Oktatóanyag: Üzleti folyamat létrehozása

Fontos

2022 augusztusától már nem hozhat létre és nem kezelhet üzleti folyamatokat a megoldáskezelőn Power Automate kívülről. Az üzleti folyamatok és példányok továbbra is támogatottak a megoldáskezelőn Power Apps és Dataverse a táblanézeteken keresztül.

Ez a cikk bemutatja, hogyan hozhat létre üzleti folyamat Power Apps. Ha többet szeretne megtudni az üzleti folyamatok használatának előnyeiről, olvassa el az Üzleti folyamatok áttekintése című részt. A mobil feladatfolyamatok létrehozásával kapcsolatos tudnivalókat lásd: Mobil feladatfolyamat létrehozása.

Amikor a felhasználó elindít egy üzleti folyamat, a folyamat szakaszai és lépései megjelennek az űrlap tetején található folyamatsávon.

Tipp.

A üzleti folyamat definíció létrehozása után szabályozhatja, hogy ki hozhatja létre, olvashatja, frissítheti vagy törölheti a üzleti folyamat példányt. Például a szolgáltatással kapcsolatos folyamatok esetében biztosítson teljes hozzáférést a ügyfélszolgálat munkatársaknak a üzleti folyamat példány módosításához, de biztosítson csak olvasási hozzáférést az értékesítési képviselőknek az ügyfeleik értékesítés utáni tevékenységeinek figyeléséhez. A létrehozott üzleti folyamat definíció biztonságának beállításához válassza a Biztonsági szerepkörök engedélyezése lehetőséget a műveletsávon.

Előfeltételek

• Üzleti folyamatok létrehozásához olyan vagy felhasználónkénti licencre vagy Power Apps Dynamics 365 licenccsomagra Power Automate van szükség, amely üzleti folyamat használati jogokat tartalmaz.
• Egy tábla, amelyhez a üzleti folyamat társítva van. Ha a üzleti folyamat nem kapcsolódik meglévő táblához, hozzon létre egy új táblát a folyamat létrehozása előtt.

Üzleti folyamat létrehozása

1. A Power Apps vagy Power Automate válassza a Megoldások lehetőséget a bal oldali navigációs sávon.

2. Válassza ki vagy hozza létre a üzleti folyamat használni kívánt megoldást .

3. A megoldáson belül válassza az Új automatizálási>folyamat> üzleti folyamat> lehetőséget.

   1. Adja meg a folyamatnak az a megjelenítendő név és Name (LogicalName) értéket.
   2. Válassza ki a folyamathoz használni kívánt táblát.
   3. Válassza a Létrehozás parancsot.

   Létrejön az új üzleti folyamat. Most már szerkesztheti az Ön számára létrehozott első önálló fázissal.
   

4. Szakaszok hozzáadása. Ha a felhasználók a folyamat egyik üzleti szakaszából a másikba lépnek:

   1. Húzzon egy Stage összetevőt az Összetevők lapról, és dobja egy + naplóba a tervezőben.

      

   2. Egy fázis tulajdonságainak beállításához jelölje ki a fázist, majd állítsa be a tulajdonságokat a képernyő jobb oldalán található Tulajdonságok lapon:

      • Megjelenítendő név megadása.

      • Ha szükséges, válasszon ki egy kategóriát a szakaszhoz. A kategória (például Minősítés vagy Fejlesztés) francia idézőjelként jelenik meg a folyamatsávon.

        

      • Ha végzett a tulajdonságok módosításával, válassza az Alkalmaz gombot.

5. Lépések hozzáadása egy szakaszhoz. Egy fázis lépéseinek megtekintéséhez válassza a szakasz jobb alsó sarkában található Részletek lehetőséget . További lépések hozzáadásához:

   1. Húzza a lépés összetevőt a színpadra az Összetevők lapról.

      

   2. Jelölje ki a lépés, majd állítsa be a tulajdonságokat a Tulajdonságok lapon:

      1. Adja meg a lépés megjelenítendő nevét.
      2. Ha azt szeretné, hogy a felhasználók az adatokat megadhassák az adott lépés végrehajtásához, válassza ki a megfelelő oszlop a legördülő listából.
      3. Válassza a Kötelező lehetőséget, ha a felhasználóknak ki kell tölteniük az oszlopot a lépés befejezéséhez, mielőtt továbblépnének a folyamat következő szakaszára.
      4. Válassza az Apply lehetőséget, ha végzett.

