Mengoptimalkan proses bisnis Anda

Setelah Anda memeriksa seluruh proses bisnis, Tantang diri Anda untuk mengoptimalkannya. Merampingkan proses menghindari terlalu banyak langkah yang dapat menyebabkan karyawan kewalahan atau bingung.

Beberapa cara bermanfaat untuk mengoptimalkan proses:

• Mulai dengan sasaran. Identifikasikan sasaran yang ingin Anda capai dengan proses bisnis Anda. Tujuan ini harus memberikan visi umum tentang harapan Anda untuk proses masa depan.

• Pertimbangkan apakah sesuatu dapat diselesaikan dengan lebih efisien, lebih murah, atau dengan kualitas lebih tinggi.

• Cari indikator performa utama untuk mengidentifikasi fungsi yang berfungsi dengan baik dan yang perlu ditingkatkan.

• Mundurlah dan dapatkan masukan dengan membagikan dokumen proses kepada tim Anda.

• Berbagi dokumen proses dengan manajemen untuk mendapatkan perspektif tingkat tinggi dan memberikan akuntabilitas transparan untuk setiap langkah dalam proses. ​

• Lihatlah proses Anda dari sudut pandang pengguna atau pelanggan yang mungkin mendapat manfaat dari proses tersebut, dan pertimbangkan cara untuk meningkatkan pengalaman dan kepuasan mereka secara keseluruhan.

Beberapa pertanyaan kunci untuk diajukan:

• Dapatkah aktivitas yang tersisa dipotong dari proses untuk meningkatkan efisiensi atau kualitas, atau mengurangi biaya?

• Jika aktivitas pemotongan penting bagi keseluruhan bisnis, dapatkah aktivitas tersebut ditangani dalam proses bisnis terpisah?

• Dapatkah suatu langkah ditingkatkan untuk mencapai tujuan Anda dengan cara yang lebih baik?

• Apakah urutan langkah dapat disusun ulang?

• Dapatkah langkah dikombinasikan?

• Dapatkah langkah-langkah dalam proses ini dijalankan secara bersamaan?

• Dapatkah Anda mengurangi jumlah orang yang diperlukan untuk menjalankan proses?

• Dapatkah Anda mengubah cara Anda memberi tahu orang berikutnya dalam proses sehingga mereka merespons lebih cepat?

• Apakah ada aspek proses yang dapat Anda otomatisasi lebih lanjut? Seperti:

  • Mengambil data secara otomatis versus entri manual

  • Mengotomasikan keputusan berdasarkan data

  • Mengotomatisasi tindakan yang diambil

  • Menggunakan AI untuk menggantikan perhatian manusia

Catatan

Jika tugas Anda selesai sepenuhnya di desktop, Anda dapat menggunakan penasihat proses untuk mengoptimalkan proses secara otomatis. Penasihat proses memiliki kemampuan untuk menganalisis proses Anda, dan memvisualisasikannya dalam peta proses. Peta proses akan mengungkapkan kemacetan dan metrik untuk proses Anda melalui laporan analitik.

Contoh: mengoptimalkan proses laporan pengeluaran

Kami meninjau proses pengeluaran saat ini dan menemukan beberapa perbaikan yang jelas untuk dibuat:

• Bebas kertas untuk seluruh proses. (Kami mencatat dampak penghematan dan lingkungan sebagai manfaat proyek juga.)

• Lakukan semua pemeriksaan kepatuhan yang mungkin sebelum memungkinkan laporan dikirim untuk disetujui. (Sangat mengurangi pengerjaan ulang dan waktu proses end-to-end.)

• Secara otomatis mencari dan menambahkan kode akuntansi saat laporan pengeluaran dikirim.

• Memungkinkan akuntansi untuk memindahkan biaya yang disetujui ke sistem keuangan tanpa memasukkan ulang data apa pun.

• Membuat laporan pengeluaran mingguan secara otomatis dari data digital.

Charlotte sedang mempertimbangkan cara lebih lanjut untuk mengoptimalkan proses peninjauan anggaran. Dan Rebecca meneliti bagaimana audit setengah tahunan mungkin dioptimalkan dengan menggunakan AI.

Proses pengoptimalan yang kami ajukan terlihat seperti ilustrasi berikut.

Langkah selanjutnya: Apakah layak mengotomatisasi proses ini?