Létrehozzák vagy szerkesztik az adatokat?
A jelen lépésben megjelenő feladatok megértése segít a kérdés megválaszolásában, a megoldásnak rögzítenie kell adatokat? Ha igen, milyen adatokat kell rögzítenie? Az alábbiakban talál néhány olyan dolgot, amit érdemes figyelembe venni a megoldás által rögzített egyes adatelemek esetében.
Van meglévő űrlap?
Van aktuális papírűrlap vagy elektronikus formában kerülnek ma rögzítésére az adatok? Az ilyen űrlapok nagyszerű kiindulópontként szolgálnak, miközben próbálja kitalálni a képernyők elrendezésének és az adatok rögzítésének módját.
Emellett kritikusan gondolja át az űrlapot:
Hogyan kell megjeleníteni az adatelemeket más sorrendben, hogy jobban összhangban legyenek azzal, ahogyan rögzítette őket?
A űrlap külön, kisebb űrlapokra osztható, amelyek lehetővé teszik, hogy a folyamat egyes részei párhuzamosan, nem pedig egyszerre történjenek?
Milyen adatokat rögzít?
Pontosan milyen adatokat rögzítenek? Hogy hívják? Ez az igazi név az adatforrásból, vagy a vállalkozás ezen részében használt köznapi név? Előfordulhat, hogy az adatforrás adatelérési nevét le kell képeznie a felhasználók által ismert „barátságos” névre.
Van hierarchiája az adatoknak? Például a költségjelentések több költséggel is rendelkezhetnek, és bizonyos típusú költségekhez további adatok szükségesek.
Milyen adatokat hoznak létre képletből vagy számításból?
Vannak olyan számítások, amelyek az adatok létrehozásához szükségesek? Ha igen, akkor a kiszámított eredményt kell tárolni, vagy csak az alkalmazás használatakor jelenik meg? Előfordulhat, hogy a bármikor újraszámítható adatokat (például a tételek összegét vagy darabszámát) nem kell tárolni.
Például a költségjelentés egyedi azonosítóját a mai dátummal, és az alkalmazott neve alapján hozza létre a rendszer; úgy kell tárolni, hogy soha ne módosuljon. A költség részösszegeit és összegeit is kiszámítjuk, de mivel a jelentésben szereplő egyéb adatokból bármikor újraszámítható az összeg, nem kell külön menteni azokat.
Szükség van az adatokra?
A folyamatnak ezen lépéséhez szükség van az adatokra a folyamat végrehajtásához? Ha szükséges, miért? Csak bizonyos helyzetekben szükségesek az adatok?
Milyen típusú adatok ezek?
Milyen típusú adatokat rögzítenek?
Szabad formátumú szöveg: Van olyan beállított hosszúság, amely megengedett? A mező bejegyzése egy másik mezőtől függ (például egy társított mezőértéktől, ideértve az Egyéb elemek a legördülő menü lehetőségét)? Van olyan alapértelmezett bejegyzés, amelyet ki kell tölteni? A szöveg más adatokból származik?
Számok: Ez egy százalékos érték? Ez egy egész szám? Szükség van bizonyos számú tizedesjegy-pozícióra? Van beállított, engedélyezett minimum vagy maximum ehhez a számhoz? Ez a szám egy másik számtól függ (például nem lehet nagyobb vagy kisebb, mint egy másik bejegyzés)? Van alapértelmezett szám, amelyet meg kell adni, vagy egy szám, amelyet más bejegyzések alapján számítottak ki?
Dátumok: Milyen formátumot kell használni a dátumhoz? Tartalmaznia kell a dátumot és az időpontot is? Vonatkoznak szabályok a dátumra (minimum vagy maximum, ami nem lehet a mai nap előtti)? Ez ki van számítva (például „mai naptól számított hét nap”)? Van olyan alapértelmezett dátum, amelyet ki kell tölteni?
Választási lehetőségek: Ha a válasz egy adott válaszra korlátozódik? Mik az érvényes válaszok? A válaszok egy másik adatelemtől függnek? Van alapértelmezett választás, vagy egy másik adatelemen alapuló alapértelmezett érték? Csak egyetlen választási lehetőséget kiválasztását engedélyezi vagy egyszerre több választási lehetőséget is kiválaszthatnak?
Képek vagy videó: Rögzíteni kell a képet vagy videót? A képet vagy videót a felhasználó készülékén lévő kameráról rögzítikl? Egy kép vagy videó érkezik e-mailben? Van olyan AI, amelyet ezen a képen kellene lefuttatni (például a kép elemeinek észlelése)?
Hová helyezi ma az adatokat?
Ha ma megoldja az üzleti problémát, akkor hová rögzíti az adatokat? Visszakerül egy meglévő rendszerbe? Bekerül egy számolótáblába? Rögzítik egyáltalán?
Ha az adatok még nem kerülnek digitális tárolásra, akkor ehhez adattárházat kell létrehoznia, amelyről a Hol vannak az adatok? részben tud tájékozódni
Egy másik dolog, amit érdemes figyelembe vennie, hogy az adatok értékesek lehetnek-e a szervezet egyéb folyamatai számára. A többi folyamat automatizálható lett volna, ha ezek az adatok elérhetők lettek voltak?
Ezeket az adatok később valaki felhasználja a folyamat során?
