Bagikan melalui

Manajemen Cuti

Penerbit: Microsoft

Agen pengelola Leave Management dirancang untuk menyederhanakan proses pengelolaan dan permintaan cuti bagi karyawan. Agen ini menyederhanakan pengajuan permintaan ketidakhadiran, memberikan ringkasan riwayat cuti, dan menawarkan akses cepat ke kebijakan cuti perusahaan menggunakan bantuan AI. Agen mengurangi beban administratif pada SDM dan manajer, memastikan manajemen cuti yang akurat dan tepat waktu. Agen ini memberi karyawan pengalaman yang mulus dan ramah pengguna. Manajemen Cuti secara signifikan meningkatkan alur kerja, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mempromosikan manajemen cuti yang efektif dalam organisasi.

Tangkapan layar halaman Buat Permintaan Cuti Baru dan Tinjau Permintaan Cuti.

Catatan

Agen terkelola dan templat agen saat ini hanya tersedia dalam bahasa Inggris dan harus terbatas pada penggunaan internal dalam organisasi Anda.

Tonton video ini untuk mendapatkan gambaran umum tentang cara menggunakan agen Manajemen Cuti:

Penting

Fitur ini dalam pratinjau, dan hanya tersedia dalam bahasa Inggris. Artikel ini berisi dokumentasi pratinjau Microsoft Copilot Studio dan dapat berubah.

Fitur pratinjau tidak dimaksudkan untuk penggunaan produksi dan mungkin memiliki fungsionalitas terbatas. Fitur ini tersedia sebelum rilis resmi agar Anda bisa memperoleh akses awal dan memberikan tanggapan. Tinjau TANYA JAWAB AI yang Bertanggung Jawab sebelum menggunakan fitur ini.

Jika Anda membangun agen siap produksi, lihat Gambaran umum Microsoft Copilot Studio.

Kemampuan

  • Mulai proses permintaan cuti, lihat sisa cuti yang tersedia, pilih jenis dan durasi ketidakhadiran, tinjau ringkasan, dan kirimkan permintaan ke manajer.

  • Tampilkan dan revisi permintaan yang dikirimkan, dengan status, jam yang masih harus dibayar, dan catatan manajer.

  • Cari di basis pengetahuan dan dapatkan jawaban generatif dengan kutipan.

Gunakan kasus

  • Karyawan dapat menggunakan agen untuk mengajukan permintaan liburan, cuti sakit, atau hari pribadi.

  • Karyawan dapat dengan cepat memeriksa sisa cuti yang tersedia untuk berbagai jenis cuti tanpa perlu menghubungi SDM.

  • Karyawan dapat melihat status permintaan cuti yang diajukan, membuat revisi yang diperlukan, dan melihat catatan manajer.

  • Karyawan dapat melihat ringkasan riwayat cuti mereka, termasuk permintaan dan persetujuan sebelumnya.

  • Karyawan dapat mengajukan pertanyaan kepada agen tentang kebijakan cuti perusahaan. Agen menavigasi melalui basis pengetahuan yang terhubung dan memberikan jawaban generatif dengan kutipan.

  • Manajer dapat menggunakan agen untuk meninjau permintaan cuti masuk, melihat sisa cuti karyawan, dan menyetujui atau menolak permintaan.

Peluang ekstensi

  • Tambahkan dokumen kebijakan atau basis pengetahuan organisasi Anda sebagai sumber pengetahuan sehingga agen Anda dapat menjawab pertanyaan tentang kebijakan cuti spesifik Anda.

  • Perluas model data dengan lebih banyak jenis cuti untuk memenuhi kebutuhan pengguna lain sesuai dengan manfaat organisasi Anda.

  • Hubungkan ke sistem catatan SDM Anda untuk menyinkronkan sisa cuti dan cuti karyawan yang disetujui.

Asumsi

Karena kriteria cuti dan validasi berbeda untuk setiap perusahaan, kami menggunakan beberapa asumsi agar agen tetap generik, namun agen dapat disesuaikan sepenuhnya.

  • Agen mengizinkan karyawan mengajukan cuti untuk tanggal sebelumnya.

  • Pembatalan cuti yang disetujui tidak tersedia.

  • Validasi jumlah jam cuti tidak tersedia di agen.

