Megosztás a következőn keresztül:

Találkozók, kapcsolattartók és feladatok szinkronizálási logikája

Feljegyzés

Az új és továbbfejlesztett Power Platform felügyeleti központ mostantól nyilvános előzetes verzióban érhető el! Az új felügyeleti központot úgy terveztük, hogy könnyebben használható legyen, feladatorientált navigációval, amely segít gyorsabban elérni bizonyos eredményeket. Új és frissített dokumentációt fogunk közzétenni, amint az új Power Platform felügyeleti központ általánosan elérhetővé válik.

A cikkből megtudhatja, hogyan történik a találkozók, a kapcsolattartók és a feladatok Dynamics 365 és Exchange közötti szinkronizálása. Az e-mailek szinkronizálása külön történik.

A találkozók, a kapcsolattartók és a feladatok alapértelmezés szerint mindkét módon szinkronizálódnak a Dynamics 365 és az Exchange között. A kiszolgálóoldali szinkronizálás, más néven Exchange-szinkronizálás az előnyben részesített módszer. A szinkronizálás a szinkronizált elemtől és a szinkronizálás irányától függően eltérően történik.

A szinkronizálás konfigurációs követelményei

A találkozók, a kapcsolattartók és a feladatok csak akkor szinkronizálhatók, ha a Dynamics 365-ben a megfelelő postaládarekord megfelel az alábbi követelményeknek. Ne feledje, hogy a várakozási sor postaládái nem támogatják a találkozók, a kapcsolattartók vagy a feladatok szinkronizálását.

  • A felhasználó e-mail-címét jóváhagyták.
  • A postaládát tesztelték és engedélyezték.
  • A találkozók, a névjegyek és a feladatok a kiszolgálóoldali szinkronizálás használatára vannak beállítva.

További információ: Csatlakozás az Exchange Online rendszerhez és Kiszolgálóoldali szinkronizálás.

A szinkronizálási szűrők határozzák meg a Dynamics 365 és az Exchange között kiszolgálóoldali szinkronizálás használatával szinkronizálandó rekordokat. További információ: Válassza ki a bejegyzéseket a szinkronizáláshoz az ügyfélkapcsolati alkalmazások és az Exchange között,

Szinkronizálás Dynamics 365 rendszerből Exchange rendszerbe

Miután egy elemet szinkronizált az Exchange rendszerrel, létrejön egy kapcsolat. A szinkronizálás mindig kétirányú. Az egyik oldalon végzett összes változás tükröződik a másikon.

Szinkronizálás Exchange rendszerből Dynamics 365 rendszerbe

A találkozók, a kapcsolattartók és a feladatok csak akkor szinkronizálódnak az Exchange rendszerből a Dynamics 365 rendszerbe, ha teljesülnek a következő követelmények:

  • Az elem létrehozása az Dynamics 365 for Outlook alkalmazásban történt.
  • Az elemet nyomon követik a Dynamics 365 rendszerbe a Dynamics 365 for Outlook rendszerben.
  • A Dynamics 365 nyomon követés kategóriát az Outlookban vagy egy másik e-mail-ügyfélprogramban alkalmazták, a Dynamics 365 for Outlook rendszerben nem.

Feljegyzés

A kiszolgálóoldali szinkronizálás a Dynamics 365 nyomon követés kategóriával szinkronizálja a találkozókat, ha a találkozó a fő Naptár-mappában vagy annak almappájában van. A rendszer nem szinkronizálja a más naptármappákban található elemeket.

Képernyőkép egy postaládáról az Outlookban, amely a fő Naptár mappából szinkronizálható találkozókat mutatja.

Ha ezek a követelmények teljesülnek, a kiszolgálóoldali szinkronizálás létrehozza az elemet a Dynamics 365-ben, és létrehozza a kapcsolatot. A szinkronizálás mindig kétirányú. Az egyik oldalon végzett összes változás tükröződik a másikon.

További információkért lásd:

Találkozók szinkronizálása

A találkozók Dynamics 365 és Exchange közötti szinkronizálásának módja a szinkronizálás irányától és a találkozó tulajdonságaitól függ.

