Szállítói számlák munkafolyamatainak beállítása

Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Ez a témakör azt mutatja be, hogyan állíthat be egy vagy több munkafolyamat-konfigurációt a szállítói számlák és a szállítói számlasorok kezeléséhez. Beállíthat például munkafolyamatot olyan szállítói számlákhoz, amelyek nem beszerzési rendelésre vonatkoznak, vagy arra, hogy a rendszer automatikusan futtassa a számlaegyeztetést beszerzési rendeléshez tartozó számlákon. Ha a szállítói számlákhoz munkafolyamat keretében történő jóváhagyást adott meg, a Szállítói számla képernyő tetején további vezérlőelemek jelennek meg. Ezek közé tartozik a sárga információs sáv és a Küldés gomb vagy a Műveletek menü. További tájékoztatás: Dokumentum küldése és Munkafolyamat-műveletek.

Ha egy számlát elküldtek munkafolyamat-jóváhagyásra, akkor a Szállítói számla képernyőn egyes gombok nem érhetők el. A számla jóváhagyása után az Action Pane panelen található Feladás csoport opciói elérhetőkké válnak, a többi vezérlőelem és mező a képernyőn pedig nem lesz elérhető. Ha egy felhasználó módosít egy már jóváhagyott számlát, a munkafolyamat állapota visszaáll, elérhetetlenné válnak a Feladás csoport elemei, a többi vezérlő és mező pedig elérhetővé. A felhasználónak újból el kell küldenie a módosított számlát jóváhagyásra.

Az alábbi ábra bemutatja a szállítói számlák munkafolyamatainak beállítását. A számok a témakörben később tárgyalt eljárásoknak felelnek meg.

Példa

Az alábbi példa egy olyan szállítóiszámla-munkafolyamatot vázol fel, amely a következő munkafolyamat-elemeket tartalmazza:

• Automatizált feladat, Számlákra vonatkozó irányelvszabályok kiértékelése

• Manuális feladat, Szállítói számlák egyeztetésének értékelése

• Feltételes döntés: A teljes összeg 10.000 alatt van?

• Jóváhagyási feladat, Szállítói számla jóváhagyása

• Automatizált feladat, Szállítói számlák feladása

Előfeltételek

Az alábbi táblázat bemutatja a munka megkezdése előtt biztosítandó előfeltételeket.

Kategória	Előfeltételek
A kapcsolódó konfigurációs feladatok	A Kötelezettségek modul beállítása a számlaegyeztetéshez Kulcsfontosságú feladatok: szállítói számla házirendek
Kötelezettségek paraméterei	Ha a munkafolyamatokat szállítói számlákra vonatkozó irányelvekkel együtt kívánja használni, az Eltéréseket tartalmazó számla feladása mezőt állítsa Engedélyezés figyelmeztetéssel értékre a Kötelezettségek paraméterei képernyőn.

1. Opcionális: Kiadásellenőrök beállítása a szállítói számlák számára

Beállíthat kiadás-ellenőri konfigurációkat a kiadások ellenőrzésre küldéséhez azon felhasználó alapján, aki hozzá van rendelve egy projektszerepkörhöz vagy egy pénzügyi dimenzióhoz, ahol a kiadás megjelenik. A munkafolyamat a megadott projektszerepkör vagy pénzügyi dimenzió tulajdonosa alapján határozza meg, hogy kinek kell elküldeni a kiadást.

Nem kell beállítania egy kiadás-ellenőri konfigurációt. A munkafolyamat definiálásakor megadhat ellenőrként egy meghatározott felhasználót vagy felhasználócsoportot. Ha azonban a szervezet eléggé összetett, kiadásellenőrök megadásával növelheti a jóváhagyási folyamat hatékonyságát. Ez egyúttal szükségtelenné teszi a munkafolyamat ellenőr-hozzárendeléseinek kezelését, valahányszor egy ellenőr munkakört változtat.

Szállítói számlák számára kiadásellenőrök beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Kötelezettségek > Beállítás > Irányelvek > Szállítói számlák kiadásellenőrei.

