Pianificazione dell'implementazione di Power BI: Ritirare e archiviare il contenuto

Nota

Questo articolo fa parte della serie di articoli sulla pianificazione dell'implementazione di Power BI. Questa serie è incentrata principalmente sull'esperienza di Power BI all'interno di Microsoft Fabric. Per un'introduzione alla serie, vedere Pianificazione dell'implementazione di Power BI.

Questo articolo consente di ritirare e archiviare il contenuto alla fine del ciclo di vita. Questo articolo è destinato principalmente a:

• Amministratori dell'infrastruttura: amministratori responsabili della supervisione dell'infrastruttura nell'organizzazione. Gli amministratori dell'infrastruttura potrebbero dover collaborare con altri amministratori, ad esempio quelli che supervisionano Microsoft 365 o Azure DevOps.
• Centro di eccellenza (COE) e team bi: i team responsabili della supervisione di Power BI nell'organizzazione. Questi team includono decision maker che decidono come gestire il ciclo di vita del contenuto di Power BI.
• Team operativi dei dati: i team responsabili della supervisione della gestione del ciclo di vita delle soluzioni dati aziendali. Questi team possono includere responsabili delle versioni, che gestiscono il ciclo di vita delle versioni del contenuto e tecnici che creano e gestiscono i componenti necessari per usare e supportare in modo efficace la gestione del ciclo di vita.
• Autori di contenuti e proprietari di contenuti: utenti che creano contenuti che vogliono pubblicare nel portale di Fabric per condividerli con altri utenti. Questi utenti sono responsabili della gestione del ciclo di vita del contenuto di Power BI creato.

La gestione del ciclo di vita è costituita dai processi e dalle procedure usate per gestire il contenuto dalla creazione al ritiro finale. Nella quinta fase della gestione del ciclo di vita è possibile supportare e monitorare il contenuto, che implica il supporto degli utenti e il contenuto pubblicato per facilitare l'adozione e la risoluzione dei problemi. Infine, si arriverà alla sesta e ultima fase del ciclo di vita del contenuto, in cui è possibile identificare il contenuto che non è più usato o necessario. In questa ultima fase, si ritira e archivia il contenuto.

Ritirare e archiviare il contenuto è importante quando il contenuto ha soddisfatto lo scopo. Garantisce che le risorse non rifiutino contenuto di supporto che non è necessario e rende più semplice per gli autori di contenuti e gli amministratori supervisionare il contenuto necessario. Quando si ritira e archivia il contenuto alla fine del ciclo di vita, consente di migliorare la governance e l'efficienza, perché si concentrano sul contenuto e sulle risorse pertinenti e sulle aree attive del tenant.

L'immagine seguente illustra il ciclo di vita del contenuto di Power BI, evidenziando la fase sei, in cui si ritira e archivia il contenuto.

Nota

Per una panoramica della gestione del ciclo di vita dei contenuti, vedere il primo articolo di questa serie.

Alla fine, i consumer potrebbero non avere più bisogno o usare il contenuto. Potrebbero esserci molti motivi, ad esempio la distribuzione di contenuto sostitutivo, obiettivi aziendali diversi o la modifica delle priorità.

La disattivazione del contenuto consente di gestire Power BI in modi diversi.

• Un minor numero di elementi riduce il disordine e mantiene l'ambiente più gestibile. Un minor numero di elementi consente anche agli utenti di esplorare il contenuto attivo ed è più facile da gestire.
• La rimozione di elementi inutilizzati riduce la confusione per gli utenti sul contenuto che devono usare.
• Il controllo diventa più semplice quando è incentrato sul contenuto attivo. Ciò vale soprattutto quando si controllano ruoli e autorizzazioni di sicurezza.
• Avere meno elementi può potenzialmente ottimizzare l'utilizzo della capacità perché le risorse non verranno usate accidentalmente.

Decidere quando e come ritirare il contenuto

È consigliabile valutare regolarmente i modelli di utilizzo nell'organizzazione durante l'esecuzione di attività di controllo e monitoraggio per identificare il contenuto candidato che è possibile ritirare. I passaggi sono noti come attività di pulizia del contenuto. Le attività di pulizia del contenuto sono le azioni pianificate regolarmente eseguite per esaminare il contenuto, mentre il ritiro del contenuto è ciò che accade quando si decide di rimuovere le autorizzazioni del contenuto alla fine del ciclo di vita. A seconda del volume di elementi pubblicati nel tenant, è possibile eseguire queste attività più regolarmente, ad esempio trimestrali o mensili.

