Az üzleti folyamat optimalizálása

Most, hogy már megvizsgálta a teljes üzleti folyamatot, próbálkozzon meg az optimalizálás kihívásával. A folyamat egyszerűsítésével elkerülhető, hogy olyan sok lépés legyen, hogy az alkalmazottak túlterheltek vagy összezavarodjanak.

A folyamat optimalizálásának néhány hasznos módja:

• Kezdés a céllal. Határozza meg, hogy milyen célokat szeretne elérni az üzleti folyamattal. Ezeknek a céloknak meg kell adniuk a jövőbeli folyamattal elérni kívánt helyzetre vonatkozó általános elképzeléseit.

• Fontolja meg, hogy valamit hatékonyabban, olcsóbban vagy jobb minőségben lehet-e elvégezni.

• Keresse meg a fő teljesítménymutatókat, amelyek azonosítják, hogy mi működik jól, és mit kell javítani.

• Lépjen hátra, és kérjen visszajelzést a folyamatdokumentum csapatával való megosztásával.

• A folyamatdokumentumációt ossza meg a menedzsmenttel a magasabb szintű nézőpont megismeréséhez, és hogy a folyamat minden egyes lépésére vonatkozóan átlátható elszámoltathatóságot biztosítson. ​

• Nézze meg a folyamatot annak a felhasználónak vagy ügyfélnek a szemszögéből, aki profitálhat a folyamatból, és fontolja meg, hogyan javíthatja élményét és általános elégedettségét.

Néhány fontos kérdés:

• A folyamatból bármilyn hátralévő tevékenységek törölhető a hatékonyság és a minőség növelése érdekében, vagy a költségek csökkentésére?

• Ha a vágási tevékenység fontos a teljes üzlet szempontjából, akkor külön üzleti folyamatban is kezelhető?

• Lehet-e javítani egy lépésen, hogy jobban elérje célját?

• Átrendezhető a lépések sorrendje?

• Kombinálhatók a lépések?

• A folyamat lépései futtathatók párhuzamosan?

• Csökkentheti a folyamat végrehajtásához szükséges személyek számát?

• Meg tudja változtatni, hogyan értesítik a következő személyt a folyamatban, hogy gyorsabban reagálhasson?

• Vannak-e a folyamatnak olyan elemei, amelyek tovább automatizálhatók? Például:

  • Adatok rögzítése automatikus, és nem manuális bevitellel

  • Adatokon alapuló döntésautomatizálás

  • A végrehajtott művelet automatizálása

  • A mesterséges intelligencia használata az emberi figyelem helyettesítésére

Feljegyzés

Ha a feladatot teljes egészében az asztalon végzi el, a Process Advisor segítségével automatikusan optimalizálhatja a folyamatot. A Process Advisor képes elemezni a folyamatot, és folyamattérképen megjeleníteni azt. A folyamattérkép egy elemző jelentés segítségével feltárja a folyamat szűk keresztmetszeteit és a mérőszámokat.

Példa: a költségjelentés folyamatának optimalizálása

Áttekintettük az aktuális költségfolyamatot, és néhány nyilvánvaló javítást találtunk, a következők érdekében:

• Papírmentesség a teljes folyamatban. (A projekt előnyei közé soroltuk a megtakarítást és környezeti hatást is.)

• A jelentés jóváhagyásra való engedélyezése előtt az összes lehetséges megfelelőségi ellenőrzés végrehajtása. (Jelentősen csökkenti az ismételt munkavégzést és a folyamat teljes idejét.)

• A költségjelentés elküldésekor automatikusan megkeresi és hozzáadja a számlázási kódokat.

• Engedélyezés a Könyvelés számára a jóváhagyott költségeket áthelyezni a pénzügyi rendszerbe anélkül, hogy ismételten meg kellene adni bármilyen adatot.

• A digitális adatokból automatikusan létrehozhatók a heti költségjelentések.

Charlotte további lehetőségeket is figyelembe vesz a költségvetés-felülvizsgálati folyamat optimalizálása céljából. Rebecca felkutatja, hogyan optimalizálható a féléves ellenőrzés az AI használatával.

A javasolt optimalizált folyamat a következő ábrán látható.

Következő lépés: Érdemes automatizálni ezt a folyamatot?