Ikhtisar bekerja dengan alur proses bisnis

Topik ini berlaku untuk Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Jika Anda adalah pengguna online, lihat Gambaran umum alur proses bisnis di Power Automate dokumen.

Anda dapat membantu memastikan bahwa setiap orang memasukkan data secara konsisten dan mengikuti langkah-langkah yang sama setiap bekerja dengan pelanggan dengan membuat alur proses bisnis. Contohnya, Anda dapat membuat alur proses bisnis untuk membuat setiap orang menangani permintaan layanan pelanggan dengan cara yang sama, atau untuk mengharuskan orang mendapatkan pengesahan faktur sebelum mengirimkan pesanan. Alur proses bisnis menggunakan teknologi dasar yang sama sebagai proses lain, namun kemampuan yang mereka berikan sangat berbeda dari fitur lain yang menggunakan proses. Untuk mempelajari cara membuat atau mengedit alur proses bisnis, lihat Membuat alur proses bisnis.

Tonton video singkat (4:49) tentang alur proses bisnis.

Mengapa menggunakan alur proses bisnis?

Alur proses bisnis menyediakan panduan bagi pengguna agar dapat menyelesaikan pekerjaannya. Mereka memberikan pengalaman pengguna yang efisien yang akan memimpin pengguna melalui proses organisasi yang telah mereka tetapkan untuk interaksi guna menghasilkan kesimpulan dari beberapa jenis. Pengalaman pengguna ini dapat disesuaikan sehingga orang-orang dengan peran keamanan yang berbeda dapat memiliki pengalaman yang sangat sesuai dengan pekerjaan yang mereka lakukan.

Gunakan alur proses bisnis untuk mendefinisikan rangkaian langkah-langkah bagi pengguna yang dapat membawa mereka ke hasil yang diinginkan. Langkah-langkah ini memberikan indikator visual yang akan memberitahu pengguna lokasi tempat mereka berada dalam proses bisnis. Alur proses bisnis mengurangi kebutuhan untuk pelatihan karena pengguna baru tidak perlu terfokus pada entitas mana yang harus digunakan. Mereka dapat membiarkan proses memandu mereka. Anda dapat mengkonfigurasi alur proses bisnis untuk mendukung metodologi penjualan umum yang dapat membantu kelompok penjualan Anda mencapai hasil yang lebih baik. Untuk kelompok layanan, alur proses bisnis dapat membantu staf baru meningkatkan kecepatan dan menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan pelanggan merasa tidak puas.

Apa yang dapat lakukan dengan alur proses bisnis?

Definisi alur proses bisnis dinyatakan sebagai entitas kustom dan instans proses akan disimpan sebagai rekaman dalam entitas tersebut. Setiap rekaman terkait dengan rekaman data (seperti akun, kontak, prospek, atau peluang) dan jika terjadi proses antar-entitas, dengan rekaman data untuk setiap entitas yang berpartisipasi.

Dengan alur proses bisnis, Anda menentukan serangkaian tahapan dan langkah-langkah yang kemudian ditampilkan dalam kontrol di bagian atas formulir.

Setiap tahap memiliki sekelompok langkah. Masing-masing langkah mewakili bidang lokasi tempat data dapat dimasukkan. Orang-orang maju ke tahap berikutnya dengan menggunakan tombol Tahap Berikutnya . Anda dapat membuat satu langkah yang diperlukan sehingga orang harus memasukkan data untuk bidang yang sesuai sebelum dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Hal ini biasa disebut sebagai "stage-gate".

Alur proses bisnis akan muncul relatif sederhana dibandingkan dengan jenis proses lain karena tidak memberikan logika bisnis bersyarat atau otomatisasi apa pun, selain menyediakan pengalaman efisien untuk entri data dan mengendalikan entri dalam tahap. Namun, saat Anda menggabungkannya dengan proses dan penyesuaian lain, maka alur proses bisnis dapat memainkan peranan penting dalam menghemat waktu, mengurangi biaya pelatihan, dan meningkatkan adopsi pengguna.

Ada sejumlah alur proses bisnis siap pakai yang tersedia. Informasi selengkapnya: Menambahkan proses bisnis siap pakai.