Suggerimento

Il controllo a livello di tenant e il monitoraggio a livello di tenant sono attività chiave che consentono di decidere quando ritirare il contenuto.

Pianificare le attività di pulizia del contenuto

Quando si vuole analizzare il contenuto, è necessario prendere le considerazioni e le decisioni chiave seguenti per identificare cosa potrebbe essere ritirato e archiviato.

• Selezionare l'ambito di analisi: le attività di pulizia del contenuto possono essere eseguite a livello di tenant. Tuttavia, è anche comune condurre un'analisi a livello di area di lavoro, capacità o dominio. In questo modo, è possibile prendere decisioni e intervenire in base a specifiche esigenze o popolazioni di utenti. Ad esempio, gli amministratori dell'area di lavoro possono essere responsabili delle normali attività di pulizia del contenuto delle aree di lavoro gestite.
• Decidere un intervallo di tempo per il contenuto specifico: considerare l'intervallo di tempo pertinente per il contenuto che si sta analizzando. Anche se potrebbe essere presente un intervallo di tempo standard ,ad esempio senza utilizzo entro tre mesi, può essere difficile usare le stesse linee guida in ogni situazione. Si considerino gli esempi seguenti.
  • Intervallo di tempo standard di 3 mesi: esiste un'area di lavoro per il team di vendita per tenere traccia dei bonus trimestrali. Se negli ultimi tre mesi non è stato eseguito alcun utilizzo, l'intera area di lavoro è un candidato per il ritiro.
  • Intervallo di tempo di 1 mese più breve: un report operativo con dati sulle vendite giornaliere è destinato a un uso frequente giornaliero o settimanale. Se non è stato usato nell'ultimo mese, il report è un candidato per il ritiro.
  • Intervallo di tempo più lungo di 1 anno: un modello semantico viene prodotto dall'IT una volta all'anno per fornire report per revisori esterni. Anche se non ha alcun utilizzo negli ultimi mesi, è fondamentale mantenere il modello semantico. In questa situazione, un intervallo di tempo di più di un anno è giustificato prima di renderlo candidato per il pensionamento.
  • Eccezione senza intervallo di tempo: una scorecard contenente indicatori di prestazioni chiave dell'organizzazione chiave chiave (KPI) viene usata in modo intermittente dai dirigenti. Anche se l'utilizzo non è coerente e ha alcuni visualizzatori, questo contenuto specifico non verrà considerato per il ritiro esclusivamente in base all'utilizzo ridotto.
• Creare classificazioni: decidere la terminologia che verrà usata in modo coerente. Creare definizioni comuni per classificare termini come i termini usati di frequente, usati attivamente, usati occasionalmente e inutilizzati. Si consideri come applicare questi termini per analizzare i livelli di utilizzo del contenuto e di attività utente. Per altre informazioni, vedere Creare classificazioni.
• Selezionare le metriche di utilizzo pertinenti: nella maggior parte delle situazioni è necessario prendere in considerazione più metriche, incluse le visualizzazioni effettive totali per il contenuto e il totale degli utenti effettivi (visualizzatori) del contenuto. Si considerino gli esempi seguenti.
  • Numero elevato di visualizzazioni: un report potrebbe avere un numero elevato di visualizzazioni da un numero ridotto di utenti. Questa attività può riflettere scenari di utilizzo di BUSINESS intelligence e business intelligence per i team personali.
  • Numero elevato di utenti: un report potrebbe avere molti visualizzatori provenienti da diverse aree dell'organizzazione. Anche se il contenuto viene usato su larga scala, le visualizzazioni effettive potrebbero essere sporadiche e incoerenti. Questa attività potrebbe riflettere uno scenario di utilizzo di business intelligence aziendale.
  • Potenziali visualizzatori e visualizzatori effettivi: un'app Power BI o un report potrebbe avere autorizzazioni assegnate in modo che siano presenti molti potenziali visualizzatori. Tuttavia, è possibile che venga visualizzato l'utilizzo effettivo solo da una piccola percentuale di potenziali visualizzatori.
• Determinare chi eseguirà l'analisi e la pulizia dell'utilizzo: in base al modo in cui la proprietà e la gestione del contenuto viene gestita nell'organizzazione, considerare chi deve essere responsabile delle attività di pulizia del contenuto.

