Sinkronizacijska logika za obveze, kontakte i zadatke
Ovaj članak istražuje kako se obveze, kontakti i zadaci sinkroniziraju između programa Dynamics 365 i Exchange. E-pošta se sinkronizira zasebno.
Obveze, kontakti i zadaci sinkroniziraju se u oba smjera prema zadanim postavkama između programa Dynamics 365 i Exchange. Sinkronizacija sa strane poslužitelja, poznata i kao sinkronizacija sustava Exchange, preferirana je metoda. Sinkronizacija se odvija različito, ovisno o stavci koja se sinkronizira i smjeru sinkronizacije.
Prije nego što se obveze, kontakti i zadaci mogu sinkronizirati, odgovarajući zapis poštanskog sandučića u programu Dynamics 365 mora ispunjavati sljedeće zahtjeve. Napominjemo da poštanski sandučići u redu čekanja ne podržavaju sinkronizaciju obveza, kontakata ili zadataka.
- Adresa e-pošte korisnika odobrena je.
- Poštanski je sandučić testiran i omogućen.
- Sinkronizacija obveza, kontakata i zadataka postavljena je sa strane poslužitelja.
Više informacija potražite u odjeljku Spajanje na Exchange Online i Sinkronizacija sa strane poslužitelja.
Sinkronizacijski filtri određuju zapise koji će se sinkronizirati između programa Dynamics 365 i Exchange s pomoću sinkronizacije na strani poslužitelja. Dodatne informacija potražite u odjeljku Odabir zapisa za sinkronizaciju između aplikacija customer engagement i programa Exchange,
Nakon što se stavka sinkronizira s programom Exchange, uspostavlja se veza. Sinkronizacija je uvijek dvosmjerna. Svaka promjena s jedne strane odrazit će se i na drugu.
Obaveze, kontakti i zadaci sinkroniziraju se iz programa Exchange u Dynamics 365 samo kada su ispunjeni sljedeći zahtjevi:
- Stavka je stvorena u aplikaciji Dynamics 365 for Outlook.
- Stavka je praćena u program Dynamics 365 u Dynamics 365 for Outlook.
- Kategorija Praćeno u Dynamics 365 primijenjena je u programu Outlook ili nekom drugom klijentu e-pošte, a ne u Dynamics 365 for Outlook.
Napomena
Sinkronizacija na strani poslužitelja sinkronizira obveze s kategorijom Praćeno u Dynamics 365 ako se obveza nalazi u glavnoj mapi Kalendara ili njenim podmapama. Stavke u drugim mapama kalendara nisu sinkronizirane.
Kada su ti zahtjevi zadovoljeni, sinkronizacija na strani poslužitelja stvara stavku u programu Dynamics 365 i uspostavlja vezu. Sinkronizacija je uvijek dvosmjerna. Svaka promjena s jedne strane odrazit će se i na drugu.
Dodatne informacije potražite u odjeljku:
- Povezivanje i praćenje e-pošte ili obveze s određenim retkom u aplikaciji
- Praćenje e-pošte ili obveze bez povezivanja s određenim retkom
- Koristite kategoriju Outlook za praćenje obveza i e-pošte
Način sinkronizacije obveza između programa Dynamics 365 i Exchange ovisi o smjeru sinkronizacije i svojstvima obveze.
Organizator obveza je ključno polje za sinkronizaciju obveza. Pokreće različita ponašanja sinkronizacije. Na primjer, samo organizator obveze Dynamics 365 može sinkronizirati i distribuirati obveze od Dynamics 365 sudionicima sustava Exchange. Kada stvarate obveze pomoću prilagodbi kao što su Power Automate prilagođeni kod, provjerite je li organizator ispravno naveden. Ovo polje organizatora prema zadanim postavkama nije uključeno u obrascu obveze. Možete ga dodati obrascima, prikazima ili naprednim upitima traženja, prema potrebi, kako biste potvrdili da je vrijednost prisutna i točna.
Ako se organizator obveze promijeni u Dynamics 365 nakon što je sinkroniziran sa sustavom Exchange, to može uzrokovati otkazivanje izvornog organizatora. To se može dogoditi jer obveza više ne ispunjava uvjete korisničkih filtara za sinkronizaciju. Osim toga, novi organizator može sinkronizirati obvezu kao novi sastanak u sustavu Exchange. Ponašanje slanja otkazivanja od prethodnog organizatora može se izmijeniti pomoću OrgDBOrgSetting pod nazivom DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.
Napomena
Obveza stvorena u programu Dynamics 365 pojavit će se kao da ga je stvorio SUSTAV ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
- Korisnik koji je pratio obvezu nije organizator
- OrgDBOrgSetting pod nazivom DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities postavljen je na zadanu vrijednost False.
