Praktični vodič: Stvaranje tijek poslovnog procesa
Važno
Od kolovoza 2022. više ne možete stvarati tijekove Power Automate poslovnih procesa izvan preglednika rješenja niti upravljati njima. Tijekovi i instance poslovnih procesa i dalje se podržavaju putem preglednika Power Apps rješenja i Dataverse prikaza tablice.
U ovom se članku objašnjava kako stvoriti tijek poslovnog procesa pomoću sustava Power Apps. Dodatne informacije o prednostima korištenja tijekova poslovnih procesa potražite u pregledu tijekova poslovnih procesa. Informacije o stvaranju tijekova mobilnih zadataka potražite u članku Stvaranje tijeka mobilnih zadataka.
Kada korisnik pokrene tijek poslovnog procesa, faze i koraci procesa prikazuju se na traci procesa na vrhu obrasca.
Savjet
Nakon što stvorite definiciju tijek poslovnog procesa, možete kontrolirati tko može stvarati, čitati, ažurirati ili brisati tijek poslovnog procesa instancu. Na primjer, za procese povezane s uslugom možete služba za korisnike predstavnikima omogućiti potpuni pristup za promjenu tijek poslovnog procesa instance, ali prodajnim predstavnicima omogućiti pristup instanci samo za čitanje kako bi mogli pratiti aktivnosti nakon prodaje za svoje kupce. Da biste postavili sigurnost definicije tijek poslovnog procesa koju stvorite, na akcijskoj traci odaberite Omogući sigurnosne uloge .
Preduvjeti
- Da biste stvorili tijekove poslovnih procesa, potrebna vam je licenca Power Apps ili po korisniku Power Automate ili licencni plan za Dynamics 365 koji uključuje prava tijek poslovnog procesa korištenje.
- Tablica s kojom će tijek poslovnog procesa biti povezana. Ako tijek poslovnog procesa nije povezan s postojećom tablicom, stvorite novu tablicu prije stvaranja tijeka.
Stvaranje tijeka poslovnog procesa
U Power Apps odjeljku ili Power Automate odaberite Rješenja s navigacijske trake s lijeve strane.
Odaberite ili stvorite rješenje koje će se koristiti za tijek poslovnog procesa.
U rješenju odaberite >Novi postupak> automatizacije>tijek poslovnog procesa. a. Dajte svom toku a zaslonsko ime i naziv(logičkiNaziv). c. Odaberite tablicu iz koje će se koristiti tijek. d. Kliknite Stvori.
Stvara se nova tijek poslovnog procesa. Sada ga možete uređivati s prvom pojedinačnom fazom stvorenom za vas.
Dodajte faze. Ako će vaši korisnici napredovati iz jedne u drugu poslovnu fazu tijekom procesa:
Povucite komponentu faze s kartice Komponente i ispustite je na + zapisnik u dizajneru .
Da biste postavili svojstva faze, odaberite je, a zatim postavite svojstva na kartici Svojstva na desnoj strani zaslona:
Unesite zaslonski naziv.
Ako želite, odaberite kategoriju za fazu. Kategorija (kao što je Kvalifikovanje ili Razvoj) pojavljuje se kao ševron na traci procesa.
Kada završite s promjenom svojstava, odaberite gumb Primijeni .
Dodajte korake u fazu. Da biste vidjeli korake u fazi, u donjem desnom kutu pozornice odaberite Detalji . Da biste dodali još koraka:
Povucite komponentu Korak na pozornicu s kartice Komponente .
Odaberite korak, a zatim postavite svojstva na kartici Svojstva :
- Unesite zaslonski naziv za korak.
- Ako želite da korisnici unose podatke da bi dovršili korak, odaberite odgovarajući stupac s padajućeg popisa.
- Odaberite Obavezno ako korisnici moraju ispuniti stupac da bi dovršili korak prije prelaska na sljedeću fazu procesa.
- Kada završite, odaberite Primijeni .
Napomena
- Ako booleov stupac s dvije mogućnosti postavite kao Obavezno, korisnici ne mogu nastaviti ako vrijednost stupca nije Da. Korisnik je dužan označiti stupac kao dovršen prije prelaska na sljedeću fazu.
