Gestire la segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e le chiamate Code

2025-04-10
Si applica a: Microsoft Teams, Microsoft Outlook

Questo articolo descrive come configurare e gestire la segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e le chiamate Code. La segreteria telefonica condivisa è un tipo specializzato di casella vocale che consente a più utenti di accedere a una singola casella di posta in arrivo della segreteria telefonica. La segreteria telefonica condivisa viene recapitata a un gruppo, consentendo a qualsiasi membro del gruppo di accedere al messaggio, mentre la segreteria personale viene inviata a un singolo utente, consentendo a tale persona di accedere automaticamente al messaggio.

La segreteria telefonica condivisa si integra con Gruppi di Microsoft 365 ed è accessibile in Outlook o tramite la sezione Chiamate in un canale di Microsoft Teams associato a un gruppo. La segreteria telefonica condivisa può anche connettersi a una lista di distribuzione o a un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica. Per un confronto tra le opzioni disponibili, fare riferimento alla tabella seguente:

Messaggio vocale condiviso	Gruppi di Microsoft 365	Gruppi di distribuzione	Gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica
Visibile in Outlook/Exchange	Sì	Sì	Sì
Visibile in Teams	Sì¹	No	No
Applicare le regole di Outlook	No	Sì	Sì

¹ Solo se il gruppo di Microsoft 365 è connesso a una coda di chiamata tramite un canale associato a un gruppo di Microsoft 365.

Con un gruppo di Microsoft 365, i messaggi vocali condivisi vengono recapitati nella cartella associata del gruppo. Al contrario, quando si usa una lista di distribuzione o un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica, ogni utente riceve una copia della segreteria telefonica nella propria cartella Posta in arrivo di Outlook.

Gli utenti possono ricevere la segreteria telefonica condivisa solo tramite la logica di reindirizzamento da Operatori automatici o Chiamata Code. Per altre informazioni sugli operatori automatici e sulle chiamate Code, vedere Pianificare gli operatori automatici di Teams e le code di chiamata.

Per informazioni sulla segreteria telefonica personale, vedere Configurare Cloud Voicemail.

Prerequisiti

Per gestire la segreteria telefonica condivisa, è necessario configurare una delle opzioni seguenti: un gruppo di Microsoft 365, una lista di distribuzione o un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica. Sia i gruppi privati che i gruppi pubblici supportano la segreteria telefonica condivisa. Tuttavia, se si sceglie di usare un gruppo pubblico, ogni membro dell'organizzazione può accedere al gruppo e ai dati associati, inclusi i messaggi vocali.

Anche se la creazione di una nuova lista di distribuzione o di un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica è un processo semplice, la configurazione di un gruppo di Microsoft 365 può richiedere specifiche aggiuntive. Queste informazioni seguenti sono incentrate sulla configurazione della segreteria telefonica condivisa con i gruppi di Microsoft 365.

Se l'organizzazione prevede di visualizzare e gestire i messaggi vocali condivisi nelle chat di Microsoft Teams o in altre applicazioni, assicurarsi che il gruppo di Microsoft 365 in uso disponga del supporto di Teams. I messaggi vocali condivisi archiviati nei gruppi supportati da Teams sono accessibili tramite Microsoft Teams.

Esistono diversi modi per creare gruppi di Microsoft 365. È consigliabile uno dei metodi seguenti:

Creare un gruppo di Microsoft 365 nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365- Verificare che il gruppo abbia sia una cassetta postale che il supporto di Teams abilitati.
Creare un gruppo di Microsoft 365 in Outlook - I gruppi di Outlook hanno una cassetta postale abilitata per impostazione predefinita, ma potrebbero non disporre del supporto di Teams. Per altre informazioni, vedere Creare un gruppo in Outlook.
Creare un gruppo di Microsoft 365 in Microsoft Teams - I gruppi basati su Teams potrebbero avere la cassetta postale nascosta per impostazione predefinita. Per rendere visibile la cassetta postale, usare il cmdlet Set-UnifiedGroup con il -HiddenFromExchangeClientsEnabled parametro per rendere visibile una cassetta postale.
```
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
```
Per altre informazioni sulla creazione di un gruppo in Teams, vedere Gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams.

Se si seleziona un gruppo di Microsoft 365 supportato da non Teams, l'organizzazione può gestire solo i messaggi vocali indirizzati a questo gruppo in Outlook.

Per altre informazioni sui gruppi di Microsoft 365, vedere Panoramica di Gruppi di Microsoft 365 per gli amministratori

Configurare la segreteria telefonica condivisa

Gli amministratori possono configurare la segreteria telefonica condivisa sia per gli operatori automatici che per le chiamate Code.

Solo i membri del gruppo, della lista di distribuzione o del gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica designato di Microsoft 365 possono accedere alla segreteria telefonica condivisa associata. Ogni messaggio vocale condiviso è collegato a un singolo gruppo.

