Bagikan melalui


Cara umum menggunakan formulir dalam aliran

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, berikut adalah beberapa cara paling umum yang digunakan orang untuk menggunakan Microsoft Forms dengan Power Automate:

  • Kirim email saat ada respons formulir baru
  • Kirim email ke penjawab formulir
  • Kirim permintaan persetujuan dengan rincian formulir
  • Tambahkan respons formulir ke lembar kerja Excel
  • Dapatkan lampiran dari formulir dan kirimkan melalui email

Kirim email saat ada respons formulir baru

Anda dapat mengaktifkan pemberitahuan email untuk pemilik formulir di pengaturan formulir Anda. Jika Anda ingin orang lain diberitahu saat respons dikirimkan, buat pemberitahuan email khusus dengan Power Automate.

Power Automate memungkinkan Anda menggunakan desainer baru atau desainer klasik untuk mengonfigurasi alur cloud Anda. Langkah-langkahnya serupa pada kedua desainer. Pelajari lebih lanjut (dengan contoh) di Identifikasi perbedaan antara desainer baru dan desainer klasik.

  1. Minta Copilot untuk membuat alur Anda dengan mengetik perintah berikut:

    ketika respons MS Forms baru dikirimkan, kirim email

    Power Automate mengembalikan alur yang disarankan yang sesuai dengan apa yang telah Anda masukkan.

    Tangkapan layar perintah untuk mengirim email di Copilot.

  2. Pilih Selanjutnya.

  3. Tinjau koneksi dan pilih Buat alur untuk masuk ke desainer.

  4. Pada desainer, berikan bidang yang hilang dalam tindakan Kirim email* jika Copilot tidak secara otomatis mengisinya untuk Anda.

    Tangkapan layar pengisian kolom untuk mengirim tindakan email di Copilot.

Kirim email ke penjawab formulir

Anda dapat mengaktifkan tanda terima email untuk responden di pengaturan formulir Anda. Jika Anda ingin menyesuaikan email yang mereka terima, gunakan Power Automate.

  1. Minta Copilot untuk membuat alur Anda dengan mengetik perintah berikut:

    Kirim email ke responden beserta tanggapannya

    Copilot mencoba mengonfigurasi sebagian besar parameter dalam tindakan email, seperti dalam contoh berikut:

    Tangkapan layar tab 'Parameter' tindakan pengiriman email Outlook di Copilot.

  2. Isi sisa parameter dalam tindakan email (Isi email).

    Tangkapan layar isi email tindakan pengiriman email Outlook di Copilot.

  3. Simpan alur.

Kirim permintaan persetujuan dengan rincian formulir

Dalam contoh ini, kita akan mulai dengan templat siap pakai lainnya dan menyesuaikannya untuk membuat permintaan persetujuan liburan.

[Topik ini adalah dokumentasi prarilis dan dapat berubah.]

  1. Cari Microsoft Forms di Power Automate galeri templat dan pilih templat bernama Kirim respons formulir untuk persetujuan.

  2. Masuk ke atau buat konektor, sesuai kebutuhan, dan pilih Lanjutkan.

  3. Minta Copilot untuk membuat alur Anda dengan mengetik perintah berikut:

    Saat respons baru dikirimkan, mulai persetujuan dengan megan@contoso.com dan jika berhasil, kirim email ke penjawab

    Power Automate mengembalikan alur yang disarankan yang sesuai dengan apa yang telah Anda masukkan.

    Tangkapan layar alur untuk memulai permintaan persetujuan dengan Copilot.

  4. Pilih Selanjutnya.

  5. Tinjau koneksi dan pilih Buat alur untuk masuk ke desainer.

  6. Pada perancang, berikan ID formulir, email pemberi persetujuan, dan konfigurasikan tindakan email.

    Tangkapan layar mengonfigurasi tindakan email dengan Copilot.

  7. Simpan alur Anda.

Tambahkan respons formulir ke lembar kerja Excel

Dalam contoh ini, Anda membuat alur dari kosong. Melanjutkan skenario dari contoh sebelumnya, kita akan menggunakan alur untuk mencatat nama karyawan dan tanggal liburan dalam tabel Excel saat mereka mengirimkan formulir liburan musim panas mereka.

  1. Buat lembar Excel jika belum ada.

  2. Dari dalam desainer, cukup minta copilot untuk membuat alur Anda dengan mengetikkan prompt berikut:

    Jika disetujui, tambahkan respons formulir ke lembar excel

    Power Automate mengembalikan alur yang disarankan yang sesuai dengan apa yang telah Anda masukkan.

    Tangkapan layar prompt untuk membuat permintaan persetujuan di Copilot.

