​Vodič za administratore aplikacije Dynamics 365 for Outlook

Važno

Od 1. listopada 2020. naslijeđeni je Dynamics 365 for Outlook (koji se naziva i dodatak Outlook COM) povučen. Microsoft neće pružati podršku niti bilo kakva daljnja ažuriranja (uključujući sigurnosna i kritična ažuriranja) dodatka Outlook COM za aplikacije za angažman klijenata (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing i Field Service).

• Od 4. prosinca 2020 naslijeđeni Dynamics 365 for Outlook nije dostupan za aplikacije za angažman klijenata (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing i Field Service). Umjesto toga koristite moderno Dynamics 365 App for Outlook .
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) Korisnici mogu nastaviti koristiti naslijeđeno Dynamics 365 for Outlook i nastavit će primati kritična sigurnosna ažuriranja. No, preporučujemo da što prije prijeđete na moderni sustav Dynamics 365 App for Outlook.

Za dodatne informacije i korake koje trebate obaviti za neometano prebacivanje, preuzmite Priručnik Dynamics 365 for Outlook (dodatak COM).

Dynamics 365 for Outlook može sinkronizirati poruke e-pošte, kontakte, zadatke i obveze između programa Office Outlook i sustava Dynamics 365 (sinkronizacija između klijenata i poslužitelja). Slično sinkronizaciji na strani poslužitelja, filtri sinkronizacije koriste se za sinkronizaciju podataka o porukama iz sustava Dynamics 365 u Outlook ili Exchange. Ručno praćeno praćenje ili praćenje temeljeno na pravilima mape ulazne pošte koristi se za sinkronizaciju podataka o porukama iz sustava Exchange ili Outlook u sustav Dynamics 365.

Kada koristite Dynamics 365 for Outlook, postoji nekoliko koncepata sinkronizacije koji su korisni za razumijevanje. Imajte na umu da, da bi imao bilo koju od ovih Dynamics 365 for Outlook funkcija, svaki korisnik sustava Dynamics 365 for Customer Engagement mora pokrenuti dodatak, Dynamics 365 for Outlook a zapis korisničkog poštanskog sandučića sustava Dynamics 365 mora biti konfiguriran na odgovarajući način.

Kada odaberete Dynamics 365 for Outlook kao metodu sinkronizacije podataka za razmjenu poruka u zapisu korisničkog poštanskog sandučića, e-pošta, kontakti, obveze i zadaci stvoreni u programu Outlook sinkroniziraju se s aplikacijama sustava Dynamics 365 ili Customer Engagement (on-premises).

Važno

• Morate imati najnoviju verziju aplikacije Dynamics 365 for Outlook (verzija 8.2.3) kako biste se povezali s verzijom aplikacija sustava Dynamics 365. Verzija 8.2.3 pruža podršku za Transport sloj Security (TLS) 1.2 potrebne za povezivanje Dynamics 365 for Outlook i aplikacije sustava Dynamics 365. Dodatne informacije potražite u odjeljku Ažuriraj za Dynamics 365 for Outlook.
• Pri upotrebi aplikacije Dynamics 365 for Outlook verzije 9.0 u izvanmrežnom načinu, privitci sinkroniziranih zapisa neće biti dostupni u izvanmrežnom načinu. Ako se u prilogu nalazi privitak nekog zapisa, on će biti dostupan samo kad se vratite na mrežu. Ako ste zapisu dodali prilog u izvanmrežnom načinu, privitak će se sinkronizirati na poslužitelj kad se vratite na mrežu. Kako biste koristili privitke u izvanmrežnom načinu, razmotrite spremanje privitka na vašem uređaju.
• Izvanmrežna mogućnost u verziji Dynamics 365 for Outlook 9.0 nije dostupna u Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Prilagodbe koje ovise o modulu SQL baze podataka i lokalnoj izvanmrežnoj instanci aplikacije Dynamics 365 for Outlook nisu podržane.
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook nije omogućen. Dataverse

Koncepti sinkronizacije aplikacije Dynamics 365 for Outlook

Imajte na umu sljedeće koncepte kada koristite Dynamics 365 for Outlook kao sredstvo za sinkronizaciju:

1. Sinkronizacija organizacije. Samo jedna organizacija može biti određena kao organizacija za sinkronizaciju. Ako imate konfigurirano više organizacija sustava Dynamics 365, organizaciju za sinkronizaciju možete pogledati u čarobnjaku za konfiguriranje sustava Dynamics 365. Čarobnjak za konfiguriranje je aplikacija uključena u Dynamics 365 for Outlook. Imajte na umu da se i dalje možete povezati s dodatnim tvrtkama ili ustanovama Dynamics 365 for Outlook pomoću. Međutim, kada organizacija nije definirana kao organizacija za sinkronizaciju u sustavu Dynamics 365 for Outlook, podaci za razmjenu poruka u programu Outlook ne sinkroniziraju se s tom organizacijom.

2. Sinkronizacija poštanskog sandučića. Samo jedan poštanski sandučić sustava Exchange ili POP3 može se odrediti za jednog korisnika sustava Dynamics 365 for Customer Engagement. Ne možete odrediti više poštanskih sandučića i ne možete mapirati više korisnika sustava Dynamics 365 for Customer Engagement u jedan poštanski sandučić e-pošte sustava Exchange ili POP3. Ovaj se poštanski sandučić zove primarni poštanski sandučić.

