Bagikan melalui

Menetapkan kebijakan retensi data untuk tabel

  • Artikel

Artikel ini menjelaskan cara menyiapkan kebijakan retensi data untuk tabel Microsoft Dataverse .

Prasyarat

Prasyarat ini harus diselesaikan sebelum Anda dapat mengatur tabel untuk retensi data jangka panjang:

Mengaktifkan tabel untuk retensi jangka panjang

Sebelum Anda menyiapkan kebijakan retensi, aktifkan tabel induk (akar) untuk retensi jangka panjang.

Catatan

Ketika tabel induk (akar) diaktifkan untuk retensi jangka panjang, semua tabel turunan terkait diaktifkan secara otomatis. Anda tidak dapat menonaktifkan retensi untuk tabel turunan ketika tabel induk sudah diaktifkan untuk retensi. Misalnya, asumsikan tabel kustom dan tabel catatan adalah tabel turunan dari tabel kasus. Tabel turunan ini tidak dapat dinonaktifkan untuk retensi saat tabel kasus induk diaktifkan. Pembuat selalu dapat menonaktifkan tabel induk untuk retensi jangka panjang dan secara terpisah mengaktifkan tabel turunan untuk retensi. Namun, ada pengecualian untuk perilaku tabel turunan terkait ini ketika retensi jangka panjang diaktifkan melalui proses impor solusi. Dalam hal ini, tabel turunan terkait tidak diaktifkan secara otomatis.

  1. masuk Power Apps, buka Tabel, lalu buka tabel yang Anda inginkan. Jika item tidak ada di panel pada panel sisi, pilih …Lainnya, lalu pilih item yang diinginkan.
  2. Pilih Properti pada bilah perintah, perluas Opsi lanjutan, lalu pilih Aktifkan retensi jangka panjang. Properti tabel retensi data jangka panjang
  3. Pilih Simpan.

Akar induk dan tabel turunan apa pun akan tersedia untuk penyiapan kebijakan dalam waktu sekitar 15-30 menit setelah Anda menyimpan tabel. Semakin besar jumlah tabel turunan, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan prosesnya.

Menentukan Dataverse tampilan untuk kriteria kebijakan

Dataverse Tampilan digunakan untuk menentukan baris tabel (rekaman) mana yang ditandai untuk retensi menggunakan kebijakan retensi jangka panjang. Sebelum menyiapkan kebijakan retensi data, Anda harus menyiapkan Dataverse tampilan sebagai kriteria retensi.

Setelah Anda memiliki Dataverse tampilan untuk digunakan dalam kebijakan retensi jangka panjang tertentu, Anda harus menguji hasil tampilan. Praktik yang baik adalah memodifikasi kueri tampilan dengan pernyataan TOP N dan mengujinya untuk memastikan bahwa kumpulan hasil yang dikembalikan seperti yang diharapkan. Ini selalu direkomendasikan terutama ketika jumlah barisnya besar.

Misalnya, pertimbangkan tampilan yang Dataverse dibuat untuk memilih semua kasus tertutup dari tahun 2015. Jumlah kasus bisa berpotensi sangat besar. Oleh karena itu, Anda harus menambahkan TOP N, seperti TOP 10, ke tampilan dan mengujinya untuk mengonfirmasi kumpulan sampel dari kasus yang diambil.

Saat kebijakan retensi data dijalankan, baris dari tabel induk dan semua tabel turunan disertakan untuk retensi data jangka panjang. Kasus induk mungkin memiliki baris terkait dari tabel turunan, misalnya catatan, tugas, dan tabel kustom. Kebijakan retensi memastikan bahwa rekaman kasus dan semua baris turunan yang terkait ditandai dan dipertahankan sebagai jangka Dataverse panjang. Selain itu, nilai pencarian dalam tabel kasus, sebagai contoh, didenormalisasi dengan nilai ID dan nama yang tersedia sebagai bagian dari data yang dipertahankan. Hal ini memungkinkan dalam banyak skenario untuk satu kueri untuk mengambil data yang dipertahankan yang relevan.

Penting

Sebaiknya buat tampilan khusus Dataverse untuk mengidentifikasi hanya baris yang ingin Anda pertahankan. Kemudian, buat dan jalankan aplikasi yang memiliki tampilan untuk diverifikasi sebelum menggunakannya sebagai kriteria dalam kebijakan Anda. Untuk informasi tentang cara membuat tampilan tabel, buka Membuat dan mengedit tampilan publik atau sistem.

Menyiapkan kebijakan retensi

Power Platform Administrator menyiapkan kebijakan retensi.

