिल करना चाहते हैं, और फिर अब तक किए गए कार्य को सहेजने के लिए बनाएँ का चयन करें।
अनुमोदन कार्रवाई जोड़ें
नया चरण चुनें.
अनुमोदन को एक कार्रवाई चुनें खोज बॉक्स में टाइप करें।
प्रारंभ कार्रवाई का चयन करें और अनुमोदन के लिए प्रतीक्षा करें.
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप प्रारंभ को कॉन्फ़िगर करें और अनुमोदन के लिए प्रतीक्षा करें कार्ड.
नोट
अनुमोदन प्रकार, शीर्षक और असाइन किए गए फ़ील्ड आवश्यक हैं. आप मार्कडाउन का उपयोग विवरण फ़ील्ड को फ़ॉर्मेट करने के लिए कर सकते हैं.
नोट
यह क्रिया अनुमोदन अनुरोध को असाइन किया गया बॉक्स में ईमेल पते पर भेजती है।
यदि आपके परिदृश्य में इसकी आवश्यकता है, तो आप अपने अनुमोदन अनुरोधों में Microsoft Dataverse का उपयोग करने वाली फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं।
अनुमोदन के लिए ईमेल कार्रवाई जोड़ें
यदि अवकाश अनुरोध स्वीकृत हो जाए तो ईमेल भेजने के लिए इन चरणों का पालन करें।
शर्त की यदि हाँ शाखा पर एक क्रिया जोड़ें का चयन करें।
खोज बॉक्स में ईमेल भेजें प्रविष्ट करें एक कार्रवाई चुनें कार्ड.
ईमेल भेजें (V2) कार्रवाई का चयन करें.
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप ईमेल कार्ड को कॉन्फ़िगर करें।
नोट
To, विषय, और बॉडी आवश्यक हैं।
यह कार्ड उस ईमेल के लिए एक टेम्पलेट है जो अवकाश अनुरोध की स्थिति में परिवर्तन होने पर भेजा जाता है।
बॉडी बॉक्स में ईमेल भेजें (V2) कार्ड पर, टिप्पणियाँ टोकन का उपयोग अनुमोदन - अनुमोदन आरंभ करें कार्रवाई से करें।
स्वीकृत अनुरोधों के लिए अद्यतन कार्रवाई जोड़ें
यदि हाँ शाखा में एक क्रिया जोड़ें चुनें।
खोज बॉक्स में SharePoint प्रविष्ट करें कार्रवाई चुनें कार्ड, SharePoint फ़िल्टर का चयन करें, और फिर आइटम अपडेट करें कार्रवाई का चयन करें।
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अपडेट आइटम कार्ड को कॉन्फ़िगर करें।
नोट
साइट पता, सूची नाम, आईडी, और शीर्षक आवश्यक हैं।
अस्वीकृतियों के लिए ईमेल कार्रवाई जोड़ें
यदि नहीं शाखा पर एक कार्रवाई जोड़ें का चयन करें।
भेजें कार्रवाई चुनें कार्ड के खोज बॉक्स में दर्ज करें, Office 365 Outlook कार्रवाई फ़िल्टर करने के लिए चुनें, और फिर ईमेल भेजें (V2) - Office 365 Outlook कार्रवाई चुनें.
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप ईमेल कार्ड को कॉन्फ़िगर करें।
यह कार्ड उस ईमेल के टेम्पलेट को दर्शाता है जो अवकाश अनुरोध की स्थिति में परिवर्तन होने पर भेजा जाता है।
अस्वीकृत अनुरोधों के लिए अद्यतन कार्रवाई जोड़ें
कार्रवाई जोड़ें चुनें.
अपडेट खोज बॉक्स में दर्ज करें कार्रवाई चुनें कार्ड, और फिर आइटम अपडेट करें - SharePoint कार्रवाई का चयन करें।
कार्ड को अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप कॉन्फ़िगर करें।
नोट
साइट पता, सूची नाम, आईडी, और शीर्षक आवश्यक हैं।
- हमारे द्वारा किए गए कार्य को सहेजने के लिए सहेजें का चयन करें।
यदि आपने इसका अनुसरण किया है, तो आपका प्रवाह इस स्क्रीनशॉट जैसा दिखना चाहिए:
अब जब हमने प्रवाह बना लिया है, तो इसका परीक्षण करने का समय आ गया है!
