Membuat dan menguji alur kerja persetujuan dengan Power Automate

Dengan Power Automate, Anda dapat mengelola persetujuan dokumen atau proses di beberapa layanan, termasuk SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, for Business, Zendesk, OneDrive atau WordPress.

Untuk membuat alur kerja persetujuan, tambahkan Persetujuan - Mulai dan tunggu tindakan persetujuan ke alur apa pun. Setelah Anda menambahkan tindakan ini, alur Anda dapat mengelola persetujuan dokumen atau proses. Misalnya, Anda bisa membuat alur persetujuan dokumen yang menyetujui faktur, perintah kerja, atau penawaran penjualan. Anda juga dapat membuat alur persetujuan proses yang menyetujui permintaan liburan, kerja lembur, atau rencana perjalanan.

Pemberi persetujuan dapat merespons permintaan dari kotak masuk email, pusat Power Automate persetujuan, atau Power Automate aplikasi.

Buat aliran persetujuan

Berikut adalah ikhtisar alur yang akan kami buat dan uji:

Alur melakukan langkah-langkah berikut:

1. Dimulai saat seseorang membuat permintaan liburan di SharePoint daftar Online.

2. Menambahkan permintaan liburan ke pusat persetujuan, lalu mengirimkannya melalui email ke pemberi persetujuan.

3. Mengirim email dengan keputusan pemberi persetujuan kepada orang yang meminta liburan.

4. Memperbarui SharePoint daftar Online dengan komentar keputusan pemberi persetujuan.

Tip

Untuk informasi mendetail tentang penggunaan SharePoint dengan Power Automate, buka SharePoint dokumentasi.

Penting

Selalu ikuti praktik terbaik untuk keamanan SharePoint dan praktik terbaik organisasi Anda untuk memastikan lingkungan Anda aman. Keamanan berada di luar cakupan artikel ini.

Prasyarat

Untuk menyelesaikan tutorial ini, Anda harus memiliki akses ke:

• Power Automate.
• Daftar SharePoint Online.
• Office 365 Akun Outlook dan Office 365 Pengguna.

Catatan

Meskipun kami menggunakan Online dan SharePoint Outlook dalam panduan ini, Anda dapat menggunakan Office 365 layanan lain seperti Zendesk, Salesforce, atau Gmail. Jika Anda menggunakan SharePoint 2010, lihat SharePoint Penghentian alur kerja 2010

Sebelum Anda membuat alur, buat SharePoint daftar Online. Nantinya, kami akan menggunakan daftar ini untuk meminta persetujuan liburan.

Buat kolom ini di daftar Online Anda SharePoint :

Column	Tipe
Titel	Satu baris teks
Tanggal Mulai	Tanggal dan Waktu
Tanggal Akhir	Tanggal dan Waktu
Komentar	Satu baris teks
disetujui	Ya/Tidak
Komentar Manajer	Satu baris teks

Catat nama dan URL SharePoint daftar Online. Anda akan memerlukan item ini nanti saat Anda mengonfigurasi- SharePoint Saat item dibuat pemicu.

Membuat alur cloud otomatis

1. Masuk ke Power Automate.

2. Pilih Alur saya di panel navigasi sisi kiri.

3. Di menu kiri atas, pilih Alur baru Alur> cloud otomatis.

Menambahkan pemicu

1. Beri nama alur Anda.

2. Di bawah Pilih pemicu alur Anda, pilih Saat item dibuat - , lalu pilih SharePointBuat.

3. Pada kartu Saat item dibuat , pilih Alamat Situs dan Nama Daftar untuk SharePoint daftar yang Anda buat sebelumnya.

Alamat Situs dan Nama Daftar adalah item yang Anda catat sebelumnya dalam panduan ini.

Menambahkan tindakan profil

1. Pilih Langkah baru, lalu ketikprofil ke dalam kotak Pilih pencarian tindakan .

2. Pilih Office 365 Pengguna.

3. Temukan, lalu pilih tindakan Dapatkan profil saya (V2).

   

4. Pilih bidang dari profil Anda yang ingin Anda sertakan dalam alur Anda, lalu pilih Buat untuk menyimpan pekerjaan yang telah Anda lakukan sejauh ini.

Menambahkan tindakan persetujuan

1. Pilih langkah baru.

2. Ketik persetujuan ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan .

3. Pilih Mulai dan tunggu tindakan persetujuan .

   

4. Konfigurasikan Mulai dan tunggu kartu persetujuan sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Catatan

   Bidang Jenis persetujuan, Judul , dan Ditetapkan Ke wajib diisi. Anda dapat menggunakan Markdown untuk memformat kolom Detail .

   

Catatan

Tindakan ini mengirimkan permintaan persetujuan ke alamat email dalam kotak Ditetapkan Kepada .

Jika skenario Anda memerlukannya, Anda dapat melampirkan file ke permintaan persetujuan yang digunakan Microsoft Dataverse.

Menambahkan tindakan email untuk persetujuan

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengirim email jika permintaan liburan disetujui.

1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika ya dari kondisi tersebut.

   

2. Masukkan kirim email ke dalam kotak pencarian di kartu Pilih tindakan .

3. Pilih tindakan Kirim email (V2).

   

4. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Catatan

   Untuk, Subjek, dan Tubuh diperlukan.

   Kartu ini adalah template untuk email yang dikirim ketika status permintaan liburan berubah.

   Dalam kotak Isi pada kartu Kirim email (V2), gunakan token Komentar dari tindakan Persetujuan - Mulai persetujuan .

Menambahkan tindakan pembaruan untuk permintaan yang disetujui

1. Pilih Tambahkan tindakan di cabang Jika ya .

2. Masukkan SharePoint dalam kotak pencarian pada kartu tindakan Pilih, pilih filter, lalu pilihSharePoint tindakan Perbarui item .

   

3. Konfigurasikan kartu item Perbarui sesuai dengan kebutuhan Anda.

Catatan

Alamat Situs, Nama Daftar, Id , dan Judul diperlukan.

Menambahkan tindakan email untuk penolakan

1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika tidak ada .

2. Masukkan Kirim ke dalam kotak pencarian Pilih kartu tindakan, pilih Outlook untuk memfilter tindakan, lalu pilih tindakan Office 365 Kirim email (V2) - Outlook Office 365 .

   

3. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Kartu ini mewakili template untuk email yang dikirim saat status permintaan liburan berubah.

Menambahkan tindakan pembaruan untuk permintaan yang ditolak

1. Pilih Tambahkan tindakan.

2. Masukkan pembaruan ke dalam kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan , lalu pilih item Perbarui - SharePoint tindakan.

   

3. Konfigurasikan kartu agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Catatan

Alamat Situs, Nama Daftar, Id , dan Judul diperlukan.

4. Pilih Simpan untuk menyimpan pekerjaan yang telah kita lakukan.

Jika Anda mengikutinya, alur Anda akan menyerupai cuplikan layar ini:

Sekarang setelah kita membuat alurnya, saatnya untuk mengujinya!

Minta persetujuan untuk menguji alur Anda

Buat permintaan liburan di SharePoint daftar Online yang Anda buat sebelumnya.

Setelah Anda menyimpan permintaan ini, alur dipicu, lalu:

1. Membuat permintaan di pusat persetujuan.
2. Mengirim email permintaan persetujuan ke pemberi persetujuan.

Buat persetujuan jangka panjang

Jika kemungkinan alur Anda akan berjalan selama lebih dari 30 hari, pertimbangkan untuk menyimpan persetujuan Microsoft Dataverse Anda. Hal ini memungkinkan Anda membuat alur yang bertindak berdasarkan respons terhadap permintaan persetujuan, bahkan setelah waktu alur asli habis.

Untuk melakukannya, gunakan dua alur, satu untuk mengirim permintaan persetujuan, dan yang lainnya untuk menjalankan logika bisnis pada respons terhadap permintaan persetujuan, berdasarkan tindakan Buat persetujuan (v2). Pelajari selengkapnya tentang persetujuan jangka panjang.

Tip

Jika Anda menggunakan klien email modern, Anda tidak perlu bertanya-tanya apakah permintaan masih diperlukan karena Power Automate secara otomatis memperbarui email untuk menunjukkan bahwa permintaan persetujuan telah selesai.

Membatalkan permintaan persetujuan

Terkadang Anda mungkin ingin membatalkan permintaan persetujuan yang telah Anda kirim. Mungkin Anda membuat kesalahan dalam permintaan, atau itu tidak lagi relevan. Dalam kedua kasus tersebut, orang yang mengirim permintaan dapat membatalkannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih persetujuan
2. Pilih Batalkan persetujuan di panel samping.

Tip

Anda selalu dapat memilih tab Riwayat untuk melihat permintaan persetujuan yang telah Anda batalkan.

Catatan

Fitur batalkan didukung pada tindakan Buat persetujuan (v2).

Minta persetujuan dari pengguna tamu

Anda dapat mengirim permintaan persetujuan kepada orang di luar organisasi. Untuk melakukannya, gunakan Microsoft Entra pengguna tamu dengan mengundang pengguna dari penyewa lain sebagai tamu.

Saat Anda menetapkan peran kepada tamu, tindakan ini memberi tamu izin yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam proses persetujuan.

Sekarang setelah Anda membuat dan menguji alur Anda, pastikan untuk memberi tahu orang lain cara menggunakannya.

Baca juga

• Melihat dan mengelola permintaan persetujuan yang menunggu keputusan
• Buat alur persetujuan berurutan.
• Buat alur persetujuan paralel.
• Instal aplikasi Power Automate seluler untuk Android,, iOS atau Windows Phone.