2. Az Action Pane panelen kattitnson a New elemre.

3. Adjon nevet a kiadásellenőr definíciójának.

4. A Projekt felosztásai gyorslapon jelölje be azon projektszerepkör jelölőnégyzetét, amely felelős lesz a projekthez rendelt szállítói számlák ellenőrzéséért. A következő lehetőségek közül választhat: Projekt - vezető, Projektfelügyelő vagy Projekt értékesítési menedzsere. A kiadások ahhoz a felhasználóhoz lesznek irányítva, aki az adott szerepkörhöz van hozzárendelve. A kiadást elküldheti a pénzügyi dimenzió tulajdonosának is a megfelelő pénzügyi dimenzió jelölőnégyzetének bejelölésével.

5. A Szervezeti elosztások gyorslapon jelölje be azon pénzügyi dimenzió jelölőnégyzetét, amelyet a projekthez nem rendelt szállítói számlákhoz kíván használni. A szállítói számlák ahhoz a felhasználóhoz lesznek irányítva, aki a pénzügyi dimenzió tulajdonosa.

2. Ha szükséges: a projektkiosztások szerepeinek beállítása

Ezt az eljárást akkor hajtsa végre, ha beállított kiadásellenőrt, és bejelölte bármely opciót a Projekt jogosultsága mezőcsoportban, a Szállítói számlák kiadásellenőrei képernyőn.

A projekt felosztásai szerepköreihez személyeket rendelhet.

A projektfelosztási szerepkörök beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Projektvezetés és könyvelés > Közös > Projektek > Minden projekt.

2. Válassza ki a projektet, majd kattintson a Szerkesztés gombra az Action Pane panelen.

3. A Projektek képernyőn a Felelős mezőcsoport mezőiben rendeljen hozzá dolgozókat a vállalata üzletviteléhez szükséges szerepekhez. Az alábbi táblázat információi segítségével válassza ki, mely szerepkörökhöz kell dolgozót hozzárendelni.

   Mező	Leírás
   Értékesítési igazgató	Ez a szerep megegyezik a kiadás-ellenőrző résztvevőhöz meghatározott Projekt értékesítési menedzsere szereppel.
   Projekt - vezető	Ez a szerep megegyezik a kiadás-ellenőrző résztvevőhöz meghatározott Projekt - vezető szereppel.
   Projektfelügyelő	Ez a szerep megegyezik a kiadás-ellenőrző résztvevőhöz meghatározott Projektfelügyelő szereppel.

3. Ha szükséges: A pénzügyi dimenziók tulajdonosainak beállítása

Ezt az eljárást akkor hajtsa végre, ha beállított kiadásellenőrt, és bejelölte bármely opciót a Pénzügyi dimenziók mezőcsoportban, a Szállítói számlák kiadásellenőrei képernyőn.

A pénzügyi dimenziók tulajdonosaihoz személyeket rendelhet hozzá. Ezzel a munkafolyamat-jóváhagyásokat pénzügyi dimenziók (például részleg vagy költséghely) alapján állíthatja be. Azt is előírhatja, hogy egy szállítói számla jóváhagyását egy adott sortétel felosztásának valamennyi tulajdonosa részére ki kelljen küldeni. Ha például egy bérleti díjra vonatkozó szállítói számlát rögzít, és ezt a sortételt három különböző részlegnek osztja fel, akkor a munkafolyamat jóváhagyási lépését mindhárom részleg tulajdonosa megkapja.

A pénzügyi dimenziók tulajdonosainak beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Főkönyv > Beállítás > Pénzügyi dimenziók > Pénzügyi dimenziók.

2. Válasszon ki egy pénzügyi dimenziót, majd kattintson a Financial dimension values elemre.

3. Válasszon egy dimenziót.

4. A Általános gyorslap Tulajdonos mezőjében válassza ki a dimenzió tulajdonosának számító személy felhasználói azonosítóját.

5. Ismételje meg a 2. és a 3. lépést a többi pénzügyi dimenzióra is.

4. Munkafolyamat létrehozása szállító számlákhoz

A szállítói számlákhoz több különböző munkafolyamatot is megadhat.