   Feljegyzés

   • Ha egy kétbeállításos logikai oszlopot kötelezőként állít be, a felhasználók csak akkor folytathatják, ha az oszlop értéke Igen. A következő fázisba lépés előtt a felhasználónak befejezettként kell megjelölni az oszlopot.
   • Ha az Igen vagy a Nem elfogadható oszlopérték, akkor az oszlopot kell választania a kétopciós logikai oszlop helyett.

6. Adjon hozzá egy ágat (feltételt) a folyamathoz. Elágaztató feltétel hozzáadásához:

   1. Húzza a Feltétel összetevőt az Összetevők lapról egy + jelre két szakasz között.

      

   2. Jelölje ki a feltételt, majd állítsa be a tulajdonságokat a Tulajdonságok lapon. Az elágaztatási tulajdonságokkal kapcsolatos további információkért lásd: Üzleti folyamatok javítása elágaztatással. Ha végzett a feltétel tulajdonságainak beállításával, válassza az Alkalmaz lehetőséget.

7. Munkafolyamat hozzáadása. A munkafolyamat elindításához:

   1. Húzzon egy munkafolyamat-összetevőt az Összetevők lapról egy fázisra vagy a Globális munkafolyamat elemre a tervezőben. A hozzáadás helye a következő feltételektől függ:

      • Húzza egy fázisba , hogy elindítsa a munkafolyamatot a fázisba való belépéskor vagy a szakaszból való kilépéskor. A munkafolyamat-összetevőnek a szakasszal azonos elsődleges tábla kell alapulnia.
      • Húzza a Globális munkafolyamat elemre a munkafolyamat aktiválásakor vagy archiválásakor (amikor az állapot Befejezve vagy Félbehagyva állapotraváltozik). A munkafolyamat-összetevőnek a folyamattal azonos elsődleges táblán kell alapulnia.

   2. Válassza ki a munkafolyamatot, majd állítsa be a tulajdonságokat a Tulajdonságok lapon:

      1. Megjelenítendő név megadása.
      2. Adja meg, hogy mikor induljon el a munkafolyamat.
      3. Keressen egy meglévő igény szerinti aktív munkafolyamatot, amely megfelel a fázistáblának, vagy hozzon létre egy új munkafolyamatot az Új lehetőség kiválasztásával.
      4. Válassza az Apply lehetőséget, ha végzett.

   A munkafolyamatokkal kapcsolatos további információkért lásd: Munkafolyamat-folyamatok.

8. A üzleti folyamat érvényesítéséhez válassza az Érvényesítés lehetőséget a műveletsávon.

9. Ha piszkozatként szeretné menteni a folyamatot, miközben tovább dolgozik rajta, válassza a Mentés lehetőséget a műveletsávon.

   Fontos

   Amíg egy folyamat piszkozat, az emberek nem tudják használni.

10. A folyamat aktiválásához és a csapat számára való elérhetővé tételéhez válassza az Aktiválás lehetőséget a műveletsávon.

11. Ha szabályozni szeretné, hogy ki hozhatja létre, olvashatja, frissítheti vagy törölheti a üzleti folyamat példányt, válassza a Biztonsági szerepkörök szerkesztése lehetőséget a tervező parancssávján. Például a szolgáltatással kapcsolatos folyamatok esetében biztosítson teljes hozzáférést a ügyfélszolgálat munkatársaknak a üzleti folyamat példány módosításához, és csak olvasási hozzáférést az értékesítési képviselőknek az ügyfeleik értékesítés utáni tevékenységeinek figyeléséhez.

A Biztonsági szerepkörök képernyőn válassza ki egy szerepkör nevét a biztonsági szerepkör információs lap megnyitásához. Kattintson az Üzleti folyamatok fülre, majd rendelje hozzá az üzleti folyamathoz tartozó megfelelő jogosultságokat egy biztonsági szerepkörhöz.