Dopo aver pianificato l'esecuzione di un'analisi di pulizia del contenuto, è necessario identificare il contenuto che verrà ritirato.

Identificare il contenuto che verrà ritirato

A questo punto, sono state pianificate attività regolari di pulizia dei contenuti e sono state prese alcune scelte chiave e decisioni su come analizzare il contenuto nel tenant. È ora possibile analizzare i modelli di utilizzo e identificare il contenuto candidato da ritirare. In genere, si vuole trovare contenuto con utilizzo ridotto e manutenzione da analizzare.

Prendere in considerazione le azioni seguenti per trovare il contenuto usato in modo sparse e non più gestito.

• Analizza visualizzazioni: è consigliabile concentrarsi sul numero di visualizzazioni per gli elementi visivi, ad esempio report e app.
  • Ordinare gli elementi in base alle visualizzazioni totali nell'intervallo di tempo (descritto nella sezione precedente). Concentrarsi sulla ricerca di elementi inutilizzati o usati solo occasionalmente.
  • Analizzare l'utilizzo recente in base all'intervallo di tempo.
  • Verificare la tendenza verso il basso rispetto agli ultimi periodi di tempo.
• Analizzare le query: è necessario concentrarsi sulle query inviate per gli elementi di dati, ad esempio i modelli semantici.
  • Ordinare gli elementi in base alle query totali nell'intervallo di tempo. Concentrarsi sulla ricerca di contenuto inutilizzato o usato solo occasionalmente.
  • Analizzare l'utilizzo recente in base all'intervallo di tempo.
  • Verificare la tendenza verso il basso rispetto agli ultimi periodi di tempo.
• Analizzare i visualizzatori: a volte, il numero totale di visualizzatori del contenuto nell'intervallo di tempo può essere rilevante anche quando viene confrontato con le visualizzazioni e le query.
  • Ordinare gli elementi in base al numero totale di visualizzatori nell'intervallo di tempo.
  • Filtrare i visualizzatori che sono creatori di contenuti, proprietari o membri del team di supporto, in modo da potersi concentrare sugli utenti con attività di sola visualizzazione.
  • Filtrare i visualizzatori che hanno usato il report una o due volte per visualizzare l'effetto sulla tendenza di utilizzo. È possibile che questi utenti aprì accidentalmente un report.
• Analizza le date di aggiornamento: per gli elementi di dati (ad esempio modelli semantici o flussi di dati), controllare l'ultima volta che il contenuto è stato aggiornato. Se non è stato aggiornato di recente, è probabile che supporti la conclusione che gli elementi di dati non vengono più usati.
• Controllare le date di aggiornamento del contenuto: potrebbe essere utile controllare l'ultima volta che il contenuto è stato aggiornato o ripubblicato. Il contenuto che non è stato aggiornato di recente supporta la possibilità che sia pronto per il ritiro.
• Verificare la documentazione: prima di basarsi esclusivamente sui dati delle statistiche di utilizzo, esaminare la documentazione o i metadati disponibili.
  • Individuare la documentazione esistente per il contenuto. Idealmente, un report includerebbe una pagina introduttiva per documentare l'utilizzo di destinazione e il pubblico di destinazione. Questo tipo di informazioni aiuta i visualizzatori ed è particolarmente utile quando il contenuto viene usato in modo irregolare.
  • Esaminare i metadati disponibili. Una descrizione dell'area di lavoro può contenere informazioni rilevanti sui modelli di utilizzo previsti. Un nome dell'area di lavoro può includere suffissi [Dev] o [Test] che chiarisce perché l'utilizzo varia notevolmente.
• Comunicare con il proprietario del contenuto: quando si trova un elemento candidato da ritirare, chiedere informazioni sul contenuto con il contatto o il relativo proprietario. Potrebbero avere altre informazioni sui modelli di utilizzo previsti che non sono facilmente evidenti dai dati delle statistiche di utilizzo. A volte potrebbe anche essere necessario parlare con esperti di materia o consumatori del contenuto per comprendere le loro esigenze future.