Szállítóiszámla-munkafolyamatok létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Kötelezettségek > Beállítás > Kötelezettségekkel kapcsolatos munkafolyamatok.

2. A műveleti ablaktáblában kattintson az Új elemre.

3. Válassza ki a létrehozandó munkafolyamat típusát, majd kattintson a Munkafolyamat létrehozása elemre.

   Válasszon a következő lehetőségek közül:

   Típus	Cél
   Szállítói számla	Munkafolyamatok létrehozása szállító számlák fejlécéhez. A számlák a Szállítói számla képernyőn tekinthetők meg. Ha a munkafolyamatokat szállítói számlákra vonatkozó irányelvekkel együtt kívánja használni, az Eltéréseket tartalmazó számla feladása mezőt állítsa Engedélyezés figyelmeztetéssel értékre a Kötelezettségek paraméterei képernyőn.
   Szállítói számlasor	Munkafolyamatok létrehozása szállító számlák soraihoz. Egy szállítói számlasor munkafolyamatát nem lehet önmagában futtatni. Előbb hozzá kell azt adnia a szállítió számla munkafolyamatához. A számlák a Szállítói számla képernyőn tekinthetők meg. Ha a munkafolyamatokat szállítói számlákra vonatkozó irányelvekkel együtt kívánja használni, az Eltéréseket tartalmazó számla feladása mezőt állítsa Engedélyezés figyelmeztetéssel értékre a Kötelezettségek paraméterei képernyőn.

4. A munkafolyamat egyes elemeinek konfigurálása. További tájékoztatás: A munkafolyamat-elemek konfigurálása.

5. Ha további szállítóiszámla-munkafolyamatokat kíván létrehozni, ismételje meg a 2–4. lépést.

5. Opcionális: Szállítói számlák munkafolyamatával kapcsolatos automatizált és manuális feladatok konfigurálása

Ezt az eljárást akkor hajtsa végre, ha vállalatának üzletviteli gyakorlata megköveteli az alábbiak valamelyikét:

• Egy személyt, aki ellenőrzi a szállítói számlát

• Egy személyt, aki ellenőrzi a számlaegyeztetés eredményét

• Egy automatizált folyamatot, amely a számlákra vonatkozó irányelvszabályokat értékeli

• Egy automatizált folyamatot, amely feladja a számlákat

Egyazon munkafolyamatban szabadon kombinálhat automatikus és manuális feladatokat is.

A következő munkafolyamat-feladatok segítségével műveleteket hajthat végre a szállítói számlákon. Az alábbi táblázat információi segítségével válassza ki, mely munkafolyamat-feladatokat kell használni.