Ako je organizator sastanka Outlook korisnik programa Dynamics 365, vlasnik će biti organizator. Ako organizator sastanka nije korisnik programa Dynamics 365, vlasnik će biti korisnik koji ga je pratio.
mapiranje: Obveze u Dynamics 365 sinkroniziraju se sa sustavom Exchange kao sastanci.
Status obveze: Ako je status obveze u Dynamics 365 Dovršeno , Otkazano ili Besplatno (Otvoreno), status obveze sinkronizira se sa sustavom Exchange kao Slobodan.
Podsjetnik: Podsjetnik se ne postavlja ako je obveza prošla više od sedam dana ili je status obveze Besplatno (Otvoreno).
Pozivnice: Pozivnica se ne šalje ako:
- Obveza je u prošlosti.
- Nijedan sudionik nije pozvan.
- Korisnik koji sinkronizira obvezu nije organizator
- Nijedno od sljedećih svojstava nije promijenjeno: Predmet, Tijelo, Lokacija, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizator, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.
Exchange šalje otkazivanje obveza sudionicima kada se obveza izbriše u poštanskom sandučiću organizatora.
Ako se obveza izbriše u programu Dynamics 365, otkazivanje se ne šalje ako:
- Obveza je u prošlosti.
- Korisnik koji sinkronizira obvezu nije organizator obveze.
- Obveza nema sudionika.
Prema zadanim postavkama, obveze otkazane u programu Dynamics 365 ne sinkroniziraju se s programom Exchange kao Otkazano. Da biste promijenili ovo ponašanje, uključite SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange u OrgDbOrgSettings. Kada je ova postavka omogućena, otkazivanje obveze u programu Dynamics 365 otkazuje obvezu u programu Exchange, koji šalje otkazivanje sudionicima.
Kada se obveza izbriše u programu Dynamics 365 i sinkronizira s programom Exchange, obveza se briše u programu Exchange samo ako su ispunjeni svi sljedeći uvjeti:
- Obveza je povezana.
- Korisnik koji sinkronizira organizator je obveze.
- Obveza je u budućnosti.
- Obveza nije logično izbrisana.
Ako svi ovi uvjeti nisu ispunjeni, obveza i dalje postoji u programu Exchange, ali nije povezana.
Prilikom praćenja ponavljajućeg sastanka, Dynamics 365 ne šalje nove pozivnice sudionicima ako:
- Sve pojave serije i dalje postoje u programima Outlook i Exchange.
- Nema dodanih niti izbrisanih sudionika.
Ako je organizator izbrisao prethodne instance niza, tada ih Dynamics 365 vidi kao da nedostaju u programu Exchange. Ponovno ih stvara i šalje sudionicima novu pozivnicu.
mapiranje: Sastanci u sustavu Exchange sinkroniziraju se s Dynamics 365 kao obveze. Ponavljajući sastanci sinkroniziraju se s Dynamics 365 kao primarni ponavljajući sastanak i njegove instance. Ako se pojedinačne instance ponavljajućeg sastanka izmijene u programu Exchangeu, sinkroniziraju se s programom Dynamics 365 kao zapisi o iznimnim obvezama.
Status obveze i stanje Slobodno/zauzeto: Ako je stanje obveze u sustavu Exchange Besplatno , stanje obveze sinkronizira se s Dynamics 365 kao Slobodno. Ako je status Završen ili Otkazan u programu Dynamics 365, status obveze u programu Dynamics 365 postavljen je na Dovršen. Ako je status Otvoren u programu Dynamics 365, status obveze postavljen je na Slobodan. Ako je status obveze sustava Exchange postavljen na Rad negdje drugdje, obveza Dynamics 365 postavljena je na stanje Otvoreno , a status je Slobodan.
Obveze sa stanjem Dovršeno ili Otkazano u Dynamics 365: Ako je stanje obveze u Dynamics 365 Dovršeno ili Otkazano, sve promjene sastanka u sustavu Exchange neće se sinkronizirati s Dynamics 365.
Rezerviranje obveza i upravljanje sukobima: Kada se obveza prati na Dynamics 365, sinkronizacija sa strane poslužitelja koristi API za rezervacije kako bi se osiguralo da su sudionici dostupni u određeno vrijeme. Na primjer, ako organizatorov kalendar u programu Dynamics 365 ima još jednu obvezu u isto vrijeme, rezervacija ne uspijeva i obveza se ne sinkronizira. Korisnik može riješiti sukob rasporeda, odabrati da ga zanemari i pustiti da se termin ipak sinkronizira. Rezervacija iz programa Dynamics 365 u program Outlook automatski potiskuje sukob rasporeda. Više informacija pogledajte u odjeljku Pronađen je sukob rasporeda prilikom spremanja sastanka [predmet sastanka] iz Exchangea na Microsoft Dynamics 365.