Suggerimento

L'API REST Get Unused Artifacts as Amministrazione è un modo per trovare gli elementi inutilizzati. Tenere tuttavia presente che l'API esegue ricerche negli ultimi 30 giorni di cronologia. Nella maggior parte dei casi è necessario un intervallo di tempo più ampio in modo da poter analizzare le tendenze nel tempo. Per altre informazioni, vedere Dati attività utente e Inventario tenant.

Preparare il ritiro del contenuto inutilizzato

A questo punto, è stato identificato il contenuto che è un buon candidato per ritirarsi. Successivamente, è necessario eseguire alcuni passaggi preliminari prima di archiviarlo ed eliminarlo.

• Confermare l'ambito degli elementi da eliminare: prima di procedere, assicurarsi di essere chiari esattamente su ciò che deve essere eliminato. In genere, si tratta di un'intera area di lavoro o di singoli elementi specifici, ad esempio un modello semantico e i report che lo usano.
• Verificare le dipendenze: analizzare la derivazione dei dati ed eseguire un'analisi di impatto per verificare che siano state rilevate tutte le dipendenze. Ad esempio, se un modello semantico verrà ritirato, verranno ritirati anche tutti i report che dipendono da esso.
• Identificare dove archiviare il contenuto: è fondamentale disporre di un backup, o di un archivio, di contenuto prima dell'eliminazione. In questo modo, è possibile recuperarlo in un secondo momento, in caso di necessità. L'archivio deve essere una posizione sicura con il livello minimo di autorizzazioni per garantire che gli utenti non trovino accidentalmente e usino il contenuto archiviato. Sono disponibili diverse opzioni per la creazione di un archivio. Potrebbe essere presente il controllo del codice sorgente, ad esempio l'integrazione con Git. In alternativa, è possibile scegliere di scaricare il file più recente dal servizio Power BI prima di eliminarlo. È anche possibile che sia disponibile un backup semantico del modello. In genere, è consigliabile archiviare il contenuto nel repository centrale in cui è stato archiviato durante il ciclo di vita, ad esempio una raccolta documenti di OneDrive o SharePoint o un repository Git.
• Confermare il piano di ripristino: dopo aver identificato la posizione in cui verrà archiviato il contenuto (descritto nel punto precedente), considerare cosa sarà il processo se si scopre che è necessario ripristinare il contenuto o eseguire il rollback. Ad esempio, è possibile chiedere all'amministratore di Fabric di ripristinare un'area di lavoro eliminata, purché venga eseguita durante il periodo di conservazione. In alternativa, è possibile scegliere di ripubblicare un elemento specifico dall'archivio creato. Eseguire un test del piano di ripristino in modo che sia possibile basarsi sul processo.
• Chiarire se è necessaria l'approvazione: a seconda del contenuto e dei processi, potrebbe essere necessario ottenere l'approvazione prima di eliminare il contenuto.
• Creare un log delle modifiche: se le domande vengono visualizzate in un secondo momento, è utile fare riferimento alla documentazione che include ciò che è stato eliminato, quando, perché e da chi.
• Confermare chi gestirà le eliminazioni: a volte la persona che ha deciso di ritirare il contenuto non è la stessa persona che eseguirà le eliminazioni. Verificare che siano concesse tutte le autorizzazioni necessarie.
  • Eliminare un'area di lavoro: esistono due modi per eliminare un'intera area di lavoro. Ogni modo richiede autorizzazioni diverse.
    • Il ruolo di amministratore dell'area di lavoro è appropriato quando l'utente che gestisce l'eliminazione è autorizzato ad accedere a tutto il contenuto nell'area di lavoro.
    • Il ruolo di amministratore dell'infrastruttura è particolarmente adatto agli amministratori tenant che non richiedono l'accesso diretto al contenuto. In questo caso, eseguiranno l'eliminazione dall'interno del portale di amministrazione.
  • Elimina un elemento: per eliminare un singolo elemento da un'area di lavoro all'interno di un'area di lavoro è necessario eliminare un singolo elemento da un'area di lavoro.
• Verificare quando eseguire le eliminazioni: poiché il contenuto non viene usato attivamente, la data e l'ora di eliminazione non dovrebbero essere importanti. Tuttavia, per ridurre al minimo i rischi, alcune organizzazioni hanno una finestra di modifica approvata.
• Comunicare con il proprietario del contenuto: informare i contatti o il proprietario che il contenuto verrà archiviato ed eliminato. In genere, gli utenti del contenuto non devono ricevere notifiche sul contenuto inattivo. Anche se le comunicazioni degli utenti possono essere occasionalmente appropriate, prestare attenzione alle situazioni in cui gli utenti saranno altamente resistenti alla perdita di contenuto inutilizzato perché non sono sicuri se saranno necessari in futuro.

