Dataverse Ikhtisar retensi data jangka panjang

Microsoft Dataverse mendukung kebijakan retensi kustom untuk menyimpan data jangka panjang tanpa batas dengan aman dengan cara yang hemat biaya. Meskipun Dataverse dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda tanpa batasan data aktif, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memindahkan data yang tidak aktif ke Dataverse penyimpanan retensi jangka panjang.

Penting

Power Platform Lingkungan tempat kebijakan retensi berada harus berupa Lingkungan Terkelola. Ini juga berlaku untuk Dynamics 365 pelanggan yang akan diminta untuk meningkatkan ke Lingkungan Terkelola jika lingkungan belum menjadi Lingkungan Terkelola.

Pelanggan yang tidak memenuhi persyaratan ini dapat terus membuat kebijakan retensi data, tetapi kebijakan dinonaktifkan.

Tonton video ini untuk mempelajari tentang Dataverse retensi data jangka panjang.

Siklus hidup data aplikasi bisnis

Pertimbangkan siklus hidup data aplikasi bisnis dalam tiga tahap. Pertama data aktif, yang seiring waktu bertransisi ke data tidak aktif, dan akhirnya bertransisi ke data yang dihapus.

Tahap	Deskripsi
1. Data aktif	Data sudah tersedia dan diubah melalui aplikasi. Diakses di semua alur kerja aplikasi. Juga disebut sebagai data langsung.
2. Data tidak aktif	Data bersifat tetap dan hanya dapat dibaca. Disimpan dalam retensi jangka panjang. Memiliki akses terbatas. Dipertahankan demi kepatuhan, audit, dan investigasi hukum.
3. Data yang dihapus	Dihapus secara permanen. Siklus hidup data selesai.

Dataverse memberikan dukungan platform asli untuk retensi data jangka panjang. Ini membantu organisasi Anda mendapatkan manfaat langsung dan berkelanjutan:

• Simpan data aplikasi historis dengan aman dalam jangka panjang untuk persyaratan audit, hukum, dan peraturan.
• Akses data hanya baca untuk tujuan penyelidikan terbatas.
• Kurangi kapasitas database yang dikonsumsi dan hemat uang untuk data yang tidak aktif.
• Hindari investasi TI yang diperlukan untuk membangun dan memelihara solusi kustom untuk retensi jangka panjang data aplikasi historis.

Cara kerjanya

Admin aplikasi menyiapkan kebijakan kustom untuk tabel dengan kriteria untuk menyimpan data jangka panjang. Data yang disimpan tidak pernah dipindahkan dari Dataverse; data tersebut disimpan dalam retensi jangka panjang di Dataverse. Data selalu diamankan dengan keamanan Dataverse yang didukung oleh Microsoft Entra ID.

Penting

• Setelah data disimpan dengan penyimpanan jangka panjang Dataverse, data tidak dapat dipindahkan kembali ke status aplikasi Dataverse langsung (aktif).
• Saat kebijakan penyimpanan dijalankan, proses membuat permintaan API dalam Microsoft Power Platform. Permintaan ini dihitung dalam permintaan API yang ada yang tersedia dengan paket Anda. Informasi selengkapnya: Batas permintaan dan alokasi

Dataverse Menyediakan akses baca-saja ke data yang disimpan melalui:

• Temukan Lanjutan dalam aplikasi.
• Alur cloud Power Automate.
• Dataverse API OData untuk layar khusus.

Jenis data yang disimpan dalam jangka panjang

Tabel standar Dataverse (kecuali sistem), tabel khusus, bersama dengan lampiran dan gambar, dapat disimpan dalam penyimpanan jangka panjang Dataverse.

Catatan

Saat ini, tabel audit dan tabel elastis tidak didukung untuk retensi jangka panjang.

Admin menetapkan kebijakan retensi pada tabel saat pembuat aplikasi mengaktifkan retensi jangka panjang untuk tabel. Saat pengelola mengaktifkan retensi pada tabel akar induk, pengelola juga mengaktifkan retensi untuk semua tabel turunan serta lampiran dan gambar yang terkait.

