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Configurare Cloud Voicemail

  • Si applica a: Microsoft Teams, Skype for Business

Questo articolo è rivolto agli amministratori di Microsoft 365 che vogliono configurare Cloud Voicemail per gli utenti.

Cloud Voicemail viene inviata se un utente perde una chiamata su Teams o Skype for Business e il chiamante lascia un messaggio di segreteria telefonica. Un messaggio vocale in Exchange è un messaggio di posta elettronica con un file audio allegato. Cloud Voicemail deposita questi messaggi vocali nella cassetta postale di Exchange di un utente.

Cloud Voicemail non supporta sistemi di posta elettronica di terze parti. Per Exchange Online requisiti di licenza, vedere Exchange Online descrizione del servizio. Per altre informazioni sui ruoli di amministratore, vedere Informazioni sui ruoli di amministratore.

Per informazioni sulla configurazione della segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e la chiamata Code, vedere Gestire la segreteria telefonica condivisa.

provisioning Cloud Voicemail

Per gli utenti di Teams, Cloud Voicemail viene configurato e di cui viene eseguito automaticamente il provisioning. Non è necessaria una licenza Telefono di Microsoft Teams per Cloud Voicemail.

Per Skype for Business Server utenti locali, Cloud Voicemail viene configurato e di cui viene eseguito automaticamente il provisioning. È tuttavia necessario configurare l'ambiente di Skype for Business Server per instradare le chiamate a Cloud Voicemail. Per altre informazioni, vedere Pianificare Cloud Voicemail servizio per gli utenti locali.

archiviazione Cloud Voicemail

I messaggi vocali generati da Cloud Voicemail vengono recapitati e archiviati nella cassetta postale di Exchange dell'utente, in Exchange Online o in Exchange Server. Non esiste spazio di archiviazione specifico o aggiuntivo per la segreteria telefonica. I client che accedono alla segreteria telefonica (ad esempio Microsoft Outlook, Microsoft Teams o Skype for Business) lo fanno tramite la cassetta postale di Exchange e le API fornite.

Un messaggio della segreteria telefonica contiene un file audio allegato con i messaggi vocali e la trascrizione della segreteria telefonica (se abilitata). Gli utenti possono trovare i messaggi vocali ricevuti nella propria cassetta postale di Exchange in Cartelle ricerche, nelle sottocartelle Segreteria telefonica e anche nel client di Microsoft Teams nella scheda Chiamate .

Servizi multimediali di Azure viene usato per archiviare i saluti registrati personalizzati di qualsiasi utente. Cloud Voicemail recupera questi messaggi di saluto in base alle esigenze durante una chiamata in arrivo.

elaborazione Cloud Voicemail

Tutta l'elaborazione delle chiamate avviene all'interno del cloud Microsoft 365. Se la chiamata viene instradata a Cloud Voicemail, la registrazione e la trascrizione vengono gestite all'interno dello stesso limite cloud di Microsoft 365 e la segreteria telefonica viene quindi recapitata alla cassetta postale di Exchange dell'utente.

Ad esempio, se una chiamata arriva a un utente direct routing non disponibile tramite un session border controller (SBC) in Europa, la registrazione e la trascrizione della segreteria telefonica vengono eseguite in Europa. Il messaggio viene quindi recapitato alla cassetta postale di Exchange dell'utente. Per un altro esempio, si supponga che un utente di Teams in America del Nord chiami un utente di Teams non disponibile in Europa. In questo caso, la chiamata inizia in America del Nord, l'elaborazione avviene in America del Nord e quindi la segreteria telefonica viene recapitata nella cassetta postale di Exchange dell'utente in Europa.

Importante

La posta elettronica viene inviata da: noreply@skype.voicemail.microsoft.com

Non configurare regole che bloccano questo indirizzo, altrimenti gli utenti non riceveranno i messaggi vocali.

Cloud Voicemail recapito

Cloud Voicemail usa SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) per recapitare i messaggi della segreteria telefonica alla cassetta postale di Exchange dell'utente. I messaggi vocali con una durata registrata inferiore a un secondo vengono esclusi dal recapito per impedire l'invio di messaggi vuoti o indesiderati.