Penting

  • Setelah data dipertahankan sebagai data jangka panjang (tidak aktif), data tersebut tidak dapat dipindahkan kembali ke penyimpanan data aktif.

  • Saat kebijakan retensi dijalankan, proses membuat permintaan API masuk Microsoft Power Platform. Permintaan ini dihitung dalam permintaan API yang ada yang tersedia dengan paket Anda. Informasi selengkapnya: Batas dan alokasi permintaan

  • Untuk menyelesaikan tugas ini, Anda harus memiliki Power Platform peran administrator.

  1. Aktifkan tabel untuk retensi jangka panjang.
  2. masuk Power Apps, lalu di panel navigasi kiri, pilih Kebijakan retensi. Jika item tidak ada di panel pada panel sisi, pilih …Lainnya, lalu pilih item yang diinginkan.
  3. Pada bilah perintah, pilih Kebijakan retensi baru.
  4. Lengkapi properti berikut untuk kebijakan retensi:
    • Tabel. Pilih tabel akar induk yang akan digunakan untuk menyiapkan kebijakan untuk mempertahankan data dingin historis dalam penyimpanan jangka panjang.
    • Nama. Masukkan nama untuk kebijakan retensi.
    • Kriteria. Pilih lihat dari daftar. Tampilan seharusnya telah dibuat dan diuji sebelumnya untuk memastikan data historis yang tepat dipilih. Menentukan Dataverse tampilan untuk kriteria kebijakan
    • Jadwal - Tanggal mulai. Masukkan tanggal yang Anda inginkan untuk menjalankan kebijakan untuk pertama kalinya. Kebijakan berjalan selama jam kerja di luar wilayah lingkungan Anda.
    • Frekuensi. Pilihan yang tersedia adalah Sekali, Harian, Mingguan ·, Bulanan ·, dan Tahunan. · · Membuat kebijakan retensi data
  5. Pilih Simpan.

Sekarang Anda dapat melihat dan mengelola kebijakan. Informasi selengkapnya: Mengelola kebijakan retensi data

Penting

  • Kebijakan retensi tidak akan dimulai untuk lingkungan yang mengaktifkan mode administrasi.
  • Semua aktivitas induk dan turunan terkait, email, lampiran dipertahankan sebagai satu set saat Anda menyiapkan kebijakan pada tabel induk. Ini mirip dengan kebijakan penghapusan massal. Misalnya, kebijakan retensi eksplisit tidak dapat diatur untuk tabel Penunjuk Aktivitas, Pihak Aktivitas, dan Lampiran. Kebijakan retensi jangka panjang tidak dapat diatur untuk tabel yang tidak didukung penghapusan massal.
  • Tabel induk dan semua baris terkait dari tabel turunan, dari induk, akan ditandai dan disimpan dalam Dataverse penyimpanan jangka panjang.
  • Logika yang terkait dengan tindakan penghapusan yang ada dari tabel apa pun (induk dan turunan) akan selalu dijalankan selama kebijakan berjalan.
  • Eksekusi kebijakan akan memakan waktu 72-96 jam terlepas dari volume datanya. Kebijakan retensi data diberi prioritas rendah oleh platform. Dataverse akan selalu menjalankan proses retensi di latar belakang untuk menghindari dampak apa pun pada layanan platform lain, seperti aplikasi dan alur.
  • Pertimbangkan situasi di mana dua kebijakan (Kebijakan1 dan Kebijakan2) berjalan pada tabel induk terpisah yang memiliki tabel turunan umum. Kebijakan1 mulai berjalan sebelum Kebijakan 2. Jika status untuk Kebijakan1 belum berkembang melampaui Rekonsiliasi Tertunda, maka status Kebijakan2 akan tetap berada pada status Penghapusan tertunda hingga Kebijakan1 berkembang dari Rekonsiliasi Tertunda ke Penghapusan Tertunda . Perilaku ini terjadi untuk mencegah penghapusan pada rekaman umum dari tabel umum dalam dua kebijakan.

Masalah yang diketahui

Jika tabel induk memiliki banyak tabel turunan, dan ukuran tabel induk atau turunan besar, Anda mungkin mengalami batas waktu. Misalnya, ketika jumlah tabel besar dalam rantai hubungan kaskade, seperti dua puluh lima atau lebih. Untuk mengurangi hal ini, aktifkan beberapa tabel turunan secara terpisah terlebih dahulu. Kemudian kembali dan aktifkan tabel induk.

Langkah berikutnya

Mengelola kebijakan retensi data
Bagikan Ide Anda
Untuk developer: Retensi data jangka panjang