Retensi data jangka panjang dan tindakan penghapusan dan plugin yang ada

Semua hubungan kaskade dalam tindakan penghapusan yang ada serta semua plugin untuk tabel akan dieksekusi saat kebijakan retensi data dijalankan pada tabel tersebut. Selain itu, tindakan mempertahankan dapat digunakan untuk memicu perilaku kustom. Pembuat aplikasi dapat menulis plugin khusus untuk tindakan pertahankan.

Informasi selengkapnya: Retensi data jangka panjang

Laporan kapasitas penyimpanan

Dengan penyimpanan jangka panjang Dataverse, data tidak pernah dipindahkan dari Dataverse. Dalam kapasitas yang dilaporkan di admin Power Platform yang ada, laporan mencakup data langsung (aktif) dan disimpan (tidak aktif) dalam GB.

• Detail kapasitas database dilaporkan:

  • Kapasitas database yang dilaporkan adalah jumlah data aktif dan yang dipertahankan. Kapasitas database keseluruhan yang digunakan berkurang tergantung pada proporsi baris data yang dipertahankan selama eksekusi kebijakan.

• Perhatikan bahwa eksekusi kebijakan membutuhkan waktu 72 hingga 96 jam untuk diselesaikan dan ada tambahan 24 jam setelahnya agar laporan kapasitas database muncul.

• Jika tersedia, laporan menampilkan dua entri untuk tabel yang diaktifkan untuk retensi jangka panjang:

  • Tabel, seperti Kasus¹ atau Kontak.
  • Tabel Dipertahankan, seperti Kasus Dipertahankan dan Kontak Dipertahankan.

  ¹ Tabel kasus memerlukan aplikasi Dynamics 365, seperti Dynamics 365 Customer Service.

• Detail kapasitas file dilaporkan:

  • Jika ada lampiran file terkait yang dipertahankan dalam jangka panjang, kapasitas file mencerminkan jumlah data aktif dan yang dipertahankan. Tidak akan ada pengurangan atau penghematan ukuran berkas setelah menjalankan kebijakan retensi, yang melibatkan lampiran berkas.

Laporan kapasitas log saat ini tidak tersedia.

Melihat laporan kapasitas

Bayangkan skenario nonproduksi di mana semua data aktif untuk tabel kasus dan kontak dipertahankan dengan retensi jangka panjang Dataverse. Setelah kebijakan retensi jangka panjang berhasil diselesaikan, ada entri untuk Kasus Dipertahankan dan Kontak Dipertahankan dalam laporan. Pengurangan kapasitas database yang digunakan bergantung pada jumlah baris dan jenis data kolom yang terlibat dalam proses retensi. Laporan tersebut dapat memakan waktu beberapa hari hingga seminggu untuk mencerminkan penghematan yang sepenuhnya berkurang di lingkungan produksi. Untuk lingkungan nonproduksi, laporan dapat memakan waktu hingga dua minggu untuk mencerminkan penghematan.

Catatan

• Jika tabel tidak terlihat dalam laporan, ekspor tampilan ke lembar kerja Excel dengan memilih tiga bilah vertikal di kanan atas laporan kapasitas, lalu pilih Unduh semua tabel.
• Jika tabel biasanya memiliki tabel turunan terkait, laporan kapasitas juga menampilkan ukuran GB yang dipertahankan oleh tabel turunan.

Untuk informasi selengkapnya tentang laporan kapasitas, kunjungi Kapasitas penyimpanan baru Microsoft Dataverse.

Memahami biaya penyimpanan retensi jangka panjang

Retensi jangka panjang Dataverse tidak memerlukan pembelian penyimpanan tambahan dan tidak mengharuskan Anda membeli fitur sebagai layanan terpisah. Setiap GB yang dipindahkan dari database Dataverse ke retensi jangka panjang Dataverse, rata-rata, menggunakan kapasitas database 50% lebih sedikit. Ini karena data dikompresi dalam retensi jangka panjang Dataverse.