Komponen solusi Manajemen Cuti

  • Satu agen. Manajemen Cuti adalah agen tempat pengguna dapat:

    • Mengajukan dan mengelola permintaan cuti dengan mudah, memastikan komunikasi terkait cuti yang mulus antara karyawan dan manajer.
    • Mengakses dan meninjau sisa cuti, riwayat, dan kebijakan perusahaan, memberikan gambaran komprehensif tentang opsi cuti yang tersedia.
    • Mencari kebijakan cuti perusahaan menggunakan bantuan AI, mendapatkan informasi yang dikutip dengan mudah.

  • Satu aplikasi yang diarahkan model. Aplikasi Administrasi Manajemen Cuti adalah aplikasi tempat pengguna dapat:

    • Mengonfigurasikan sisa jam cuti karyawan.
    • Meninjau dan mengelola permintaan cuti karyawan.

  • Satu alur Power Automate:

    • Manajemen Cuti – Perintah Execute menjalankan perintah pengguna yang dipicu di agen, termasuk mengirimkan, memperbarui, membatalkan, dan menyetujui permintaan cuti.

  • Empat referensi koneksi:

    • Manajemen Cuti - Dataverse - Referensi koneksi ke Dataverse
    • Manajemen Cuti - Microsoft Teams - Referensi koneksi ke Teams
    • manajemen Cuti - Office 365 Outlook - Referensi koneksi ke Outlook
    • Manajemen Cuti - Office 365 Pengguna - Referensi koneksi ke Office 365

  • Satu sumber pengetahuan;

    1. Unggah file sumber pengetahuan yang berisi petunjuk tentang kebijakan cuti dan FAQ. Berikan deskripsi terperinci tentang tujuan dokumen.

    2. Dalam topik Sistem peningkatan percakapan, ubah konfigurasi node Buat jawaban generatif untuk mencari hanya sumber yang dipilih dan pilih file yang Anda unggah.

      Tangkapan layar node jawaban generatif yang dikonfigurasi untuk menggunakan sumber pengetahuan tertentu.

  • Dua peran keamanan:

    • Manajemen Cuti - Admin
    • Manajemen Cuti - Pengguna

Menginstal dan menyiapkan Manajemen Cuti

Ikuti langkah-langkah ini untuk menginstal dan menyiapkan agen Manajemen Cuti Anda.

Langkah 1: Lihat persyaratan

Langkah 2: Membuat koneksi

Langkah 3: Instal agen

Langkah 4: Tetapkan peran keamanan

Langkah 5: Pastikan alur cloud aktif

Langkah 6: Siapkan program

Langkah 7: Publikasikan ke Teams

Langkah 1: Lihat persyaratan

Tinjau persyaratan, identifikasi peluang, dan kembangkan rencana tindakan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Mengonfirmasi lisensi

Salah satu paket Power Apps berikut:

  • Power Apps Premium

    • Power Apps per aplikasi
    • Power Apps Per aplikasi bayar sesuai penggunaan
    • Hak penggunaan Power Apps yang disertakan dengan lisensi Dynamics 365

  • Microsoft 365 Paket Bisnis atau Perusahaan dengan Teams

  • Copilot Studio (untuk pembuat Anda dan gratis)

  • Kapasitas pesan Copilot Studio

Menyiapkan lingkungan dan kebijakan data

Penting untuk memiliki lingkungan yang kohesif dan strategi kebijakan data untuk agen perusahaan. Agar berhasil menginstal dan mengelola agen Manajemen Cuti, konfirmasikan sumber daya dan praktik ini sudah ada.

  • Administrator - Pastikan admin dengan hak istimewa yang diperlukan tersedia untuk berkoordinasi untuk menetapkan lisensi dan membuat lingkungan. Anda butuh:

    • Administrator Pengguna penyewa atau global Microsoft Entra ID untuk menetapkan lisensi Power Apps, Copilot Studio, atau Power Automate.
    • Administrator Power Platform untuk membuat lingkungan.

    Informasi lebih lanjut: admin Microsoft Power Platform

  • Lingkungan - Ikuti praktik terbaik manajemen siklus hidup aplikasi (ALM) dalam membuat dan mengelola lingkungan. Juga pertimbangkan:

    • Lingkungan Power Platform disiapkan dengan database Dataverse
    • Hak istimewa peran keamanan pembuat lingkungan, minimal, ditetapkan kepada pengguna yang menginstal solusi di lingkungan tersebut.

