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Esperienze dei clienti con la migrazione a Power BI

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Questo articolo, che conclude la serie sulla migrazione a Power BI, condivide le lezioni chiave apprese da due clienti che hanno eseguito la migrazione a Power BI.

Azienda internazionale di beni di consumo

Un'azienda internazionale di beni di consumo, che vende centinaia di prodotti, nel 2017 ha preso la decisione di adottare una strategia di tipo cloud-first. Uno dei fattori principali per la selezione di Power BI come piattaforma di business intelligence (BI) è la sua profonda integrazione con Azure e Microsoft 365.

Eseguire una migrazione graduale

Nel 2017, l'azienda ha iniziato a usare Power BI. L'obiettivo iniziale dell'organizzazione è stato quello di introdurre Power BI come strumento BI aggiuntivo. La decisione ha fornito agli autori di contenuti, ai consumatori e al reparto IT il tempo di adattarsi a nuove modalità di distribuzione di BI. Ha inoltre consentito la creazione di competenze in Power BI.

Durante la seconda metà del 2018, è stato formalmente annunciato che Power BI sarebbe stato lo strumento di BI ufficiale dell'organizzazione. Di conseguenza, tutte le nuove attività di sviluppo BI dovranno avvenire in Power BI. La disponibilità di Power BI Premium ha rappresentato un fattore chiave per questa decisione. L'organizzazione ha quindi sconsigliato l'uso della piattaforma di BI precedente e ha avviato la pianificazione della transizione.

Verso la fine del 2019 è iniziata la migrazione del contenuto esistente dalla piattaforma di BI legacy a Power BI. Alcuni Early Adopter hanno eseguito la migrazione dei loro contenuti in modo rapido. Questo ha contribuito a far sì che Power BI prendesse ancora più piede all'interno dell'organizzazione. Ai proprietari e agli autori di contenuti è stato quindi richiesto di iniziare a prepararsi a eseguire la migrazione completa a Power BI entro la fine del 2020. L'organizzazione sta ancora affrontando le sfide legate a competenze, tempo e finanziamenti, anche se nessuna problematica è correlata alla piattaforma tecnologica stessa.

Importante

Power BI ha già avuto successo ed è stato introdotto all'interno dell'organizzazione prima che alle business unit venisse chiesto di eseguire una migrazione formale dalla precedente piattaforma di BI.

Preparare la gestione di risposte variabili

In questa grande organizzazione decentralizzata erano presenti diversi gradi di ricettività e volontà di passare a Power BI. Oltre ai problemi relativi alle tempistiche e al budget, parte del personale aveva investito significativamente nella formazione delle proprie competenze sulla precedente piattaforma di BI. Di conseguenza, l'annuncio della standardizzazione di Power BI non è stato accolto a di buon grado da tutti. Poiché ogni business unit dispone di un proprio budget, le singole unità hanno potuto prendere decisioni come questa. Poiché le decisioni relative agli strumenti IT sono state prese a livello centrale, gli sponsor esecutivi e i responsabili Bi hanno dovuto affrontare alcune difficoltà.

Importante

La comunicazione con i team di leadership in tutte le business unit è stata fondamentale per garantire che tutti potessero comprendere i vantaggi aziendali ad alto livello della standardizzazione di Power BI. Con l'avanzamento della migrazione e l'avvicinarsi della data di disattivazione della piattaforma BI legacy, una comunicazione efficace era sempre più fondamentale.

Osservare il quadro generale

L'azienda ha scoperto che, mentre alcuni report migrati potevano replicare accuratamente la progettazione originale, non tutti i singoli report potevano essere replicati fedelmente in Power BI. Si tratta di una situazione da mettere in conto in quanto tutte le piattaforme BI sono diverse. Questo ha reso evidente che era necessaria una diversa mentalità di progettazione.

Sono state fornite indicazioni agli autori di contenuti: concentrarsi sulla creazione di report idonei per lo scopo in Power BI anziché tentare una replica esatta del report legacy. Per questo motivo, gli esperti in materia devono essere attivamente disponibili durante il processo di migrazione per la consulenza e la convalida. Ci si è impegnati a considerare lo scopo di progettazione del report e per migliorarlo quando necessario.

Importante

In alcuni casi l'approccio più efficace consiste nell'adottare miglioramenti durante la migrazione. In altri casi, la scelta migliore consiste nel fornire esattamente lo stesso valore di prima, senza miglioramenti significativi, in modo da non compromettere la sequenza temporale di migrazione.

