Az üzleti folyamat optimalizálása
Most, hogy már megvizsgálta a teljes üzleti folyamatot, próbálkozzon meg az optimalizálás kihívásával. A folyamat racionalizálásával elkerülhető, hogy olyan sok lépés legyen, hogy az már túlterheli vagy összezavarja az alkalmazottakat.
A folyamat optimalizálásának néhány hasznos módja:
Kezdés a céllal. Határozza meg, hogy milyen célokat szeretne elérni az üzleti folyamattal. Ezeknek a céloknak meg kell adniuk a jövőbeli folyamattal elérni kívánt helyzetre vonatkozó általános elképzeléseit.
Fontolja meg, hogy valamit hatékonyabban, olcsóbban vagy jobb minőségben lehet elvégezni.
Keresse meg a fő teljesítménymutatókat, amelyek azonosítják, hogy mi működik jól, és mit kell javítani.
Lépjen be a folyamatba, és szerezzen visszajelzést a folyamatdokumentációnak a munkacsoporttal való megosztásával.
A folyamatdokumentumációt ossza meg a menedzsmenttel a magasabb szintű nézőpont megismeréséhez, és hogy a folyamat minden egyes lépésére vonatkozóan átlátható elszámoltathatóságot biztosítson.
Tekintse meg a folyamatot a felhasználó vagy az ügyfél szempontjából, akik esetleg hasznot húzhatnak a folyamatból, és mérlegelje az élményük és az általános elégedettségük javításának módját.
Néhány fontos kérdés:
A folyamatból bármilyn hátralévő tevékenységek törölhető a hatékonyság és a minőség növelése érdekében, vagy a költségek csökkentésére?
Ha a kivágott tevékenység a teljes üzletmenet szempontjából fontos, lehet külön üzleti folyamatban kezelni?
Javítható-e egy lépés a céljai jobb megvalósításához?
Átrendezhető a lépések sorrendje?
Kombinálhatók a lépések?
A folyamat lépései futtathatók párhuzamosan?
Csökkentheti a folyamat végrehajtásához szükséges személyek számát?
Meg tudja változtatni, hogyan értesítik a következő személyt a folyamatban, hogy gyorsabban reagálhasson?
Vannak-e a folyamatnak olyan elemei, amelyek tovább automatizálhatók? Például:
Adatok rögzítése automatikus, és nem manuális bevitellel
Adatokon alapuló döntésautomatizálás
A végrehajtott művelet automatizálása
AI használata az emberi figyelem helyettesítésére
Megjegyzés
Ha a feladat teljes mértékben az asztalon van, a process advisor segítségével automatikusan optimalizálhatja a folyamatot. A Process advisor olyan képességekkel rendelkezik, amelyek segítségével elemezheti a folyamatot, és egy folyamattérképen ábrázolhatja azt. A folyamattérkép egy elemző jelentés segítségével feltárja a folyamat szűk keresztmetszeteit és a mérőszámokat.
Példa: a költségjelentés folyamatának optimalizálása
Áttekintettük az aktuális költségfolyamatot, és néhány nyilvánvaló javítást találtunk, a következők érdekében:
Papírmentesség a teljes folyamatban. (A projekt előnyei közé soroltuk a megtakarítást és környezeti hatást is.)
A jelentés jóváhagyásra való engedélyezése előtt az összes lehetséges megfelelőségi ellenőrzés végrehajtása. (Jelentősen csökkenti az ismételt munkavégzést és a folyamat teljes idejét.)
A költségjelentés elküldésekor automatikusan megkeresi és hozzáadja a számlázási kódokat.
Engedélyezés a Könyvelés számára a jóváhagyott költségeket áthelyezni a pénzügyi rendszerbe anélkül, hogy ismételten meg kellene adni bármilyen adatot.
A digitális adatokból automatikusan létrehozhatók a heti költségjelentések.
Charlotte további lehetőségeket is figyelembe vesz a költségvetés-felülvizsgálati folyamat optimalizálása céljából. Rebecca felkutatja, hogyan optimalizálható a féléves ellenőrzés az AI használatával.
A javasolt optimalizált folyamat a következő ábrán látható.
Megjegyzés
Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)
A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).