Alur bisnis proses terintegrasi dengan penyesuaian lain

Saat Anda atau pengguna Anda memasukkan data menggunakan alur proses bisnis, perubahan data juga akan diterapkan ke bidang formulir, sehingga otomatisasi apa pun yang disediakan oleh aturan bisnis atau skrip formulir dapat segera diterapkan. Langkah-langkah dapat ditambahkan yang menetapkan nilai untuk bidang yang tidak ada dalam formulir dan bidang ini akan ditambahkan ke model objek API Klien yang digunakan untuk skrip formulir. Setiap alur kerja yang diawali dengan perubahan untuk bidang termasuk pada alur proses bisnis yang akan diterapkan bila data dalam fomulir disimpan. Jika otomatisasi diterapkan oleh alur kerja real-time, perubahan akan segera terlihat oleh pengguna saat data dalam formulir di-refresh setelah catatan disimpan.

Meskipun kontrol alur proses bisnis dalam formulir tidak memberikan pemrograman sisi klien langsung, perubahan akan diterapkan oleh aturan bisnis atau skrip formulir diterapkan secara otomatis untuk kontrol alur proses bisnis. Jika Anda menyembunyikan bidang di fomulir, bidang tersebut juga dapat disembunyikan dalam kontrol alur proses bisnis. Jika Anda menetapkan nilai menggunakan aturan bisnis atau skrip formulir, maka nilai akan ditetapkan dalam alur proses bisnis.

Alur Proses bersamaan

Aliran proses bisnis serentak membiarkan customizers mengkonfigurasi beberapa proses bisnis dan menghubungkan mereka dengan rekaman awal yang sama. Pengguna dapat beralih di antara beberapa proses bisnis yang berjalan secara bersamaan, dan melanjutkan pekerjaan mereka pada tahap mana dalam proses mereka berada.

Alur proses bisnis sistem

Alur proses bisnis berikut ini tercakup. Untuk memahami bagaimana cara alur proses bisnis berfungsi, tinjau alur proses bisnis sistem berikut:

• Prospek ke Proses Penjualan Peluang

• Proses Penjualan Peluang

• Telepon untuk Proses Kasus

Beberapa entitas di alur proses bisnis

Anda dapat menggunakan alur proses bisnis untuk satu entitas atau rentang beberapa entitas. Misalnya, Anda mungkin memiliki proses yang dimulai dengan peluang, lalu dilanjutkan untuk kuotasi, perintah, kemudian faktur, sebelum akhirnya kembali menutup peluang.

Anda dapat merancang alur proses bisnis yang terikat bersama catatan untuk hingga lima entitas berbeda ke dalam satu proses sehingga orang-orang yang menggunakan aplikasi dapat fokus pada alur proses mereka daripada entitas yang mereka kerjakan. Mereka dapat lebih mudah bernavigasi antara catatan entitas terkait.

Beberapa alur proses bisnis tersedia untuk setiap entitas

Tidak setiap pengguna dalam organisasi dapat mengikuti proses yang sama dan kondisi yang berbeda mungkin memerlukan proses yang berbeda agar dapat diterapkan. Anda dapat memiliki hingga 10 alur proses bisnis aktif guna menyediakan proses yang tepat untuk situasi yang berbeda.

Kontrol alur proses bisnis yang akan diterapkan

Anda dapat mengaitkan alur proses bisnis dengan peran keamanan sehingga hanya orang-orang dengan peran keamanan mereka yang dapat melihat atau menggunakannya. Anda juga dapat mengatur urutan alur proses bisnis sehingga dapat mengontrol alur proses bisnis yang akan ditetapkan secara default. Untuk mengatur urutan alur proses bisnis, buka alur proses bisnis di perancang, lalu pilih Alur Proses Pesanan di bilah perintah. Pilih panah atas dan bawah untuk memindahkan alur proses bisnis dalam urutan yang diinginkan.

Bila seseorang membuat rekaman entitas baru, daftar definisi proses bisnis aktif yang tersedia difilter berdasarkan peran keamanan pengguna tersebut. Definisi proses bisnis yang diaktifkan pertama dan tersedia untuk peran keamanan pengguna tersebut sesuai daftar urutan proses adalah yang diterapkan secara default. Jika lebih dari satu definisi proses bisnis yang aktif, pengguna dapat memuat lainnya dari dialog beralih proses. Setiap kali proses beralih, yang ditampilkan saat ini akan membuka latar belakang dan digantikan oleh yang dipilih, namun mempertahankan kondisinya dan dapat beralih kembali. Setiap rekaman dapat memiliki beberapa instans proses yang terkait (masing-masing untuk alur proses bisnis yang berbeda, hingga total 10). Saat memuat formulir, alur proses bisnis hanya satu ditampilkan. Saat pengguna mana pun menerapkan proses yang berbeda, proses tersebut mungkin hanya memuat secara default untuk pengguna tertentu.

