Mulai: Membangun tim strategi cloud
Agar berhasil, setiap perjalanan adopsi cloud perlu melibatkan beberapa tingkat perencanaan strategis. Panduan memulai ini dirancang untuk membantu Anda membentuk tim khusus atau tim virtual yang dapat membangun dan mewujudkan strategi cloud yang solid.
Langkah pertama dalam perjalanan ini adalah untuk menentukan apakah Anda memerlukan tim strategi ataukah anggota tim dapat mewujudkan strategi cloud sebagai tanggung jawab terdistribusi.
Pendekatan apa pun yang Anda pilih, sebaiknya buat tim strategi cloud yang menentukan motivasi dan hasil bisnis, dan hal itu memvalidasi dan mempertahankan keselarasan antara prioritas bisnis dan upaya adopsi cloud. Ketika hasil bisnis mempengaruhi fungsi bisnis, tim strategi harus menyertakan pemimpin bisnis dari seluruh organisasi. Tujuan tim strategi adalah memproduksi hasil bisnis nyata yang mungkin terjadi dengan hadirnya teknologi cloud. Secara keseluruhan, tim ini memastikan bahwa upaya adopsi cloud berkembang selaras dengan hasil bisnis. Bila memungkinkan, hasil bisnis dan upaya tim strategi cloud harus ditentukan di awal proses.
Catatan
Artikel ini membahas fasilitator strategi, pemeran utama dalam proses adopsi cloud. Peran ini umumnya dipegang oleh manajer program, arsitek, atau konsultan. Selagi tim strategi cloud terbentuk dan memulai, fasilitator strategi untuk sementara bertanggung jawab menciptakan keselarasan dan mempertahankan tim agar selaras dengan tujuan bisnis. Fasilitator strategi sering kali adalah orang yang paling bertanggung jawab atas keberhasilan perjalanan adopsi cloud.
Langkah 1: Menentukan perlu atau tidaknya tim strategi cloud
Tim strategi cloud memberikan kemampuan yang diperlukan di cloud, yang disebut sebagai kemampuan strategi cloud. Membentuk tim strategi cloud membutuhkan sekelompok pemimpin bisnis, pemangku kepentingan, dan manajer program yang berdedikasi untuk bertemu secara teratur dan berulang untuk memajukan strategi yang mendorong adopsi cloud.
Hasil kerja:
- Tentukan apakah bisnis Anda memerlukan tim strategi cloud.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
Membuat tim strategi cloud sering kali dirasa perlu karena beberapa alasan berikut:
| Alasan | Pertimbangan |
|---|---|
| Adopsi cloud penting untuk bisnis. | |
| Adopsi cloud membutuhkan dukungan eksekutif yang berkelanjutan. | |
| Adopsi cloud membawa risiko bagi bisnis. |
Jika salah satu atau semua alasan sebelumnya mewakili pertimbangan bisnis Anda yang ada, informasi dalam sisa artikel ini akan membantu Anda membentuk tim strategi cloud Anda.
Orang atau tim yang bertanggung jawab:
- Fasilitator strategi bertanggung jawab untuk menentukan apakah tim strategi cloud diperlukan atau tidak.
Bagaimana jika saya tidak memerlukan tim strategi cloud?
Tinjau fungsi strategi cloud yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan strategi cloud. Tidak semua organisasi membutuhkan tim khusus atau tim virtual untuk membantu memenuhi kebutuhan strategisnya. Dalam templat RACI Anda (bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan), buat daftar akuntabilitas inti strategi, dan tentukan orang di tim Anda yang akan bertanggung jawab untuk masing-masing hal tersebut. Jika satu orang akan mengambil semua akuntabilitas tersebut, ganti strategi Cloud dengan nama orang tersebut di templat RACI.
Langkah 2: Membentuk tim strategi cloud
Tim strategi cloud berfungsi sebagai titik penyelarasan berulang antara pemimpin bisnis dan pemimpin TI. Berdasarkan tingkat kepentingan, risiko, dan dukungan eksekutif yang mendorong kebutuhan akan tim strategi, partisipasi dan komposisi tim dapat bervariasi.