Kada se praćena ili iznimna obveza izbriše u programu Exchange, obveza se ne briše u programu Dynamics 365 tijekom sinkronizacije ako:
- Status je Dovršen ili Otkazan.
- Obveza je u prošlosti.
- Korisnik koji sinkronizira obvezu nije organizator obveze.
(Izvanredna obveza je specifična instanca ponavljajućeg termina koji je pojedinačno izmijenjen.)
mapiranje: Obveze servisa u Dynamics 365 sinkroniziraju se sa sustavom Exchange kao sastanci.
Pozivnice i otkazivanja: Pozivnice i otkazivanja nikada se ne šalju za servisne sastanke.
Kopije: Tijekom sinkronizacije korisnici dobivaju vlastiti primjerak obveze servisa u svojim poštanskim sandučićima. Ne postoji središnji organizator za zakazivanje obveza za usluge.
mapiranje: Kontakti u Dynamics 365 sinkroniziraju se sa sustavom Exchange kao kontakti.
Sinkronizacija adresa: Pogledajte Sinkronizacija adresa za kontakte.
Izbrisani kontakti:
- Kontakti izbrisani u Dynamics 365 brišu se u sustavu Exchange samo ako korisnik koji sinkronizira nije vlasnik kontakta.
- Kontakti izbrisani u sustavu Exchange brišu se u Dynamics 365 samo ako je korisnik koji sinkronizira vlasnik kontakta.
Način sinkronizacije zadataka između programa Dynamics 365 i Exchange ovisi o smjeru sinkronizacije i svojstvima zadatka.
mapiranje: Faksovi, pisma, telefonski pozivi i zadaci u Dynamics 365 sinkroniziraju se sa sustavom Exchange kao zadaci.
Podsjetnik: Ako je rok zadatka prije više od jednog dana, a stanje zadatka u Dynamics 365 je Otvoreno ili Zakazano, podsjetnik se postavlja tijekom sinkronizacije.
Datum dospijeća: Zakazani datum završetka zadatka u Dynamics 365 sinkronizira se sa sustavom Exchange kao rok zadatka.
Status zadatka: Kada postotak dovršenosti nije naveden:
- Otvoren zadatak sinkronizira se sa programom Exchange kao Nije započet.
- Dovršen ili Otkazan zadatak sinkronizira se s programom Exchange kao Dovršen.
Datum dovršetka: Stvarni datum završetka zadatka sinkronizira se sa sustavom Exchange kao datum dovršetka zadatka.
Izbrisani zadaci: Zadaci koji su izbrisani u Dynamics 365 brišu se u sustavu Exchange samo ako njihov status u sustavu Exchange nije Dovršeno.
Automatsko dovršavanje zadataka: Zadaci koji su označeni kao Dovršeni u Dynamics 365 imaju vrijednost u polju actualEnd . Ako je polje actualEnd zadatka popunjeno, a datum je u prošlosti, zadatak se automatski sinkronizira s programom Exchange kao Dovršen. Ako koristite prilagodbe za ponovno aktiviranje zadatka, svakako poništite datum actualEnd da biste izbjegli automatsko dovršavanje sinkronizacije na strani poslužitelja.
mapiranje: Zadaci u sustavu Exchange sinkroniziraju se s Dynamics 365 kao zadacima.
Status zadatka: Zadaci koji nisu pokrenuti u sustavu Exchange sinkroniziraju se s Dynamics 365 kao nepokrenuti.
Stvarni početak zadatka: Kada se zadatak stvoren u sustavu Exchange sinkronizira s Dynamics 365, njegovo polje actualStart postavljeno je na trenutnu vremensku oznaku.
Izbrisani zadaci: Prema zadanim postavkama, faksovi, pisma, telefonski pozivi i zadaci koji se brišu u sustavu Exchange također se brišu u Dynamics 365. Ovo se ponašanje može promijeniti prebacivanjem OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.
Postotak dovršenosti: Zadaci koji su postavljeni kao 100% dovršeni sinkroniziraju se s Dynamics 365 kao dovršeno.
Kada bilo koja stavka više ne odgovara filtrima sinkronizacije, to je obično zbog jednog od dva razloga:
- Njegov zapis više ne postoji u programu Dynamics 365 jer je fizički izbrisan.
- Njegov zapis još uvijek postoji u programu Dynamics 365, ali mu se više ne može pristupiti. Ili je korisnik koji je pridružen poštanskom sandučiću izgubio pristup stavci ili su se svojstva stavke promijenila i više ne odgovaraju sinkronizacijskim filtrima. Ovo se stanje naziva logičkim brisanjem.
Prema zadanim postavkama, sinkronizacija na strani poslužitelja šalje operaciju brisanja programu Exchange u oba slučaja. Da biste promijenili ovo ponašanje i zanemarili logička brisanja, uključite DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync u OrgDbOrgSettings.