- Ako su ili Da ili Ne prihvatljive vrijednosti stupca, stupac biste trebali učiniti izborom umjesto booleovog stupca s dvije opcije.
Dodajte granu (uvjet) u proces. Da biste dodali uvjet grananja:
Povucite komponentu Uvjet s kartice Komponente na znak + između dvije faze.
Odaberite uvjet, a zatim postavite svojstva na kartici Svojstva . Dodatne informacije o svojstvima grananja potražite u odjeljku Poboljšanje tokova poslovnih procesa grananjem. Kada završite s postavljanjem svojstava uvjeta, odaberite Primijeni.
Dodajte tijek rada. Za pozivanje tijeka rada:
Povucite komponentu tijeka rada s kartice Komponente na fazu ili na stavku globalnog tijeka radau dizajneru. Čemu ćete je dodati ovisi o sljedećem:
- Povucite ga u fazu kada želite pokrenuti tijek rada pri ulasku ili izlasku s pozornice. Komponenta tijeka rada mora se temeljiti na istoj primarnoj tablici kao i faza.
- Povucite je u stavku globalnog tijeka rada kada želite pokrenuti tijek rada kada je proces aktiviran ili kada se proces arhivira (kada se status promijeni u Dovršeno ili Napušteno). Komponenta tijeka rada mora se temeljiti na istoj primarnoj tablici kao i proces.
Odaberite tijek rada, a zatim postavite svojstva na kartici Svojstva :
- Unesite zaslonski naziv.
- Odaberite kada se tijek rada treba pokrenuti.
- Potražite postojeći aktivan tijek rada na zahtjev koji odgovara tablici faze ili stvorite novi tijek rada tako da odaberete Novo.
- Kada završite, odaberite Primijeni .
Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u odjeljku Procesi tijeka rada.
Da biste provjerili valjanost tijek poslovnog procesa, na akcijskoj traci odaberite Provjeri valjanost.
Da biste proces spremili kao skicu dok nastavljate raditi na njemu, na akcijskoj traci odaberite Spremi.
Važno
Dokle god je proces u obliku skice, osobe ga neće moći koristiti.
Da biste aktivirali postupak i učinili ga dostupnim timu, na akcijskoj traci odaberite Aktiviraj .
Da biste omogućili kontrolu nad time tko može stvarati, čitati, ažurirati ili brisati tijek poslovnog procesa instancu, na naredbenoj traci dizajnera odaberite Uredi sigurnosne uloge . Na primjer, za procese vezane uz uslugu mogli biste omogućiti pun pristup predstavnicima službe za korisnike, tako da mogu mijenjati instance tijeka poslovnog procesa, dok biste prodajnim predstavnicima mogli omogućiti pristup samo za čitanje za instancu, tako da mogu pratiti naknadne prodajne aktivnosti za svoje klijente.
Na zaslonu Sigurnosne uloge odaberite naziv uloge da biste otvorili stranicu s informacijama o sigurnosna uloga. Odaberite karticu Tijekovi poslovnih procesa, a zatim tijek poslovnog procesa dodijelite odgovarajuće ovlasti za sigurnosna uloga.
Napomena
Sigurnosne uloge administratora sustava i osobe za prilagodbu sustava prema zadanim postavkama imaju pristup novim tijekovima poslovnih procesa.
Odredite ovlasti odabirom odgovarajućih izbornih gumba, a zatim kliknite Spremi. Dodatne informacije o privilegijama potražite u odjeljku tijek poslovnog procesa ovlasti.
Nakon toga obavezno dodijelite sigurnosnu ulogu odgovarajućim korisnicima u vašoj tvrtki ili ustanovi.
Savjet
Evo nekoliko savjeta n koje trebate misliti dok radite na izvođenju zadatka u prozoru dizajnera:
- Da biste snimili sve u prozoru tijek poslovnog procesa, na akcijskoj traci odaberite Snimka . To je korisno, na primjer, ako želite zajednički koristiti i dobiti komentare o procesu od člana tima.