Feladat	Típus	Leírás
Szállítói számlák feladása	Automatizált	A szállítói számlák automatikus feladása. Ez a feladat egyéb feladatokkal együtt is használható, de ennek kell az utolsó feladatelemnek lennie a munkafolyamat-konfigurációban. Ha ellenőrzési vagy jóváhagyási folyamat is elő van írva, annak meg kell előznie ezt az automatizált feladatot. Példa a Szállítói számlák feladása automatizált feladat használatára: Munkafolyamat feltételes döntéssel. Ez az automatizált feladat nem működik jóváhagyási naplóban lévő szállítói számlák esetén. Lehetőség van a jóváhagyási naplók manuális feladására.
Számlákra vonatkozó irányelvszabályok kiértékelése	Automatizált	Ellenőrizheti a szállítói számlákra vonatkozó irányelvek esetleges megsértését. További tudnivalók a munkafolyamat és az irányelvek együttes használatáról: Kulcsfontosságú feladatok: szállítói számla házirendek. Ha egy számla egy vagy több irányelvszabálya a fejléc szintjén sérül, akkor ez megjelenik a számlára vonatkozó Irányelvmegsértések képernyőn. Példa a Számlákra vonatkozó irányelvszabályok kiértékelése automatizált feladat használatára: Munkafolyamat feltételes döntéssel.
Szállítói számla felülvizsgálata	Manuális	A feladattal megbízhat egy felhasználót, aki jogosult elvégezni a szállítói számla sorainak ellenőrzését. Az ellenőrzés lépéseit a munkafolyamat létrehozásakor a leíró szakaszban határozhatja meg. A különbség a manuális ellenőrzési feladat és a jóváhagyási munkafolyamat-elem között: Ha a manuális ellenőrzési feladat több felhasználóhoz van hozzárendelve, a munkafolyamat azonnal folytatódhat, ha közülük bármelyik végrehajtja ezt a feladatot. Ha azonban a jóváhagyási munkafolyamat-elemet rendelik hozzá több felhasználóhoz, a munkafolyamat folytatásához minden felhasználónak jó kell hagynia a dokumentumot. További tájékoztatás: Többfelhasználós munkafolyamat egy feladatban.
Szállítói számlák egyeztetésének értékelése	Manuális	Párosítsa össze automatikusan a termékbevételezéseket a szállítói levelekkel egy kötegelt munkán belül létrehozott kötegelt feladat futtatásával. Kattintson a Rendszerfelügyelet > Lekérdezések > Kötegelt feladatok > Kötegelt feladatok. Kattintson a Kötegelt feladat képernyőn a Feladatok megtekintése gombra. A Kötegelt feladatok űrlapon az Osztálynév mezőben válassza ki a VendInvoiceMatch lehetőséget. A kötegelt feldolgozás párosítani fogja a termékbevételezéseket a megfelelő számlákhoz. A kötegelt feldolgozás olyan szállítói számlák esetén lesz alkalmazva, amelyek a szállítói portálon, vagy egy szolgáltatáson keresztül lettek megadva.   További tájékoztatás: Create a batch job.

A szállítói számlák munkafolyamataival kapcsolatos automatizált és manuális feladatok konfigurálásához kövesse az alábbi lépéseket:

• Az automatizált feladatokhoz lásd: Egy automatizált feladat beállítása.

• A manuális feladatokhoz lásd: Tevékenység kézi konfigurálása.

6. Opcionális: Szállítói számlák sorainak munkafolyamatával kapcsolatos automatizált és manuális feladatok konfigurálása

Ezt az eljárást akkor hajtsa végre, ha vállalatának üzletviteli gyakorlata megköveteli az alábbiak valamelyikét:

• Egy személyt, aki ellenőrzi a számlaegyeztetés eredményét

• Egy automatizált folyamatot, amely a szállítóiszámla-sorra vonatkozó irányelvszabályokat értékeli

Egyazon munkafolyamatban szabadon kombinálhat automatikus és manuális feladatokat is.

A következő munkafolyamat-feladatok segítségével műveleteket hajthat végre a szállítói számlák sorain. Az alábbi táblázat információi segítségével válassza ki, mely munkafolyamat-feladatokat kell használni.

Feladat	Típus	Leírás
Számlasorokra vonatkozó irányelvszabályok kiértékelése	Automatizált	Ellenőrizheti a szállítói számlák soraira vonatkozó irányelvek esetleges megsértését. Az automatizált feladat abban különbözik a Számlákra vonatkozó irányelvszabályok kiértékelése feladattól, hogy csak olyan irányelveket vizsgál, amelyek a Szállítói számla sorai lekérdezésen alapuló szabálytípust használják. További tudnivalók a munkafolyamat és az irányelvek együttes használatáról: Kulcsfontosságú feladatok: szállítói számla házirendek. Ha egy szállítói számla legalább egy irányelvszabályt megsért a sorok szintjén, ez a feladat jelentést tesz a problémáról a számlára vonatkozó Irányelvmegsértések képernyőn. Példa a Számlasorokra vonatkozó irányelvszabályok kiértékelése automatizált feladat használatára: Munkafolyamat feltételes döntéssel.
Szállítói számlasor értékelése	Manuális	A feladattal megbízhat egy felhasználót, aki elvégzi a szállítói számla sorainak ellenőrzését. Az ellenőrzés lépéseit a munkafolyamat létrehozásakor a leíró szakaszban határozhatja meg. A különbség a manuális ellenőrzési feladat és a jóváhagyási munkafolyamat-elem között: Ha a manuális ellenőrzési feladat több felhasználóhoz van hozzárendelve, a munkafolyamat azonnal folytatódhat, ha közülük bármelyik végrehajtja ezt a feladatot. Ha azonban a jóváhagyási munkafolyamat-elemet rendelik hozzá több felhasználóhoz, a munkafolyamat folytatásához minden felhasználónak jó kell hagynia a dokumentumot. További tájékoztatás: Többfelhasználós munkafolyamat egy feladatban.