Više informacija o sinkronizacijskim filtrima pogledajte u odjeljku:
- Odabir zapisa za sinkronizaciju između aplikacija za angažiranje kupaca i sustava Exchange
- Postavljanje zadanih filtara za sinkronizaciju za više korisnika za obveze, kontakte ili zadatke
Kada se bilo koja povezana stavka kopira u Exchange, sinkronizacija na strani poslužitelja zanemaruje radnju kopiranja prema zadanim postavkama. Ovakvim se ponašanjem izbjegava stvaranje dupliciranih informacija u programu Dynamics 365. Da biste promijenili ovo ponašanje i unijeli duplicirane stavke iz Exchangea, isključite postavku IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox u OrgDbOrgSettings.
Ovaj odjeljak odnosi se na sinkronizaciju putem programa Dynamics 365 for Outlook ili sinkronizacije na strani poslužitelja. Više informacija pogledajte u odjeljku Integracija sustava e-pošte
Korisnici mogu priložiti dokumente, slike, snimke i ostale datoteke obvezama koje stvaraju u programu Dynamics 365 ili aplikaciji Dynamics 365 for Outlook. Prema zadanim postavkama privici nisu uključeni kad se obveze sinkroniziraju. Da biste ih uključili:
- U Dynamics 365 for Outlook idite na Postavke>Administriranje>Postavke sustava.
- Na kartici Sinkronizacija odaberite Sinkroniziraj privitke sastanaka s programom Outlook ili Exchange.
- Ako isključite sinkronizaciju privitaka, privici se ne pojavljuju u obvezama u programu Dynamics 365. I dalje se pojavljuju u obvezama u Dynamics 365 for Outlook.
- Nije moguće sinkronizirati privitke u ponavljajućim obvezama ili obvezama za usluge.
- Privici mogu produžiti trajanje sinkronizacije. Možda biste trebali štedljivo koristiti privitke ako koristite mrežu niske propusnosti.
Na kartici Sinkronizacija u Dynamics 365 for Outlook odaberite jednu od sljedećih opcija da odaberete način sinkronizacije adresa kontakata:
Sinkronizirajte poštansku adresu samo u Outlook kontaktu: Jedna poštanska adresa sinkronizira se između Dynamics 365 i Outlooka. To je dovoljno za većinu tvrtki ili ustanova i primjenjuje se prema zadanim postavkama.
Sinkronizirajte sve tri adrese (poslovna, kućna, ostalo) u kontaktu programa Outlook: Sve tri adrese za slanje programa Outlook (poslovna, kućna i ostala) sinkroniziraju se između Dynamics 365 i programa Outlook.
Upozorenje
Ako imate postojeće podatke, promjena postavke za sinkronizaciju sve tri adrese može uzrokovati gubitak podataka. Atributi za postojeće praćene kontakte ponovno se mapiraju kad se ta postavka omogući. Preporučujemo da testirate tu mogućnost prije primjene kako biste razumjeli kako ponovno mapiranje utječe na vaše okruženje i podataka. U većini slučajeva trebali biste imati potpune podatke na jednoj strani (obično u programu Dynamics 365) te ih sinkronizirati na drugu stranu (obično Outlook ili Exchange).
Više informacija pogledajte u odjeljku Koja se polja mogu sinkronizirati između aplikacija Dynamics 365 i programa Outlook?
Prema zadanim postavkama, zadaci koji su stvoreni u Dynamics 365 for Outlook ne sinkroniziraju se s programom Dynamics 365. Da biste ih sinkronizirali, na kartici Sinkronizacija u Dynamics 365 for Outlook odaberite Sinkroniziraj zadatke koji su dodijeljeni u programu Outlook.
- Zadaci koji se ponavljaju ne mogu se sinkronizirati.
- Osoba koja dodjeljuje zadatak i osoba kojoj je zadatak dodijeljen moraju biti u istoj tvrtki ili ustanovi.
- Zadaci se ne mogu sinkronizirati na više adresa e-pošte.
- Sinkronizacija sa strane poslužitelja
- Poveži se s Exchange Online
- Odabir zapisa za sinkronizaciju između aplikacija za angažiranje kupaca i sustava Exchange
- Povezivanje i praćenje e-pošte ili obveze s određenim retkom u aplikaciji
- Praćenje e-pošte ili obveze bez povezivanja s određenim retkom
- Koristite kategoriju Outlook za praćenje obveza i e-pošte
- OrgDbOrgSettings
- Pronađen je sukob zakazivanja prilikom spremanja obveze [predmet obveze] iz sustava Exchange u Microsoft Dynamics 365
- Sinkronizacija adresa za kontakte
- Integrirajte svoj sustav e-pošte
- Koja se polja mogu sinkronizirati između aplikacija Dynamics 365 i programa Outlook?