Valutare con cautela le priorità

È stata eseguita un'analisi della piattaforma di BI precedente per comprenderne completamente l'utilizzo. La piattaforma di BI precedente aveva migliaia di report pubblicati, ma è stato eseguito l'accesso solo a circa la metà di essi. Tale numero può essere ancora dimezzato quando si valutano i report ritenuti significativi per l'organizzazione. A tali report è stata data la priorità per la migrazione.

Importante

È molto facile sovrastimare la criticità di un report. Per i report che non vengono usati di frequente, valutare se è possibile rimuoverli completamente. In alcuni casi, la soluzione più semplice ed economica è non fare nulla.

Valutare con cautela la complessità

Per i primi report con priorità, le stime temporali sono state compilate in base ai livelli di lavoro stimati: semplice, medio o complesso. Sebbene sembri un processo relativamente semplice, non bisogna aspettarsi che le stime temporali siano accurate in base a un singolo report. È possibile che si verifichi una stima imprecisa. Ad esempio, l'azienda aveva un report che riteneva estremamente complesso. I consulenti hanno fornito una stima per la conversione pari a 50 giorni. Tuttavia, il report riprogettato in Power BI è stato completato in circa 50 ore.

Importante

Sebbene le stime temporali siano spesso necessarie per ottenere il finanziamento e le assegnazioni del personale, probabilmente sono molto più utili in senso globale.

Decidere il modo in cui vengono gestite le modifiche

Con un volume così elevato di asset BI, la gestione delle modifiche per i report aziendali rappresentava una sfida. I report gestiti dal reparto IT hanno seguito le procedure standard di gestione delle modifiche. Tuttavia, a causa del volume elevato, non è stato possibile effettuare una modifica centralizzata del contenuto aziendale.

Importante

Quando non è pratico gestire le modifiche da un team centrale, una responsabilità aggiuntiva è data alle business unit.

Creare una community interna

L'azienda ha istituito un Centro di eccellenza (COE, Center of Excellence) per fornire classi e risorse di formazione interna. Il COE funge anche da gruppo di consulenza interno con il compito di assistere gli autori di contenuti con problemi tecnici, di risolvere ostacoli e fornire una guida in merito alle procedure consigliate.

C'è anche una community interna di Power BI, che ha avuto un notevole successo con i suoi oltre 1.600 membri. La community viene gestita in Yammer. I membri possono porre domande rilevanti internamente e ricevere risposte rispettando le procedure consigliate e conformi ai vincoli organizzativi. Questo tipo di interazione da utente a utente attenua gran parte del carico relativo al supporto da parte del COE. Tuttavia, il COE monitora le domande e le risposte e partecipa alle conversazioni quando necessario.

Un'estensione della community interna è la nuova rete di esperti di Power BI. Essa include un numero limitato di campioni di Power BI pre selezionati all'interno dell'organizzazione. Si tratta di professionisti delle business unit altamente qualificati su Power BI, che sono campioni entusiasti e che desiderano risolvere in modo attivo i problemi all'interno dell'azienda. I membri della rete di esperti di Power BI dovranno rispettare le procedure consigliate e le linee guida stabilite dal COE e aiutare la community interna Power BI più ampia a comprenderle e implementarle. Sebbene la rete di esperti di Power BI collabori con il COE e possa ricevere formazione dedicata, gli esperti di Power BI operano in modo indipendente dal COE. Ogni esperto di Power BI può definire i parametri per il loro operato, tenendo presente che hanno altre responsabilità e priorità nel proprio ruolo ufficiale.

Importante

Hanno un ambito ben definito per le attività del COE, ad esempio adozione, governance, guida, procedure consigliate, formazione, supporto e forse anche sviluppo pratico. Sebbene un COE sia estremamente prezioso, calcolare il suo ritorno sugli investimenti può essere difficile.

Monitorare lo stato e la riuscita della migrazione

Gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) vengono monitorati continuamente durante la migrazione a Power BI. Essi consentono all'azienda di comprendere le tendenze per le metriche, ad esempio il numero di visite ai report, il numero di report attivi e gli utenti distinti per ogni mese. Un maggiore utilizzo di Power BI viene misurato insieme a un utilizzo ridotto della piattaforma di BI precedente, con l'obiettivo di ottenere una relazione inversa. Le destinazioni vengono aggiornate ogni mese per adattarsi ai cambiamenti. Se l'utilizzo non avviene alla velocità desiderata, vengono identificati i colli di bottiglia affinché sia possibile intraprendere un'azione appropriata.