Feljegyzés

Alapértelmezés szerint csak a Rendszergazda és a Rendszertestreszabó biztonsági szerepkörök férnek hozzá az új üzleti folyamatokhoz.

Adja meg a jogosultságokat a megfelelő választógombok kiválasztásával, majd válassza a Mentés lehetőséget. A jogosultságokkal kapcsolatos további információkért lásd üzleti folyamat jogosultságok.

Következő lépésként ne felejtse el hozzárendelni a biztonsági szerepkört a megfelelő felhasználókhoz a szervezetében.

Tipp.

Íme néhány tipp, amelyet érdemes szem előtt tartani, amíg a műveletsoron dolgozik a tervezőnézetben:

• Ha mindent meg szeretne pillanatkép készíteni a üzleti folyamat ablakban, válassza a pillanatkép a műveletsávon. Ez a beállítás akkor hasznos, ha meg szeretné osztani a folyamatot, és megjegyzéseket szeretne kapni egy csapattagtól.
• A mini térkép segítségével gyorsan navigálhat a folyamat különböző részeire. Ez a funkció akkor hasznos, ha bonyolult folyamata van, amely legördül a képernyőről.
• Az üzleti folyamat leírásának hozzáadásához válassza a Részletek lehetőséget a folyamat neve alatt a üzleti folyamat ablak bal sarkában. Legfeljebb 2000 leütést írhat.

Üzleti folyamatok tervezése ágakkal

Vegye figyelembe ezeket a pontokat az üzleti folyamatok ágakkal történő tervezésekor:

• Egy folyamat legfeljebb öt egyedi táblára terjedhet ki.

• Folyamatonként legfeljebb 30 fázist és szakaszonként 30 lépést használjon.

• Az egyes elágaztatások nem lehetnek 10 szintnél mélyebbek.

• Az elágazási szabályoknak az előző szakasz lépésein kell alapulniuk.

• Egy szabályban több feltételt is kombinálhat az operátor vagy az ANDOR operátor használatával, de nem mindkét operátorral.

• Folyamatfolyamat definiálásakor opcionálisan kiválaszthat egy táblakapcsolatot. Ennek a kapcsolatnak 1:N (egy-a-sokhoz) kapcsolatnak kell lennie.

• Több aktív folyamat futhat egyidejűleg ugyanazon a rekordon.

• Átrendezheti a csempéket (szakaszokat, lépéseket, feltételeket) a folyamaton húzással.

• Ha az összekötő paranccsal egyesíti az ágakat, az összes társágnak egyetlen szakaszba kell egyesülnie. A társágaknak egyetlen szakaszba kell egyesülniük, vagy be kell fejezniük a folyamatot. A társágak nem egyesülhetnek más ágakkal, és nem fejezhetik be egyszerre a folyamatot.

• A folyamatban használt táblát többször is meglátogathatja (több zárt entitáshurok).

• A folyamatok a tábla típusától függetlenül visszatérhetnek az előző szakaszba.

  Ha például az aktív fázis Árajánlat kézbesítése egy árajánlatrekordon, a felhasználók visszahelyezhetik az aktív fázist a lehetőségrekord Javaslat szakaszába.

  Egy másik példában tegyük fel, hogy egy folyamat a folyamatfolyamat Javaslat bemutatása szakaszában van: Érdeklődő minősítése Szükségletek azonosítása Javaslat>létrehozása Javaslat>bemutatása Bezárás>.> Ha a javaslat további kutatást igényel az ügyfelek igényeinek azonosításához, a felhasználók kiválaszthatják a folyamat Szükségletek azonosítása szakaszát, és választhatják az Aktívvá tétel lehetőséget.

Üzleti folyamat szerkesztése

Egy üzleti folyamat szerkesztéséhez nyissa meg a megoldáskezelőt, válassza a Folyamatok lehetőséget, majd válassza ki a üzleti folyamat a szerkeszteni kívánt folyamatok listájából.

Válassza ki a szerkeszteni kívánt üzleti folyamat a folyamatok listájából. Megnyílik a tervezőben, ahol frissítéseket végezhet. Bontsa ki a Részletek elemet a folyamat neve alatt az átnevezéshez vagy leírás hozzáadásához, valamint további információk megtekintéséhez.

