Mengatur kebijakan retensi data untuk tabel

Artikel ini menjelaskan cara menyiapkan kebijakan penyimpanan data untuk tabel Microsoft Dataverse.

Prasyarat

Prasyarat ini harus diselesaikan sebelum Anda dapat mengatur tabel untuk retensi data jangka panjang:

• Mengaktifkan tabel untuk retensi jangka panjang
• Menentukan tampilan Dataverse untuk kriteria kebijakan

Mengaktifkan tabel untuk penyimpanan jangka panjang

Sebelum Anda menyiapkan kebijakan penyimpanan, aktifkan tabel induk (root) untuk retensi jangka panjang.

Note

Saat tabel induk (root) diaktifkan untuk retensi jangka panjang, semua tabel anak terkait diaktifkan secara otomatis. Anda tidak dapat menonaktifkan retensi untuk tabel anak saat tabel induk sudah diaktifkan untuk retensi. Misalnya, anggaplah tabel kustom dan tabel catatan adalah tabel turunan dari tabel kasus. Tabel turunan ini tidak dapat dinonaktifkan untuk retensi saat tabel kasus induk diaktifkan. Pembuat aplikasi selalu dapat menonaktifkan tabel induk untuk keperluan retensi jangka panjang dan mengaktifkan tabel anak secara terpisah untuk keperluan retensi. Namun, ada pengecualian untuk perilaku tabel turunan terkait ini ketika retensi jangka panjang diaktifkan melalui proses impor solusi. Dalam hal ini, tabel anak terkait tidak diaktifkan secara otomatis.

1. Masuk ke Power Apps, buka Tabel, lalu buka tabel yang Anda inginkan. Jika item tidak ada di panel samping, pilih …Lainnya lalu pilih item yang Anda inginkan.
2. Pilih Properti di samping area properti Tabel , perluas Opsi tingkat lanjut, lalu pilih Aktifkan retensi jangka panjang.
3. Pilih Simpan.

Akar induk dan tabel anak apa pun tersedia untuk penyiapan kebijakan dalam waktu sekitar 15-30 menit setelah Anda menyimpan tabel. Semakin banyak jumlah tabel turunan, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses.

Menentukan tampilan Dataverse untuk kriteria kebijakan

Tampilan dataverse digunakan untuk menentukan baris tabel (rekaman) mana yang ditandai untuk retensi menggunakan kebijakan penyimpanan jangka panjang. Sebelum menyiapkan kebijakan penyimpanan data, Anda harus menyiapkan tampilan Dataverse sebagai kriteria untuk retensi.

Setelah Anda memiliki tampilan Dataverse untuk digunakan dalam kebijakan penyimpanan jangka panjang tertentu, Anda harus menguji hasil tampilan. Praktik yang baik adalah memodifikasi kueri tampilan dengan TOP N pernyataan dan mengujinya untuk memastikan bahwa kumpulan hasil yang dikembalikan seperti yang diharapkan. Ini selalu direkomendasikan terutama ketika jumlah baris besar.

Misalnya, pertimbangkan tampilan Dataverse yang dibuat untuk memilih semua kasus tertutup dari tahun 2015. Jumlah kasus bisa berpotensi sangat besar. Oleh karena itu, Anda harus menambahkan TOP N, seperti TOP 10, ke tampilan dan mengujinya untuk mengonfirmasi kumpulan sampel kasus yang diambil.

Saat kebijakan penyimpanan data dijalankan, baris dari tabel induk dan semua tabel anak disertakan untuk retensi data jangka panjang. Kasus induk mungkin memiliki baris terkait dari tabel turunan, misalnya catatan, tugas, dan tabel kustom. Kebijakan penyimpanan memastikan bahwa rekaman kasus dan semua baris turunan terkait ditandai untuk dipertahankan sebagai jangka panjang di Dataverse. Selain itu, nilai pencarian dalam tabel kasus, sebagai contoh, mengalami denormalisasi di mana nilai ID dan nama tersedia sebagai bagian dari data yang tersimpan. Ini memungkinkan dalam banyak skenario bagi satu kueri mengambil data relevan yang tersimpan.

Important

Kami menyarankan agar Anda membuat tampilan Dataverse khusus untuk mengidentifikasi hanya baris yang ingin Anda pertahankan. Kemudian, buat dan jalankan aplikasi yang memiliki tampilan untuk memverifikasi sebelum menggunakannya sebagai kriteria dalam kebijakan Anda. Untuk informasi tentang cara membuat tampilan tabel, buka Membuat dan mengedit tampilan publik atau sistem.