Untuk memastikan proses bisnis dimuat secara default untuk semua pengguna (perilaku yang setara dengan "menyematkan" proses), skrip kustom API klien (sumber daya web) dapat ditambahkan saat formulir dimuat yang memuat khususnya instans proses bisnis yang ada berdasarkan ID definisi proses bisnis.

hak istimewa Alur Proses Bisnis

Masing-masing definisi alur proses bisnis yang dinyatakan sebagai entitas kustom dilengkapi seperangkat hak istimewa yang dapat diedit dalam peran keamanan persis seperti sistem atau entitas kustom lainnya. Anda dapat menentukan hak istimewa di tab Alur Proses Bisnis untuk peran keamanan.

Anda dapat menetapkan hak istimewa yang berikut di alur proses bisnis:

• Buat: Memungkinkan pembuatan instance alur proses bisnis, yang dilakukan bersamaan dengan membuat rekaman baru.
• Baca: Memungkinkan melihat alur proses bisnis pada rekaman yang dibuat.
• Write: Memungkinkan memperbarui alur proses bisnis. Misalnya, mengubah status dan navigasi.
• Hapus: Memungkinkan menghapus instans seperti saat rekaman dihapus.
• Append: Memungkinkan navigasi lintas entitas dari entitas. Misalnya, entitas Utama dalam Proses Penjualan Prospek ke Peluang alur proses bisnis.
• Tambahkan Ke: Memungkinkan navigasi lintas entitas ke entitas. Misalnya, entitas Peluang dalam Proses Penjualan Prospek ke Peluang alur proses bisnis.

Catatan

Peran keamanan Administrator Sistem dan Penyesuai Sistem memiliki akses ke semua alur proses bisnis secara default.

Pertimbangan alur proses bisnis

Anda hanya dapat menentukan alur proses bisnis untuk entitas yang mendukung mereka. Anda juga perlu memperhatikan batasan untuk jumlah proses, tahap, dan langkah-langkah yang dapat ditambahkan.

Alur proses bisnis yang memanggil Alur kerja

Sekarang Anda bisa memanggil alur kerja berdasarkan permintaan dari dalam alur proses bisnis. Anda dapat mengkonfigurasi ini dari desainer alur proses bisnis baru dengan menyeret komponen alur kerja ke tahapan proses atau ke bagian alur kerja Global. Untuk informasi lebih lanjut tentang menggunakan alur kerja dalam alur proses bisnis, lihat blog: alur proses bisnis otomatisasi di Dynamics 365 for Customer Engagement.

Ketika Anda memasukkan alur kerja yang ingin Anda picu pada jalan keluar tahapan dari suatu tahapan dalam alur proses bisnis Anda, dan tahapan itu adalah tahapan akhir dalam aliran, desainer memberikan kesan bahwa alur kerja akan dipicu ketika tahapan itu selesai. Namun, alur kerja tidak dapat dipicu karena transisi tahapan tidak terjadi. Anda tidak akan menerima peringatan atau kesalahan yang mencegah Anda dari memasukkan alur kerja itu di tahapan. Ketika pengguna berinteraksi dengan alur proses bisnis, menyelesaikan atau meninggalkan proses tidak menghasilkan transisi tahapan, dan oleh karena itu alur kerja tidak dipicu. Pertimbangkan contoh berikut:

• Anda membuat alur proses bisnis dengan dua tahap, S1 terhubung ke S2, dengan alur kerja pada tahap S2 dan mengatur pemicu ke Tahap Keluar.

• Anda membuat alur proses bisnis dengan tiga tahapan, S1 terhubung ke S2, kemudian S2 bercabang ke S3. Anda menyertakan alur kerja di S2 dan mengatur pemicu ke Tahap Keluar.

