Bagikan melalui

Kelola persetujuan berurutan dengan Power Automate

  • Artikel

Beberapa alur kerja memerlukan persetujuan awal sebelum pemberi persetujuan akhir diperlukan untuk menandatangani. Misalnya, perusahaan mungkin memiliki kebijakan persetujuan berurutan yang memerlukan persetujuan awal untuk faktur di atas $1000.00 sebelum disetujui oleh departemen Keuangan.

Dalam tutorial ini, Anda membuat alur persetujuan berurutan yang mengelola permintaan liburan karyawan. Untuk informasi mendetail tentang penggunaan SharePoint dengan Power Automate, buka SharePoint dokumentasi.

Untuk informasi mendetail tentang penggunaan SharePoint dengan Power Automate, buka SharePoint dokumentasi.

Catatan

SharePoint digunakan di sini hanya sebagai contoh. Tidak diperlukan untuk membuat alur persetujuan. Anda dapat menggunakan salah satu dari lebih dari 200 layanan yang Power Automate terintegrasi untuk mendorong alur Anda. Jika Anda menggunakan SharePoint 2010, buka SharePoint penghentian alur kerja 2010.

Langkah-langkah terperinci dalam alur

Alirannya:

  1. Dimulai saat karyawan membuat permintaan liburan di SharePoint daftar Online.
  2. Menambahkan permintaan liburan ke pusat persetujuan, lalu mengirim email permintaan ke pra-pemberi persetujuan.
  3. Email keputusan pra-persetujuan kepada karyawan.
  4. Memperbarui SharePoint daftar Online dengan keputusan dan komentar pra-pemberi persetujuan. Catatan: Jika permintaan telah disetujui sebelumnya, alur akan berlanjut dengan langkah-langkah berikut:
  5. Mengirim permintaan ke pemberi persetujuan akhir.
  6. Email keputusan akhir kepada karyawan.
  7. Memperbarui SharePoint daftar dengan keputusan akhir.

Gambar ini merangkum langkah-langkah sebelumnya:

Diagram alur persetujuan berurutan.

Prasyarat

  • Power Automate.
  • Daftar SharePoint Online.
  • Office 365 Akun Outlook dan Office 365 Pengguna.

Catatan

Meskipun kami menggunakan SharePoint Online dan Office 365 Outlook dalam panduan ini, Anda dapat menggunakan layanan lain seperti Zendesk, Salesforce, atau Gmail. Jika Anda menggunakan SharePoint 2010, lihat SharePoint Penghentian alur kerja 2010

Sebelum Anda membuat alur, buat SharePoint daftar Online. Nantinya, kami akan menggunakan daftar ini untuk meminta persetujuan liburan.

Untuk tujuan panduan ini, SharePoint daftar Online yang Anda buat harus menyertakan kolom berikut:

Daftar SharePoint Online yang Anda buat harus menyertakan kolom berikut:

Titel Satu baris teks
Tanggal mulai liburan Tanggal dan waktu
Tanggal akhir liburan Tanggal dan waktu
Komentar Satu baris teks
disetujui Ya/Tidak
Komentar manajer Beberapa baris teks
Dimodifikasi Tanggal dan waktu
Dibuat Tanggal dan waktu
Pra-disetujui Ya/Tidak
Created By Orang atau grup
Dimodifikasi oleh Orang atau grup

Catat nama dan URL SharePoint daftar Online. Kami menggunakan item ini nanti saat Anda mengonfigurasi- SharePoint Saat item baru dibuat pemicu.

Power Automate menggunakan desainer klasik atau desainer Edit dengan Copilot (pratinjau). Untuk mengidentifikasi desainer mana yang Anda gunakan, buka bagian Catatan di Memahami desainer Edit dengan Copilot (pratinjau).

