Beszerzési igénylési munkafolyamat áttekintése
Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
A munkafolyamat folyamata végigviszi a beszerzési igénylést az ellenőrzési folyamaton a kiinduló állapottól Vázlat a végső állapotig Engedélyezve. A beszerzési igénylés ellenőrzésre való elküldésekor, elindul a munkafolyamat. A beszerzési igénylés jóváhagyása után, a beszerzési igénylés soraiban létrehozható egy beszerzési rendelés, amely elküldésre kerül a szállítónak, a rendelés teljesítése céljából.
Figyelemfelhívás
Beszerzési igénylés csak a munkafolyamat konfigurálása után nyújtható be ellenőrzésre. A munkafolyamat egy vagy több ellenőrzési lépést tartalmazhat bármilyen sorrendben. A munkafolyamat úgy is konfigurálható, hogy az ellenőrzési feladatokat kihagyva, a beszerzési igénylés automatikusan jóváhagyásra kerül. A munkafolyamatot konfigurálhatja úgy, hogy a beszerzési igénylést egyetlen dokumentumként állítja be. Másik lehetőségként a beszerzési igénylés egyenkénti sorait is továbbíthatja a megfelelő ellenőröknek. Létrehozhat egy forgatókönyvet, ahol a beszerzési igénylés egyéni dokumentumként jut el néhány ellenőrhöz, míg a kiválasztott beszerzési igénylési sorok más ellenőrökhöz jutnak el.
Ha a beszerzési igénylési sorok ellenőrzése egyenként történik, az ellenőrzést mindegyik beszerzési igénylési sornál el kell végezni, mielőtt a munkafolyamat a következő lépést megteszi a folyamatban és mielőtt a beszerzési igénylés teljes ellenőrzési folyamata el nem készül. Amikor a beszerzési igénylés az összes sort tartalmazza beleértve az ellenőrzési folyamat befejezését is, a beszerzési igénylés teljes állapota a következőre frissül: Engedélyezve.
A munkafolyamatot úgy tudja konfigurálni, hogy az bemutassa a beszerzési igénylési folyamatot a szervezeten belül. Ha a beszerzési igénylés munkafolyamatát állítja be, vegye figyelembe az alábbiakat:
Milyen kiadásokat kell vizsgálni?
Milyen kiadások hagyhatók jóvá automatikusan?
Kinek kell ellenőriznie és jóváhagynia a kiadási kérelmeket? Milyen szerepkörrel rendelkeznek ezek a felhasználók?
Mi az eljárás, amikor egy ellenőr nem elérhető?
Az alábbi példák két útját mutatják be, hogy hogyan konfigurálhatja a beszerzési igénylések munkafolyamatát.
Megjegyzés
Ez a témakör a Microsoft Dynamics AX 2012 R2 alkalmazás módosult vagy új funkcióiról tartalmaz információkat. Ez az információ az AX 2012 R3 is vonatkozik. Lásd a szakaszban lentebb található részeket.
1. példa: Kezeljen egyetlen dokumentumként egy beszerzési igénylést ellenőrzésre
A következő ábra bemutatja, hogy egy beszerzési igénylés hogyan halad keresztül a munkafolyamat ellenőrzési folyamatán egyetlen dokumentumként kezelve. A beszerzési igénylés sorai nem egyesével kerülnek elküldésre.
Ebben a példában a következő szerepkörök szerepelnek a munkafolyamatban:
A kérelmező – A cikket vagy szolgáltatásokat igénylő felhasználó. A kérelmező előkészítheti a beszerzési igénylést, vagy egy másik dolgozó is előkészítheti a beszerzési igénylést a kérelmező nevében. Ez a dolgozó a készítő. A készítő az ellenőrzési folyamat során a beszerzési igénylés kezeléséért felelős. Csak a beszerzési igénylés készítője módosíthatja.
Megjegyzés
A dolgozót fel kell ruházni a megfelelő engedélyekkel, hogy valaki más nevében hozhasson létre beszerzési igénylést. A megfelelő engedélyek beállításával kapcsolatos tudnivalókat lásd: Engedélyek létrehozása, amelyek birtokában mások nevében lehet termékeket rendelni.
A beszerző ügynök – A felhasználó, aki beszerzési felülvizsgálatot hajt végre, és jóváhagyhatja a dokumentumot.
A kérelmező felettese – A felhasználó, aki vezetői felülvizsgálatot hajt végre, és jóváhagyhatja a dokumentumot.
.gif "Purchase requisition workflow review process")
Ebben a példában, a beszerzési igénylés munkafolyamata a következő lépéseket tartalmazza:
A készítő benyújt egy beszerzési igénylést ellenőrzésre.