    Informasi selengkapnya: Ikhtisar Lingkungan

  • Kebijakan pencegahan kehilangan data - Pastikan lingkungan memiliki akses ke konektor yang digunakan oleh agen Manajemen Cuti:

    • Konektor Microsoft Dataverse
    • Konektor Microsoft Teams
    • Konektor Office 365 Outlook
    • Konektor pengguna Office 365

    Informasi lebih lanjut: kebijakan mencegah kehilangan Data

  • Alokasikan Kapasitas Lingkungan - Agen Manajemen Cuti memerlukan kapasitas pesan Copilot Studio di lingkungan produksi tempat agen disebarkan.

    1. Buka Pusat Admin Power Platform.

    2. Perluas sumber daya dari panel kiri dan pilih Kapasitas.

    3. Pilih add-on.

    4. Pilih Tetapkan ke lingkungan.

    5. Cari lingkungan tempat Anda ingin menyebarkan solusi agen Manajemen Cuti.

    6. Alokasikan pesan Copilot Studio ke lingkungan.

    Informasi selengkapnya: pesan Copilot Studio dan manajemen kapasitas

Langkah 2: Membuat koneksi

Alur cloud memerlukan referensi koneksi khusus agar berfungsi dengan benar. Referensi koneksi disertakan dalam solusi, tetapi konektor seringkali perlu diatur secara manual.

Instalasi mengharuskan Anda mengatur tiga koneksi baru. Sebaiknya buat koneksi sebelum mengimpor solusi untuk membuat impor lebih lancar. Jika Anda membuat koneksi selama impor, Anda harus beralih antar jendela browser.

Untuk membuat koneksi terlebih dahulu, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Buka Power Apps.

  2. Buka Koneksi dan pilih Koneksi Baru untuk membuat koneksi baru dengan masing-masing konektor ini:

    • Konektor Microsoft Dataverse
    • Konektor Microsoft Teams
    • Konektor Office 365 Outlook
    • Konektor pengguna Office 365

Langkah 3: Instal agen

  1. Pada halaman Buat Copilot Studio, pilih Manajemen Cuti dari daftar Agen terkelola .

    Cuplikan layar memperlihatkan cara membuat agen Leave Management.

  2. Pilih Instal.

  3. Melakukan autentikasi dengan layanan yang dibutuhkan. Jika Anda melihat semua tanda centang hijau , semuanya siap. Jika tidak, pilih Lainnya (...) untuk masuk. Jika Anda tidak memiliki akses ke Dataverse dengan akun Copilot Studio Anda, hubungi admin untuk bantuan.

  4. Pilih Selanjutnya. Copilot Studio menginstal agen baru Anda.

  5. Untuk segera mengonfigurasi agen baru Anda, tunggu penginstalan, lalu pilih Konfigurasikan. Jika tidak, pilih Tutup dan konfigurasikan agen nanti.

Untuk informasi selengkapnya tentang solusi terkelola dan tidak terkelola, lihat Konsep solusi dalam dokumentasi Power Platform.

Petunjuk / Saran

Buka situs proyek GitHub Templates-for-Power-Platform untuk mencatat pertanyaan atau masalah Anda dan dapatkan dukungan untuk agen terkelola Leave Management.

Langkah 4: Tetapkan peran keamanan

Solusinya mencakup dua peran keamanan baru:

  • Manajemen Cuti - Admin

    • Admin program dapat melihat semua catatan cuti.

    • Pengguna dalam peran ini bertindak sebagai administrator program Manajemen Cuti. Peran keamanan ini memberikan akses ke aplikasi berbasis model tempat admin dapat melihat semua catatan permintaan cuti dan sisa jam pengguna, serta menghapus dan menonaktifkannya.

    • Tetapkan peran ini kepada pengguna yang mengelola program Manajemen Cuti di organisasi Anda.

  • Manajemen Cuti - Pengguna

    • Seorang karyawan dapat membuat dan memperbarui permintaan cuti mereka.

    • Tetapkan peran ini kepada pengguna biasa yang mengakses agen Manajemen Cuti.

    • Karyawan yang juga manajer dapat melihat dan menyetujui permintaan cuti untuk bawahan langsung mereka.

Peran dapat ditetapkan dari pusat admin Power Platform.

  1. Buka Pusat Admin Power Platform.

  2. Pilih lingkungan di panel kiri, lalu pilih lingkungan tempat solusi diinstal.

  3. Di bawah Pengguna, pilih Lihat semua.

  4. Pilih satu atau beberapa pengguna.

  5. Pilih Kelola peran keamanan, lalu pilih peran yang tepat.

  6. Pilih Simpan.

    Petunjuk / Saran

    Untuk organisasi besar, buat grup keamanan Microsoft Entra yang berisi semua pengguna yang ditargetkan untuk agen Manajemen Cuti dan kaitkan ke Tim Microsoft Entra ID Security Dataverse baru yang dibuat melalui pusat admin Power Platform. Kemudian tetapkan peran Pengguna Manajemen Cuti - ke tim ini Dataverse ini.