- Pomoću minijaturne karte brzo dođite do drugog dijela procesa. To je korisno ako imate složeni proces koji se kreće sa zaslona.
- Da biste dodali opis poslovnog procesa, odaberite Detalji pod nazivom procesa u lijevom kutu prozora tijek poslovnog procesa. Možete koristiti do 2000 znakova.
Uređivanje tijeka poslovnog procesa
Da biste uredili tijek poslovnog procesa, otvorite preglednik rješenja, odaberite Procesi, a zatim s popisa procesa koje želite urediti odaberite tijek poslovnog procesa.
Kada s popisa procesa odaberete naziv tijeka poslovnog procesa koji želite urediti, otvorit će se u dizajneru gdje možete unijeti ažuriranje po želji. Proširite Pojedinosti pod nazivom postupka da biste ga preimenovali ili dodali opis te pogledali dodatne informacije.
Druge stvari koje treba znati o tijekovima poslovnih procesa
Uređivanje faza
Tijekovi poslovnog procesa mogu imati najviše 30 faza.
Možete dodati ili promijeniti sljedeća svojstva faze:
Naziv pozornice
Stol. Tablicu možete promijeniti za bilo koju fazu osim prve.
Kategorija pozornice. Kategorija omogućuje grupiranje faza po vrsti akcije. Korisno je za izvješća koja će grupirati retke prema fazi u kojoj se nalaze. Opcije za kategoriju pozornice dolaze iz globalnog izbora kategorije pozornice. Ovom globalnom izboru možete dodati dodatne mogućnosti i po želji promijeniti natpise postojećih mogućnosti. Te mogućnosti možete po želji i izbrisati, ali preporučujemo da zadržite postojeće mogućnosti. Ako ih izbrišete, nećete moći ponovno dodati potpuno iste mogućnosti. Ako ih ne želite koristiti, promijenite oznaku u "Ne koristiti".
Odnos. Unesite odnos kada se prethodna faza u procesu temelji na drugoj tablici. Za fazu koja se trenutno definira odaberite Odaberi Odnosi da biste identificirali odnos koji će se koristiti pri kretanju između dviju faza. Preporučuje se da odaberete odnosa za sljedeće prednosti:
Odnosi često imaju definirane karte stupaca koje automatski prenose podatke između redaka, minimizirajući unos podataka.
Kada odaberete Sljedeća faza na traci procesa za redak, svi reci koji koriste odnos bit će navedeni u tijeku procesa, čime će se povećati ponovna upotreba redaka u procesu. Osim toga, tijekove rada možete koristiti za automatizaciju stvaranja redaka tako da ih korisnik jednostavno odabere umjesto da ga stvori kako bi dodatno pojednostavio proces.
Uređivanje koraka
Faze može sadržavati do 30 koraka.
Dodaj granu
Da biste saznali više o dodavanju podružnice u fazu, idite na Poboljšanje tokova poslovnih procesa grananjem.
Da biste korisnicima omogućili korištenje tijek poslovnog procesa, morate naručiti tijek procesa, omogućiti sigurnosne uloge i aktivirati ga.
Postavljanje redoslijeda tijeka procesa
Kada imate više tijek poslovnog procesa za tablicu (vrstu retka), morat ćete postaviti koji će se postupak automatski dodijeliti novim recima. Na traci naredbi odaberite Tijek procesa narudžbe. Za nove retke ili retke kojima još nije pridružen tijek procesa, prvi tijek poslovnog procesa kojem korisnik ima pristup je onaj koji će se koristiti.
Omogući sigurnosne uloge
Imaju li korisnici pristup tijeku poslovnog procesa ovisi o privilegiji koja je definirana u tijeku poslovnog procesa u sigurnosnoj ulozi koja je dodijeljena korisniku.
Prema zadanim postavkama samo sigurnosne uloge administratora sustava i osobe za prilagodbu sustava mogu vidjeti novi tijek poslovnog procesa.