Importante

Creare una scorecard della migrazione con business intelligence utilizzabile per monitorare il successo dell'operazione di migrazione.

Grazie azienda di trasporti e logistica

Una grande azienda di trasporti e logistica per l'America del Nord sta investendo attivamente nella modernizzazione dei suoi sistemi di analisi e di infrastruttura dei dati.

Consentire un periodo di crescita graduale

L'azienda ha iniziato a usare Power BI nel 2018. A metà 2019, Power BI diventata la piattaforma preferita per tutti i nuovi casi d'uso di BI. Quindi, nel 2020, l'azienda si è concentrata sull'eliminazione della piattaforma di BI esistente, oltre a un'ampia gamma di soluzioni personalizzate BI ASP.NET sviluppate.

Importante

Power BI aveva molti utenti attivi all'interno dell'organizzazione prima di iniziare la fase all'esterno della piattaforma BI e delle soluzioni legacy.

Bilanciare i gruppi centralizzati e distribuiti

Nell'azienda sono disponibili due tipi di team di BI: un team di BI centrale e gruppi di analisi distribuiti all'interno di tutta l'organizzazione. Il team di BI centrale ha la responsabilità della proprietà di Power BI come piattaforma, ma non possiede alcun contenuto. In questo modo, il team di BI centrale è un hub di abilitazione tecnico che supporta i gruppi di analisi distribuiti.

Ogni gruppo di analisi è dedicato a una specifica business unit o a una funzione di servizi condivisi. Un piccolo gruppo potrebbe contenere un solo analista, mentre un gruppo più grande potrebbe avere 10-15 analisti.

Importante

I gruppi di analisi distribuiti comprendono esperti in materia che hanno familiarità con le esigenze aziendali quotidiane. Questa separazione consente al team di BI centrale di concentrarsi principalmente sull'abilitazione tecnica e sul supporto dei servizi e degli strumenti di BI.

Concentrarsi sulla riutilizzabilità del modello semantico

Basarsi sulle soluzioni BI ASP.NET personalizzate è stato un ostacolo allo sviluppo di nuove soluzioni di BI. Il set di competenze richiesto significava che il numero di autori di contenuti self-service era ridotto. Poiché Power BI è uno strumento molto più accessibile, appositamente progettato per la BI in modalità self-service, dopo il suo rilascio si diffonde rapidamente all'interno di tutta l'organizzazione.

L'empowerment degli analisti dei dati all'interno dell'azienda ha comportato risultati positivi immediati. Tuttavia, l'obiettivo iniziale dello sviluppo di Power BI è stato la visualizzazione. Anche se ha portato a soluzioni di business intelligence preziose, questo obiettivo ha portato a un numero elevato di file di Power BI Desktop, ognuno con una relazione uno-a-uno tra il report e il relativo modello semantico. Ciò ha portato a un numero elevato di modelli semantici, a una duplicazione dei dati e della logica di business. Per ridurre la duplicazione dei dati, della logica e del lavoro richiesto, l'azienda ha offerto formazione e fornito supporto agli autori di contenuti.

Importante

Includere informazioni sull'importanza della riusabilità dei dati nell'attività di formazione interna. Risolvere i concetti importanti non appena si presentano è una questione di praticità.

Testare l'accesso ai dati in più modi

La piattaforma data warehouse dell'azienda è DB2. In base alla progettazione data warehouse corrente, l'azienda ha scoperto che i modelli DirectQuery hanno funzionato meglio per i loro requisiti rispetto ai modelli Import.

Importante

Eseguire una modello di verifica tecnica per valutare la modalità di archiviazione del modello più adatta. Inoltre, insegnare ai creatori di modelli di dati le modalità di archiviazione del modello e come scegliere una modalità appropriata per il progetto.

Istruire gli autori sulle licenze Premium

Poiché è stato più semplice iniziare a usare Power BI (rispetto alla piattaforma di BI legacy), la maggior parte dei primi utenti erano persone senza una licenza per lo strumento di BI precedente. Come previsto, il numero di autori di contenuti è aumentato considerevolmente. Questi autori di contenuti volevano comprensibilmente condividere il contenuto con altri utenti, causando così una necessità continua di licenze aggiuntive Power BI Pro.