  Alur kerja tidak akan memicu dalam kedua kasus. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menambahkan alur kerja Global dan menambahkan alur kerja yang ingin Anda picu padanya sehingga alur kerja itu dipicu untuk proses bisnis tersebut, bukan tahapan proses itu. Anda dapat menetapkan pemicu untuk alur kerja Global untuk proses yang ditinggalkan atau proses selesai untuk menyebabkan alur kerja terpicu ketika pengguna meninggalkan atau menyelesaikan proses bisnis.

Entitas yang dapat menggunakan alur proses bisnis

Hanya entitas yang menggunakan formulir diperbarui yang dapat menggunakan alur proses bisnis. Ini mencakup entitas kustom dan entitas sistem berikut:

• Akun

• Janji Temu

• Kampanye

• Aktivitas Kampanye

• Respons Kampanye

• Pesaing

• Kontak

• email

• Penetapan

• Faks

• Kasus

• Faktur

• Prospek

• Surat

• Daftar Pemasaran

• Peluang

• Panggilan Telepon

• Produk

• Item Daftar Harga

• Kuotasi

• Janji Temu Berulang

• Literatur Penjualan

• Aktivitas Sosial

• Urutan

• Pengguna

• Tugas

• Tim

  Untuk mengaktifkan entitas kustom untuk alur proses bisnis, pilih kotak centang Alur proses bisnis (bidang akan dibuat) dalam definisi entitas. Ingat bahwa Anda tidak dapat membatalkan tindakan ini.

Catatan

Jika Anda menavigasi ke tahap alur proses bisnis yang berisi Social Activity entitas dan memilih tombol Tahap Berikutnya , Anda akan melihat opsi Buat . Saat Anda memilih Buat, formulir Aktivitas Sosial akan dimuat. Namun, karena Social Activity tidak valid untuk Create dari antarmuka pengguna aplikasi, Anda tidak akan dapat menyimpan formulir dan Anda akan melihat pesan kesalahan: "Kesalahan tak terduga."

Jumlah maksimum proses, tahap, dan langkah-langkah

Untuk memastikan performa yang dapat diterima dan kegunaan antarmuka pengguna, terdapat beberapa batasan yang Anda butuhkan guna mengetahui waktu perencanaan untuk menggunakan alur proses bisnis:

• Tidak boleh melebihi 10 proses alur proses bisnis tersedia yang diaktifkan untuk setiap entitas.

• Setiap proses dapat berisi tidak lebih dari 30 tahap.

• Proses beberapa entitas dapat berisi tidak lebih dari lima entitas.

Dukungan penyesuaian entitas alur proses bisnis

Entitas alur proses bisnis dapat muncul dalam sistem sehingga data rekaman entitas dapat tersedia dalam kisi, tampilan, grafik, dan dasbor.

Gunakan rekaman entitas alur proses bisnis dengan kisi, tampilan, grafik, dan dasbor

Dengan alur proses bisnis tersedia sebagai entitas, Anda sekarang dapat menggunakan Pencarian Tingkat Lanjut, tampilan, diagram, dan dasbor yang bersumber dari data alur proses bisnis untuk entitas tertentu, seperti prospek atau peluang. Administrator dan penyesuai sistem dapat membuat kisi alur proses bisnis kustom, tampilan, grafik, dan dasbor sama seperti yang dibuat dengan entitas lain.

Alur proses bisnis, seperti Proses Penjualan Prospek Peluang, muncul sebagai entitas yang dapat disesuaikan di Penjelajah Solusi.

Untuk mengakses tampilan alur proses bisnis default, buka penjelajah solusi, perluas Entitas> perluas proses yang Anda inginkan, seperti Proses Penjualan Prospek Ke Peluang, pilih Tampilan, lalu pilih tampilan yang Anda inginkan.

Beberapa tampilan default tersedia yang bisa Anda lihat sebagai bagan, seperti tampilan Proses Penjualan Peluang Aktif.

Batasan penggunaan entitas alur proses bisnis

Saat ini, Anda tidak dapat membuat formulir yang kustom untuk entitas yang didasarkan pada alur proses bisnis.

Lihat juga

Tonton video pendek (4:49) tentang alur proses bisnis
Tambahkan proses bisnis siap pakai
Membuat alur proses bisnis
Tingkatkan alur proses bisnis dengan percabangan
Whitepaper: Pemberdayaan Proses dengan Dynamics 365 for Customer Engagement
Membuat logika bisnis kustom melalui proses
Proses Alur Kerja
Tindakan - Gambaran Umum