Informazioni sulla conservazione per Exchange

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Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Questo articolo integra Informazioni sulla conservazione con informazioni specifiche per Exchange. Per altri carichi di lavoro, vedere:

Consiglio

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Cosa è incluso per la conservazione e l'eliminazione

Usando i criteri di conservazione e le etichette di conservazione è possibile mantenere ed eliminare gli elementi di Exchange dalle cassette postali condivise e degli utenti seguenti: messaggi di posta elettronica (inclusi i messaggi ricevuti, le bozze e i messaggi inviati) con allegati, note e attività che hanno una data di fine.

Gli elementi del calendario con una data di fine sono supportati per i criteri di conservazione, ma non per le etichette di conservazione.

Le cartelle pubbliche sono supportate per i criteri di conservazione, ma non sono supportate per le etichette di conservazione.

I contatti, le attività e gli elementi del calendario che non hanno una data di fine non sono supportati.

Altri elementi archiviati in una cassetta postale, ad esempio i messaggi di Skype e di Teams, non sono inclusi nelle etichette o nei criteri di conservazione per Exchange. Questi elementi hanno criteri di conservazione personalizzati.

Le cassette postali devono avere almeno 10 MB di dati prima che le impostazioni di conservazione vengano applicate e le etichette di conservazione possano essere pubblicate.

Funzionamento della conservazione per Exchange

Le cassette postali e le cartella pubbliche utilizzano la cartella Elementi ripristinabili per conservare gli elementi. Solo gli utenti a cui sono state assegnate autorizzazioni di eDiscovery possono visualizzare il contenuto di una cartella Elementi ripristinabili di un altro utente.

Quando un utente elimina un messaggio in una cartella diversa dalla cartella Posta eliminata, per impostazione predefinita il messaggio passa alla cartella Posta eliminata. Tuttavia, un utente può eliminare temporaneamente un elemento (MAIUSC+CANC) di qualsiasi cartella. Con questa operazione la cartella Posta eliminata viene ignorata e l'elemento viene inserito direttamente nella cartella Elementi ripristinabili.

Quando si applicano le impostazioni di conservazione ai dati di Exchange, un processo timer valuta periodicamente gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili. Se un elemento non corrisponde alle regole specificate in almeno un criterio o una etichetta di conservazione, viene eliminato definitivamente dalla cartella Elementi ripristinabili. Gli elementi configurati per la revisione dell'eliminazione non vengono mai eliminati definitivamente dalla cartella Elementi ripristinabili fino a quando l'eliminazione non viene confermata.

Nota

In base al primo principio di conservazione, l'eliminazione permanente viene sempre sospesa se lo stesso elemento deve essere conservato a causa di un altro criterio di conservazione o un'altra etichetta di conservazione oppure è sottoposto a blocchi di eDiscovery per motivi legali o di indagine.

L’esecuzione del processo timer può richiedere fino a 7 giorni e il percorso di Exchange deve contenere almeno 10 MB.

Quando un utente prova a modificare le proprietà di un elemento della cassetta postale, ad esempio, l'oggetto, il corpo, gli allegati, i mittenti, i destinatari o la data di invio o di ricezione di un messaggio, una copia dell'elemento originale viene salvata nella cartella Elementi ripristinabili prima che la modifica diventi effettiva. Questo si verifica per ogni modifica successiva. Alla fine del periodo di conservazione, le copie nella cartella Elementi ripristinabili vengono eliminate definitivamente.

Dopo che le impostazioni di conservazione vengono assegnate ai contenuti di Exchange, i percorsi del contenuto variano in base al fatto che le impostazioni di conservazione siano Conserva ed elimina, Conserva solo o Elimina solo.

Se l'impostazione di conservazione è Conserva ed elimina:

Diagramma del flusso di conservazione nella posta elettronica e nelle cartelle pubbliche.

  1. Se l'elemento viene modificato o eliminato definitivamente dall'utente, con MAIUSC+CANC o eliminandolo da Posta eliminata, durante il periodo di conservazione: l'elemento viene spostato o copiato, in caso di modifica, nella cartella Elementi ripristinabili. Lì, a intervalli regolari viene eseguito un processo timer che identifica i messaggi il cui periodo di conservazione è scaduto. Questi elementi vengono eliminati definitivamente entro 14 giorni dalla data di fine del periodo di conservazione. 14 giorni è l'impostazione predefinita, ma può essere configurato un valore fino a 30 giorni.