Találkozó szervezője

A találkozó szervezője a találkozók szinkronizálásának egyik kulcsmezője. Különböző szinkronizálási viselkedésmódokat eredményez. Például csak a Dynamics 365 találkozószervező szinkronizálhatja és terjesztheti a találkozókat a Dynamics 365 rendszerből az Exchange résztvevőihez. Ha testreszabásokkal, például Power Automate egyéni kóddal hoz létre találkozókat, győződjön meg arról, hogy a szervező helyesen van megadva. A szervező mezője nem látható alapértelmezés szerint a találkozóűrlapon. Az űrlapokra, a nézetekbe és a lekérdezések irányított keresésébe szükség szerint felveheti, hogy meggyőződjön arról, hogy az érték helyes-e és jelen van-e.

Ha egy találkozószervező megváltozik a Dynamics 365 rendszerben, miután szinkronizálta az Exchange-szel, ez azt eredményezheti, hogy az eredeti szervező lemondást ad. Ez azért fordulhat elő, mert a találkozó már nem felel meg a felhasználó szinkronizálási szűrőinek feltételeinek. Emellett az új szervező szinkronizálhatja a találkozót új értekezletként az Exchange-ben. Az előző szervezőtől történő megszakítás küldésének viselkedése a DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync nevű OrgDBOrgSetting használatával módosítható.

Feljegyzés

A Dynamics 365 rendszerben létrehozott találkozók a SYSTEM által létrehozottként jelenik meg, ha a következő feltételek teljesülnek:

  • A találkozót nyomon követő felhasználó nem a szervező
  • A DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities nevű OrgDBOrgSetting az alapértelmezett False értékre van beállítva.

Ha az Outlook-értekezlet szervezője Dynamics 365-felhasználó, akkor a tulajdonos lesz a szervező. Ha az Outlook-értekezlet szervezője nem Dynamics 365-felhasználó, akkor a tulajdonos az a felhasználó lez, aki nyomon követte az értekezletet.

Találkozók szinkronizálása a Dynamics 365 rendszerből az Exchange rendszerbe

  • Leképezés: A Dynamics 365 találkozói értekezletként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Találkozó állapota: Ha a találkozó állapota a Dynamics 365 rendszerben Befejezve, Törölve vagy Szabad (Nyitott), a találkozó állapota szinkronizálódik az Exchange szolgáltatással Ingyenesként .

  • Emlékeztető: Nincs emlékeztető beállítva, ha a találkozó több mint hét napja múltbeli, vagy ha a találkozó állapota Szabad (Nyitva).

  • Meghívók:A rendszer nem küld meghívót, ha:

    • A találkozó a múltban volt.
    • Nem lettek meghívva résztvevők.
    • A találkozót szinkoronizáló felhasználó nem a szervező.
    • A következő tulajdonságok egyike sem változott meg: Tárgy, Törzs, Hely, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Szervező, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Visszavont és törölt találkozók szinkronizálása a Dynamics 365 rendszerből az Exchange rendszerbe

Amikor a találkozó törlődik a szervező postaládájából, az Exchange elküldi a találkozó lemondását a résztvevőknek.

Ha a találkozót a Dynamics 365-ben törlik, akkor a rendszer nem küld lemondó üzenetet a következő esetekben:

  • A találkozó a múltban volt.
  • A találkozót szinkoronizáló felhasználó nem a találkozó szervezője.
  • A találkozónak nincsenek résztvevői.

A Dynamics 365-ben visszavont találkozók alapértelmezés szerint nem szinkronizálódnak Visszavontként az Exchange rendszerrel. Ennek a viselkedésnek a módosításához kapcsolja be a SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange beállítást az OrgDbOrgSettings között. Ha ez a beállítás engedélyezve van, akkor a találkozó Dynamics 365-ben való lemondása a találkozó Exchange-ben való lemondásával jár, a rendszer pedig elküldi a lemondó üzenetet a résztvevőknek.

Ha egy találkozót törölnek a Dynamics 365-ben, majd szinkronizálják az Exchange rendszerrel, a találkozó csak az Exchange-ből törlődik, ha az összes alábbi feltétel teljesül:

  • A találkozót összekapcsolták.
  • A szinkoronizáló felhasználó a találkozó szervezője.
  • A találkozó a jövőben lesz.
  • A találkozót még nem törölték logikailag.

Ha nem teljesül az összes feltétel, a találkozó továbbra is megmarad az Exchange-ben, de nem lesz összekapcsolva.

