Ikhtisar alur proses bisnis
Anda dapat membantu memastikan bahwa setiap orang memasukkan data secara konsisten dan mengikuti langkah-langkah yang sama setiap bekerja dengan pelanggan dengan membuat alur proses bisnis. Contohnya, Anda dapat membuat alur proses bisnis untuk membuat setiap orang menangani permintaan layanan pelanggan dengan cara yang sama, atau untuk mengharuskan orang mendapatkan pengesahan faktur sebelum mengirimkan pesanan. Alur proses bisnis menggunakan teknologi dasar yang sama dengan proses lain, tetapi kemampuan yang mereka berikan berbeda dari fitur lain yang menggunakan proses. Untuk mempelajari cara membuat atau mengedit alur proses bisnis, buka Membuat alur proses bisnis.
Tonton video singkat tentang alur proses bisnis.
Mengapa alur proses bisnis digunakan
Alur proses bisnis menyediakan panduan bagi pengguna agar dapat menyelesaikan pekerjaannya. Mereka memberikan pengalaman pengguna yang efisien yang mengarahkan orang melalui proses yang ditentukan organisasi mereka untuk interaksi yang perlu ditingkatkan ke kesimpulan semacam itu. Pengalaman pengguna ini dapat disesuaikan sehingga orang-orang dengan peran keamanan yang berbeda dapat memiliki pengalaman yang sangat sesuai dengan pekerjaan yang mereka lakukan.
Gunakan alur proses bisnis untuk mendefinisikan rangkaian langkah-langkah bagi pengguna yang dapat membawa mereka ke hasil yang diinginkan. Langkah-langkah ini memberikan indikator visual yang akan memberitahu pengguna lokasi tempat mereka berada dalam proses bisnis. Alur proses bisnis mengurangi kebutuhan akan pelatihan karena pengguna baru tidak harus fokus pada tabel mana yang harus mereka gunakan. Mereka dapat membiarkan proses memandu mereka. Anda dapat mengkonfigurasi alur proses bisnis untuk mendukung metodologi penjualan umum yang dapat membantu kelompok penjualan Anda mencapai hasil yang lebih baik. Untuk kelompok layanan, alur proses bisnis dapat membantu staf baru meningkatkan kecepatan dan menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan pelanggan merasa tidak puas.
Apa yang dapat dilakukan alur proses bisnis
Dengan alur proses bisnis, Anda menentukan serangkaian tahapan dan langkah yang kemudian ditampilkan dalam kontrol di bagian atas formulir.
Setiap tahap memiliki sekelompok langkah. Setiap langkah mewakili kolom tempat data dapat dimasukkan. Anda dapat maju ke tahap berikutnya dengan menggunakan tombol Tahap Berikutnya. Dalam aplikasi berdasarkan model, Anda dapat bekerja dengan tahap alur proses bisnis di dalam flyout tahap atau Anda dapat menyematkannya ke panel samping. Alur proses bisnis tidak mendukung perluasan flyout tahap ke panel samping di perangkat seluler.
Anda dapat membuat langkah yang diperlukan sehingga orang harus memasukkan data untuk kolom yang sesuai sebelum mereka dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini biasa disebut "gerbang panggung." Jika Anda menambahkan kolom yang diperlukan bisnis atau yang diperlukan sistem ke tahap alur proses bisnis, kami sarankan Anda menambahkan kolom ini ke formulir Anda juga.
Alur proses bisnis tampak relatif sederhana dibandingkan dengan jenis proses lainnya karena tidak menyediakan logika bisnis bersyarat atau otomatisasi selain memberikan pengalaman yang disederhanakan untuk entri data dan mengontrol entri ke tahapan. Namun, saat Anda menggabungkannya dengan proses dan penyesuaian lain, maka alur proses bisnis dapat memainkan peranan penting dalam menghemat waktu, mengurangi biaya pelatihan, dan meningkatkan adopsi pengguna.
Catatan
Jika ada tahap, termasuk tahap saat ini, memiliki kolom wajib (kecuali kolom tersembunyi), Anda harus mengisi kolom pada tahapan tersebut sebelum menyimpan formulir atau pindah ke tahap baru. Kolom yang dinonaktifkan akan tetap memblokir navigasi tahapan jika kosong dan diperlukan. Langkah wajib yang terikat ke kolom Dua Opsi (Ya/Tidak) harus memiliki Ya (benar) sebagai nilainya, jika tidak, langkah tersebut dianggap kosong dan memblokir navigasi tahapan. Perhatikan bahwa perilaku ini berbeda dari bagaimana bidang yang diperlukan bisnis ditangani pada formulir, di mana Tidak tidak dianggap sebagai nilai kosong.