अपने प्रवाह का परीक्षण करने के लिए अनुमोदन का अनुरोध करें
आपके द्वारा पहले बनाई गई SharePoint ऑनलाइन सूची में अवकाश अनुरोध बनाएँ।
आपके द्वारा यह अनुरोध सहेजने के बाद, प्रवाह ट्रिगर होता है, और फिर:
- अनुमोदन केंद्र में एक अनुरोध बनाता है.
- अनुमोदकों को अनुमोदन अनुरोध ईमेल भेजता है।
लंबे समय तक चलने वाली स्वीकृतियां बनाएं
यदि यह संभावना है कि आपका प्रवाह 30 दिनों से अधिक समय तक चलेगा, तो अपनी स्वीकृतियां संग्रहीत करने पर विचार करें। Microsoft Dataverse इससे आपके लिए ऐसे प्रवाह बनाना संभव हो जाता है जो मूल प्रवाह की समय-सीमा समाप्त हो जाने के बाद भी अनुमोदन अनुरोधों के प्रत्युत्तरों पर कार्य करते हैं।
ऐसा करने के लिए, दो प्रवाहों का उपयोग करें, एक अनुमोदन अनुरोध भेजने के लिए, और दूसरा अनुमोदन अनुरोध के प्रतिसादों पर व्यावसायिक तर्क चलाने के लिए, अनुमोदन बनाएँ (v2) कार्रवाई के आधार पर। लंबे समय से चल रही स्वीकृतियों के बारे में अधिक जानें।
टिप
यदि आप आधुनिक ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो आपको यह सोचने की आवश्यकता नहीं है कि क्या अनुरोध अभी भी आवश्यक है, क्योंकि Power Automate स्वचालित रूप से ईमेल को अपडेट करके यह संकेत देता है कि अनुमोदन अनुरोध पूरा हो गया है।
अनुमोदन अनुरोध रद्द करें
कभी-कभी आप अपने द्वारा भेजे गए अनुमोदन अनुरोध को रद्द करना चाह सकते हैं। संभवतः आपने अनुरोध में कोई गलती की है, या यह अब प्रासंगिक नहीं है। किसी भी स्थिति में, अनुरोध भेजने वाला व्यक्ति इन चरणों का पालन करके इसे रद्द कर सकता है:
- अनुमोदन का चयन करें
- साइड पैन में अनुमोदन रद्द करें का चयन करें.
टिप
आपके द्वारा रद्द किए गए अनुमोदन अनुरोधों को देखने के लिए आप हमेशा इतिहास टैब का चयन कर सकते हैं।
नोट
रद्द करने की सुविधा अनुमोदन बनाएँ (v2) कार्रवाई पर समर्थित है.
अतिथि उपयोगकर्ताओं से अनुमोदन का अनुरोध करें
आप अपने संगठन से बाहर के व्यक्तियों को अनुमोदन अनुरोध भेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Microsoft Entra अतिथि उपयोगकर्ताओं का उपयोग करें अन्य किरायेदारों के उपयोगकर्ताओं को अतिथि के रूप में आमंत्रित करके।
जब आप किसी अतिथि को कोई भूमिका सौंपते हैं, तो इससे अतिथि को अनुमोदन प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आवश्यक अनुमति मिल जाती है।
अब जब आपने अपना प्रवाह बना लिया है और उसका परीक्षण कर लिया है, तो दूसरों को यह बताना न भूलें कि इसका उपयोग कैसे किया जाए।
संबंधित जानकारी
- लंबित अनुमोदन अनुरोध देखें और प्रबंधित करें
- अनुक्रमिक अनुमोदन प्रवाह बनाएँ.
- समानांतर अनुमोदन प्रवाह बनाएँ.
- Power Automate मोबाइल ऐप को Android, iOS, या विंडोज फोन के लिए इंस्टॉल करें।