A szállítói számlasorok munkafolyamataival kapcsolatos automatizált és manuális feladatok konfigurálásához kövesse az alábbi lépéseket:

• Az automatizált feladatokhoz lásd: Egy automatizált feladat beállítása.

• A manuális feladatokhoz lásd: Tevékenység kézi konfigurálása.

7. Opcionális: Feltételes döntések létrehozása

Ezt a folyamatot akkor hajtsa végre, ha szervezetének üzleti folyamatai különböző munkafolyamatok elvégzését írják elő a számlaösszegtől, vagy egyéb összegektől (például adók vagy díjak) függően.

Az Számlaösszeg mező használatos szállítói számlákra és szállítóiszámla-sorokra vonatkozó munkafolyamatoknál. Minden munkafolyamatho beállíthat olyan feltételeket, amelyek tartalmazzák ezt a mezőt. Például előírhatja, hogy az 5000 egységnél nagyobb számlaösszegeket egy ellenőr, a 20 000-nél nagyobbakat pedig két ellenőr ellenőrizze.

Számított mező	Leírás
Számlaösszeg	A szállítói számla teljes számlaösszege.

A feltételek létrehozásához lásd az alábbi témakört:

• Feltételes határozat konfigurálása

8. Résztvevők hozzárendelése a munkafolyamat-elemekhez

Az alábbi résztvevőcsoportokhoz rendelhet munkafolyamat-elemeket.

Felhasználócsoport	Leírás
Biztonsági szerepkör résztvevői	Munkafolyamat-elem hozzárendelése a Microsoft Dynamics AX biztonsági szerepkörhöz. Ez az opció akkor hasznos, ha több különböző dolgozó is jóváhagyhat számlákat, és nem számít, hogy egy adott számlát ki hagy jóvá.
Felhasználói csoport résztvevői	Munkafolyamat-elem hozzárendelése Microsoft Dynamics AX felhasználócsoporthoz. Ez az opció akkor hasznos, ha több különböző dolgozó is jóváhagyhat számlákat, és nem számít, hogy egy adott számlát ki hagy jóvá.
Szállítói számlákkal kapcsolatos kiadások résztvevői	A munkafolyamat-elemet kiadások résztvevőihez rendelheti hozzá. A kiadások résztvevőibe olyan felhasználók tartozhatnak, akik egy meghatározott projekten dolgoznak, vagy egy adott pénzügyi dimenzió (például részleg vagy költséghely) tulajdonosai. Ez a beállítás nyújtja a legjobb irányíthatóságot és legnagyobb rugalmasságot a szállítói számlákra és a szállítóiszámla-sorokra vonatkozó munkafolyamatokban.

• A résztvevők munkafolyamatokhoz való hozzárendeléséről több információért lásd: A munkafolyamat-elemek konfigurálása.

Kapcsolódó feladatok

A Kötelezettségek modul beállítása a számlaegyeztetéshez

Kulcsfontosságú feladatok: szállítói számla házirendek

A Kötelezettségek munkafolyamatainak beállítása

Technikai információk rendszergazdáknak.

Ha nincs hozzáférése a feladat végrehajtásához használt lapokhoz, akkor forduljon a rendszergazdához és adja meg azokat az információkat, amelyek a következő táblázatban szerepelnek.

Kategória	Előfeltételek
A konfigurációs kulcsok	Ehhez a feladathoz nem szükséges konfigurációs kulcs.
Biztonsági szerepkörök és feladatok	A feladat végrehajtásához a SYSADMIN biztonsági szerepkör tagjának kell lennie.