Menyiapkan kebijakan penyimpanan

Administrator Power Platform menyiapkan kebijakan retensi.

Important

• Setelah data disimpan sebagai data jangka panjang (tidak aktif), data tidak dapat dipindahkan kembali ke penyimpanan data aktif.
• Saat kebijakan retensi berjalan, proses membuat permintaan API dalam Microsoft Power Platform. Permintaan ini dihitung dalam permintaan API yang ada yang tersedia dengan paket Anda. Informasi selengkapnya: Batas permintaan dan alokasi
• Untuk menyelesaikan tugas ini, Anda harus memiliki peran administrator Power Platform.

1. Aktifkan tabel untuk retensi jangka panjang.
2. Masuk ke Power Apps, lalu di panel navigasi kiri, pilih Kebijakan penyimpanan. Jika item tidak ada di panel samping, pilih …Lainnya lalu pilih item yang Anda inginkan.
3. Pada bilah perintah, pilih Kebijakan penyimpanan baru.
4. Lengkapi properti berikut untuk kebijakan retensi:
   • Tabel. Pilih tabel akar induk yang akan digunakan untuk menyiapkan kebijakan untuk menyimpan data dingin historis dalam penyimpanan jangka panjang.
   • Nama. Masukkan nama untuk kebijakan penyimpanan.
   • Kriteria. Pilih lihat dari daftar. Tampilan sebelumnya harus dibuat dan diuji untuk memastikan data historis yang tepat dipilih. Menentukan tampilan Dataverse untuk kriteria kebijakan
   • Jadwal - Tanggal mulai. Masukkan tanggal yang Anda inginkan untuk menjalankan kebijakan untuk pertama kalinya. Kebijakan berjalan selama jam di luar jam operasional wilayah lingkungan Anda.
   • Frekuensi. Pilihan yang tersedia adalah Sekali, Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.
5. Pilih Simpan.

Sekarang Anda dapat melihat dan mengelola kebijakan. Informasi selengkapnya: Mengelola kebijakan retensi data

Important

• Kebijakan penyimpanan tidak dimulai untuk lingkungan yang mengaktifkan mode administrasi.
• Semua aktivitas induk dan turunan terkait, serta email dan lampiran, disimpan sebagai satu set saat Anda menyiapkan kebijakan pada tabel induk. Ini mirip dengan kebijakan penghapusan massal. Misalnya, kebijakan penyimpanan eksplisit tidak dapat diatur untuk tabel Penunjuk Aktivitas, Pihak Aktivitas, dan Lampiran. Kebijakan retensi jangka panjang tidak dapat diatur untuk tabel di mana penghapusan massal tidak didukung.
• Tabel induk beserta semua baris terkait dari tabel turunan yang dimiliki oleh induk akan ditandai dan disimpan dalam penyimpanan jangka panjang Dataverse.
• Logika yang terkait dengan tindakan penghapusan yang ada dari tabel apa pun (induk dan turunan) akan selalu dieksekusi selama eksekusi kebijakan.
• Pelaksanaan kebijakan memakan waktu selama 72-96 jam terlepas dari volume data. Kebijakan retensi data diberikan prioritas rendah oleh platform. Dataverse selalu menjalankan proses retensi di latar belakang untuk menghindari dampak apa pun pada layanan platform lain, seperti aplikasi dan alur.
• Pertimbangkan situasi di mana dua kebijakan (Policy1 dan Policy2) berjalan pada tabel induk terpisah yang memiliki tabel turunan umum. Policy1 mulai berjalan sebelum Policy2. Jika status untuk Policy1 belum mengalami kemajuan di luar rekonsiliasi Tertunda, maka status Policy2 tetap pada status penghapusan Tertunda hingga Policy1 berlangsung dari rekonsiliasi Tertunda ke Penghapusan tertunda. Perilaku ini terjadi untuk mencegah penghapusan pada rekaman umum apa pun dari tabel umum dalam dua kebijakan.

Masalah yang diketahui

Jika tabel induk memiliki banyak tabel turunan, dan ukuran tabel induk atau turunan besar, Anda mungkin mengalami waktu habis. Misalnya, ketika jumlah tabel besar dalam rantai hubungan bertingkat, seperti dua puluh lima atau lebih. Untuk mengurangi ini, aktifkan beberapa tabel anak secara terpisah terlebih dahulu. Kemudian kembali dan aktifkan tabel induk.

Langkah berikutnya

Mengelola kebijakan retensi data
Bagikan ide Anda
Untuk pengembang: Retensi data jangka panjang