Üzleti folyamatokkal kapcsolatos egyéb tudnivalók

Szakaszok szerkesztése
Egy üzleti folyamat legfeljebb 30 fázist tartalmazhat.

Hozzáadhat egyet vagy módosíthatja egy fázisnak a következő tulajdonságait:

• Színpadi név

• Táblázat. Az első fázis kivételével bármely fázis tábláját módosíthatja.

• Színpad kategória. A kategória lehetővé teszi, hogy a művelet típusa szerint csoportosíthassa a fázisokat. Ez olyan jelentéseknél hasznos, amelyek a sorokat aszerint csoportosítják, hogy éppen vannak-e. A szakasz kategóriájának beállításakor választható lehetőségeket a Szakasz kategóriája globális választások határozzák meg. Ehhez a globális választási lehetőséghez további beállításokat adhat hozzá, és igény szerint módosíthatja a meglévő beállítások címkéit. Ha kell, törölhet is egyes opciókat, de javasolt inkább megtartani mindet, amely már létezik. Nem adhatja hozzá ugyanazt a lehetőséget, ha törli. Ha egyes opciókat egy ideig nem akar használni, egyszerűen változtassa meg a címke nevét "Nem használható"-ra.

• Kapcsolat. Adja meg a kapcsolatot, ha a folyamat előző fázisa egy másik táblára épült. Az aktuálisan definiált fázishoz válassza a Kiválasztás lehetőséget kapcsolatok a két szakasz közötti váltáskor használandó kapcsolat azonosításához. Válasszon ki egy kapcsolatot a következő előnyökhöz:

  • A kapcsolatoknak gyakran vannak definiált oszlopképezéseik, amelyek automatikusan viszik át az adatokat a sorok között, az adatbevitelt minimalizálva.

  • Ha egy sor folyamatsávján a Következő fázis lehetőséget választja , a kapcsolatot használó sorok megjelennek a folyamatban, elősegítve a sorok újrafelhasználását a folyamatban. Ezen túlmenően munkafolyamatok segítségével, a folyamat továbbgyorsításához a sorok létrehozását automatizálhatja, melyeket a felhasználó egyszerűen kiválaszthat ahelyett, hogy létrehozna egyet.

Lépések szerkesztése
Minden egyes fázis legfeljebb 30 lépést tartalmazhat.

Ág hozzáadása
Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan adhat hozzá elágazást egy fázishoz, lépjen az Üzleti folyamatok továbbfejlesztése elágaztatással.

Ahhoz, hogy egy üzleti folyamat végül elérhetővé váljon a használók számára, előbb sorrendbe kell azt állítani, engedélyezni kell a biztonsági szerepköröket, majd aktiválni kell.

Folyamatsorrend beállítása
Ha egy táblához (sortípushoz) egynél több üzleti folyamat tartozik, be kell állítania, hogy melyik folyamat legyen automatikusan hozzárendelve az új sorokhoz. A parancssávon válassza a Rendelési folyamat lehetőséget. Az új sorok vagy olyan sorok esetében, amelyekhez még nincs folyamat társítva, a rendszer az első üzleti folyamat használja, amelyhez a felhasználó hozzáféréssel rendelkezik.

Biztonsági szerepkörök engedélyezése
A felhasználók a hozzájuk rendelt biztonsági szerepkör szerinti üzleti folyamatban meghatározott jogosultságok alapján férhetnek hozzá az üzleti folyamathoz.

Alapértelmezés szerint csak a rendszergazdai és rendszertestreszabó biztonsági szerepkörök tekinthetik meg az új üzleti folyamat.

Egy üzleti folyamat jogosultságainak megadásához nyissa meg a üzleti folyamat szerkesztésre, majd válassza a Biztonsági szerepkörök szerkesztése lehetőséget a üzleti folyamat tervező parancssávján. Lásd a 13 lépés a cikk korábbi részében felsorolt üzleti folyamat létrehozása című témakört .