Hasil kerja:
- Tentukan organisasi atau individu yang tepat yang bersedia berbagi akuntabilitas dan tanggung jawab untuk menentukan strategi adopsi cloud.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
- Dokumentasikan dan bagikan alasan Anda dari langkah 1 untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan yang akan mendapat manfaat dari keterlibatan reguler dan akan dapat membantu mendorong strategi.
- Untuk membantu menentukan pihak mana yang sesuai, lihat Fungsi strategi Cloud.
- Untuk memvalidasi penyelarasan dan bandwidth dari setiap calon peserta, tinjau cakupan minimum dan hasil akhir untuk kapabilitas ini.
- Untuk membuat bagan RACI yang tepat berdasarkan struktur tim Anda saat ini, tinjau berbagai contoh konfigurasi RACI, atau pilih salah satu tab contoh di bagian bawah templat RACI.
- Dokumentasikan hasilnya dalam templat RACI di lembar kerja
Org Alignment.
Orang atau tim yang bertanggung jawab:
- Fasilitator strategi bertanggung jawab untuk membentuk tim strategi cloud.
Langkah 3: Membentuk irama
Di awal perjalanan adopsi cloud, tim Anda akan membutuhkan interaksi rutin dan peninjauan strategi berulang. Ketika adopsi dimulai, rutinitas tersebut akan berkurang, beralih fokus pada status dan validasi atau penyesuaian prioritas backlog.
Langkah 4, 5, dan 6 harus diselesaikan dalam waktu empat sampai enam minggu. Langkah-langkah yang tersisa akan diselesaikan dalam pertemuan berikutnya. Pertemuan yang lebih rutin harus dipertahankan sampai tim memulai langkah 7.
Hasil kerja:
Tinjau ritme pertemuan yang disarankan dan jadwalkan pertemuan dengan semua peserta tim strategi.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
- Tinjau ritme pertemuan jangka pendek dan jangka panjang yang disarankan untuk menyelaraskan masing-masing peserta yang tercatat.
Orang atau tim yang bertanggung jawab:
- Fasilitator strategi bertanggung jawab membuat ritme yang sesuai untuk tim strategi cloud.
Langkah 4: Membuat strategi berbasis motivasi
Perjalanan adopsi cloud mencakup pendekatan untuk migrasi dan inovasi. Biasanya tim teknis menentukan strategi berbasis keterampilan dan kekuatan anggota tim saat ini. Strategi seperti itu kemungkinan akan berhasil secara teknis, tetapi berisiko menghasilkan dampak bisnis yang terbatas.
Tujuan pertama dari tim strategi cloud adalah untuk menentukan strategi tingkat tinggi yang didasarkan pada motivasi bisnis. Biasanya penentuan ini dapat diselesaikan dalam lokakarya berdurasi satu jam dengan semua anggota tim strategi cloud. Penentuan ini memerlukan setidaknya tambahan satu jam untuk meninjau motivasi bisnis dengan berbagai tim teknis dan pemangku kepentingan yang terdampak.
Selama lokakarya pertama, setiap anggota tim harus memprioritaskan motivasi dalam artikel memahami motivasi dan membagikan prioritas utamanya. Fasilitator strategi membantu memandu satu atau beberapa putaran percakapan hingga tema muncul ke arah migrasi atau inovasi. Mungkin akan ada motivasi dalam daftar 3 teratas dari kedua kategori, yang mungkin mengharuskan tim untuk mendalami daftar sebelum pola yang jelas condong ke satu atau lain cara.
Latihan ini akan menimbulkan percakapan yang dapat membantu Anda membangun keselarasan di antara anggota tim. Hasil akhir akan membantu memandu sisa strategi lainnya dan rencana yang dihasilkan.
Hasil kerja:
- Catat motivasi dalam templat strategi dan rencana.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
- Memahami motivasi: Acara bisnis penting dan beberapa motivasi migrasi cenderung sensitif terhadap biaya sehingga meningkatkan pentingnya pengendalian biaya untuk semua upaya selanjutnya. Motivasi berwawasan ke depan lainnya yang terkait dengan inovasi atau pertumbuhan melalui migrasi mungkin lebih fokus pada pendapatan utama. Memahami motivasi membantu anggota tim memutuskan tingginya prioritas manajemen biaya Anda.
| Tim yang bertanggung jawab | Tim yang mendukung dan bertanggung jawab |
|---|---|
Langkah 5: Menetapkan hasil bisnis
Setiap anggota tim strategi cloud diminta untuk menentukan satu hasil bisnis atau lebih dengan menerapkan metrik untuk mengukur keberhasilan bisnis. Jika metrik tertentu dapat ditingkatkan sebagai akibat langsung upaya adopsi cloud, anggota tim diminta untuk membagikan dampak yang diharapkan. Jika upaya adopsi cloud tidak berdampak pada metrik tetapi akan memungkinkan perusahaan mengendalikan metrik dengan lebih baik, maka upaya tersebut juga harus dicatat.