Ismétlődő találkozó nyomon követésekor a Dynamics 365 nem küld új meghívót a résztvevőknek, ha:

  • A sorozat összes előfordulása továbbra is létezik az Outlookban és az Exchange-ben.
  • Nem adtak hozzá vagy töröltek résztvevőket.

Ha a szervező törölte a sorozat korábbi példányait, akkor a Dynamics 365 ezt úgy észleli, hogy hiányoznak az Exchange-ből. A rendszer újból létrehozza őket, és új meghívót küld a résztvevőknek.

Találkozók szinkronizálása az Exchange rendszerből a Dynamics 365 rendszerbe

  • Leképezés: Az Exchange-ben lévő értekezletek találkozóként szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel. Az ismétlődő értekezletek elsődlegesen ismétlődő találkozóként és annak példányaiként szinkronizálódnak a Dynamics 365-tel. Ha egy ismétlődő értekezlet egyes példányait módosítja az Exchange-ben, a példányok találkozórekordok kivételeként szinkronizálódnak a Dynamics 365-tel.

  • Találkozó állapota és elfoglaltsági állapota: Ha az Exchange találkozó állapota szabad, a találkozó állapota szabadként szinkronizálódik a Dynamics 365rendszerrel. Ha az állapot Befejeződött vagy Visszavont a Dynamics 365-ben, akkor a Dynamics 365-ben a találkozó állapota Befejezett lesz. Ha az állapot Nyitott a Dynamics 365-ben, akkor a találkozó állapota Szabad lesz. Ha az Exchange találkozó elfoglaltsági állapota Máshol működik, akkor a Dynamics 365 találkozó Nyitottállapotra van állítva, az állapot pedig Szabad.

  • Befejezett vagy Lemondott állapotú találkozók a Dynamics 365 rendszerben: Ha a Dynamics 365 találkozó állapota Befejezett vagy Törölt, az értekezlet módosításai az Exchange-ben nem szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel.

  • Találkozófoglalás és ütközéskezelés: Amikor egy találkozót nyomon követ a Dynamics 365 rendszerben, a kiszolgálóoldali szinkronizálás a foglalási API-t használja annak biztosítására, hogy a résztvevők a megadott időpontban elérhetők legyenek. Ha például a szervező Dynamics 365-naptárában az adott időpontban egy másik találkozó is van, akkor a foglalás sikertelen lesz, és a találkozó nem lesz szinkronizálva. A felhasználó reagálhat az ütemezési ütközésre, figyelmen kívül hagyhatja, és mindenképpen szinkronizálhatja a találkozót. A Dynamics 365-ből történő foglalás az Outlookban automatikusan elrejti az ütemezési ütközést. További tájékoztatás: Ütemezési ütközés található a(z) [találkozó tárgya] találkozó Exchange-ből Microsoft Dynamics 365-be történő mentésekor.

Visszavont és törölt találkozók szinkronizálása az Exchange rendszerből a Dynamics 365 rendszerbe

Ha egy nyomon követett találkozót vagy kivételes találkozót töröl az Exchange-ben, akkor a találkozó a szinkronizálás során nem törlődik a Dynamics 365-ben, ha:

  • Az állapot Befejezve vagy Visszavonva.
  • A találkozó a múltban volt.
  • A találkozót szinkoronizáló felhasználó nem a találkozó szervezője.

(A kivételes találkozó egy ismétlődő találkozó olyan speciális példánya, amelyet egyedileg módosítottak.)

Szolgáltatási találkozók szinkronizálása

  • Leképezés: A Dynamics 365 szolgáltatási találkozói értekezletként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Meghívók és lemondások: A rendszer soha nem küld meghívókat és lemondásokat szolgáltatási időpontokra.

  • Másolatok: A szinkronizálás során a felhasználók saját példányt kapnak a szolgáltatási találkozóról a postaládájukban. A szolgáltatási találkozóknak nincs központi szervezője.

Kapcsolattartók szinkronizálása

  • Leképezés: A Dynamics 365 kapcsolattartói kapcsolattartóként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Címszinkronizálás: Lásd: Névjegyek címszinkronizálása.

  • Törölt névjegyek:

    • A Dynamics 365 rendszerben törölt kapcsolattartók csak akkor törlődnek az Exchange-ben, ha a szinkronizáló felhasználó nem a kapcsolattartó tulajdonosa.
    • Az Exchange-ben törölt kapcsolattartók csak akkor törlődnek a Dynamics 365 rendszerben, ha a szinkronizáló felhasználó a kapcsolattartó tulajdonosa.