Nota

Il periodo di conservazione per il ripristino di un'area di lavoro collaborativa potrebbe essere diverso da un'area di lavoro personale. L'impostazione Definisci periodo di conservazione dell'area di lavoro controlla per quanto tempo è possibile recuperare il contenuto dopo l'eliminazione. Per altre informazioni, vedere Conservazione dell'area di lavoro.

Archiviare ed eliminare contenuto inutilizzato

A questo punto, è stato identificato il contenuto che può essere ritirato e sono stati eseguiti i passaggi preliminari appropriati per rimuoverlo e archiviarlo. In questo passaggio finale si rimuove il contenuto. Ciò implica l'esecuzione delle decisioni e dei piani descritti nella sezione precedente.

• Archiviare il contenuto in una posizione sicura: esistono diversi modi per eseguire il backup del contenuto e consentire di recuperarlo se necessario (descritto più avanti nella sezione precedente).
• Eliminare il contenuto: il passaggio finale consiste nell'eliminare l'intera area di lavoro o i singoli elementi, come appropriato (descritto più avanti nella sezione precedente).

Elenco di controllo : quando si prevede di ritirare e archiviare il contenuto, le decisioni chiave e le azioni includono:

• Pianificare le attività di pulizia del contenuto: determinare se l'ambito dell'analisi sarà a livello di tenant, a livello di dominio o di area di lavoro. Prendere in considerazione anche chi eseguirà l'analisi dell'utilizzo.
• Decidere in base a un intervallo di tempo: in base alle caratteristiche del contenuto specifico, determinare l'intervallo di tempo migliore per identificare i candidati per il ritiro.
• Selezionare le metriche di utilizzo: considerare le metriche di utilizzo correlate alle visualizzazioni contenuto e ai visualizzatori più importanti per il contenuto.
• Creare classificazioni: decidere quali classificazioni si useranno per etichettare in modo coerente il contenuto quando si analizzano i modelli di utilizzo.
• Analizzare le statistiche di utilizzo: esaminare visualizzazioni, query, visualizzatori, aggiornare e aggiornare le attività. Ordinare, filtrare e analizzare i dati per individuare gli elementi candidati per il ritiro.
• Comunicare con il proprietario: contattare il proprietario del contenuto per confermare i risultati o ottenere informazioni aggiuntive sui modelli di utilizzo previsti. Assicurarsi di coordinare le attività di archiviazione ed eliminazione con esse.
• Analizzare la derivazione dei dati ed eseguire l'analisi dell'impatto: analizzare le dipendenze. Confermare l'ambito del contenuto da eliminare.
• Determinare come e dove archiviare il contenuto: decidere quale metodo verrà usato per il backup del contenuto.
• Verificare il periodo di conservazione dell'area di lavoro: visualizzare l'impostazione Definisci il periodo di conservazione dell'area di lavoro per comprendere il periodo di conservazione per le aree di lavoro eliminate nell'organizzazione.
• Confermare e testare il piano di ripristino: pianificare il ripristino del contenuto dall'archivio, se necessario. Testare il piano di ripristino per assicurarsi che sia affidabile.
• Verificare le autorizzazioni: verificare che le autorizzazioni necessarie siano assegnate all'utente o all'amministratore che eseguirà le eliminazioni.
• Archiviare il contenuto: archiviare un backup del contenuto in una posizione sicura che non è accessibile ai consumer.
• Eliminare il contenuto: eliminare l'intera area di lavoro o i singoli elementi, in base alle esigenze.

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Per altre considerazioni, azioni, criteri decisionali e consigli utili per l'implementazione di Power BI, vedere Pianificazione dell'implementazione di Power BI.