Van olyan lépés később a folyamatban, amely felhasználja ezeket az adatokat? Hogyan használják ezeket az adatokat? Ha a folyamatban korábban rendelkezésre álltak volna ezek az adatok, akkor lehet, hogy a folyamat lejjebb került volna a sorban, hamarabb elindult volna vagy párhuzamosan futna?
Időnként a folyamat automatizálása csökkenti az üzleti probléma megoldásának teljes idejét, mivel az adatok korábban válnak elérhetővé, és a probléma megoldásával foglalkozó egyéb résztvevők hamarabb el tudnak járni. Ez az üzleti folyamatot automatizáló üzleti értékhez is hozzájárulhat.
A folyamaton kívül bárki más is előnyt kovácsolhat ezekből az adatokból?
Van egy másik csoport vagy folyamat, aki felhasználhatja a folyamat során rögzített adatokat? (A folyamaton belül nem egy későbbi lépés, de az üzleti tevékenységben máshol lévő folyamat ugyanezt az információt képes rögzíteni, vagy esetleg használhatja ezeket az információkat?)
Az üzleti felhasználók néha csak a saját határaikon belül gondolkoznak, azokról a dolgokról, amiket nap mint nap csinálnak. Ha kissé más szemszögből nézi, lát olyan lehetőségeket, amelyek kiterjesztik ezen adatokat más, automatizálható folyamatba? A folyamatok sokszor manuálisak, mert egy másik területen lévő folyamat nem rendelkezik olyan eszközzel, amellyel meg tudná szerezni az adatokat. Most, hogy ez a folyamat automatizálva lett, van olyan lehetőség, amellyel erre a folyamatra alapozva más folyamatokat is lehetne létrehozni?
Példa: Költségjelentés adatlétrehozása
Íme néhány munkalapon lévő adatelem a költségjelentés rögzítési folyamatához.
| Adatszint | Adatelem | Elemtípus | Szerkeszthető? | Megengedett formátum | Ellenőrzés | Alapértelmezett / Számítási |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Költségjelentés | Költségjelentés száma | Szöveg | Nem | Nem lehet üres | „EXP” + Dátum (ÉÉÉÉHHNN) + Felhasználóazonosító | |
| Költségelem | Költség dátuma | Dátum | Igen | HH-NN-ÉÉÉÉ | Nem fordulhat elő a jövőben | |
| Költségelem | Költség típusa | Feleletválasztás | Igen | Kiválasztás a listából: Utazás, Étkezés, Hotel, Szállítás, Parkolás, Ellátás | Nem lehet üres | |
| Költségelem | Összeg | Szám | Igen | ###,###.## | Nem lehet üres, lehet negatív | |
| Költségelem | Elismervény | Kép | Igen | JPG, PNG | Szükséges, ha az összeg nagyobb, mint $74,99 | |
| Költségelem | Visszatéríthető | Igen/nem | Igen | Igen/nem | Nem alapértékű | |
| Költség részletei | Vendég neve | Szöveg | Igen | Bármi | Étkezés típusú költség esetén szükséges, ha az összeg nagyobb, mint $75 |
Ebben a példában három szintű adatot rögzít a rendszer. (Ez nagyon fontos lesz a tervezési fázisban a képernyő tervezésénél és az adattárolás megtervezésénél is.)
Költségjelentés: Ezeket az elemeket egyszer rögzítik a teljes költségjelentésre vonatkozóan.
Költségelem: Ezeket az elemeket a költségjelentés minden egyes költségére vonatkozóan rögzíti a rendszer. Ugyanahhoz a költségjelentéshez több költségelem is társítható.
Költség részletei: Ezek az elemek a speciális Étkezés és Hotel költségelemekhez vannak hozzárendelve, és segítség a kétféle típusú költség lebontásában. Ha a költségelem Étkezés, akkor a Vendég neve és a Vendég vállalata adatokat kötelező megadni. Ha a költségelem Hotel,akkor a Költség típusa és az Összeg típusa adatok megadása kötelező—és ezeknek a tételeknek az összege meg kell, hogy egyezzen a költségelem összegével.
Azok az adatok, amelyek meg lesznek jelenítve az alkalmazásban, de nem tárolhatók bárhol, azok a menet közbeni számítások:
Vonja össze a költségelemeket a költségjelentés végösszegével
Vonja össze a költségrészleteket a költségelem végösszegével
Számolja össze a költségjelentésben lévő bejegyzéseket
Állapítsa meg, hogy a költségjelentés összege meghaladja-e a beküldő felettesének jóváhagyási korlátját
A költségjelentés folyamata során rögzített adatoknak végül a pénzügyi rendszerben kell szerepelniük. A költségjelentések azonban jelenleg nem online, hanem csak papíron vannak tárolva. Tehát nincs olyan rendszer, amelybe az adatok bekerülhetnének; létre kell hoznunk egyet.
Ezeket a költségadatokat a jövőben ki kell elemzni, ha digitálisan szeretnénk rögzíteni őket. Például, ha az összes alkalmazott ugyanabban a hotelben száll meg, amikor utaznak, akkor a beszerzési osztály lehívhatja a költségeket, és esetleg kedvezőbb árakat tudnak alkudni. Ezt megjegyezzük a projekttervünkben.
Megjegyzés
Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)
A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).