Ekspor rekaman penjualan ke PDF

Artikel
04/09/2024

Bagikan catatan penjualan dengan pelanggan Anda dalam format PDF baca-saja profesional, yang dibuat menggunakan templat Word standar Anda.

Persyaratan lisensi dan peran

Jenis persyaratan	Anda harus memiliki
Lisensi	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise, atau Dynamics 365 Sales Professional Informasi selengkapnya: Harga Dynamics 365 Sales
Peran keamanan	Peran penjualan utama apa pun, seperti tenaga penjualan atau manajer penjualan Informasi selengkapnya: Peran penjualan utama

Prasyarat

Administrator Anda harus,

Aktifkan pembuatan PDF dari catatan penjualan.
Pastikan bahwa template kata tersedia untuk entitas yang ingin Anda buat file PDF-nya. Template siap pakai tersedia untuk entitas Akun, Peluang, Pesanan, Kuotasi, dan Faktur. Untuk mengaktifkan pembuatan PDF untuk entitas lain, administrator Anda harus membuat template kata baru.

Ekspor ke PDF

Gunakan kemampuan pembuatan PDF untuk membuat dan berbagi file PDF baca-saja, yang terlihat profesional untuk rekaman Dynamics 365 dengan pelanggan Anda. File PDF dihasilkan menggunakan template Word standar dari organisasi Anda. Anda dapat membuat file PDF rekaman dari entitas berikut: Akun, Kontak, Prospek, Peluang, Pesanan, Kuotasi, Faktur di aplikasi web dan seluler.

Penting

Membuat PDF rekaman entitas kustom hanya didukung di aplikasi web.

Buka catatan yang ingin Anda ekspor sebagai PDF. Misalnya, jika Anda ingin membuat file PDF untuk penawaran harga, buka catatan penawaran harga.
Pada bilah perintah, pilih Ekspor ke PDF.

Catatan

Jika Anda tidak melihat opsi Ekspor ke PDF , hubungi administrator Anda untuk mengaktifkan pembuatan file PDF untuk entitas.

Kotak dialog Ekspor ke PDF muncul.

Pratinjau berdasarkan template yang dipilih ditampilkan, dan nama file PDF diisi. Jika Anda ingin menggunakan template yang berbeda dari yang dipilih, cari dan pilih template tersebut di kotak Pilih template untuk menghasilkan dokumen PDF. Setelah Anda memilih template, pratinjau akan disegarkan.
Penting
- Jika ada beberapa template Word yang tersedia untuk entitas, secara default template pertama dalam daftar dipilih.
- Jika pengaturan untuk menampilkan atau mengunduh file PDF secara otomatis dinonaktifkan di pengaturan browser, fungsi pratinjau tidak akan berfungsi.
Di bidang Simpan sebagai , ubah nama file PDF jika Anda mau.
Lakukan salah satu langkah berikut:
1. Untuk mengunduh file PDF ke komputer Anda, pilih Unduh.
2. Untuk mengirim file PDF ke pelanggan Anda dalam email, pilih Email.
  
  Formulir email terbuka dengan bidang penting yang terisi secara otomatis.
  
  Catatan
  
  Bidang Mengenai diisi dengan catatan dari mana email dipicu. Bendera Mengirim email di entitas utama harus diaktifkan di area penyesuaian untuk bidang mengenai yang akan diisi. Untuk informasi selengkapnya tentang bendera ini, lihat Opsi entitas yang hanya dapat diaktifkan.
3. Pilih Simpan ke SharePoint atau Simpan ke Dinamika.
- Gunakan Simpan ke SharePoint untuk menyimpan file PDF ke SharePoint situs. Tombol ini hanya tersedia bila SharePoint integrasi diaktifkan untuk organisasi Anda dan kotak centang Manajemen Dokumen dipilih pada halaman entitas di area penyesuaian . Jika Anda tidak melihat informasi ini, hubungi administrator sistem Anda.
- Jika SharePoint integrasi tidak diaktifkan, Anda akan melihat tombol Simpan ke Dynamics . Perintah ini akan menyimpan file PDF sebagai catatan ke rekaman utama. Tombol Simpan ke Dynamics tersedia jika catatan diaktifkan untuk entitas utama. Jika Anda tidak melihat informasi ini, hubungi administrator sistem Anda.