Alur bisnis proses terintegrasi dengan penyesuaian lain
Saat Anda atau pengguna Anda memasukkan data menggunakan alur proses bisnis, perubahan data juga diterapkan ke kolom formulir sehingga otomatisasi apa pun yang disediakan oleh aturan bisnis atau skrip formulir dapat segera diterapkan. Langkah-langkah dapat ditambahkan yang mengatur nilai untuk kolom yang tidak ada dalam formulir dan kolom ini ditambahkan ke model objek yang Xrm.Page
digunakan untuk skrip formulir. Setiap alur kerja yang dimulai oleh perubahan pada kolom yang disertakan dalam alur proses bisnis diterapkan saat data dalam formulir disimpan. Jika otomatisasi diterapkan oleh alur kerja real-time, perubahan akan segera terlihat oleh pengguna saat data dalam formulir disegarkan setelah baris disimpan.
Meskipun kontrol alur proses bisnis dalam formulir tidak memberikan kemampuan pemrograman sisi klien langsung, perubahan yang diterapkan oleh aturan bisnis atau skrip formulir secara otomatis diterapkan ke kontrol alur proses bisnis. Jika Anda menyembunyikan kolom pada formulir, kolom tersebut juga disembunyikan dalam kontrol alur proses bisnis. Jika Anda menetapkan nilai dengan menggunakan aturan bisnis atau skrip formulir, nilai tersebut diatur dalam alur proses bisnis.
Alur Proses bersamaan
Alur proses bisnis bersamaan memungkinkan penyesuai mengonfigurasi beberapa proses bisnis dan mengaitkannya dengan baris awal yang sama. Pengguna dapat beralih di antara beberapa proses bisnis yang berjalan secara bersamaan, dan melanjutkan pekerjaan mereka pada tahap mana dalam proses mereka berada.
Alur proses bisnis sistem
Ketika lingkungan Anda Power Platform mengaktifkan pengaturan Aktifkan aplikasi Dynamics 365, alur proses bisnis berikut disertakan. Untuk memahami bagaimana cara alur proses bisnis berfungsi, tinjau alur proses bisnis sistem berikut:
- Prospek ke Proses Penjualan Peluang
- Telepon untuk Proses Kasus
- Proses Penjualan
Beberapa tabel dalam alur proses bisnis
Anda dapat menggunakan alur proses bisnis untuk satu tabel atau menjangkau beberapa tabel. Misalnya, Anda dapat memiliki proses yang dimulai dengan peluang, lalu berlanjut ke kuotasi, pesanan, dan kemudian faktur, sebelum akhirnya kembali untuk menutup peluang.
Anda dapat merancang alur proses bisnis yang menyatukan baris hingga lima tabel berbeda ke dalam satu proses sehingga orang yang menggunakan aplikasi dapat fokus pada alur proses mereka daripada pada tabel tempat mereka bekerja. Mereka dapat lebih mudah menavigasi di antara baris tabel terkait.
Beberapa alur proses bisnis tersedia per tabel
Tidak setiap pengguna dalam organisasi mengikuti proses yang sama dan kondisi yang berbeda mungkin mengharuskan proses yang berbeda diterapkan. Anda dapat memiliki hingga 10 alur proses bisnis aktif per tabel untuk menyediakan proses yang sesuai untuk situasi yang berbeda.
Kontrol alur proses bisnis mana yang diterapkan
Anda dapat mengaitkan alur proses bisnis dengan peran keamanan sehingga hanya orang dengan peran keamanan tersebut yang dapat melihat atau menggunakannya. Anda juga dapat mengatur urutan alur proses bisnis sehingga Anda dapat mengontrol alur proses bisnis mana yang diatur secara default. Ini bekerja dengan cara yang sama seperti beberapa formulir untuk tabel didefinisikan.
Saat seseorang membuat baris tabel baru, daftar definisi proses bisnis aktif yang tersedia difilter berdasarkan peran keamanan pengguna. Definisi proses bisnis yang diaktifkan pertama dan tersedia untuk peran keamanan pengguna tersebut sesuai daftar urutan proses adalah yang diterapkan secara default. Jika lebih dari satu definisi proses bisnis aktif tersedia, pengguna dapat memuat yang lain dari dialog Beralih Proses . Setiap kali proses beralih, yang ditampilkan saat ini akan membuka latar belakang dan digantikan oleh yang dipilih, namun mempertahankan kondisinya dan dapat beralih kembali. Setiap baris dapat memiliki beberapa instans proses yang terkait (masing-masing untuk definisi alur proses bisnis yang berbeda, hingga total 10). Saat memuat formulir, alur proses bisnis hanya satu ditampilkan. Ketika ada pengguna yang menerapkan proses yang berbeda, proses tersebut hanya dapat dimuat secara default untuk pengguna tertentu.