  3. Pilih lembar Excel pilihan Anda.

  4. Di bidang kolom masing-masing, pilih token respons dari pemicu formulir MS.

    Misalnya, pilih token mulai liburan di bidang Mulai liburan dari tindakan Excel.

Dapatkan lampiran dari formulir dan kirimkan melalui email

Dalam contoh ini, kita akan membuat alur lain dari kosong. Kami akan menggunakan alur untuk membuat tautan berbagi untuk file yang diunggah di formulir liburan musim panas kami, lalu mengirim tautan melalui email.

Tangkapan layar opsi unggah file pada formulir.

Pilih formulir Anda

  1. Dalam Power Automate, buat alur cloud otomatis dari tempat kosong.

  2. Pilih pemicu Microsoft Forms Saat respons baru dikirimkan .

  3. Pada langkah pertama dalam alur, Saat respons baru dikirimkan, pilih formulir Anda di kotak ID Formulir .

  4. Tambahkan langkah ke alur Anda:

    • Cari formulir, lalu pilih Microsoft Forms.
    • Pilih Dapatkan detail respons.
    • Pilih formulir Anda di kotak ID Formulir .

Menggunakan skema JSON untuk menemukan file yang diunggah

  1. Simpan dan uji alur Anda. Pastikan untuk mengunggah file ke formulir Anda.

    Langkah ini memungkinkan Power Automate untuk menggunakan uji coba untuk menghasilkan contoh skema JSON untuk file yang diunggah.

  2. Di halaman informasi alur Anda, di bawah histori eksekusi 28 hari, pilih uji coba.

    Cuplikan layar riwayat eksekusi alur dengan uji coba disorot.

  3. Perluas langkah Dapatkan detail respons dan salin konten output unggahan file.

    Cuplikan layar input dan output formulir alur, dengan output upload file disorot.

  4. Di sudut kanan atas jendela, pilih ikon Edit pensil untuk membuka kanvas alur.

  5. Tambahkan langkah ke alur Anda:

    • Cari "uraikan" dan pilih Uraikan JSON.

    • Di kotak Konten , pilih konten dinamis yang sesuai dengan opsi unggah file pada formulir.

      Tangkapan layar tindakan JSON Penguraian Operasi Data dalam alur yang sedang dibangun, dengan konten dinamis unggahan file formulir disorot.

  6. Pilih Hasilkan dari sampel.

  7. Di bawah Menyisipkan muatan JSON sampel, pilih kotak dan tempelkan output unggahan file yang Anda salin sebelumnya, lalu pilih Selesai.

    Tangkapan layar muatan JSON sampel.

    Tindakan Parse JSON akan terlihat seperti ini setelah Anda memilih Selesai:

    Tangkapan layar tindakan Uraikan JSON dengan skema JSON.

  1. Tambahkan langkah ke alur Anda:

    • Cari "buat tautan berbagi" dan pilih OneDrive untuk Tindakan Bisnis Buat tautan berbagi.

    • Pilih kotak File . Panel konten dinamis terbuka. Pilih tab Ekspresi .

    • Ketik ekspresi berikut: first(body('Parse_JSON'))?[' id']

    • Pilih jenis Tautan dan cakupan Tautan.

    • Pilih OK.

      Cuplikan layar tindakan OneDrive Buat tautan berbagi dalam alur yang sedang dibangun, dengan file formulir yang diunggah, jenis tautan, dan cakupan tautan disorot.

  2. Tambahkan langkah ke alur Anda:

    • Cari "kirim email" dan pilih Office 365 tindakan Outlook Kirim email (V2).

    • Masukkan penerima, subjek, dan isi email. Pilih konten dinamis untuk menyertakan detail dari respons formulir di email Anda.

      Cuplikan layar tindakan pengiriman email Outlook dalam alur yang sedang dibangun, dengan informasi kustom dan konten dinamis disorot.

Untuk menjadikan URL file bersama sebagai link yang dapat diklik di email, Anda harus menggunakan editor HTML dan tag anchor:

  1. Di bilah alat isi email, pilih ikon tampilan HTML (</>).
  2. Lampirkan URL Web dan nama konten dinamis dalam tag jangkar untuk mengubahnya masing-masing menjadi tautan dan judul tautan.

Dalam contoh ini, Anda memasukkan HTML berikut di isi email, di mana teks dalam tanda kurung keriting menunjukkan konten dinamis:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Berikut adalah contohnya:

Cuplikan layar tindakan pengiriman email Outlook dalam alur yang sedang dibangun, dengan informasi kustom dan konten dinamis yang disorot dalam tampilan HTML.

Anda dapat menggabungkan mendapatkan lampiran dari formulir dan membuat alur persetujuan.