A beszerzési ügynök értesítést kap, hogy ellenőrizze a beszerzési igénylésben szereplő adatokat. Szükséges információ hiánya esetén, a beszerzési ügynök hozzáadhatja az információt, vagy visszaküldheti a beszerzési igénylést a készítőnek hozzáadásra. Ha megtörtént a szükséges mezők kitöltése, a beszerzési igénylés továbbléphet az ellenőrzési folyamat következő lépésére.
Az igénylő felettese ellenőrzi a beszerzési igénylést.
A beszerzési igénylés eljuthat a kérelmező feletteséhez, ha például, a beszerzési igénylés összege meghaladja a kérelmező beszerzési igénylésekre fordítható kiadási keretét. A kérelmező felettese jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a beszerzési igénylést, vagy visszajuttathatja a készítőnek módosításra.
2. példa: Az egyes beszerzési igénylési sorok ellenőrzése
Az alábbi ábra bemutatja, hogyan haladnak keresztül a munkafolyamaton az egyes beszerzési igénylési sorok. A folyamat az egyes sorokra általában megegyezik a beszerzési igénylések egyetlen dokumentumként való felülvizsgálatának folyamatával. Azonban az egyes soroknak egyenként kell tejesítenie a munkafolyamat folyamatát, mielőtt a beszerzési igénylés munkafolyamatának egésze teljesülne.
Ebben a példában, a dolgozó poszterekre és pólókra ad le igénylést, marketingkampány céljából. A poszterek költsége felosztásra kerül a Marketing részleg és az Értékesítési részleg között. Ha a poszterek vagy a pólók költsége meghaladja a részleg vezetők aláírási korlátját, a beszerzési igénylést a csoport vezetőjének is felül kell vizsgálnia.
A következő szerepkörök szerepelnek a munkafolyamatban ebben a példában:
A kérelmező – A cikket vagy szolgáltatásokat igénylő felhasználó. A kérelmező előkészítheti a beszerzési igénylést, vagy egy másik dolgozó is előkészítheti a beszerzési igénylést a kérelmező nevében. Ez a dolgozó a készítő. A készítő az ellenőrzési folyamat során a beszerzési igénylés kezeléséért felelős. Csak a beszerzési igénylés készítője módosíthatja.
Megjegyzés
A dolgozót fel kell ruházni a megfelelő engedélyekkel, hogy valaki más nevében hozhasson létre beszerzési igénylést. A megfelelő engedélyek beállításával kapcsolatos tudnivalókat lásd: Engedélyek létrehozása, amelyek birtokában mások nevében lehet termékeket rendelni.
A beszerző ügynök – A felhasználó, aki beszerzési felülvizsgálatot hajt végre, és jóváhagyhatja a dokumentumot.
A kérelmező felettese – A felhasználó, aki vezetői felülvizsgálatot hajt végre, és jóváhagyhatja a dokumentumot.
A részleg vezető – A felhasználó, aki kiadási felülvizsgálatot hajt végre, és jóváhagyhatja a dokumentumot.
A csoport vezető – A felhasználó, aki aláírás-felhatalmazási felülvizsgálatot hajt végre, és jóváhagyhatja a dokumentumot.
.gif "Purchase requisition line workflow review process")
Ebben a példában, a beszerzési igénylés sorainak munkafolyamata a következő lépéseket tartalmazza:
A készítő benyújt egy beszerzési igénylést ellenőrzésre. Minden sor ahhoz az ellenőrzőhöz kerül, aki azt a munkafolyamat folyamatában konfigurálta.
A beszerzési ügynök értesítést kap, hogy ellenőrizze a beszerzési igénylésben és a beszerzési igénylés soraiban szereplő adatokat. Szükséges információ hiánya esetén, a beszerzési ügynök hozzáadhatja az információt, vagy visszaküldheti a beszerzési igénylés egy sorát a készítőnek hozzáadásra. Ha megtörtént a szükséges mezők kitöltése, a beszerzési igénylési sor továbbléphet az ellenőrzési folyamat következő lépésére. Az ellenőrzési folyamat során a beszerzési igénylési sorok egymástól függetlenül következhetnek.
Az adott sor kérelmezőjének felettese ellenőrzi és jóváhagyja a beszerzési igénylési sorokat.
A jóváhagyás eljuthat a kérelmező feletteséhez, ha például, a beszerzési igénylési sorban szereplő összeg meghaladja a kérelmező beszerzési igénylési sorokra fordítható kiadási keretét. A vezető jóváhagyhatja vagy elutasíthatja egy vagy több sorát a beszerzési igénylésnek.
A Marketing részleg vezetője ellenőrzi a beszerzési igénylés sorait mind a poszterekre, mind pedig a pólókra. Az értékesítési részleg vezetője a beszerzési igénylésnek csak a poszterekre vonatkozó sorát ellenőrzi, mivel ez az egyetlen költség, amely az értékesítési részleg költséghelyét terheli majd.