Mungkin banyak pemimpin di tim strategi cloud yang perlu menguraikan metrik inti mereka untuk menentukan hasil yang dapat dipengaruhi oleh upaya adopsi cloud. Jika hasil anggota tim tidak dapat dipengaruhi oleh perjalanan ini, akan sulit bagi mereka untuk mempertahankan tingkat minat mereka terhadap program. Fasilitator harus bekerja sama dengan setiap pemimpin untuk mengembangkan metrik yang selaras dan mengevaluasi kembali apakah anggota tim tersebut adalah orang yang tepat untuk berpartisipasi dalam tim strategi.
Dampak terhadap hasil bisnis dapat terlihat setelah beberapa waktu. Jenis perubahan ini biasanya bergerak lebih lambat daripada perubahan teknis. Untuk menjaga transparansi, tim strategi harus menyetujui metrik pembelajaran dengan jangka yang lebih pendek. Metrik ini dapat mencakup perubahan teknis serta perubahan lainnya yang dapat ditinjau di setiap pertemuan tim untuk menunjukkan kemajuan menuju tujuan teknis dan hasil bisnis.
Hasil kerja:
- Identifikasi setidaknya satu hasil bisnis yang diharapkan setiap anggota tim strategi cloud.
- Perbaiki daftar anggota untuk menyelaraskan komitmen waktu yang diharapkan dengan hasil yang diinginkan.
- Ratakan satu set metrik jangka pendek dan jangka menengah untuk mendukung laporan kemajuan yang sedang berlangsung.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
- Catat hasil bisnis dalam templat strategi dan rencana.
- Hasil bisnis: Beberapa hasil fiskal cenderung sangat sensitif terhadap biaya. Jika hasil yang diinginkan dipetakan ke metrik fiskal, sebaiknya berinvestasi sedini mungkin dalam disiplin Azure Cost Management.
- Metrik pembelajaran membantu menjembatani kesenjangan antara hasil bisnis dan upaya adopsi teknis.
Tim yang bertanggung jawab:
Tim strategi cloud bertanggung jawab menentukan hasil bisnis. Tim tersebut dapat menggunakan metrik tertentu untuk mengukur keberhasilan hasil bisnis.
Langkah 6: Ambil keputusan untuk melanjutkan atau melakukan pembatalan berdasarkan pertimbangan bisnis
Pertimbangan bisnis Anda dapat membantu perencanaan, harapan pengembalian jangka panjang, dan harapan total biaya kepemilikan (TCO). Pada langkah ini, tim strategi cloud harus menyetujui jumlah minimum analisis yang diperlukan untuk membantu tim strategi menyelaraskan keputusan selanjutnya. Penyelarasan strategis mungkin memerlukan perencanaan dan analisis TCO yang matang. Sebagian besar tim strategi cloud akan menemukan analisis biaya sederhana yang cukup untuk menyelaraskan arah.
Setiap anggota tim strategi harus meninjau mitos dan pendekatan umum untuk pertimbangan bisnis. Peninjauan ini dapat membantu tim mengkomunikasikan analisis spesifik yang diharapkan dari tim dukungan. Setelah mengomunikasikan harapannya, tim dapat mengurangi investasi waktu dan frekuensi pertemuannya. Tim akan menjaga akuntabilitas untuk menyelesaikan strategi hingga pertimbangan bisnis dan analisis properti digital disepakati.
Hasil kerja:
- Memulai upaya pertimbangan bisnis dengan tim dukungan.