Buat alur Anda

  1. Masuk ke Power Automate.

  2. Pilih Alur saya di panel navigasi sisi kiri.

  3. Di menu kiri atas, pilih Alur>baru Alur cloud otomatis.

  1. Beri nama alur Anda.

  2. Di bawah Pilih pemicu alur Anda, pilih Saat item dibuat - SharePoint, lalu pilih Buat.

  3. Pada kartu Saat item dibuat , pilih Alamat Situs dan Nama Daftar untuk SharePoint daftar yang Anda buat sebelumnya.

  1. Pada kartu Saat item dibuat , pilih Alamat Situs dan Nama Daftar untuk SharePoint daftar yang Anda buat sebelumnya.

Mendapatkan manajer untuk orang yang membuat permintaan liburan

  1. Pilih +Langkah baru, lalu ketik dapatkan manajer ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan .

  2. Temukan, lalu pilih tindakan Dapatkan manajer (V2) - Office 365 Pengguna .

  3. Masukkan token Dibuat Melalui Email ke dalam kotak Pengguna (UPN) di kartu Dapatkan pengelola.

    Tindakan ini membuat pengelola untuk orang yang membuat permintaan SharePoint liburan.

Catatan

Sebaiknya simpan perubahan pada alur Anda secara berkala saat Anda pergi.

Menambahkan tindakan persetujuan untuk pra-persetujuan

  1. Pilih langkah baru.

  2. Ketik persetujuan ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan .

  3. Pilih Mulai dan tunggu tindakan persetujuan .

    Pilih tindakan persetujuan.

  4. Konfigurasikan Mulai dan tunggu kartu persetujuan sesuai dengan kebutuhan Anda.

    Catatan

    Bidang Jenis persetujuan, Judul , dan Ditetapkan Ke wajib diisi. Anda dapat menggunakan Markdown untuk memformat kolom Detail .

    Konfigurasikan Mulai dan tunggu persetujuan.

Tindakan ini mengirimkan permintaan pra-persetujuan ke alamat email dalam kotak Ditetapkan Kepada .

Tambah kondisi

  1. Pilih Langkah baru, lalu pilih Kondisi dalam daftar tindakan.

  2. Pada kartu Kondisi , pilih Pilih nilai di sebelah kiri.

    Daftar nilai dinamis ditampilkan.

  3. Pilih Respons Pemberi persetujuan respons dari daftar nilai dinamis.

    Pilih Token respons.

  4. Pilih kotak Pilih nilai di sebelah kanan, lalu masukkan Setujui ke dalam kotak.

    Catatan

    Respons yang valid untuk tindakan Persetujuan - Mulai persetujuan adalah "Setujui" dan "Tolak". Respons ini peka huruf besar/kecil.

  5. Kartu Kondisi Anda sekarang akan menunjukkan:

    Lihat kartu kondisi.

Catatan

Kondisi ini memeriksa respons dari Mulai dan menunggu tindakan persetujuan .

Menambahkan tindakan email untuk pra-persetujuan

  1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika ya dari kondisi tersebut.

    Tambahkan langkah baru.

  2. Masukkan kirim email ke dalam kotak pencarian di kartu Pilih tindakan .

  3. Pilih tindakan Kirim email (V2).

    Pilih Kirim tindakan email.

  4. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

    Catatan

    Untuk, Subjek, dan Tubuh diperlukan.

    Kartu ini adalah template untuk email yang dikirim ketika status permintaan liburan berubah.

    Dalam kotak Isi pada kartu Kirim email (V2), gunakan token Komentar dari tindakan Persetujuan - Mulai persetujuan .

Konfigurasikan template email yang telah disetujui sebelumnya.

Menambahkan tindakan pembaruan untuk permintaan yang telah disetujui sebelumnya

  1. Pilih Tambahkan tindakan di cabang Jika ya .

  2. Masukkan SharePoint dalam kotak pencarian pada kartu tindakan Pilih, pilih SharePoint filter, lalu pilih tindakan Perbarui item .

    Pilih Perbarui item.

  3. Konfigurasikan kartu item Perbarui sesuai dengan kebutuhan Anda.

Perbarui konfigurasi item.

