Outlook-tevékenységek mentése a CRM rendszerbe

Eladóként elmentheti az ügyfelekkel folytatott összes kimenő és bejövő kommunikációt a CRM rendszerben. Így a vállalat minden tagja láthatja a releváns tevékenységeket, és felhasználhatja azokat olyan fejlett szolgáltatások létrehozásához, amelyek segítenek többet eladni.

De a CRM frissítése az összes tevékenységével az összes használt kommunikációs csatornán fárasztó és időigényes. Ezért lehetővé teszi, Copilot for Sales hogy egyetlen kattintással mentse az Outlook interakcióit (e-maileket és értekezleteket) a CRM-be.

Feljegyzés

  • Ha a Dynamics 365 rendszert használja CRM-ként, és mentett egy e-mailt a Dynamics 365 rendszerbe, az e-mailekre adott válaszokat a rendszer automatikusan menti a CRM rendszerbe, ha a kiszolgálóoldali szinkronizálás engedélyezve van, és ha a Nincs e-mail üzenet beállítástól eltérő lehetőség van kiválasztva az E-mail lapon a Dynamics 365 Személyre szabási beállítások részében.
  • Ha CRM-ként a Dynamics 365 rendszert használja, mentheti az e-mail-tervezeteket és találkozókat a Dynamics 365 rendszerbe. Az e-mailt a rendszer nem menti azonnal a CRM rendszerbe, csak az elküldése után. A találkozó azonnal mentésre kerül a CRM rendszerbe. Ha frissíti a találkozót, miután elmentette a CRM rendszerbe, a módosítások automatikusan mentésre kerülnek a CRM rendszerbe.
  • Az Outlook-tevékenységek megosztott postaládákból való mentése nem támogatott.
  • Ha CRM-ként a Salesforce-t használja, nem mentheti az e-mail-tervezeteket és a találkozókat a Salesforce-ba. A mentett e-mailekre adott válaszok és a mentett események frissítései sem kerülnek automatikusan mentésre.
  • Az ismétlődő értekezletek mentése a CRM rendszerbe nem támogatott.
  • Ha a használatával Dynamics 365 App for Outlook mentett egy e-mailt, az nem jelenik meg mentettként Copilot for Sales. Mentenie kell az e-mailt Copilot for Sales. Ha ismét menti az e-mailt Copilot for Sales, duplikált bejegyzés jön létre a CRM rendszerben.

Outlook-tevékenységek mentése a kiemelő kártyáról

Ha szinkronizálni szeretne egy e-mailt vagy értekezletet az Outlookból a CRM rendszerrel, kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Nyissa meg a CRM rendszerbe menteni kívánt e-mailt vagy értekezletet, majd nyissa meg Copilot for Sales.

  2. Az E-mail mentése (CRM) kártyára válassza a Mentés lehetőséget.

    Képernyőkép az E-mailek mentése a CRM rendszerbe gombbal.

    Ha csatlakozik Copilot for Sales a Dynamics 365 környezethez, és a kiszolgálóoldali szinkronizálás nincs engedélyezve, akkor a rendszer kéri, hogy engedélyezze a kiszolgálóoldali szinkronizálást a postafiókjához, amikor először ment egy Outlook-tevékenységet. További információt a Kiszolgálóoldali szinkronizálás használata a következővel című témakörben talál : Copilot for Sales

    Alternatív megoldásként egy Outlook-tevékenységet is menthet a CRM rendszerbe egy kapcsolódó bejegyzéskártyáról.

  3. A Csatlakozás rekordhoz területenválassza ki azt a rekordot, amelyhez csatlakoztatni szeretné a tevékenységet.

    Alapértelmezés szerint Copilot for Sales javaslatokat jelenít meg a tevékenységben szereplő kapcsolattartókhoz kapcsolódó partnerekre és lehetőségekre. Néhány AI-alapú javaslat csak akkor jelenik meg a lehetőségekhez, ha az e-mail és az értekezlet tartalma angol nyelvű.

    Kiválaszthat egyet a javasolt rekordok közül, amelyekhez csatlakozni szeretne. A keresőmező segítségével megkereshet egy másik, a rendszergazda által hozzáadott Copilot for Sales bejegyzéstípust, és csatlakozhat hozzá.

    Ha bejegyzéshez való csatlakozás nélkül szeretné menteni az e-mailt vagy értekezletet a CRM rendszerbe, válassza a Mentés csatlakozás nélkül lehetőséget. Az e-mail vagy értekezlet továbbra is társítva lesz a Címzett, a Másolatot kap és a Titkos másolat mezőkben lévő névjegyekkel.

    Feljegyzés

    • Amikor olyan rekordot keres, amelyhez csatlakozni szeretne, a keresési eredmények megjelenítik a rekord nevét és a rendszergazda által kiválasztott kulcsmezőket. További információ a kulcsmezőkről: Kulcsmezők kiválasztása a mini nézethez.