A csoportvezető csak akkor ellenőrzi és hagyja jóvá a beszerzési igénylés pólókra vonatkozó sorát, ha az szükséges. Ha például, a beszerzési igénylés sorában szereplő összeg meghaladja a részlegvezető jóváhagyási korlátját. A csoportvezetőnek nem kell jóváhagynia a poszterekre vonatkozó beszerzési igénylési sort.
A beszerzési igénylési munkafolyamat konfigurációja
Egy beszerzési igénylés ellenőrzésre való eljuttatásához, konfigurálnia kell a beszerzési igénylési munkafolyamatokat. Az Ön által definiált munkafolyamat folyamata szabályozza a cikkeket kérő felhasználó (a kérelmező) és az ellenőrző és jóváhagyó között a munkafolyamatban létrejövő interakciót. Meghatározza a beszerzési igénylés útvonalát a munkafolyamat-konfigurációban beállított feltételeknek megfelelően, például hogy mikor kell továbbítani a beszerzési igénylést, melyik felhasználóhoz vagy szerepkörhöz, és hogy a felhasználók milyen műveleteket hajthatnak végre.
Az ebben a témakörben szereplő példák leírják, hogy hogyan lehet egy beszerzési igénylést egyedi dokumentumként vagy egyéni beszerzési igénylési sorokként továbbítani a munkafolyamatban. Konfigurálhatja beszerzési igénylési munkafolyamatát, hogy láthatóvá váljon a szervezetben definiált beszerzési igénylések belső szabályozási ellenőrzése. A beszerzési igénylések munkafolyamatának beállításával kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Közbeszerzési és sourcing munkafolyamatok beállítása.
Új vagy megváltozott a A Microsoft Dynamics AX 2012 R2 rendszerben
A A Microsoft Dynamics AX 2012 R2 rendszerben bevezetett új fogalom az igénylési cél. Az igénylési cél nagyobb rugalmasságot biztosít az igénylési igények teljesítéséhez. Az igénylések létrehozásakor a következő két cél közül választhat: felhasználás vagy feltöltés. A céltól függően, az igénylési igény teljesítése történhet beszerzési rendeléssel, átmozgatási rendeléssel, termelési rendeléssel vagy kanban használatával. Ha további tájékoztatásra van szüksége az igénylési célokról, valamint arról, hogy ezek a célok milyen hatással vannak az igénylési folyamatra, tekintse át a következő témakört: Beszerzési igénylések – áttekintés.
Fogyasztási célú igénylések
Egy felhasználási célú igénylés által létrejött igény mindig egy beszerzési rendeléssel teljesül. Ha beállítása automatikan hoz létre beszerzési igénylést, azok csak a beszerzési igénylés jóváhagyása után valósulnak meg. A beszerzési rendelést a beszerzési igénylés soraiban szereplő minden pénznemre, szállítóra vagy jogi személyre elkészíti a rendszer. Ha például egy beszerzési igénylésben két sor szerepel, és minden sorban más a szállító, a pénznem vagy a jogi személy, két beszerzési rendelés jön létre.
Attól függően, hogy milyen beszerzési irányelvek vannak konfigurálva a szervezethez, külön beszerzési rendelések hozhatók létre, ha a beszerzési igénylési sorok különböző kérelmezőket, sortípusokat és beszerzési kategóriákat tartalmaznak.
Ha a Microsoft Dynamics AX nincs beállítva a beszerzési rendelések automatikus létrehozására, a beszerzési ügynöknek manuálisan kell beállítania a beszerzési igénylés sorait és létrehoznia a beszerzési igényeket.
Megjegyzés
Jóváhagyott beszerzési igénylésekhez beszerzési rendelések automatikus létrehozásához tartozó szabályok beállításával kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Szabályok beállítása az igényösszesítéshez és a beszerzési rendelések létrehozásához.
Feltöltési célú igénylések
Egy feltöltési céllal létrejött igénylés igénye teljesíthető beszerzési rendeléssel, átmozgatási rendeléssel, termelési rendeléssel vagy kanban használatával. A Microsoft Dynamics AX rendszert be kell állítani, hogy a igénylési igényt alapütemezésben tartalmazza. Miután ez be van állítva, egy feltöltési céllal létrejött igénylés által létrehozott igény teljesítési módja automatikusan meghatározottá válik az ellátási irányelvek által, amelyek a szervezetet segítségével vannak beállítva a cikkekre, és alapütemezés segítségével vannak megtervezve.
Megjegyzés
Alaptervezés feltöltési céllal létrejött igénylési igény automatikus feldolgozásának beállításával kapcsolatos tudnivalókat lásd: Alaptervek beállítása az igénylések belefoglalásához.
Új vagy módosított, a számára KB3047235 gyorsjavítással
Az állami szektorban, általános költségvetési foglalásokkal eszközölt beszerzési munkafolyamat használatakor, lásd: Set up general budget reservation workflows (Public sector).
Lásd még
Beszerzési igénylések – áttekintés
Közbeszerzési és sourcing munkafolyamatok beállítása