Untuk memastikan proses bisnis dimuat secara default untuk semua pengguna (perilaku yang setara dengan "menyematkan" proses), skrip API klien kustom (sumber daya web) dapat ditambahkan pada pemuatan formulir yang secara khusus memuat instans proses bisnis yang ada berdasarkan ID definisi proses bisnis.
Pertimbangan alur proses bisnis
Anda dapat menentukan alur proses bisnis hanya untuk tabel yang mendukungnya. Anda juga perlu memperhatikan batasan untuk jumlah proses, tahap, dan langkah-langkah yang dapat ditambahkan.
Alur proses bisnis yang memanggil Alur kerja
Anda dapat memanggil alur kerja sesuai permintaan dari dalam alur proses bisnis. Anda mengonfigurasi ini dari perancang alur proses bisnis dengan menyeret komponen alur kerja ke tahap proses atau ke bagian Alur Kerja Global.
Ketika Anda menyertakan alur kerja yang ingin Anda picu pada Tahap Keluar dari suatu tahap dalam alur proses bisnis Anda, dan tahap tersebut adalah tahap terakhir dalam alur, perancang memberikan kesan bahwa alur kerja dipicu ketika tahap tersebut selesai. Namun, alur kerja tidak dipicu karena transisi tahap tidak terjadi. Anda tidak menerima peringatan atau kesalahan yang mencegah Anda menyertakan alur kerja di panggung. Saat pengguna berinteraksi dengan alur proses bisnis, menyelesaikan atau meninggalkan proses tidak menghasilkan transisi tahap, dan oleh karena itu alur kerja tidak dipicu. Pertimbangkan contoh berikut:
Anda membuat alur proses bisnis dengan dua tahap, S1 terhubung ke S2, dengan alur kerja pada tahap S2 dan mengatur pemicu ke Keluar Tahap.
Anda membuat alur proses bisnis dengan tiga tahapan, S1 terhubung ke S2, kemudian S2 bercabang ke S3. Anda menyertakan alur kerja di S2 dan mengatur pemicunya ke Stage Exit.
Alur kerja tidak terpicu dalam kedua kasus tersebut. Untuk mengatasi masalah ini, tambahkan alur kerja global dan tambahkan alur kerja yang ingin Anda picu ke alur kerja tersebut sehingga alur kerja dipicu untuk proses bisnis daripada tahap proses. Anda dapat mengatur pemicu untuk alur kerja global ke Proses yang Ditinggalkan atau Proses Selesai untuk menyebabkan alur kerja terpicu ketika pengguna meninggalkan atau menyelesaikan proses bisnis.
Tabel yang dapat menggunakan alur proses bisnis
Semua tabel kustom dapat menggunakan alur proses bisnis. Tabel standar berikut juga dapat menggunakan alur proses bisnis. Beberapa tabel memerlukan aplikasi Dynamics 365, seperti Dynamics 365 for Sales atau Dynamics 365 for Customer Service.
- Akun
- Janji temu
- Kampanye
- Aktivitas Kampanye
- Respons Kampanye
- Pesaing
- Kontak
- Penetapan
- Faks
- Kasus
- Faktur
- Prospek
- Surat
- Daftar Pemasaran
- Peluang
- Panggilan Telepon
- Produk
- Item Daftar Harga
- Kuotasi
- Janji Temu Berulang
- Literatur Penjualan
- Aktivitas Sosial
- Pesanan
- User
- Tugas
- Tim
Untuk mengaktifkan tabel kustom untuk alur proses bisnis, pilih kotak centang Alur proses bisnis (kolom akan dibuat) dalam definisi tabel. Anda tidak dapat membatalkan tindakan ini.
Catatan
Jika Anda menavigasi ke tahap alur proses bisnis yang berisi Social Activity
tabel dan memilih tombol Tahap Berikutnya, Anda akan melihat opsi Buat. Saat Anda memilih Buat, formulir Aktivitas Sosial dimuat. Namun, karena Social Activity
tidak valid untuk Create
dari antarmuka pengguna aplikasi, Anda tidak akan dapat menyimpan formulir dan Anda akan melihat pesan kesalahan: "Kesalahan yang tidak terduga."