  2. Se l'elemento non viene modificato o eliminato durante il periodo di conservazione: lo stesso processo viene eseguito periodicamente in tutte le cartelle della cassetta postale e identifica i messaggi il cui periodo di conservazione è scaduto. Questi elementi vengono eliminati definitivamente entro 14 giorni dalla data di fine del periodo di conservazione. 14 giorni è l'impostazione predefinita, ma può essere configurato un valore fino a 30 giorni.

Quando l'impostazione di conservazione è Conserva solo o Elimina solo, i percorsi del contenuto sono varianti di Conserva ed elimina:

Percorsi di contenuto per l'impostazione di conservazione Conserva solo

  1. Se l'elemento viene modificato o eliminato durante il periodo di conservazione: una copia dell'elemento originale viene creata nella cartella Elementi ripristinabili e conservata fino al termine del periodo di conservazione, quindi la copia nella cartella Elementi ripristinabili viene eliminata definitivamente entro 14 giorni dalla scadenza dell'elemento.

  2. Se l’elemento non viene modificato o eliminato durante il periodo di conservazione: non succede niente prima o dopo il periodo di conservazione. L’elemento rimane nella posizione originale.

Percorsi di contenuto per l'impostazione di conservazione Elimina solo

  1. Se l’elemento non viene eliminato durante il periodo configurato: alla fine del periodo configurato nel criterio di conservazione, l’elemento viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili.

  2. Se l'elemento viene eliminato durante il periodo configurato: l'elemento viene immediatamente spostato nella cartella Elementi ripristinabili. Se un utente elimina l’elemento da questa posizione o svuota la cartella Elementi ripristinabili, l’elemento viene eliminato definitivamente. In caso contrario, l'elemento viene eliminato definitivamente dopo un periodo di 14 giorni nella cartella Elementi ripristinabili.

Notifica utente della data di scadenza

I criteri di conservazione per Exchange, a differenza dei criteri di conservazione per gli altri carichi di lavoro di Microsoft 365, hanno una presenza utente visualizzando nella parte superiore di ogni messaggio di posta elettronica il nome del criterio di conservazione con la data di scadenza più breve per l'elemento e la data di scadenza calcolata per tale elemento. Gli utenti non visualizzano questa notifica se i criteri di conservazione non eliminano gli elementi (solo conservazione).

Se a un messaggio di posta elettronica viene applicata un'etichetta di conservazione, il nome dell'etichetta e la data di scadenza corrispondente vengono sempre visualizzati e sostituiranno il nome e la data dei criteri di conservazione applicato alla cassetta postale.

Tenere presente che, in questo contesto, la data di scadenza per l'eliminazione di un messaggio di posta elettronica è il momento in cui gli utenti possono aspettarsi che il messaggio di posta elettronica passi automaticamente alla cartella Elementi ripristinabili, se non è già presente. I messaggi di posta elettronica nella cartella Elementi ripristinabili non verranno eliminati definitivamente, ma rimarranno in tale cartella ai fini della conformità se sono soggetti a impostazioni di conservazione per conservarlo o sono sottoposti a blocco di eDiscovery per motivi legali o di indagine.

Quando un utente abbandona l’organizzazione

Se un utente abbandona l'organizzazione e la relativa cassetta postale è inclusa nei criteri di conservazione, quest'ultima diventerà inattiva quando viene eliminato l'account di Microsoft 365 dell'utente. I contenuti di una cassetta postale inattiva sono comunque soggetti ai criteri di conservazione applicati alla cassetta postale prima della disattivazione e sono disponibili per la ricerca eDiscovery. Per altre informazioni, vedere Cassette postali inattive in Exchange Online.

Quando le impostazioni di conservazione non si applicano più perché i dati vengono eliminati definitivamente o il periodo di conservazione è scaduto, l'amministratore di Exchange ora può eliminare la cassetta postale non attiva. In questo scenario, la cassetta postale inattiva non viene eliminata automaticamente.

Linee guida per la configurazione

Se si configura per la prima volta la conservazione dei dati in Microsoft 365, vedere l'introduzione alla gestione del ciclo di vita dei dati .

Se si è pronti per configurare un criterio di conservazione o un'etichetta di conservazione per Exchange, vedere le istruzioni seguenti: