Projektmenedzsment és könyvelés – áttekintés

A projektmenedzsment és könyvelési funkciók több iparágban is használhatók szolgáltatás nyújtására, termék előállítására vagy eredmény elérésére.

Projektnek olyan tevékenységcsoportokat nevezünk, amelyeket szolgáltatások nyújtására, termékek előállítására vagy eredmények elérésére terveztek. A projektek erőforrásokat használnak fel, és bevétel vagy eszközök formájában pénzügyi eredményeket hoznak létre.

Projektek a különböző iparágakban

A projektmenedzsment és könyvelési funkciók több iparágban is használhatók (lásd az alábbi illusztrációt).

A telefonközpontban a beérkező hívások sikeres megoldások szükséges műveletek körének leírására jegyek használhatók. A tanácsadó cégek – például a vezetési vagy műszaki tanácsadó szervezetek vagy reklámügynökségek – projektekként hivatkoznak a tevékenységeikre. A marketingszakmában az elvégzendő munkákat „kampányoknak” nevezik. A projektalapú gyártásban a késztermékek előállításához szükséges különféle munkákat a gyártási rendelés írja le. Bárhogyan is nevezik őket, ezek a projektek erőforrásokat, ütemezéseket és költségeket foglalnak magukban, a projektmenedzsment és a könyvelési funkciók pedig segítséget nyújtanak a projektek tervezésében, végrehajtásában és elemzésében.

A projektek szakaszai

A következő folyamat főként a külső projektekre, azaz egy vagy több ügyfél számára teljesített projektekre vonatkozik, a funkciók a belső, csak költségekkel járó projektek esetében is érvényes.

Ahogy a fenti illusztráción is látható, a projektmenedzsment és a könyvelés három szakaszra osztható fel:

1. Elindítás
2. Végrehajtás
3. Elemzés

A projekt elindítása

A projekt elindítása során több kulcsfontosságú folyamatra kerül sor. A projekthez készült árajánlattal tájékoztathatja az ügyfelet a becsült munkamennyiségről, költségekről és anyagokról. A számlázási feltételeket, a korlátozásokat és a megállapodásokat a projektszerződésben rögzítheti. A munkalebontási struktúra (WBS) segítségével megtervezheti és felbecsülheti az elvégzendő munkát. A projekt végrehajtásának irányításához előrejelzéseket és költségvetéseket is létrehozhat. A következő ábra egy projekt szerkezetét mutatja be.

Árajánlat létrehozása a projekthez

A projekt kezdeti értékesítési fázisában létrehozott árajánlattal nem kötelező érvényű ajánlatot küldhet az ügyfélnek. Az árajánlat számos elemet tartalmazhat: például a kínált árucikkeket és szolgáltatásokat, az elérhetőségeket, különleges kereskedelmi megállapodásokat, engedményeket, valamint a lehetséges adók és felárak mértékét.

A szervezet által az ügyfélnek küldött árajánlathoz garanciavállalási levelet is csatolhat. Az árajánlat elkészítése után garanciavállalási levelet kérhet az ügyféltől, amelyet elküldhet a banknak. Ha a bank jóváhagyja a kérelmet, az ügyfél megkapja a garanciavállalási levelet.

További tájékoztatás: Projektajánlatok.

Projektszerződések létrehozása

Ha a projektet egy ügyfél vagy más partner finanszírozza, először létre kell hoznia a projektszerződést. Ha létrejön a projekt, hozzá kell rendelnie a megfelelő szerződéshez. A projektszerződéshez létrehozott projekt típusa határozza meg a számlázási módot. A projektszerződések és a kapcsolódó projektek módosíthatók, de a projekttípus nem. A projekttípusokkal kapcsolatos további információkért lásd a „Projektek létrehozása” című részt.

A projektszerződésekkel kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Projektszerződések.

Munkalebontási struktúra létrehozása

A munkalebontási struktúra részletessége a becslések pontosságától, valamint a becslésekhez szükséges nyomonkövetési szinttől függ. A határidők vagy a költségek terén alacsony eltérési toleranciával rendelkező projektek általában részletesebb munkalebontási struktúrát igényelnek. Ezeknél a projekteknél az is fontos, hogy gondosan kövesse a munka előrehaladását és a költségek alakulását a munkalebontási struktúrához képest.

További tájékoztatás: Munkalebontási struktúrák áttekintése.

Projekt-előrejelzések és költségvetések létrehozása

Előrejelzést akkor érdemes használni, ha a szervezet az operatív szempontokra összpontosít, és az egyes tranzakciókból származó bevételekre és költségekre fókuszál. Ha azonban a szervezet nagyobb figyelmet fordít a pénzügyekre, akkor érdemes a költségvetést alkalmazni. Mindegyik metódusnak megvannak a maga előnyei. További tájékoztatás: Projekt-előrejelzések és költségvetések.

Projektek létrehozása

A Finance megoldásban hat különböző típusú projektet hozhat létre. Minden projekttípus más-más módon kezeli a költségeket és a bevételeket. A projekt céljának megfelelően válasszon projekttípust. Az alábbi táblázatban ismertetjük az egyes projekttípusok jellemző használatát.

Projekttípus	Ismertetés
Idő és anyag	Az Idő és anyag típusú projekteknél az ügyfélnek a projekt során felmerülő összes költséget kiszámlázzák. Ilyen költségek lehetnek például a munkaórák, a kiadások, a cikkek és a díjak.
Rögzített ár	A rögzített árú projekteknél a számlák részszámlázási tranzakciókból állnak. A rögzített árú projekteket a projektszerződésben meghatározott számlázási ütemezés szerint kell kiszámlázni. A rögzített árú projektek esetében bevételeket a „teljesített százalék” módszer alapján lehet kiszámítani és rögzíteni. Másik lehetőségként a bevételek a projekt befejezése után is kiszámíthatók és rögzíthetők a „teljesített szerződés” módszerrel. A vállalatok számára gyakran előnyös lehet, ha a folyamatban lévő munka értékével kiszámítják a projekt vagy projektcsoport teljesítési fokát.
Beruházás	A beruházási projektek nem eredményeznek azonnali bevételt. Ez a típus általában a hosszabb távú belső projektek esetében használatos, amelyeknél a költségeket tőkésíteni kell. A beruházási projektek esetében csak a cikkek, a munkaórák és a kiadások költségei rögzíthetők. A beruházási projektek költségeit a becslési funkciók segítségével lehet nyomon követni és szabályozni. A beruházási projektekhez szükség esetén a maximális tőkésítés is beállítható. A beruházási projekt előrehaladtával rögzítse a költségeket folyamatban lévő munka típusú számlákon. A költségek a projekt befejezéséig itt maradnak. A projekt megszüntetése után a „folyamatban lévő munka” értéket át kell helyezni egy tárgyi eszközre, egy főkönyvi számlára vagy egy új projektbe. MEGJEGYZÉS: A beruházási projektek tranzakciói nem jelennek meg a Költségek feladása, Elhatárolt bevétel vagy Számlajavaslatok létrehozása oldalon.
Költségprojekt	A beruházási projektekhez hasonlóan a költségprojektek is jellemzően a belső projektek nyomon követésére szolgálnak, és csak a munkaórák, a kiadások és a cikkek rögzíthetők bennük. A költségprojektek azonban általában rövidebb időtartamúak a beruházási projekteknél. Ezenfelül a beruházási projektekkel ellentétben a költségprojektek nem tőkésíthetők mérlegszámlákra. A projektekhez kapcsolódó tranzakciókat ehelyett csak az eredményszámlákban rögzíti a rendszer. MEGJEGYZÉS: A költségprojektek tranzakciói nem jelennek meg a Költségek feladása, Elhatárolt bevétel vagy Számlajavaslatok létrehozása oldalon. A költségprojektek jellemzően a belső projektek nyomon követésére szolgálnak, ezért általában nem kell őket ügyfélszámlákhoz társítani. Ha azonban a rendszere előírja, hogy a beszerzési megrendelésekhez cikkszükségleteket kell rendelni, a költségprojektet társítani kell egy ügyféllel. Ez a társítás kötelező, mert a rendszer értékesítésirendelés-sorként kezeli a cikkszükségleteket, és a rendszernek szüksége van arra, hogy megadjon egy ügyfelet. Ez a beállítás azonban nem eredményezi azt, hogy a rendszer a beszerzési rendelésből automatikusan létrehozza a cikkszükségleteket. A költségprojektek esetében a Cikkszükséglet létrehozása beállítást a rendszer figyelmen kívül hagyja. Ha egy költségprojektben cikkszükségletet kell használnia, akkor ezt manuálisan is létrehozhatja, ha már van ügyfél társítva a projekthez.
Belső	A belső projektek segítségével a szervezet belső projektjeinek költségeit követheti nyomon. A belső projektek tervezési eszközt nyújtanak az erőforrás-fogyasztás kezelésére. MEGJEGYZÉS: A belső projektek tranzakciói nem jelennek meg az Elhatárolt bevétel vagy a Számlajavaslatok létrehozása oldalon.
Time	Az időelszámolású projektek a nem felszámítható, nem termeléshez kapcsolódó tevékenységekhez, például a munkavállalók betegszabadságának nyomon követésére szolgáló projekthez kapcsolódó idő nyomon követésére szolgálnak. Az időelszámolású projektekhez kapcsolódó tranzakciókat a rendszer nem rögzíti a főkönyvbe. Ezek a munkavállaló-kihasználtsági jelentésekben szerepelnek. Az időelszámolású projektekben csak óratranzakciók rögzíthetők. Az óranapló vagy a munkaidő-nyilvántartás segítségével rögzítheti ezeket az órákat a projektbe. Az órák a rögzítést követően projekttranzakciók formájában jelennek meg, de nem tartozik hozzájuk tranzakcióbizonylat. MEGJEGYZÉS: Az időprojektek tranzakciói nem jelennek meg a Költségek feladása, az Elhatárolt bevétel vagya Számlajavaslatok létrehozása oldalon.

Munkavállalók, kategóriák és erőforrások hozzárendelése

A munkavállalói erőforrásokat a projekt követelményei és ütemezése, valamint a munkavállalók készségei és elérhetősége alapján ütemezheti. Az erőforrás-ütemezési funkciók segítségével hatékonyan és eredményesen a különböző feladatokhoz rendelheti a szervezet dolgozóit. Gyorsan megtalálhatja a projekten való munkavégzéshez rendelkezésre álló, legképzettebb munkavállalókat. Azt is könnyen megtekintheti, hogy a projekt során miként alkalmazhatók hatékonyabban ezek a munkavállalók.

Az erőforrás-ütemezési funkció többek között az alábbi módokon használható:

• A projekt követelményeinek megfelelő munkavállalók megkeresése a munkavállalók jellemzői (például iskolai végzettség, készségek, tanúsítványok és a projekttapasztalatok) alapján.
• A munkavállaló beosztása és a projektnaptár egyeztetése a munkavállaló naptára és elérhetősége alapján.
• A munkavállalók kapacitásának áttekintése, és a kapacitás felhasználásának felmérése. Ha például egy dolgozó kihasználatlan, a dolgozó hozzárendelhető egy olyan projekthez, amely megfelel az elérhetőségének és attribútumainak.
• A dolgozó elérhetőségének ellenőrzése, amelynek révén meggyőződhet róla, hogy a projektnaptár nem ütközik-e a dolgozó más feladataival.
• A munkavállaló kihasználtságával kapcsolatos információk áttekintése egy összefoglaló nézetben (például részleg vagy munkavállaló szerint) vagy részletes nézetben (például egy adott osztályon dolgozó munkavállalók vagy egy adott munkavállaló részletes heti jellemzése).
• Az erőforrás-hozzárendelés módosítása különböző időegységekre vonatkozóan (például nap, hét vagy hónap) a munkavállaló kihasználtságának javítása érdekében.

A projekt végrehajtása

A projekt végrehajtása során a csoporttagok vagy a vezetők munkaidő-nyilvántartások, költségbeszámolók és hasonló üzleti dokumentumok segítségével rögzítik az elvégzett munkát és a felmerült költségeket. A projektmenedzserek a rendelkezésre álló eszközökkel figyelemmel kísérhetik a projekt tervezett költségvetésének fogyását. A projektmenedzserek a beszerzési megrendelések és hasonló üzleti dokumentumok segítségével megrendelhetik, kiválaszthatják és beszerezhetik a projektekhez szükséges anyagokat. A számlák kiállításával és jóváhagyásával az ügyfeleknek felszámítható a folyamatosan elvégzett munka. A folyamat utolsó lépésként rögzítik a bevételeket, amelyek befolyásolják a szervezet pénzügyi kimutatásait.

Munkalebontási struktúrák kezelése

A munkalebontási struktúra az adott projekt keretében elvégzett munkák leírása. A munkalebontási struktúra egymás alá- és fölérendelt feladatokból áll. Nemcsak az egyes feladatokhoz tartozó munkákat írja le, hanem az adott feladat léptékét, költségeit és időtartamát is.

További tájékoztatás: Munkalebontási struktúrák áttekintése.

Projekt-előrejelzések és költségvetések kezelése

Két módon kezelheti és ellenőrizheti a projektjeit: projekt-előrejelzésekkel és projektköltségvetésekkel. Előrejelzést akkor érdemes használni, ha a szervezet az operatív szempontokra összpontosít, és az egyes tranzakciókból származó bevételekre és költségekre fókuszál. Ha azonban a szervezet nagyobb figyelmet fordít a pénzügyekre, akkor érdemes a költségvetést alkalmazni.

További tájékoztatás: Projekt-előrejelzések és költségvetések.

Gyártási rendelések létrehozása

A projekthez kapcsolódó gyártási rendelések a „befejezett cikk” vagy a „felhasznált cikk” módszer segítségével társíthatók az értékesítési rendelésekkel vagy cikkszükségletekkel. Ha a gyártási rendelést manuálisa hozták létre, akkor a gyártási rendelés és az értékesítési rendelés vagy a cikkszükséglet között nincs kapcsolat (nincs kapcsolat a megrendeléssel). Ha azonban a gyártási rendelést egy értékesítési rendelés vagy cikkszükséglet teljesítése érdekében automatikusan hozta létre a rendszer, akkor a gyártási rendelés és az értékesítési rendelés vagy a cikkszükséglet között kapcsolat jön létre (kapcsolat a megrendeléssel).

Ezeknek a tényezőknek a kombinációja alapján válassza az alábbi módszerek egyikét:

• Kész cikk/csatolás rendeléshez – A projekt csatolása értékesítési rendeléshez vagy cikkszükséglethez. Ha ezt a módszert használja, a rendszer akkor adja fel a tényleges projektköltségeket, amikor az értékesítési rendelést kiszámlázzák vagy a cikkszükséglet csomagjegyzékét módosítják. A rendszer befejezett cikként adja fel a költséget.
• Kész cikk/nincs rendelésre mutató hivatkozás– A tényleges költségek addig nem adhatók fel, amíg egy cikk termelési ciklusának állapota Befejezve. A befejezett cikk költségét egyetlen tranzakcióként adja fel a program.
• Felhasznált cikk/rendelésre mutató hivatkozás– A projekt összekapcsolása cikkszükséglettel. Ezzel a módszerrel akkor tekinthet meg a tényleges projektköltségeket, ha a gyártás Elindított állapotban van vagy befejezettként jelentették. A költségeket a rendszer a gyártáshoz felhasznált nyersanyagnak és munkaórának megfelelően több projekt- és cikktranzakció formájában adja fel. Amikor a cikkszükséglet csomagjegyzékét módosítják, a program nem ad fel projektköltségeket. Emellett megadhatja az anyagjegyzék hierarchiájában azt a szintet, amelyen szeretné nyomon követni a gyártásban lévő projekteket.
• Felhasznált cikk/nincs rendelésre mutató hivatkozás– Kapcsolja össze a projektet egy cikkszükséglettel. Ezzel a módszerrel akkor tekinthet meg a tényleges projektköltségeket, ha a gyártás Elindított állapotban van vagy befejezettként jelentették. A költségeket a rendszer a gyártáshoz felhasznált nyersanyagnak és munkaórának megfelelően több projekt- és cikktranzakció formájában adja fel. Emellett megadhatja az anyagjegyzék hierarchiájában azt a szintet, amelyen szeretné nyomon követni a gyártásban lévő projekteket.

Termékek és szolgáltatások beszerzése

A cikkek vásárlása és értékesítése számos projektközpontú vállalkozásnál gyakori tevékenység.

Beszerzési rendelések projektekhez

A beszerzési rendelés célja meghatározza, hogy mikor használják fel a beszerzési rendelést, és ebből következően pedig azt is, hogy mikor számítják fel a cikkeket a projekthez.

Módszer	Cél	Cikkek felhasználása
Hozzon létre közvetlenül egy beszerzési megrendelést.	Vásároljon cikkeket egy külső szállítótól a projektben való felhasználás céljából. A beszerzési rendelést a következő módokon hozhatja létre: Magából a projektből. Ebben az esetben a projekt már meg van adva a beszerzési rendeléshez. A projekt beszerzési rendeléséhez navigálva. A beszerzési rendelés létrehozásához a szállítót és a projektet is ki kell választania.	A cikkek a szállítói számla frissítésekor kerülnek felhasználásra.
Hozzon létre egy beszerzési rendelést közvetlenül egy értékesítési rendelésből.	Akkor vásároljon cikkeket, amikor értékesítési rendelést hoz létre egy projektből.	A cikkek akkor kerülnek felhasználásra, amikor az értékesítési rendelés ki van számlázva az ügyfélnek.
Hozzon létre egy beszerzési rendelést egy cikkszükségletből.	Akkor vásároljon cikkeket, amikor cikkszükségletet hoz létre egy projektből.	A felhasznált cikkeket a cikkszükséglet frissítésekor használják fel.

Értékesítési megrendelések projektekhez

A Projektmenedzsment és könyvelés megoldásban többféle módon regisztrálhatja a cikkek felhasználását. Eladhatja vagy megveheti a projekthez tartozó cikkeket, valamint lefoglalhatja a cikkeket egy projekthez.

A vállalat készletéből is rendelhet cikkeket a projektben való felhasználásra. Másik lehetőségként egy külső szállítótól is megvásárolhatja a cikkeket. A cikkek az időelszámolású projektek kivételével minden projekttípusban felhasználhatók.

A cikkek megrendelésének módja attól függ, hogy honnan rendeli őket:

• Ha a vállalat készletéből szeretne cikkeket rendelni, a megrendelést cikkszükségletként kell megadnia. Ha a Cikkszükséglet oldalt használja, beállíthatja a követelményt úgy, hogy a cikkeket részszállításként kapja meg. Így elhalaszthatja egy adott cikkmennyiség felhasználását addig, amíg a cikkek szükségessé nem válnak.
• Ha cikkeket szeretne rendelni egy külső szállítótól, létre kell hoznia a rendelést beszerzési rendelésként a Beszerzési rendelés oldalon.

Feljegyzés

A projekthez kapcsolódó értékesítési rendelés csomagjegyzéke nem vonható vissza, ha a cikkek már ki vannak jelölve csomagolásra.

Az alábbi táblázat ismerteti a cikkek megrendelésének és felhasználásának módjait.

Módszer	Cél	A cikktranzakciók felhasználása
Értékesítési megrendelés	A tranzakció bevitele közvetlenül egy idő- és anyagelszámolású projektnél.	A cikktranzakciókat az ügyfél számlájának feladásakor használják fel.
Készletnapló	A cikkrekordok gyors bevitelére és karbantartására szolgál. Ha például egy nyomtatott lista alapján szeretné bevinni a cikkszükségletet, akkor használja a készletnaplót.	A cikktranzakciókat a napló feladásakor használják fel.
Cikkszükséglet	Azoknak a cikkeknek a megadására szolgál, amelyeket nem fognak azonnal felhasználni. Ezzel a módszerrel egyetlen cikkszükségletrekordban követheti a felhasznált cikkek számát.	A cikktranzakciókat a csomagjegyzék módosításakor használják fel. Más szóval: a cikkszükséglet a csomagjegyzék feladásakor jön létre.
Megrendelések	A beszerzési módszertől függően a három hely egyikén viheti be a tranzakciókat.	A cikktranzakciókat a csomagjegyzék módosításakor, vagy az ügyfélnek vagy a szállítónak szóló számla kiállításakor használják fel.

Projektszámlák feldolgozása

A projekttípus határozza meg, hogy melyik számlázási eljárást kell alkalmazni. Csak a két külső projekttípusról (idő-és anyagelszámolású, valamint rögzített árú projektek) lehet számlát kiállítani. Az idő-és anyagelszámolású projektek, valamint a rögzített árú projektek mindig egy projektszerződéshez kapcsolódnak.

Mielőtt létrehozná a projekthez kapcsolódó ügyfélszámlát, létrehozhat egy előzetes számlát vagy egy számlajavaslatot. A számlajavaslat segítségével kijelölheti a projektszámlára felvenni kívánt projekttranzakciókat. Mielőtt feladja a projektszámlát és elküldi az ügyfélnek vagy más finanszírozási forrásnak, áttekintheti a számlaadatokat.

A projektszámlák feldolgozásával kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Projektszámlázás.

A költségek kiszámítása a projekt lezárásához

Amikor létrehoz egy becslést, kiválaszthatja a projekt lezárásához használni kívánt költségszámítási módszert. Kiválaszthat egy módszert a Teljesítendő költség módszer mezőben a Becslés létrehozása oldalon. A kiválasztott módszert a rendszer a költségbecsléshez tartozó minden költségsorra külön-külön alkalmazza. Bár egy sor állapota Létrehozva, módosíthatja a rá alkalmazott módszert a Költségbecslés oldalon.

Az alábbi táblázatban a projektek teljesítéséhez használandó költségszámítási módszereket ismertetjük.

Módszer	Ismertetés
Teljes költség - Tényleges	A becsült költségeket manuálisan kell megadni. Ha kitölti a Költségbecslés oldalon elérhető Teljes költség vagy Összes mennyiség oszlopot, a rendszer kivonja a tényleges költségeket a felhasználó által megadott összegekből. Az eredmény a projekt teljesítéséhez szükséges teljes költség. A költségek alakulását általában nem az egyes időszakokban rögzített szállodai tartózkodások és étkezések száma alapján követik nyomon. Ehelyett: A nyomon követés általában a becsült órák teljes összegével történő összehasonlításon alapul. Ez a megközelítésnek nem igényel előrejelzési modellt, és a teljes költség és az összes mennyiség mennyiség manuálisan is módosítható. Ha megad egy értéket a Teljes költség vagy az Összes mennyiség oszlopban, a Finance összeveti ezt az értéket az időszak során feladott tranzakciókkal, majd csökkenti a Befejezendő mennyiség vagy a Teljesítendő költség oszlopban szereplő értéket.
Teljes költségvetés - Tényleges	A rendszer a tényleges költségeket összeveti a költségek meghatározásához kiválasztott előrejelzési modellel. Ez a módszer az előrejelzett tranzakciókat is tartalmazó „teljes költségvetés” modellt használ. Ha pontosabb képet szeretne kapni a projektről, akkor a projekt végrehajtása során módosíthatja a költségvetési modellt. Ha módosítania kell az előrejelzést, kövesse az alábbi általános folyamatot: Másolja az előrejelzési tranzakciókat egy másik előrejelzési modellbe. Hasonlítsa össze az előrejelzett tranzakciókat a tényleges tranzakciókkal. Tartsa fenn, csökkentse vagy növelje a következő időszakra vonatkozó becsléseket. A Finance nem csökkenti automatikusan az előrejelzett becsléseket. Ezért a rögzített árú projekt esetében célszerű megtartani az eredeti előrejelzési modellt, hogy a projekt a befejezést követően rendelkezzen összehasonlítási alappal. MEGJEGYZÉS: Ha ezt a módszert választja, használjon legalább két előrejelzési modellt. Az egyik modell tartalmazza az eredeti előrejelzést. A másik modellbe másolja át az előrejelzett tranzakciókat egy másik modellből. Ez a módszer csak a rögzített árú és a beruházási projektek esetén érvényes.
Fennmaradó költségvetés	Ez a módszer a „fennmaradó költségvetés” modellt használja a projekt teljes költségének kiszámításához. Ha ezt a módszert választja, a rendszer összeadja a fennmaradó költségvetési modellhez tartozó tényleges költségeket és az előrejelzett összegeket. Ennek eredménye a teljes költség. Ahhoz, hogy használhassa a módszert, be kell állítani egy „fennmaradó költségvetés” modellt, amely levonja a rendszerben rögzített tényleges tranzakciókat. Az Előrejelzési modellek oldalon ellenőrizze, hogy a mezők meg vannak-e jelölve az Automatikus előrejelzés-csökkentés csoportban. A fennmaradó költségvetést általában az eredeti költségvetésből másolják át. A tranzakciók megadásakor a rendszer csökkenti a fennmaradó költségvetéshez tartozó tranzakciókat. Ha a projekt előrehaladtával a fennmaradó költségvetést módosítani kell, akkor terhelje az előrejelzett tranzakciókat a fennmaradó költségvetésre. MEGJEGYZÉS: Ez a módszer csak akkor alkalmazható, ha előrejelzési modell van csatolva a becsléshez.
Korábbi becslésként	Ugyanaz a becslési módszer, amelyet az előző időszakban alkalmaztak. Ha az előző időszakban előrejelzési modellre volt szükség, akkor ehhez a módszerhez is előrejelzési modell szükséges.
Teljesítési költség nullára állítása	Ez a módszer általában a becslési projekt megszüntetése előtt használatos. Ez a módszer a becslési összegeket egyezteti a feladott tényleges tranzakciókkal, és törli a Teljesítési költség oszlopot. Az így létrejövő százalékos előrehaladás mindig 100 százalék. Az Előrejelzés mezőt nem kell minden létrehozott költségsornál bejelölni, és a teljes becslést a program a korábbi költségbecslésből másolja. A projekt teljesítéséhez a rendszer levonja a becslési időszak tényleges fogyasztását a költségekből. Ez a módszer nem igényel előrejelzési modellt.
Költségsablonból	A kiválasztott becslési projekthez társított költségsablonban beállított teljesítési módszerhez tartozó költség használata.

A projekt elemzése

A projektek alapvetően költségeket rögzítő tranzakciók csoportosítására, majd ezeknek a költségeknek a főkönyvbe való feladására szolgálnak.

Ezek a tranzakciók jellemzően üzleti dokumentumok, például munkaidő-nyilvántartások, költségbeszámolók, szállítói számlák és készlettranzakciók eredményei. A projekt életciklusa általában becslésekkel, előrejelzésekkel és költségvetésekkel kezdődik, amelyek segítenek felbecsülni a projekt teljesítéséhez szükséges munkát és a projekt pénzügyi vonzatait. A projektek elemzése során nemcsak a projekthez kapcsolódó tranzakciókat lehet értékelni, hanem a becslések és az előrejelzések pontosságát, a projektcsapat tagjainak kihasználtságát és a projekt általános eredményességét is.

A pénzforgalom elemzése

A pénzforgalom felügyeletével áttekintheti a projektekhez tartozó előrejelzett és tényleges pénzforgalmat. Ellenőrizheti a folyamatban lévő projektek pénzforgalmát, valamint megtekintheti a befejezett projektek pénzforgalmát is.

A pénzforgalom felügyeletével kiértékelhet egyetlen projektet, a jelentések segítségével több projektet is áttekinthet, és átviheti a projekt pénzforgalmát a főkönyvi pénzforgalom-előrejelzésekbe.

Pénzbeáramlás előrejelzése

A beállítások alapján előrejelezheti a kiválasztott projekthez tartozó pénzbeáramlásokat. Példa: a projekt dátuma 2012. március 5., Ön 2012. március 31-én számláz. Alább láthatja, hogyan lehet előrejelezni a határidőt, valamint az értékesítés várható kifizetési dátumát:

• Projekt dátuma: 2012. március 5.
• Számla dátuma: 2012. március 31. A rendszer ezt a dátumot a számlázási gyakoriság alapján határozza meg. Ebben a példában a számlázási gyakoriságot a „hó vége” értékre állítjuk. Ez azt jelenti, hogy a márciusban feladott összes tranzakciót a hónap utolsó napján számlázzák ki.
• Határidő: 2012. április 14. A rendszer ezt a dátumot a projekthez beállított fizetési feltételek alapján határozza meg. Ebben a példában 14 napos fizetési határidőt adtak meg. Ezért a rendszer hozzáad 14 napot a számlázási dátumhoz, így megkapjuk a határidőt, ami 2012. április 14.
• Várható értékesítési kifizetés dátuma: 2012. április 27. Ezt a dátumot úgy számítja ki a program, hogy a Projektvezetési és könyvelési paraméterek oldal Általános puffernapok mezőjében lévő napok számát hozzáadja a Projektszerződések oldal Egyéni puffernapok mezőjében lévő napok számához, majd hozzáadja az összeget a Határidő mezőben lévő napok számához. Ebben a példában 3-at adott meg az Általános puffernapok mezőben , és 10-et az Egyéni puffernapok mezőben. Így 13 napot kell hozzáadni a határidőhöz, hogy megkapja az értékesítés várható kifizetési dátumát, ami 2012. április 27.

Az általános puffernapok az egyedi puffernapok helyébe léphetnek, de hozzá is adódhatnak ezekhez:

• Ha az általános puffernapokat az egyedi puffernapok helyett szeretné használni, akkor adja meg a határidő és az ügyfelek tényleges fizetési dátuma között eltelt napok átlagát.
• Ha hozzá szeretné adni az általános puffernapokat az egyes puffernapokhoz, az Általános puffernapok mezőben adja meg a vevő kifizetésének elküldése és a kifizetés szervezet általi beérkezésének napja közötti napok becsült számát.

Állítsa be az egyedi puffernapokat a projektszerződésében. A napokat a rendszer az értékesítési számla határideje, valamint a szervezet által az ügyfélnél tapasztalt fizetési minták alapján számítja ki.

Tényleges pénzbeáramlás

A tényleges pénzbeáramlás az előrejelzéshez hasonlóan működik, de a számítások az első számladátumtól is kezdődhetnek. Íme egy példa:

• Számla dátuma: 2012. március 2.
• Határidő: 2012. március 16. A fizetési feltételekben 14 nap van megadva.
• Az értékesítés várható kifizetésének dátuma: 2012. március 29. A számítás három általános puffernapot és tíz egyedi puffernapot foglal magában.

Költség-előrejelzések

A megadott napok alapján a költség kifizetési dátuma eltérhet a projekt dátumától. Ebben az esetben a program úgy számítja ki a költség kifizetési dátumát, hogy a fizetési feltételekben megadott napok számát hozzáadja a projekt dátumához.

Példa: a tranzakció projektdátuma 2012. március 5., és az alábbi fizetési feltételek érvényesek:

• Óra: Aktuális hónap (M)
• Költségek: 14 nap (D14)
• Tétel: 30 nap (D30)

E beállítások alapján az egyes tranzakciótípusok esetén a következőképp alakul a költségek kifizetési dátuma:

• Nyitvatartás: 2012. március 31., amely a kiválasztott hónap utolsó napja.
• Költségek: 2012. március 19., amely a tranzakció dátuma után 14 nap.
• Tételek: 2012. április 4., amely a tranzakció dátuma után 30 nappal.

Feljegyzés

A beszerzési rendelés határideje a projekthez tartozó beszerzési rendelés létrehozásakor megadott szállítói tranzakción alapul. A határidőt nem határozzák meg alapértelmezett beállítások.

A rendszer nem a puffernapok alapján számítja ki a költség kifizetésének dátumát. A projekt teljesítése után, ha minden költségelés és számlázás lezárult, a rendszer feladja a költségeket és az értékesítéseket az eredményszámlákba.

Amikor az összes értékesítési és szállítói számla elkészült, megtekintheti a Pénzforgalom oldal mezői és a Projektkimutatások oldal mezői közötti kapcsolatot.

Pénzforgalom oldal

• Pénzbeáramlás
• Pénzkiáramlás
• Nettó pénzforgalom

Projektkimutatások oldal

• Bevétel
• Teljes költség
• Bruttó nyereség

Költségek áttekintése

A szervezet által a projekt során felmerülő költségeket a Költségellenőrzés lapon követheti nyomon. Ha összehasonlítja a projekt eredeti költségvetésében megadott költségeket az aktuális tényleges költségekkel és a vállalt költségekkel, meghatározhatja, hogy a projekt a terv szerint halad-e, meghaladja-e a költségvetést vagy a költségvetésen belül van-e.

Feljegyzés

Amikor a Költségellenőrzés lapon tekinti meg a projektköltségek aktuális állapotát, használja az eredeti és a fennmaradó költségvetéshez kiválasztott előrejelzési modelleket. Ha a költségek kiszámításához más előrejelzési modellt választ, a számítások eredményei nem lesznek pontosak.

A fennmaradó tervezett összegek megtekintése

Ha a Fennmaradó költségvetés van kiválasztva költségellenőrzési módszerként a Projektvezetési és könyvelési paraméterek oldalon, a Költségellenőrzés lap kiszámítja azokat a költségeket, amelyek nincsenek ténylegesként feladva vagy lekötöttként megjelölve. Pontosabban, a Költségellenőrzés oldal alsó ablaktáblájának Általános lapján található összegek kiszámítása a következő módokon történik:

• Tényleges költség – A projektre fordított teljes összeg a kiválasztott költségsorban. A tényleges költségösszeg kiszámítása a Főkönyvi frissítések oldalon történik.
• Lekötött költség – A költségek további összege, amelynek megfizetésére a jogi személy kötelezettséget vállalt. A konkrét vállalt költségösszegek kiszámítása a Lekötött költségek oldalon történik.
• Fennmaradó költségvetés – Az eredeti költségvetési összeg összege, amely még elérhető a kiválasztott költségsorhoz. A fennmaradó költségvetési összeg kiszámítása a főkönyv előzetes verzió oldalon történik.
• Teljes költség – A tényleges költség, a vállalt költség és a fennmaradó költségvetési összegek összege.

A Költségellenőrzés lap Eltérés lapján megtekintheti a teljes várható költség és az eredeti költségvetés összehasonlítását. Az összehasonlítás megjeleníti az összegek közötti esetleges különbségeket. Így megtekintheti, hogy hol nem egyeznek meg az adatok. A rendszer az alábbi módokon számítja ki az eltérések összegét:

• Eredeti költségvetés – A kiválasztott költségsorhoz eredetileg tervezett összeg. Az eredeti költségvetési összeg kiszámítása a főkönyv előzetes verzió oldalon történik.
• Teljes költség – A tényleges költség, a vállalt költség és a fennmaradó költségvetés összege, az Általános lapon jelentett módon.
• Eltérés – A teljes költség és az eredeti költségvetés közötti különbség.
• Mennyiségen alapuló eltérés– Az eredeti előrejelzés és a teljes előrejelzés közötti teljes különbség. Ez a különbség matematikailag is kifejezhető: (teljes előrejelzett mennyiség) × (eredeti átlagár – teljes átlagár). Ez a számítás csak a projekt óraszámára vonatkozik.
• Ár alapú eltérés– Az eredeti előrejelzés és a teljes előrejelzés közötti teljes különbség. Ez a különbség matematikailag is kifejezhető: (eredeti előrejelzett ár) × (eredeti előrejelzett mennyiség – teljes előrejelzett mennyiség). Ez a számítás csak a projekt óraszámára vonatkozik.

A teljes tervezett összegek megtekintése

Ha a Teljes költségvetés van kiválasztva költségellenőrzési módszerként a Projektvezetési és könyvelési paraméterek oldalon, a Költségellenőrzés lap kiszámítja a projekt tényleges és teljes költségét, hogy segítsen észlelni a kettő közötti különbséget. Pontosabban, a Költségellenőrzés lapon az Általános lap alsó ablaktáblájának oszlopaiban lévő összegek kiszámítása a következő módokon történik:

• Teljes tervezett költség – A kiválasztott költségsor teljes költségvetésben szereplő összege.
• Tényleges költség – A projekttel kapcsolatban a kiválasztott költségsoroknál eddig felmerült költségek teljes összege.
• Lekötött költség – A kiválasztott költségsorra lekötött teljes összeg.
• Eltérés – A tényleges és a vállalt költségek összege és a teljes költség közötti különbség. Az eltérés megmutatja, hogy szükséges-e további költségeket megadni a teljes költségvetéshez.

A Költségellenőrzés lap Eltérés lapján megtekintheti a teljes költségvetés és az eredeti költségvetés közötti különbséget a következő mezők megtekintésével:

• Eredeti költségvetés – A költségsorhoz eredetileg költségvetésben szereplő összeg. Az eredeti költségvetés kiszámítása a főkönyv előzetes verzió oldalon történik.
• Teljes tervezett költség – A költségsorhoz eredetileg tervezett teljes költség. A teljes költségvetési költség kiszámítása a főkönyv előzetes verzió oldalon történik.
• Eltérés – A költségsor eltérése. Az összeg kiszámításához az eredeti költségvetésből ki kell vonni a teljes költséget.
• Mennyiségen alapuló eltérés– Az eredeti költségvetés és a teljes költségvetés közötti teljes különbség. Ezt az összeget a rendszer úgy számítja ki, hogy kivonja a teljes költségvetési óraszámot az eredetileg előirányzott óraszámból, majd a különbözetet megszorozza az eredetileg előirányzott önköltségi árral. Ez a különbség matematikailag is kifejezhető: (eredetileg előirányzott önköltségi ár) × (eredeti költségvetés óraszáma – teljes költségvetés óraszáma). Ez a számítás csak a projekt óraszámára vonatkozik.
• Ár alapú eltérés– Ezt az összeget úgy számítja ki a rendszer, hogy kivonja az összes költségvetési órát az eredeti költségvetési órákból, majd megszorozza a különbséget a felhasznált órák teljes számával. Ez a különbség matematikailag is kifejezhető: (felhasznált órák összesen) × (eredeti költségvetés óraszáma – teljes költségvetés óraszáma). Ez a számítás csak a projekt óraszámára vonatkozik.