Dapatkan pengelola pra-pemberi persetujuan

  1. Gunakan Dapatkan manajer untuk orang yang membuat langkah-langkah permintaan liburan yang kami lakukan sebelumnya untuk ditambahkan, lalu konfigurasikan tindakan Dapatkan manajer lainnya . Kali ini kita mendapatkan manajer pra-pemberi persetujuan.

  2. Kartu Dapatkan manajer 2 akan menyerupai gambar ini setelah selesai. Pastikan untuk menggunakan token Email dari kategori Dapatkan manajer pada kartu Tambahkan konten dinamis dari aplikasi dan layanan yang digunakan dalam kartu alur ini.

    Dapatkan manajer pra-pemberi persetujuan.

Menambahkan tindakan persetujuan akhir

  1. Gunakan tindakan tambahkan persetujuan untuk langkah-langkah pra-persetujuan yang kami lakukan sebelumnya untuk menambahkan, lalu konfigurasikan Mulai lain dan tunggu tindakan persetujuan . Tindakan ini mengirimkan permintaan email untuk persetujuan akhir.

  2. Setelah selesai, kartu akan menyerupai gambar ini:

    Konfigurasikan persetujuan.

Tambahkan kondisi persetujuan akhir

Ulangi langkah-langkah dari tambahkan kondisi untuk ditambahkan, lalu konfigurasikan Kondisi yang memeriksa keputusan pemberi persetujuan akhir.

Kirim email dengan persetujuan akhir

  1. Gunakan langkah-langkah dari Menambahkan tindakan email untuk ditambahkan pra-persetujuan , lalu konfigurasikan tindakan yang mengirim email saat permintaan liburan disetujui.

  2. Setelah selesai, kartu Anda akan menyerupai gambar ini:

    Template email persetujuan akhir.

Perbarui SharePoint dengan persetujuan

  1. Gunakan langkah-langkah dari Menambahkan tindakan pembaruan untuk ditambahkan permintaan yang telah disetujui sebelumnya, lalu konfigurasikan tindakan yang diperbarui SharePoint saat permintaan liburan disetujui.

  2. Setelah selesai, kartu akan menyerupai gambar ini:

    Perbarui kartu konfigurasi item.

Kirim email dengan penolakan pra-persetujuan

  1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika tidak ada .

  2. Masukkan Kirim ke dalam kotak pencarian Pilih kartu tindakan , pilih Office 365 Outlook untuk memfilter tindakan, lalu pilih tindakan Kirim email (V2) - Office 365 Outlook .

    Pilih tindakan Kirim email.

  3. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

    Kartu ini mewakili template untuk email yang dikirim saat status permintaan liburan berubah.

Konfigurasi untuk permintaan yang ditolak.

Tindakan ini harus ditambahkan ke cabang JIKA TIDAK, TIDAK MELAKUKAN APA PUN di bawah kartu Kondisi .

Perbarui SharePoint dengan penolakan pra-persetujuan

  1. Pilih Tambahkan tindakan.

  2. Masukkan pembaruan ke dalam kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan , lalu pilih item Perbarui - SharePoint tindakan.

    Pilih Perbarui item.

  3. Konfigurasikan kartu agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Perbarui SharePoint untuk permintaan yang ditolak.

Kirim email dengan penolakan akhir

  1. Gunakan langkah-langkah dari Kirim email dengan penolakan pra-persetujuan untuk menambahkan, lalu konfigurasikan tindakan yang mengirim email saat permintaan liburan ditolak oleh pemberi persetujuan akhir.

    Tindakan ini harus ditambahkan ke cabang JIKA TIDAK, TIDAK MELAKUKAN APA PUN di bawah kartu Ketentuan 2 .

  2. Setelah selesai, kartu akan menyerupai gambar ini:

    Cuplikan layar konfigurasi untuk permintaan yang ditolak.