Feladatok szinkronizálása

A feladatok Dynamics 365 és Exchange közötti szinkronizálásának módja a szinkronizálás irányától és a feladat tulajdonságaitól függ.

Feladatok szinkronizálása a Dynamics 365 rendszerből az Exchange rendszerbe

  • Leképezés: A Dynamics 365 faxok, levelek, telefonhívások és feladatok feladatként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Emlékeztető: Ha a feladat határideje több mint egy napja van, és a feladat állapota a Dynamics 365 rendszerben Nyitott vagy Ütemezett, akkor a szinkronizálás során emlékeztető lesz beállítva.

  • Határidő: A feladat ütemezett befejezési dátuma a Dynamics 365 rendszerben szinkronizálódik az Exchange-szel a feladat határidejeként.

  • Tevékenység állapota: Ha a készültségi szint nincs megadva:

    • egy Nyitott feladat Nem kezdődött el állapotúként szinkronizálódik az Exchange alkalmazással.
    • a Befejezett vagy Megszakított feladat Befejezettként szinkronizálódik az Exchange rendszerbe.

  • Befejezési dátum: A feladat tényleges befejezési dátuma szinkronizálódik az Exchange-be a feladat befejezési dátumaként.

  • Törölt feladatok: A Dynamics 365 rendszerben törölt feladatok csak akkor törlődnek az Exchange programban, ha az Exchange-ben nem Befejezett állapotúak.

  • Feladat automatikus befejezése: A Dynamics 365 rendszerben befejezettként megjelölt feladatok értéke az actualEnd mezőben található. Ha egy feladat actualEnd mezője ki van töltve, és a dátum a múltban van, a feladat automatikusan Befejezettként szinkronizálódik az Exchange-be. Ha testreszabások használatával újraaktivál egy feladatot, mindenképpen törölje a actualEnd dátumot, hogy a kiszolgálóoldali szinkronizálás ne töltse ki automatikusan.

Feladatok szinkronizálása az Exchange rendszerből a Dynamics 365 rendszerbe

  • Leképezés: Az Exchange feladatok feladatként szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel.

  • Feladat állapota: Az Exchange-ben el nem indított feladatok szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel, mint Nincs elindítva.

  • Feladat tényleges kezdete: Amikor az Exchange-ben létrehozott feladat szinkronizálódik a Dynamics 365 rendszerrel, az actualStart mezője az aktuális időbélyegzőre lesz beállítva.

  • Törölt feladatok: Alapértelmezés szerint a faxok, levelek, telefonhívások és az Exchange-ben törölt feladatok is törlődnek a Dynamics 365 rendszerben. Ez a viselkedés az OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange átkapcsolásával módosítható.

  • Készültségi szint: A 100%-os készültségi szintre beállított feladatok szinkronizálódnak a Dynamics 365 teljesítettként .

Speciális szinkronizálási beállítások

Logikailag törölt elemek figyelmen kívül hagyása a szinkronizálás során

Ha egy elem már nem egyezik meg a szinkronizálási szűrőkkel, ennek általában a következő oka lehet:

  • A rekordja már nem található meg a Dynamics 365-ben, mert fizikailag törölték.
  • A rekordja ugyan létezik a Dynamics 365-ben, de már nem érhető el. Vagy a postaládához társított felhasználó vesztette el a hozzáférését az elemhez, vagy az elem tulajdonságai módosultak úgy, hogy már nem egyezik meg a szinkronizálási szűrőkkel. Ezt a feltételt logikai törlésnek nevezik.

A kiszolgálóoldali szinkronizálás alapértelmezés szerint mindkét esetben törlési műveletet küld az Exchange rendszernek. Ha módosítani szeretné ezt a viselkedést, és figyelmen kívül szeretné hagyni a logikai törléseket, kapcsolja be a DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync beállítást az OrgDbOrgSettings részen.

További információ a szinkronizálásái szűrőkről:

Átmásolt elemek engedélyezése

Ha összekapcsolt elemet másol az Exchange-be, a kiszolgálóoldali szinkronizálás alapértelmezés szerint figyelmen kívül hagyja a másolási műveletet. Ezzel a viselkedéssel elkerülhető, hogy ismétlődő információk jöjjenek létre a Dynamics 365-ben. Ha módosítani szeretné ezt a viselkedést, és ismétlődő elemeket szeretne felvenni az Exchange rendszerből, kapcsolja ki az IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox beállítást az OrgDbOrgSettings részen.