A kihasználtság elemzése

A kihasználtsági ráta annak az időnek a százalékos aránya, amelyben a dolgozó számlázható vagy produktív munkát végez egy adott munkaidőszakban. Számlázható óráknak a dolgozó által teljesített azon órákat nevezzük, amelyeket ki lehet számlázni az adott ügyfélnek.

A rendszer úgy számítja ki a dolgozó kihasználtsági rátáját, hogy elosztja a számlázható órák számát a munkaórák számával az időszakban. Ha például a dolgozó 30 számlázható órát teljesített az időszakban, és a munkaórák száma ugyanebben az időszakban 40, akkor a munkavállaló kihasználtsági rátája 75 százalék.

A dolgozó kihasználtsági rátájának kiszámításakor a számlázhatósági rátát vagy a hatékonysági rátát számíthatja ki:

• Számlázható díj – A számlázható órák és a nem számlázható órák vagy normál órák közötti különbség.
• Hatékonysági ráta – A produktív órák és a nem produktív órák vagy normál órák közötti különbség. Produktív órák azok az órák, amelyekben a dolgozó hozzájárul az adott projekt előreviteléhez. A produktív órákat általában kiszámlázzák az ügyfeleknek, kivéve a belső projekteket. A nem produktív órákat soha nem számlázzák ki az ügyfélnek.

A kihasználtsági arányokat az Órakihasználtság oldalon számíthatja ki. A számítások az alapértelmezett beállításokon alapulnak. Ezek a beállítások azt is meghatározzák, hogy a rendszer hogyan számítsa ki az órákat úgy, hogy az egyes projekttípusokhoz kihasználtságot vagy terhet rendel . Ez a számlázhatósági ráta és a hatékonysági ráta számítására is érvényes.

• Kihasználtság – A kiválasztott projekttípushoz jelentett órákat a rendszer mindig számlázható vagy hatékonysági kihasználtság szempontjából veszi figyelembe.
• Teher – A kiválasztott projekttípushoz jelentett órákat a rendszer mindig figyelembe veszi nem számlázható vagy nem hatékony kihasználtság szempontjából.
• Sortulajdonság szerint– Egy adott óratranzakció sortulajdonságai határozzák meg, hogy az órákat számlázható vagy hatékonysági kihasználtság szempontjából figyelembe veszik-e.
• Nem tartalmazza – Az órákat a rendszer nem veszi figyelembe a számlázható vagy hatékonysági kihasználtság kiszámításakor.

Az Órakihasználtság lapon egy dolgozó vagy projekt teljes kihasználtsági arányának százaléka mellett megtekintheti a kihasználtsági arány kiszámításához felhasznált órák számát a következő óratípusok mindegyikénél:

• Nem tartalmazza az órákat – Ezek az órák nem szerepelnek az órakihasználtsági arányban.
• Tartalmazott órák – Ezeket az órákat a kihasználtsági órák és a terhelési órák összeadásával számítja ki a rendszer. Ezek az órák szerepelnek a kihasználtsági rátában.
• Terhelt órák – Ha számlázható díjat számítasz ki, ezek az órák megegyeznek a nem számlázható órákkal. A hatékonysági ráta kiszámításakor ezek az órák megegyeznek a nem produktív órákkal.
• Kihasználtsági órák – Ha számlázható díjat számít, ezek az órák megegyeznek a számlázható órákkal. A hatékonysági ráta kiszámításakor ezek az órák megegyeznek a produktív órákkal.

Ha egy dolgozó kihasználtsági rátáját számítja ki, a norma szerinti órákat vagy a beleszámított órákat egyaránt használhatja. Ha a beleszámított órákat használja, ügyeljen rá, hogy a dolgozók az összes ledolgozott órájukat rögzítsék a munkaidő-nyilvántartásba, mivel a rendszer a bevitt órák százalékos arányával fejezi ki a számítás eredményét. Egy projekt, projektszerződés, ügyfélrekord vagy kategória kihasználtsági rátájának számításakor a beleszámított órákat kell használnia a számításokhoz.

Projektkimutatások áttekintése

A projektkimutatások létrehozásával gyorsan megtekintheti a projektek aktuális előrehaladását. Projektkimutatás futtatásakor megadhatja a kimutatás kiszámításához használt feltételeket a Projektkimutatások oldal Általános lapján megadott beállításokkal. Kiválaszthatja, hogy bevonja vagy kihagyja az alábbi információkat:

• Projekttípusok
• Tranzakciótípusok
• Projekt dátuma/főkönyvi dátum
• Adat

A kimutatás kiszámítása után a következő információkat tekintheti meg a Projektkimutatások oldal különböző lapjain :

• Általános – Általános információk a projekt alapvető nyereség- és veszteségszerkezetéről.
• Nyereség és veszteség – Információ az elhatárolt bevételekről.
• WIP – Információ a folyamatban lévő munka számlaegyenlegeiről.
• Fogyasztás – Információk az órák, cikkek, költségek és bérszámfejtési tranzakciók felhasználásáról.
• Számla – Információk a számlákról és a részszámlázásról.
• Óradíj – A bevétel- és költségszámlákra feladott órák óradíjai.