Jumlah maksimum proses, tahap, dan langkah-langkah
Untuk memastikan performa yang dapat diterima dan kegunaan antarmuka pengguna, ada beberapa batasan yang harus Anda ketahui saat menggunakan alur proses bisnis:
- Tidak boleh ada lebih dari 10 proses alur proses bisnis yang diaktifkan per tabel.
- Setiap proses dapat berisi tidak lebih dari 30 tahap.
- Proses multi-tabel dapat berisi tidak lebih dari lima tabel.
Dukungan Kustomisasi Tabel alur proses bisnis
Tabel alur proses bisnis dapat muncul di sistem sehingga data baris tabel dapat tersedia di kisi, tampilan, bagan, dan dasbor.
Menggunakan baris tabel alur proses bisnis dengan kisi, tampilan, bagan, dan dasbor
Dengan alur proses bisnis yang tersedia sebagai tabel, Anda dapat menggunakan temuan, tampilan, bagan, dan dasbor lanjutan yang bersumber dari data alur proses bisnis untuk tabel tertentu, seperti prospek atau peluang. Administrator dan penyesuai sistem dapat membuat kisi, tampilan, bagan, dan dasbor alur proses bisnis kustom yang mirip dengan yang dibuat dengan tabel lain.
Untuk mengakses tampilan alur proses bisnis default, buka Power Apps, pilih Solusi, buka solusi yang Anda inginkan, pilih Tabel Objek>, dan buka tabel proses yang Anda inginkan, seperti tabel Proses Penjualan Prospek Ke Peluang. Pilih Tampilan, lalu pilih tampilan yang Anda inginkan.
Beberapa tampilan default tersedia yang dapat Anda lihat sebagai bagan, seperti tampilan Proses Penjualan Peluang Aktif.
Berinteraksi dengan tabel alur proses bisnis dari alur kerja
Anda juga dapat berinteraksi dengan tabel alur proses bisnis dari alur kerja. Misalnya, Anda dapat membuat alur kerja untuk baris tabel alur proses bisnis untuk mengubah Tahap Aktif saat kolom pada baris tabel peluang diperbarui. Untuk informasi selengkapnya tentang cara melakukannya, buka Mengotomatiskan tahapan alur proses bisnis menggunakan alur kerja.
Jalankan alur proses bisnis secara offline
Anda dapat menggunakan alur proses bisnis secara offline jika kondisi berikut terpenuhi:
- Alur proses bisnis digunakan dari Power Apps aplikasi.
- Power Apps Aplikasi ini diaktifkan untuk penggunaan offline.
- Alur proses bisnis memiliki tabel tunggal.
Secara khusus, tiga perintah yang tersedia untuk alur proses bisnis saat Power Apps aplikasi offline adalah:
- Tahapan Berikutnya
- Tahapan Sebelumnya
- Atur tahapan aktif
Kolom pencarian dalam tahap alur proses bisnis
Baris terbaru terlihat di kolom pencarian untuk aplikasi berdasarkan model. Untuk mencegah item yang terakhir digunakan muncul dalam pencarian, ikuti langkah-langkah berikut:
Saat berada di desainer formulir dengan formulir tabel untuk tabel yang digunakan dalam alur proses bisnis, pilih langkah data kolom pencarian Anda dari tampilan hierarki di panel navigasi kiri.
Centang Nonaktifkan item yang paling baru digunakan.
Simpan lalu terbitkan.
Batasan menggunakan tabel alur proses bisnis
Saat ini, Anda tidak dapat membuat formulir kustom untuk tabel berdasarkan alur proses bisnis.
Jika solusi menyertakan tabel alur proses bisnis, tabel alur proses bisnis harus ditambahkan secara manual ke solusi sebelum Anda mengekspornya. Jika tidak, tabel alur proses bisnis tidak akan disertakan dalam paket solusi. Untuk mempelajari lebih lanjut, buka membuat dan mengedit tabel.
Menambahkan tabel proses ke aplikasi berdasarkan model dapat menghasilkan fungsionalitas yang terbatas. Untuk mempelajari lebih lanjut, buka membuat dan mengedit alur proses bisnis.
Alur proses bisnis menunjukkan nama instans alur proses bisnis, yang diatur pada saat alur proses bisnis dibuat. Ini berarti jika nama dalam definisi alur proses bisnis berubah, instans alur proses bisnis baru menampilkan nama yang diperbarui, tetapi instans alur proses bisnis yang lebih lama menampilkan nama aslinya. Selain itu, nama definisi alur proses bisnis yang dilokalkan tidak ditampilkan.