- Bertemu dengan tim dukungan setiap bulan (atau sesuai keperluan) hingga tim strategi dapat menyelaraskan keputusan jalankan/ jangan jalankan untuk melanjutkan adopsi cloud.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
- Pertimbangan bisnis berfungsi sebagai tampilan tingkat tinggi tentang rencana keuangan untuk adopsi cloud. Pertimbangan ini adalah sumber yang baik untuk upaya penganggaran awal.
| Tim yang bertanggung jawab | Tim yang mendukung dan bertanggung jawab |
|---|---|
Langkah 7: Mendukung adopsi melalui irama reguler
Setelah keputusan selanjutnya disepakati dengan tim strategi cloud, tim dapat bertransisi melakukan pertemuan dengan ritme yang kurang intens dan lebih jarang. Harapan tim juga bergeser di titik ini. Setelah perjalanan bergeser dari ketentuan strategis ke upaya adopsi (rencana, siap, mengadopsi), tim strategi diharapkan untuk fokus pada prioritas dan dukungan strategis.
Hasil kerja:
- Prioritas: Ketika properti digital dirasionalisasi, tim strategi membantu membangun gelombang prioritas migrasi atau inovasi. Hal ini membantu tim implementasi teknis untuk fokus pada tindakan yang mendorong nilai bisnis terbesar.
- Mengevaluasi risiko: Seiring tumbuhnya adopsi cloud, bentuk adopsi baru mengekspos risiko baru. Tim strategi bertanggung jawab untuk membantu mengevaluasi risiko baru tersebut. Harapan tim strategi adalah untuk mengevaluasi risiko baru dan menentukan apakah bisnis dapat menoleransi risiko atau membutuhkan kebijakan yang menghilangkan atau mengurangi risiko tersebut.
- Tinjau anggaran dan belanjaan: Seiring dengan meningkatnya adopsi cloud, maka meningkat pula anggaran untuk berbagai beban kerja dalam portofolio. Setiap bulan, tim strategi cloud harus meninjau pengeluaran aktual terhadap anggaran untuk mengidentifikasi masalah yang perlu diselesaikan. Mendeteksi dan mengatasi perubahan anggaran lebih awal akan membantu mencegah kejutan stiker di kemudian hari dalam siklus hidup adopsi.
- Perencanaan bisnis: Ketika tim adopsi menyelesaikan upaya migrasi atau inovasi mereka, perencanaan bisnis tambahan akan diperlukan untuk memaksimalkan pengembalian dari solusi teknologi baru. Perencanaan tersebut mungkin termasuk pelatihan pengguna, modifikasi proses bisnis, atau kegiatan pasca-adopsi lainnya.
- Dukungan eksekutif: Adopsi cloud akan menyebabkan perubahan organisasi. Ini adalah perubahan yang paling terlihat dalam organisasi TI. Terkadang beberapa tim atau anggota tim memerlukan dukungan tambahan dari tim strategi untuk dapat memahami perubahan, mengembangkan keterampilan baru, dan memahami cara terbaik untuk beroperasi dalam model baru.
Panduan untuk mendukung penyelesaian hasil kerja:
- Rasionalisasi bertahap: Pertimbangkan pendekatan tangkas terhadap rasionalisasi yang menyelaraskan keputusan teknis pengikatan dinamis dengan tepat.
- Lima R rasionalisasi: Memahami berbagai pilihan rasionalisasi.
| Tim yang bertanggung jawab | Tim yang mendukung dan bertanggung jawab |
|---|---|
Selanjutnya
Strategi dan perencanaan adalah hal penting. Tidak ada yang dapat ditindaklanjuti sampai Anda mengidentifikasi fungsi adopsi cloud yang diperlukan di tim Anda. Penting untuk memahami kemampuan utama ini sebelum memulai upaya adopsi Anda.
Selaraskan strategi Anda dengan fungsi adopsi cloud dengan bekerja sama dengan tim adopsi atau individu yang bertanggung jawab atas fungsi-fungsi ini.
Belajarlah menyelaraskan tanggung jawab lintas tim dengan mengembangkan matriks lintas tim yang mengidentifikasi pihak RACI. Unduh dan ubah templat RACI.
Saran dan Komentar
Segera hadir: Sepanjang tahun 2024 kami akan menghentikan penggunaan GitHub Issues sebagai mekanisme umpan balik untuk konten dan menggantinya dengan sistem umpan balik baru. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Kirim dan lihat umpan balik untuk