Per impedire la condivisione eccessiva delle informazioni, ogni coda di chiamata o operatore automatico specifico deve avere un proprio gruppo per la segreteria condivisa. Se si configura il reindirizzamento delle chiamate in modo che più Code di chiamata con agenti diversi condividano un comune gruppo di messaggi vocali condivisi, ogni utente del gruppo dispone dell'autorizzazione per gestire i messaggi vocali. Questa configurazione può causare inavvertitamente la condivisione eccessiva di informazioni riservate. Per questo motivo, è consigliabile creare un gruppo di segreteria telefonica condiviso separato per ogni singola coda di chiamata o operatore automatico.

Per altre informazioni, vedere Gestire le impostazioni della coda di chiamata e dell'operatore automatico in Microsoft Teams.

Operatori automatici

Per gli operatori automatici, è possibile configurare regole di reindirizzamento per inoltrare le chiamate a un messaggio vocale condiviso. Ad esempio, è possibile configurare una regola per inoltrare le chiamate fuori sede alla segreteria telefonica condivisa o per inoltrare le chiamate all'interno di una determinata categoria direttamente alla segreteria telefonica condivisa.

Per le chiamate dell'operatore automatico inviate alla segreteria telefonica condivisa, è possibile abilitare o eliminare un messaggio di saluto del sistema. I saluti personalizzati non sono ancora disponibili per gli operatori automatici.

Per altre informazioni sugli operatori automatici, vedere Configurare un operatore automatico di Microsoft Teams.

Chiama Code

Gli amministratori o gli utenti autorizzati di una coda di chiamata possono impostare messaggi di saluto personalizzati per la segreteria telefonica condivisa per le seguenti funzionalità:

Overflow chiamata
Timeout chiamata
Nessun agente

È anche possibile disattivare i saluti personalizzati per La chiamata Code. Evitare di includere caratteri speciali nei messaggi di saluto della segreteria telefonica condivisa.

Per altre informazioni sulla creazione di messaggi di saluto per call Code, vedere manage-voice-applications-policies.

Per ulteriori informazioni sul reindirizzamento di Call Code alla segreteria telefonica condivisa, vedere Gestione delle eccezioni delle chiamate in coda di chiamata e Messaggi aggiuntivi sulla gestione delle eccezioni delle chiamate in coda di chiamata.

Posizione dei messaggi vocali condivisi

I messaggi vocali condivisi sono accessibili sia in Microsoft Outlook che in Microsoft Teams, anche se l'interfaccia di Teams offre attualmente un'esperienza utente più limitata.

Microsoft Outlook

In Outlook, i messaggi vocali condivisi vengono archiviati nella cartella del gruppo di Microsoft 365 o nella Posta in arrivo, a seconda del tipo di gruppo. Per un gruppo di Microsoft 365, gli utenti possono trovare i messaggi vocali condivisi nella cartella del gruppo. Per una lista di distribuzione o un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica, una copia di ogni messaggio vocale condiviso viene recapitata nella Posta in arrivo di ogni utente. I messaggi vocali personali si trovano in genere nella cartella Posta in arrivo dell'utente o, nelle versioni precedenti di Outlook, nella cartella ricerche della segreteria telefonica.

I messaggi vocali in Outlook sono essenzialmente messaggi di posta elettronica normali che contengono dati specifici della segreteria telefonica, ovvero un file allegato audio con la trascrizione del messaggio registrato. Tutti i messaggi vocali sono categorizzati con il tipo Segreteria telefonica, che consente di applicare regole di Outlook specifiche a questo tipo di messaggio. Ad esempio, è possibile creare una regola per spostare tutti i messaggi di posta elettronica con il tipo Di segreteria telefonica in una cartella separata. Le funzionalità standard disponibili per i normali messaggi di posta elettronica, ad esempio l'eliminazione, il contrassegno come già letto o da leggere, l'applicazione delle impostazioni di protezione dei messaggi, la categorizzazione e il contrassegno, sono disponibili anche per i messaggi vocali. Anche se non è possibile applicare regole di posta alle cartelle dei gruppi di Microsoft 365, è possibile configurare le impostazioni del gruppo in modo da inviare una copia del messaggio dalla posta in arrivo del gruppo alla posta in arrivo di un utente e quindi ogni utente può applicare una regola di posta nella propria Posta in arrivo.

Per un riepilogo automatico più accurato dei messaggi vocali con Outlook Copilot, è consigliabile organizzare tutti i messaggi vocali in una cartella separata in modo da richiedere a Copilot di riepilogare solo i nuovi messaggi in quella cartella specifica.

Per altre informazioni sull'organizzazione di messaggi di posta elettronica, l'impostazione di regole, categorie, contrassegni o promemoria in Outlook, vedere gli articoli seguenti:

Microsoft Teams

In Microsoft Teams, i messaggi vocali condivisi si trovano nella sezione Chiamate del canale Teams associato del gruppo Microsoft 365, mentre i messaggi vocali personali vengono visualizzati nella scheda Chiamate personali. Puoi visualizzare solo i messaggi vocali condivisi inoltrati da una coda di chiamata connessa al canale del gruppo di Microsoft 365 e il gruppo Microsoft 365 della coda di chiamata deve corrispondere al gruppo Microsoft 365 della segreteria telefonica condivisa.

Configurare Cloud Voicemail

Gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams

Set-UnifiedGroup

Creare un gruppo in Outlook

Pianificare gli operatori automatici di Teams e le code di chiamata