Találkozóhoz tartozó mellékletek, kapcsolattartó-címek és feladatok szinkronizálása az Outlook programban

A következő részek csak akkor érvényesek a szinkronizálásra, ha a műveletet a Dynamics 365 for Outlook rendszeren keresztül vagy kiszolgálóoldali szinkronizálással végzi el. További információ: Levelezőrendszer integrálása.

Képernyőkép a Rendszerbeállítások szinkronizálása lapról Dynamics 365 for Outlook.

Találkozóhoz tartozó mellékletek szinkronizálása

A felhasználók dokumentumokat, képeket, felvételeket és más fájlokat csatolhatnak az általuk a Dynamics 365-ben vagy a Dynamics 365 for Outlook alkalmazásban létrehozott találkozókhoz. A találkozók szinkronizálásakor alapértelmezés szerint a rendszer nem tartalmazza a mellékleteket. A felvételükhöz:

  1. A Dynamics 365 for Outlook rendszerben lépjen a Beállítások>Adminisztráció>Rendszerbeállítások részre.
  2. A Szinkronizálás lapon válassza a Találkozók mellékleteinek szinkronizálása az Outlook vagy az Exchange rendszerrel lehetőséget.
Szempontok a mellékletek szinkronizálása során
  • Ha kikapcsolja a mellékletek szinkronizálását, a mellékletek nem jelennek meg a Dynamics 365-találkozóknál. A Dynamics 365 for Outlook-találkozóknál továbbra is megjelennek.
  • Ismétlődő találkozók mellékletei vagy szerviztalálkozók nem szinkronizálhatók.
  • A mellékletek megnövelhetik a szinkronizálási időt. Alacsony sávszélességű hálózat használata esetén érdemes lehet kevesebb melléklettel dolgozni.

Kapcsolattartási címek szinkronizálása

A Szinkronizálás lapon, a Dynamics 365 for Outlook rendszerben, a következő beállítások valamelyikével válassza ki, hogyan szeretné szinkronizálni a kapcsolattartási címeket:

  • Levelezési cím szinkronizálása csak az Outlook névjegyben: Egy levelezési cím szinkronizálódik a Dynamics 365 és az Outlook között. Ez a legtöbb szervezet számára elegendő. Ez az alapértelmezett beállítás.

  • Mindhárom cím szinkronizálása (Üzleti, Otthoni, Egyéb) az Outlook névjegyben: Mindhárom Outlook levelezési cím (Üzleti, Otthoni és Egyéb) szinkronizálva van a Dynamics 365 és az Outlook között.

Figyelmeztetés:

Ha vannak meglévő adatok, akkor adatvesztést eredményezhet, ha a mindhárom cím szinkronizálására szolgáló beállítást használja. A beállítás engedélyezése esetén a rendszer a meglévő, nyomon követett kapcsolattartók attribútumait újból leképezi. Azt javasoljuk, hogy tesztelje ezt a lehetőséget a központi telepítést megelőzően, hogy lássa, hogy az újbóli leképezés hogyan befolyásolja a környezetet és az adatokat. A legtöbb esetben az egyik oldalon teljes körű adatokkal rendelkezik (általában a Dynamics 365-ben), és szinkronizálnia kell őket a másik oldallal (általában az Outlookkal vagy az Exchange rendszerrel).

További információ: Mely mezők szinkronizálhatók a Dynamics 365 alkalmazások és az Outlook között?

Az Outlookban hozzárendelt feladatok szinkronizálása

A Dynamics 365 for Outlook rendszerben létrehozott feladatok alapértelmezés szerint nem szinkronizálódnak a Dynamics 365 alkalmazással. A szinkronizálásukhoz válassza ki a Szinkronizálás lapon, a Dynamics 365 for Outlook rendszerben Az Outlookban hozzárendelt feladatok szinkronizálása lehetőséget.

Szempontok a feladatok szinkronizálása során
  • Az ismétlődő feladatok nem szinkronizálhatók.
  • A feladatot hozzárendelő személynek és a feladathoz hozzárendelt személynek ugyanabban a szervezetben kell lennie.
  • A feladatok nem szinkronizálhatók több e-mail címre.

Kapcsolódó információk