    • Minden olyan bejegyzéstípushoz csatlakozhat, amely engedélyezve van a tevékenységekhez, és amelyhez a rendszergazda hozzáadta Copilot for Sales . A rekordtípusok hozzáadásával kapcsolatos további információkért lásd: Új rekordtípus (vagy Salesforce-objektum) hozzáadása.

    A Kapcsolódó partnerek kártya megjeleníti a tevékenységben szereplő partnereket, ahogyan ez a tevékenység megjelenik az idővonalukon.

    Képernyőkép: Csatlakozás rekordhoz e-mailek mentéséhez.

  4. Válassza a Mentés parancsot.

    Az e-mail vagy értekezlet kapcsolódik a kiválasztott bejegyzéshez, és mentésre kerül a CRM rendszerben. A Csatlakoztatva kártya megjeleníti a csatlakoztatott rekordot és annak típusát.

    Képernyőkép a CRM rendszerbe mentett e-mailekről.

    Feljegyzés

    • Ha a Salesforce alkalmazást használja CRM-ként, és a bővített levelezés ki van kapcsolva, hibaüzenet jelenhet meg az Outlook-tevékenységek mentésekor. A hiba elhárításával kapcsolatos információkért lásd: A bővített e-mail funkció ki van kapcsolva. Ha kapcsolatba lépett a Microsoft ügyfélszolgálatával, hogy mentse az Outlook-tevékenységeket a továbbfejlesztett levelezés bekapcsolása nélkül, a tevékenység feladatrekordként lesz mentve a Salesforce-ban. Ha a bővített levelezés be van kapcsolva, a tevékenység e-mail-üzenetrekordként lesz mentve.

    • Ha ment egy e-mailt a Salesforce CRM rendszerbe, és az Outlook e-mail törzsében lévő karakterek száma (beleértve a HTML-jelölést is) meghaladja a Salesforce e-mail rekordokban tárolható karakterek maximális számát, a rendszer csonkolja, majd menti az e-mailt. A Csatlakoztatva kártyán megjelenik egy üzenet az e-mail csonkolásáról.

    Képernyőkép az e-mail csonkolt üzenetéről.

Copilot for Sales Megjeleníti azokat a rekordokat, amelyek kapcsolódnak az e-mailben mentett névjegyekhez a megfelelő rekordtípus-kártyákon. Ezekről a kártyákról mentheti az e-mailt a CRM rendszerbe.

Feljegyzés

Ha már mentette az e-mailt vagy értekezletet a CRM rendszerbe a kiemelési kártyáról, nem mentheti újra a kapcsolódó bejegyzéskártyáról.

  1. Nyissa meg a CRM rendszerbe menteni kívánt e-mailt vagy értekezletet, majd nyissa meg Copilot for Sales.

  2. A (bejegyzéstípus) kártyán vigye az egérmutatót arra a rekordra, amelybe menteni szeretné az e-mailt vagy értekezletet, válassza a További műveletek (...), majd az E-mail mentése ide (CRM) lehetőséget. Ha például menteni szeretné az e-mailt a fiókba, vigye az egérmutatót a fiók fölé a Fiókok kártyán, válassza a További műveletek (...), majd az E-mail mentése ide (CRM) lehetőséget.

    Kiválaszthat egy rekordot a részleteinek megnyitásához, majd kiválaszthatja a További műveletek (...) > lehetőségetE-mailek mentése a (CRM) mappába.

  3. Az e-mail vagy értekezlet kapcsolódik a kiválasztott bejegyzéshez, és mentésre kerül a CRM rendszerben. A Csatlakoztatva kártya megjeleníti a csatlakoztatott rekordot és annak típusát.

A csatlakoztatott rekord módosítása

Ha módosítania kell azt a rekordot, amelyhez a tevékenység kapcsolódik, válassza a További műveletek (...) > lehetőségetMódosítsa a csatlakoztatott rekordot, majd válasszon ki egy másik rekordot, amelyhez csatlakoztatni szeretné az e-mailt vagy értekezletet.

Képernyőkép a csatlakoztatott rekord módosításáról.

Feljegyzés

Ha ment egy e-mailt a Salesforce CRM rendszerbe, nem módosíthatja a csatlakoztatott rekordot.

Mentett e-mailek eltávolítása a CRM rendszerből

Ha csatlakozik Copilot for Sales a Dynamics 365 környezethez, és engedélyezi a kiszolgálóoldali szinkronizálást, eltávolíthatja a CRM rendszerből Copilot for Sales azokat a mentett e-maileket és értekezleteket, amelyek már nem relevánsak. Ez a lépés segít tisztán és naprakészen tartani CRM rendszerét.

  1. Nyissa meg a CRM rendszerbe mentett e-mailt vagy értekezletet, majd nyissa meg Copilot for Sales.

  2. Válassza a Dynamics 365 lapot.

  3. A Csatlakoztatva kártyán válassza a További műveletek ( ... ) lehetőséget>E-mailek eltávolítása a Dynamics 365 rendszerből.

    Képernyőkép arról, hogyan távolíthatja el a mentett e-maileket a CRM rendszerből.

    Ez a lépés törli az e-mailt a Dynamics 365 rendszerből, és megjelenik egy megerősítő üzenet.