Da biste odredili privilegije na tijek poslovnog procesa, otvorite tijek poslovnog procesa za uređivanje, a zatim na naredbenoj traci dizajnera tijek poslovnog procesa odaberite Uredi sigurnosne uloge . Pogledajte 13. korak u odjeljku Stvaranje tijek poslovnog procesa navedenog ranije u ovom tema .
Aktivirati
Da bi netko mogao koristiti tijek poslovnog procesa, najprije ga morate aktivirati. Na traci naredbi odaberite Aktiviraj. Nakon što potvrdite aktivaciju, tijek poslovnog procesa spreman je za korištenje. Ako u tijeku poslovnog procesa postoje pogreške, nećete ga moći aktivirati dok se pogreške ne isprave.
Dodavanje radnji na zahtjev u tijek poslovnog procesa
Ažuriranje Dynamics 365 (online) verzije 9.0 uvodi tijek poslovnog procesa značajku: tijek poslovnog procesa automatizaciju pomoću akcijskih koraka. U tijek poslovnog procesa možete dodati gumb koji će pokrenuti radnju ili tijek rada.
Dodavanje tijekovi rada ili radnje na zahtjev pomoću koraka radnje
Pretpostavimo da, kao dio postupka kvalifikacije za priliku, tvrtke Contoso zahtijeva da pregledavatelj pregleda sve prilike. Zbog toga je tvrtka Contoso stvorila radnju koja:
- Stvara redak zadatka koji je dodijeljen pregledavatelju prilike.
- dodaje u temu prilike "Spremno za pregled"
Osim toga, Contoso mora moći pokretati te radnje na zahtjev. Da se ti zadaci mogli integrirati u postupak kvalifikacije za priliku, radnje se moraju prikazati u tijeku poslovnog procesa prilike. Da biste omogućili tu funkciju, odaberite Kao korak tijek poslovnog procesa akcije.
Nadalje, korak radnje dodaje se u tijek poslovnog procesa prilike tvrtke Contoso. Zatim se potvrđuje valjanost tijeka poslovnog procesa i on se ažurira.
Sada članovi Contosove prodajne snage mogu pokrenuti akciju iz koraka poslovnog procesa Kvalifikacija prilike, na zahtjev, odabirom izvrši.
Važno
- Da biste mogli izvršiti radnju ili tijek rada na zahtjev, tijek poslovnog procesa mora uključivati korak radnje. Ako korak radnje pokreće tijek rada, tijek rada mora se konfigurirati tako da se pokreće na zahtjev.
- Tablica pridružena akciji ili tijeku rada mora biti ista kao i tablica pridružena tijek poslovnog procesa.
Ograničenje prilikom upotrebe koraka radnje u tijeku poslovnog procesa
- Akcije nisu dostupne kao koraci akcije ako su ulazni ili izlazni parametri vrste Tablica, EntityCollection ili OptionSet (Choice). Radnje s više izlaznih parametara vrste EntityReference ili bilo kojeg broja ulaznih parametara vrste EntityReference nisu dostupne kao koraci radnje. Akcije koje nisu povezane s primarnom tablicom (globalna akcija) nisu dostupne kao koraci akcije.
Akcijski centar
Kada trebate vidjeti popis tijekova poslovnih procesa u koje sudjelujete, pogledajte objedinjeni akcijski centar.
U objedinjenom akcijskom centru vidjet ćete sve poslovne procese u kojima vam je dodijeljen barem jedan Microsoft Dataverse redak tablice koji proces koristi. Na primjer, ako poslovni proces koristi tablice Potencijalni klijent i Prilika u, vidjet ćete sve instance tog procesa u kojima vam je dodijeljen redak Potencijalni klijent ili Prilika Dataverse.
Prikažite sve instance koje se trenutno rade na kartici Aktivno . Na ovoj kartici možete vidjeti sljedeće detalje:
- Naziv procesa.
- Trenutna faza za svaki proces.
- Vlasnik Dataverse retka pridruženog aktivnoj fazi.
- Vrijeme od stvaranja instance.
Odaberite instancu da biste je otvorili na novoj kartici ili je odaberite da biste kopirali vezu, podijelili vezu putem e-pošte, napustili ili izbrisali instancu.