Az üzleti folyamat optimalizálása

Most, hogy már megvizsgálta a teljes üzleti folyamatot, próbálkozzon meg az optimalizálás kihívásával. A folyamat racionalizálásával elkerülhető, hogy olyan sok lépés legyen, hogy az már túlterheli vagy összezavarja az alkalmazottakat.

A folyamat optimalizálásának néhány hasznos módja:

• Kezdés a céllal. Határozza meg, hogy milyen célokat szeretne elérni az üzleti folyamattal. Ezeknek a céloknak meg kell adniuk a jövőbeli folyamattal elérni kívánt helyzetre vonatkozó általános elképzeléseit.

• Fontolja meg, hogy valamit hatékonyabban, olcsóbban vagy jobb minőségben lehet elvégezni.

• Keresse meg a fő teljesítménymutatókat, amelyek azonosítják, hogy mi működik jól, és mit kell javítani.

• Lépjen be a folyamatba, és szerezzen visszajelzést a folyamatdokumentációnak a munkacsoporttal való megosztásával.

• A folyamatdokumentumációt ossza meg a menedzsmenttel a magasabb szintű nézőpont megismeréséhez, és hogy a folyamat minden egyes lépésére vonatkozóan átlátható elszámoltathatóságot biztosítson.

• Tekintse meg a folyamatot a felhasználó vagy az ügyfél szempontjából, akik esetleg hasznot húzhatnak a folyamatból, és mérlegelje az élményük és az általános elégedettségük javításának módját.

Néhány fontos kérdés:

• A folyamatból bármilyn hátralévő tevékenységek törölhető a hatékonyság és a minőség növelése érdekében, vagy a költségek csökkentésére?

• Ha a kivágott tevékenység a teljes üzletmenet szempontjából fontos, lehet külön üzleti folyamatban kezelni?

• Javítható-e egy lépés a céljai jobb megvalósításához?

• Átrendezhető a lépések sorrendje?

• Kombinálhatók a lépések?

• A folyamat lépései futtathatók párhuzamosan?

• Csökkentheti a folyamat végrehajtásához szükséges személyek számát?

• Meg tudja változtatni, hogyan értesítik a következő személyt a folyamatban, hogy gyorsabban reagálhasson?

• Vannak-e a folyamatnak olyan elemei, amelyek tovább automatizálhatók? Például:

  • Adatok rögzítése automatikus, és nem manuális bevitellel

  • Adatokon alapuló döntésautomatizálás

  • A végrehajtott művelet automatizálása

  • AI használata az emberi figyelem helyettesítésére

Megjegyzés

Ha a feladat teljes mértékben az asztalon van, a process advisor segítségével automatikusan optimalizálhatja a folyamatot. A Process advisor olyan képességekkel rendelkezik, amelyek segítségével elemezheti a folyamatot, és egy folyamattérképen ábrázolhatja azt. A folyamattérkép egy elemző jelentés segítségével feltárja a folyamat szűk keresztmetszeteit és a mérőszámokat.

Példa: a költségjelentés folyamatának optimalizálása

Áttekintettük az aktuális költségfolyamatot, és néhány nyilvánvaló javítást találtunk, a következők érdekében:

• Papírmentesség a teljes folyamatban. (A projekt előnyei közé soroltuk a megtakarítást és környezeti hatást is.)

• A jelentés jóváhagyásra való engedélyezése előtt az összes lehetséges megfelelőségi ellenőrzés végrehajtása. (Jelentősen csökkenti az ismételt munkavégzést és a folyamat teljes idejét.)

• A költségjelentés elküldésekor automatikusan megkeresi és hozzáadja a számlázási kódokat.

• Engedélyezés a Könyvelés számára a jóváhagyott költségeket áthelyezni a pénzügyi rendszerbe anélkül, hogy ismételten meg kellene adni bármilyen adatot.

• A digitális adatokból automatikusan létrehozhatók a heti költségjelentések.

Charlotte további lehetőségeket is figyelembe vesz a költségvetés-felülvizsgálati folyamat optimalizálása céljából. Rebecca felkutatja, hogyan optimalizálható a féléves ellenőrzés az AI használatával.

A javasolt optimalizált folyamat a következő ábrán látható.

Következő lépés: Megéri automatizálni ezt a folyamatot?

Megjegyzés

Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)

A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).