Ekspor ke PDF dari aplikasi seluler Dynamics 365 untuk ponsel

Jika menggunakan Dynamics 365 untuk ponsel di perangkat seluler, kemampuan untuk membuat file PDF hanya terbatas untuk entitas berikut: Akun, Kontak, Prospek, Peluang, Pesanan, Kuotasi, dan Faktur.

Buka catatan yang ingin Anda ekspor sebagai PDF. Misalnya, jika Anda ingin membuat file PDF untuk penawaran harga, buka catatan penawaran harga.
Pada bilah perintah, pilih Buat PDF lalu pilih templat yang ingin Anda gunakan untuk membuat PDF.
Di kotak dialog yang muncul, Simpan atau unduh PDF.
- Jika Anda memilih Simpan, file PDF disimpan di situs default SharePoint jika SharePoint dikonfigurasi dan diaktifkan untuk entitas utama. Jika SharePoint tidak dikonfigurasi, maka PDF akan disimpan sebagai lampiran catatan ke rekaman entitas utama di Dynamics 365 Sales.
- Jika Anda memilih Unduh, PDF diunduh ke drive lokal Anda. Setelah diunduh, Anda dapat menambahkan file ini ke catatan, mengirimkannya sebagai lampiran di email, atau mengunggahnya ke SharePoint.

Kirim PDF melalui email dari aplikasi seluler Dynamics 365 untuk ponsel

Anda juga dapat menghasilkan file PDF dan langsung mengirimkannya melalui email ke pelanggan.

Buka catatan yang ingin Anda ekspor sebagai PDF.
Pada bilah perintah, pilih Email sebagai PDF, lalu pilih templat dokumen.

Formulir email terbuka dengan bidang penting yang terisi secara otomatis.
Verifikasi atau ubah detail apa pun dalam formulir email seperlunya, lalu pilih Kirim.

Penting

Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan file PDF dan men-download atau mengirim email tergantung pada ukuran file. Anda akan melihat performa optimal jika ukuran file kurang dari 2 MB. File yang lebih besar dapat memerlukan lebih banyak waktu respon.

Tanya Jawab Umum

Pertanyaan: Apa yang terjadi jika lebih dari satu SharePoint lokasi dokumen dikaitkan dengan rekaman?
Jawaban: Terlepas dari SharePoint jumlah lokasi dokumen yang ada untuk catatan, file PDF yang dihasilkan selalu disimpan ke lokasi default: [<record_name>_record_id<>].

Pertanyaan: Dapatkah saya menentukan nama yang berbeda untuk file PDF sebelum membuatnya?
Jawab: Ya. Anda dapat menentukan nama file yang berbeda jika Anda tidak menggunakan Dynamics 365 untuk ponsel di perangkat seluler.

Pertanyaan: Dapatkah saya memilih untuk menyimpan file PDF ke aplikasi Sales sebagai catatan atau ke SharePoint?
Jawaban: Tidak. Jika SharePoint diaktifkan untuk entitas yang Anda hasilkan PDF-nya, file PDF akan disimpan ke lokasi SharePoint secara default.

Pertanyaan: Apakah kemampuan pembuatan PDF tersedia di semua entitas?
Jawaban No. Kemampuan pembuatan PDF hanya tersedia di tujuh entitas bawaan: akun, kontak, prospek, peluang, pesanan, kuotasi, faktur. Dengan 2020 Gelombang Rilis 2, kemampuan pembuatan PDF ditingkatkan untuk mendukung entitas kustom.

Pertanyaan: Apakah file PDF yang dihasilkan mendukung font khusus?
Jawaban: Font dalam file yang dihasilkan terbatas pada font yang diinstal pada server yang menghasilkan file PDF. Berikut daftar font yang didukung:

Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
Microsoft-Windows-Font-bitmap-MS_Sans_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
Microsoft-Windows-Font-FMS
Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
Microsoft-Windows-Font-StaticCache
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
Microsoft-Windows-Font-Vector
Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Tidak dapat menemukan opsi di aplikasi?

Ada tiga kemungkinan:

Anda tidak memiliki lisensi atau peran yang diperlukan.
Administrator Anda belum mengaktifkan fitur tersebut.
Organisasi Anda menggunakan aplikasi kustom. Tanyakan langkah-langkah yang tepat kepada administrator Anda. Langkah-langkah yang dijelaskan dalam artikel ini khusus untuk aplikasi Pusat Penjualan dan Sales Professional yang siap digunakan.

Bagikan melalui