3. Sinkronizacija Dynamics 365 for Outlook instance. Samo jedna Dynamics 365 for Outlook instanca može biti označena kao instanca sinkronizacije Dynamics 365 for Outlook . Kada se prijavite u tvrtku ili ustanovu s drugog pokrenutog PC-ja Dynamics 365 for Outlook koji nije instanca sinkronizacije Dynamics 365 for Outlook , primit ćete poruku dijaloga s pitanjem želite li trenutnu Dynamics 365 for Outlook instancu odrediti kao instancu sinkronizacije Dynamics 365 for Outlook . Imajte na umu da, kada odlučite ne postaviti Dynamics 365 for Outlook instancu kao instancu sinkronizacije, i dalje se možete povezati sa organizacijom sustava Dynamics 365 for Customer Engagement i obavljati zadatke, ali podaci za razmjenu poruka u programu Outlook neće se sinkronizirati s organizacijom sustava Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. Izvanmrežna sinkronizacija podataka. Izvanmrežna mogućnost koristi SQL Server Express kao lokalni pohrana podataka. Kada prijeđete u izvanmrežni način rada ili se vratite u mrežni način rada, Dynamics 365 for Outlook sinkronizira zapise za vrste entiteta koje odaberete sa sustavom Dynamics 365 for Customer Engagement ili Customer Engagement (on-premises). Kada prijeđete u izvanmrežni rad ili se vratite u mrežni način rada, odvija se zasebni postupak sinkronizacije koji nije dio sinkronizacije podataka za slanje poruka ovdje opisane. Izvanmrežna mogućnost korisnicima omogućuje stvaranje, izmjenu ili brisanje zapisa izvan mreže koji se kasnije mogu sinkronizirati sa sustavom Dynamics 365 for Customer Engagement ili Customer Engagement (on-premises) kada Dynamics 365 for Outlook se ponovno povežu s internetom.

Napomene o zaštiti privatnosti

Da biste koristili Microsoft Dynamics 365 for Outlook, morate se prijaviti pomoću vjerodajnica (adrese e-pošte i lozinke). Te podatke možete spremiti lokalno da ne biste prilikom svakog otvaranja programa Outlook morali ponovno unositi vjerodajnice. Ako te podatke spremite lokalno, prilikom svakog otvaranja programa Outlook sustav Dynamics 365 for Outlook automatski će se povezati sa sustavom Microsoft Dynamics 365 (online).

Nakon prve prijave i korištenja sustava Dynamics 365 for Outlook, veza između vašeg računala i sustava Dynamics 365 (online) otvorit će se pri svakom povezivanju s internetom. Vezu između računala i sustava Dynamics 365 možete isključiti samo putem postavke konfiguracije, ali ako isključite vezu, Dynamics 365 for Outlook može imati smanjene performanse.

Ako Dynamics 365 for Outlook koristite za praćenje e-pošte, razgovor e-pošte bit će vidljiv korisnicima u vašoj tvrtki ili ustanovi koji za to imaju dozvolu.

Za svaku primljenu poruku e-pošte, Dynamics 365 for Outlook će sustavu Dynamics 365 (online) poslati adresu e-pošte pošiljatelja, adresu e-pošte primatelja te redak s predmetom poruke. To sustavu Dynamics 365 (online) omogućuje da provjeri treba li servis Dynamics 365 (online) pohraniti određenu poruku e-pošte. Kada pratite stavku, njezina se kopija zadržava na usluzi Dynamics 365 te je vidljiva ostalim korisnicima unutar tvrtke ili ustanove koji imaju odgovarajuće dozvole. Kada prekinete s praćenjem stavke, ta se kopija automatski briše iz sustava Dynamics 365 (online) samo ako ste vlasnik stavke.

Ako koristite Microsoft Dynamics 365 for Outlook, kod prelaska u izvanmrežni rad stvara se kopija podataka na kojima radite i pohranjuje se na vašem lokalnom računalu. Podaci se iz sustava Dynamics 365 (online) na računalo prenose putem sigurne veze i održava se veza između lokalne kopije i sustava Dynamics 365 Online. Prilikom sljedeće prijave u sustav Dynamics 365 (online), lokalni podaci sinkroniziraju se sa sustavom Dynamics 365 (online).

Upotrebom sigurnosnih uloga korisnika administrator može odrediti imaju li korisnici iz tvrtke ili ustanove ovlasti za prelazak u izvanmrežni rad sa sustavom Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Korisnici i administratori mogu konfigurirati entitete koji se preuzimaju putem značajke Izvanmrežna sinkronizacija upotrebom postavke Filtri za sinkroniziranje u dijaloškom okviru Mogućnosti. Umjesto toga, korisnici i administratori mogu konfigurirati polja koja se preuzimaju (i prenose) upotrebom Naprednih mogućnosti u dijaloškom okviru Filtri za sinkroniziranje.

Ako koristite Dynamics 365 (online), prilikom korištenja značajke Sinkronizacija s Outlookom Dynamics 365 podaci koje sinkronizirate „izvoze” se u Outlook. Održava se veza između podataka u Outlooku i podataka u sustavu Dynamics 365 (online) kako bi podaci bili ažurni u oba. Sinkronizacija programa Outlook preuzima samo relevantne ID-ove zapisa sustava Dynamics 365 za upotrebu kada korisnik pokuša evidentirati i postaviti u odnosu na stavku programa Outlook. Podaci tvrtke ne pohranjuju se na uređaju.

Upotrebom sigurnosnih uloga administrator može odrediti imaju li korisnici iz tvrtke ili ustanove ovlasti za sinkroniziranje podataka sustava Dynamics 365 s programom Outlook.