L'azienda ha realizzato un grande investimento nelle aree di lavoro Premium, in particolare per distribuire il contenuto Power BI a molti utenti con licenze gratuite di Fabric. Il team di supporto collabora con gli autori di contenuti per assicurarsi che usino le aree di lavoro Premium quando necessario. Ciò evita di allocare inutilmente licenze di Power BI Pro quando un utente deve solo utilizzare il contenuto.

Importante

Si verificano spesso problemi di gestione delle licenze. Prepararsi a educare e aiutare gli autori di contenuti a risolvere le domande relative alle licenze. Verificare che le richieste degli utenti in merito alle licenze di Power BI Pro siano giustificate.

Importante

A volte questo articolo si riferisce a Power BI Premium o alle relative sottoscrizioni di capacità (SKU P). Tenere presente che Microsoft sta attualmente consolidando le opzioni di acquisto e ritirando gli SKU di Power BI Premium per capacità. I clienti nuovi ed esistenti devono invece prendere in considerazione l'acquisto di sottoscrizioni con capacità Fabric (SKU F).

Per altre informazioni, vedere Aggiornamento importante disponibile per le licenze Power BI Premium e Domande frequenti su Power BI Premium.

Comprendere i gateway dati

All'inizio, l'azienda aveva molti gateway personali. L'uso di un cluster di gateway dati locale sposta le attività di gestione al team di BI centrale, che consente alla community di autori di contenuti di concentrarsi sulla creazione di contenuti. Il team di BI centrale ha collaborato con la community di utenti Power BI interni per ridurre il numero di gateway personali.

Importante

Disporre di un piano per la creazione e la gestione di gateway dati locali. Decidere chi è autorizzato a installare e usare un gateway personale e informarlo dei criteri del gateway. Per altre informazioni, vedere Gestire i gateway.

Formalizzare il piano di supporto

Dato che l'adozione di Power BI è cresciuta all'interno dell'organizzazione, l'azienda si è resa conto che un approccio di supporto multilivello funzionava bene:

  • Livello 1: interno al team: gli utenti imparano e insegnano l'uno all'altro quotidianamente.
  • Livello 2: community Power BI: le persone fanno domande alla community di team interni per apprendere gli uni dagli altri e comunicare informazioni importanti.
  • Livello 3: team BI centrale e COE: le persone inviano richieste di assistenza tramite posta elettronica. Le sessioni all'interno degli orari lavorativi vengono mantenute due volte alla settimana per discutere collettivamente i problemi e condividere idee.

Importante

Sebbene i primi due livelli siano meno formali, sono ugualmente importanti come il terzo livello di supporto. Gli utenti esperti tendono a basarsi principalmente sulle persone che conoscono, mentre gli utenti più recenti, o i singoli analisti di dati per una business unit o un servizio condiviso, tendono a basarsi maggiormente sul supporto formale.

Investire in formazione e governance

Nell'anno trascorso, l'azienda ha migliorato le proprie offerte di formazione interna e ha migliorato il programma di governance dei dati. Il comitato di governance include i membri chiave di ognuno dei gruppi di analisi distribuiti, oltre al COE.

Nel catalogo interno sono ora presenti sei corsi interni su Power BI. Il corso Dashboard in a day rimane un corso comune per principianti. Per consentire agli utenti di approfondire le proprie competenze, viene offerta una serie di tre corsi su Power BI e due corsi su DAX.

Una delle più importanti decisioni di governance dei dati relative alla gestione delle capacità Premium. L'azienda ha scelto di allineare la propria capacità con aree di analisi chiave in business unit e servizi condivisi. Pertanto, in caso di inefficienze, l'effetto si verifica solo all'interno di tale area e gli amministratori con capacità decentralizzata hanno la possibilità di gestire la capacità in base alle esigenze.

Importante

Prestare attenzione alla modalità di utilizzo delle capacità Premium e alla modalità di assegnazione delle aree di lavoro.

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Altre risorse utili includono:

Partner esperti di Power BI sono a disposizione per aiutare le organizzazioni a completare con successo il processo di migrazione. Per collaborare con un partner Power BI, visitare il portale dei partner Power BI.