Contoh:

• Misalkan kapasitas database yang digunakan oleh Contoso adalah 1.000 GB saat ini dan kebijakan retensi jangka panjang terjadwal dijalankan dan mempertahankan 200 GB data dengan Dataverse retensi jangka panjang.
• Dengan kompresi rata-rata minimal 50%, ukuran data yang dipertahankan adalah 100 GB, penghematan 50% dibandingkan dengan saat data dalam keadaan aktif.
• Ini menyiratkan Contoso sekarang memiliki 800 GB data aktif dan 100 GB data Dataverse tidak aktif.
• Dalam skenario ini, laporan kapasitas penyimpanan menampilkan penggunaan database sebagai 900 GB (800 GB + 100 GB).

Catatan

• Retensi jangka panjang Dataverse mengompresi data pada database. Jumlah kompresi tergantung pada jenis data yang masuk Dataverse. Dengan beberapa data (indeterministik), Anda mungkin melihat penghematan lebih besar dari 50% sementara di data lain Anda mungkin melihat lebih rendah dari 50%. Anda mungkin juga memperhatikan bahwa penghematan lebih jelas ketika volume data yang lebih tinggi (ratusan GB) dipertahankan dengan retensi jangka panjang.
• Untuk lampiran file dan gambar, penyimpanan jangka panjang Dataverse tidak mengurangi kapasitas yang dikonsumsi. Dalam kasus yang jarang terjadi, tergantung pada file atau gambar, Anda mungkin hanya mengalami sedikit penghematan kapasitas file.

Kebijakan retensi yang memperhitungkan solusi

Kebijakan retensi Dataverse memiliki pengetahuan tentang solusi. Kebijakan retensi Dataverse yang ditambahkan ke solusi dikenal sebagai kebijakan retensi yang mempertimbangkan solusi. Anda dapat menambahkan beberapa kebijakan retensi ke satu solusi. Kebijakan retensi ditambahkan ke solusi yang tidak terkelola. Ini membantu pengembang mengikuti praktik terbaik manajemen siklus hidup aplikasi (ALM) saat bekerja dengan kebijakan retensi Dataverse.

Saat Anda menyertakan kebijakan retensi dalam solusi, definisinya menjadi portabel, sehingga lebih mudah untuk memindahkannya dari satu lingkungan ke lingkungan lainnya, menghemat waktu yang diperlukan untuk membuat kebijakan retensi. Misalnya, Anda terlebih dahulu mengembangkan solusi yang berisi kebijakan retensi di lingkungan pengembangan atau kotak pasir. Anda kemudian memindahkan kebijakan retensi tersebut ke lingkungan praproduksi untuk menguji dan memvalidasi bahwa solusi berfungsi dengan baik dan siap untuk produksi. Setelah pengujian selesai, admin mengimpor solusi ke lingkungan produksi.

Untuk menambahkan kebijakan penyimpanan ke solusi, buka Power Apps (make.powerapps.com), buat atau buka solusi, lalu ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih Tambahkan yang ada>Lebih>Lainnya>Konfigurasi Siklus Hidup Data (nama tampilan diganti namanya dari RetentionConfig ke Konfigurasi Siklus Hidup Data untuk mendukung skenario retensi dan penghapusan).
2. Pilih satu atau beberapa kebijakan retensi untuk ditambahkan ke solusi.

Konfigurasi Siklus Hidup Data mendukung penambahan kebijakan pengarsipan dan penghapusan dalam solusi.

Catatan

• Data yang disimpan oleh kebijakan retensi tidak dapat dipindahkan sebagai bagian dari solusi, hanya definisi kebijakan retensi yang dapat dipindahkan. Anda harus menjalankan kebijakan retensi dalam suatu lingkungan untuk mempertahankan data dalam penyimpanan jangka panjang Dataverse.
• Hanya kebijakan retensi yang dibuat di lingkungan Power Platform yang dapat mengenali solusi.
• Ketika retensi jangka panjang diaktifkan melalui prosedur impor solusi, tabel turunan (child) terkait tidak diaktifkan secara otomatis.

Anda membuat solusi sebelum menambahkan kebijakan retensi ke dalamnya. Mengekspor dan mengimpor solusi yang berisi kebijakan retensi sama dengan komponen solusi lainnya.

Untuk informasi selengkapnya tentang solusi dan komponen solusi, buka Gambaran umum Solusi.

Langkah berikutnya

Menetapkan kebijakan retensi data untuk tabel

Bagikan ide Anda