Aktivál
Mielőtt bárki használhatná az üzleti folyamatot, aktiválnia kell azt. A parancssávon válassza az Aktiválás lehetőséget. Miután megerősítette az aktiválást, az üzleti folyamat már használható is. Ha egy üzleti folyamat hibás, addig nem aktiválhatja, amíg a hibákat ki nem javítja.

Igény művelet hozzáadása egy üzleti folyamathoz

A Dynamics 365 (online) 9.0 verzió frissítésének újdonsága az új üzleti folyamat funkció: az üzleti folyamatok automatizálása műveleti lépésekkel. Hozzáadhat egy gombot egy üzleti folyamat, amely elindít egy műveletet vagy munkafolyamatot.

Vegyen fel igény szerinti munkafolyamatokat vagy műveleteket műveleti lépések használatával

A lehetőségek minősítési folyamatának részeként a Contoso megköveteli, hogy egy kijelölt felülvizsgáló tekintse át az összes lehetőséget. Később Contoso létrehozott egy műveletet, amely:

• Létrehoz egy feladatsort, amelyet a lehetőség felülvizsgálójához rendelnek.
• Hozzáadja „A felülvizsgálatra kész” állapotot a lehetőség témaköréhez.

Emellett Contosónak képesnek kell lennie ezeknek a műveleteknek az igény szerinti futtatására. A műveletek integrálásához a lehetőség minősítési folyamatba, a műveleteknek meg kell jelenniük a lehetőség üzleti folyamatában. A funkció engedélyezéséhez válassza a üzleti folyamat műveletként lépés lehetőséget.

Ezt követően a műveleti lépést hozzáadjuk a Contoso lehetőség üzleti folyamatához. Ezután megtörténik a folyamat érvényesítése és frissítése.

Mostantól a Contoso értékesítési csapatának tagjai igény szerint elindíthatják a műveletet a Lehetőség minősítése üzleti folyamat lépés a Végrehajtás lehetőség kiválasztásával.

Fontos

• Egy művelet vagy egy üzleti folyamat igény szerint végrehajtásához az üzleti folyamatnak egy műveleti lépést kell tartalmaznia. Ha egy műveleti lépés munkafolyamatot futtat, a munkafolyamatot igény szerinti futtatásra kell konfigurálni.
• A művelethez vagy munkafolyamathoz társított táblák azonosnak kell lennie az üzleti folyamathoz társított táblával.

A műveleti lépések értékesítési folyamatban való használatának korlátozása.

• A műveletek nem érhetők el műveleti lépésekként, ha a bemeneti vagy kimeneti paraméterek Table, EntityCollection vagy OptionSet (választási) típusúak. Az egynél több EntityReference kimeneti paraméterrel vagy tetszőleges számú EntityReference bemeneti paraméterrel rendelkező műveletek nem érhetők el műveleti lépésekként. Az elsődleges táblához nem társított műveletek (globális művelet) nem érhetők el műveleti lépésekként.

A műveleti központ

Ha látni szeretné az összes olyan üzleti folyamat listáját, amelyben része van, tekintse meg az egységesített műveleti központot.

Az egyesített műveletközpontban láthatja az összes olyan üzleti folyamatot, amelyhez legalább egy Microsoft Dataverse olyan táblasor van hozzárendelve, amelyet a folyamat használ. Ha például egy üzleti folyamat az Érdeklődő és a Lehetőség táblát használja, akkor a folyamat összes olyan példányát láthatja, ahol az Érdeklődő vagy a Lehetőség sor Önhöz van rendelve. Dataverse

Tekintse meg az összes jelenleg működő példányt az Aktív lapon. Ezen a lapon a következő részleteket tekintheti meg:

• A folyamat neve.
• Az egyes folyamatok aktuális szakasza.
• Az aktív fázishoz társított Dataverse sor tulajdonosa.
• A példány létrehozása óta eltelt idő.

Válasszon egy példányt, hogy az megnyíljon egy új lapon, vagy hogy kimásolja a hivatkozást, megossza a hivatkozást e-mailben, megszakítsa vagy törölje a példányt.

Következő lépések

• Üzleti folyamatok áttekintése
• Az üzleti folyamatok javítása elágazásokkal
• A jóváhagyások áttekintése
• Azonnali folyamat üzleti folyamat való hozzáadásának részletes lépései