Perbarui SharePoint dengan penolakan akhir

  1. Gunakan langkah-langkah dari Perbarui SharePoint dengan penolakan pra-persetujuan untuk menambahkan, lalu konfigurasikan tindakan yang diperbarui SharePoint jika pemberi persetujuan akhir menolak permintaan liburan.

  2. Setelah selesai, kartu akan menyerupai gambar ini:

    Perbarui kartu item.

  3. Pilih Perbarui alur untuk menyimpan pekerjaan yang telah kami lakukan.

Jika Anda mengikutinya, alur Anda akan menyerupai gambar ini:

Ikhtisar aliran.

Sekarang setelah Anda membuat alur, mari kita lihat penerapannya.

Minta persetujuan

Buat permintaan liburan di SharePoint daftar Online yang Anda buat sebelumnya.

Setelah Anda menyimpan permintaan ini, alur dipicu, lalu:

  1. Membuat permintaan di pusat persetujuan.
  2. Mengirim email permintaan persetujuan ke pemberi persetujuan.

Permintaan Anda akan menyerupai gambar ini:

Permintaan liburan.

Melihat permintaan persetujuan yang menunggu keputusan

Lihat semua permintaan persetujuan yang tertunda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Masuk ke Power Automate.

  2. Di panel navigasi sisi kiri, pilih Item>tindakan Persetujuan.

    Permintaan persetujuan Anda yang tertunda muncul di tab Diterima .

Pra-menyetujui permintaan

Jika Anda adalah pemberi persetujuan dalam alur persetujuan, Anda menerima email setiap kali seseorang membuat permintaan. Permintaan persetujuan juga dikirim ke pusat persetujuan. Anda kemudian dapat menyetujui atau menolak permintaan dari email, pusat persetujuan, atau Power Automate aplikasi.

Untuk menyetujui permintaan:

Email Pengirim

  1. Pilih Setujui dari email yang Anda terima saat item ditambahkan ke SharePoint daftar Online.

    Catatan: Jika Anda menggunakan perangkat seluler dengan aplikasi terinstal Power Automate , aplikasi akan Power Automate diluncurkan, jika tidak, pusat persetujuan akan terbuka di browser Anda.

  2. Masukkan komentar, lalu pilih tombol Konfirmasi .

Dari pusat persetujuan

  1. Masuk ke Power Automate.

  2. Pilih Persetujuan di panel navigasi sisi kiri.

  3. Pilih Setujui pada permintaan yang ingin Anda setujui.

  4. Tambahkan komentar, lalu pilih Konfirmasi di bagian bawah layar.

Power Automate Dari aplikasi

  1. Di ponsel Anda yang telah Power Automate menginstal aplikasi, pilih Setujui dari email permintaan persetujuan.

  2. Pilih Konfirmasi di sudut kanan atas layar.

  3. Halaman sukses menunjukkan, menunjukkan bahwa persetujuan Anda telah dicatat.

Catatan

Layar aktif Android, iOS dan Windows Phone mungkin sedikit berbeda, namun, fungsinya sama di semua perangkat.

Menyetujui permintaan

Langkah-langkah untuk menyetujui permintaan identik dengan langkah-langkah untuk pra-menyetujui permintaan

Pemberi persetujuan akhir mendapatkan permintaan liburan hanya setelah permintaan disetujui sebelumnya.

Menolak permintaan

Anda dapat menolak permintaan melalui email, pusat persetujuan, atau Power Automate aplikasi. Untuk menolak permintaan, ikuti langkah-langkah untuk menyetujui permintaan, tetapi pilih Tolak, bukan Setujui.

Setelah Anda mengonfirmasi keputusan Anda (penolakan permintaan), alur menjalankan langkah-langkah berikut:

  1. Mengirim email ke orang yang meminta liburan.
  2. Memperbarui SharePoint daftar Online dengan keputusan, dan komentar dari pemberi persetujuan.

Baca juga

Panduan persetujuan modern pemberi persetujuan tunggal