Langkah 5: Pastikan alur cloud aktif

Buka solusi Manajemen Cuti yang baru diinstal dan verifikasi bahwa empat alur cloud diatur ke status aktif. Jika tidak, nyalakanlah.

  1. Di panel kiri, pilih Solusi.

  2. Pilih solusi Manajemen Cuti dari daftar.

  3. Pilih Alur cloud (1) di panel kiri.

  4. Pilih masing-masing dari empat alur dalam daftar untuk memverifikasi bahwa masing-masing alur diaktifkan.

  5. Pilih Aktifkan di bilah perintah jika alur belum diatur ke aktif.

Langkah 6: Siapkan program

Setelah konfigurasi admin agen selesai, langkah selanjutnya adalah menyiapkan detail sisa cuti untuk karyawan sebelum Anda siap untuk membagikan agen dengan orang-orang di organisasi Anda. Manajer program Anda memiliki akses ke aplikasi administrasi saat Anda menyelesaikan langkah sebelumnya untuk menetapkan peran keamanan.

Manajer program Manajemen Cuti perlu mengonfigurasi jam sisa cuti karyawan untuk karyawan yang menggunakan agen. Lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Buka Power Apps dan pilih lingkungan tempat Anda menginstal solusi.

  2. Pilih Aplikasi di panel kiri, lalu pilih Putar di Aplikasi Administrasi Manajemen Cuti dari daftar.

  3. Gunakan navigasi panel kiri untuk menelusuri data program Manajemen Cuti yang berbeda.

  4. Buat catatan Sisa Jam untuk karyawan sesuai kebutuhan dengan jumlah jam liburan, cuti sakit, dan tidak dibayar untuk masing-masing.

Langkah 7: Publikasikan ke Teams

  1. Buka Copilot Studio di lingkungan yang sama tempat Anda menginstal solusi agen Manajemen Cuti.

  2. Pilih Agen untuk meninjau daftar agen di lingkungan ini.

  3. Buka Manajemen Cuti.

  4. Pilih Terbitkan untuk menerbitkan konfigurasi agen saat ini sehingga dapat disebarkan ke saluran.

  5. Pilih Saluran>Microsoft Teams.

    Catatan

    Agen Manajemen Cuti dirancang untuk pengalaman Microsoft Teams dan autentikasi default dikonfigurasi untuk Mengautentikasi dengan Microsoft. Informasi selengkapnya: Menambahkan autentikasi pengguna ke topik

  6. Pilih Aktifkan Teams untuk menambahkan saluran Microsoft Teams.

  7. Pilih Edit rincian. Tinjau informasi dan buat perubahan yang diinginkan pada ikon, deskripsi, dan informasi pengembang untuk agen Manajemen Cuti. Setelah selesai, pilih Simpan.

  8. Pilih Pilihan ketersediaan.

    Anda dapat membagikan agen Manajemen Cuti dengan beberapa cara, termasuk melalui tautan, menyebarkannya ke toko aplikasi Teams, atau mendistribusikannya sebagai file aplikasi kustom.

  9. Pilih metode penyebaran Anda.

  10. Jika menyebarkan ke toko aplikasi Teams, Anda juga harus memutuskan seberapa luas untuk membagikan agen.

    1. Pilih Tampilkan kepada semua orang di organisasi saya untuk menyebarkan agen ke semua orang di organisasi Anda. Opsi ini mengirimkan agen di pusat admin Microsoft Teams untuk disetujui oleh Administrator Global dan Administrator Teams. Setelah disetujui, agen Anda muncul di area Dibuat untuk organisasi saya di katalog aplikasi Teams.

      Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengelola aplikasi Anda di pusat admin Microsoft Teams.

    2. Pilih Tampilkan ke rekan tim dan pengguna bersama saya untuk menyebarkan agen ke audiens yang lebih terbatas. Di sini, Anda dapat memilih grup keamanan dan pengguna individu. Setelah selesai dengan pilihan, pilih Bagikan untuk menyimpan perubahan pada izin agen.

      Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyambungkan dan mengonfigurasi agen untuk Microsoft Teams.

Pembatasan

Konten buatan AI bisa salah. Pastikan akurasi dan kesesuaiannya. Lihat persyaratan tambahan.