I messaggi vocali cloud vengono recapitati a Exchange come messaggi di posta elettronica standard dall'indirizzo noreply@skype.voicemail.microsoft.com. In Outlook questi messaggi sono classificati in base al tipo di messaggio "Segreteria telefonica". Il campo Da del messaggio verrà visualizzato nel formato seguente: numero noreply@skype.voicemail.microsoft.com di telefono del chiamante Se il numero di telefono del chiamante viene trovato nella Rubrica, verrà sostituito automaticamente con il nome del contatto per impostazione predefinita.

Importante

I messaggi vocali generati da Cloud Voicemail e non con firma DKIM.

Valutazione automatica dei messaggi vocali con l'intelligenza artificiale (disponibile per l'anteprima privata)

La funzionalità di valutazione automatica della segreteria telefonica usa un modello LLM (Large Language Model) conforme e sicuro per aiutare gli utenti a interpretare e assegnare priorità ai messaggi vocali con l'analisi della trascrizione. Se abilitato per gli utenti con una licenza M365 Copilot, il sistema:

  • Identificare categorie, livello di priorità e azioni suggerite per ogni casella vocale
  • Fornire un riepilogo conciso del messaggio
  • Evidenziare i termini chiave in grassetto per riferimento rapido

Tutte le informazioni approfondite generate dall'intelligenza artificiale vengono recapitate e archiviate nella cassetta postale di Exchange dell'utente sia come parte del corpo del messaggio della segreteria telefonica che dell'intestazione. Queste informazioni dettagliate consentono anche l'uso delle regole di Outlook per un'ulteriore automazione.

Gli amministratori tenant possono abilitare o disabilitare la funzionalità tramite i comandi di PowerShell e configurare gli elementi da includere (ad esempio solo riepilogo e priorità). Le opzioni di configurazione sono attualmente disponibili tramite PowerShell e verranno aggiunte al Centro Amministrazione teams in un aggiornamento futuro. L'anteprima privata è attualmente disponibile solo in inglese.

Gestire Cloud Voicemail per gli utenti

È possibile gestire Cloud Voicemail per gli utenti specificando i criteri della segreteria telefonica e configurando le impostazioni della segreteria telefonica.

  • I criteri segreteria telefonica consentono di gestire le funzionalità per gruppi di utenti. È possibile configurare e assegnare criteri di segreteria telefonica esistenti o nuovi per funzionalità come le regole di risposta alle chiamate, la trascrizione della segreteria telefonica, il mascheramento delle trascrizioni, la traduzione della trascrizione e il linguaggio prompt del sistema. Per informazioni sulla gestione dei criteri della segreteria telefonica, vedere Gestire i criteri della segreteria telefonica.

  • Le impostazioni della segreteria telefonica consentono di configurare le impostazioni per singoli utenti. È possibile configurare impostazioni come le regole di risposta alle chiamate, la lingua richiesta, l'impostazione predefinita per la sintesi vocale e il messaggio di saluto delle vacanze. Per informazioni sulla configurazione delle impostazioni per singoli utenti, vedere Gestire le impostazioni della segreteria telefonica. Gli utenti finali possono anche configurare queste impostazioni nel client di Teams accedendo a Impostazioni>Chiamate>Configura segreteria telefonica.

Controllare il routing delle chiamate a Cloud Voicemail

L'impostazione predefinita per tutti gli utenti di cui è stato eseguito il provisioning per Cloud Voicemail è consentire il routing delle chiamate a Cloud Voicemail e consentire agli utenti di inoltrare le chiamate a Cloud Voicemail.

È possibile controllare se il routing delle chiamate a Cloud Voicemail è consentito agli utenti di Teams usando l'interfaccia di amministrazione di Teams o PowerShell.

Uso dell'interfaccia di amministrazione di Teams

Per configurare Cloud Voicemail routing:

  1. Nella barra di spostamento sinistra dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, vai aCriteri per le chiamatevocali>

  2. Scegliere il criterio da aggiornare o selezionare Aggiungi per creare un nuovo criterio.

  3. Per La segreteria telefonica per le chiamate in ingresso, selezionare una delle opzioni seguenti:

    • In data La segreteria telefonica è sempre disponibile per le chiamate in ingresso.
    • Fuori La segreteria telefonica non è disponibile per le chiamate in ingresso.
    • Consentire agli utenti di decidere Gli utenti possono determinare se vogliono che la segreteria telefonica sia disponibile. Questa è l'impostazione predefinita.

  4. Selezionare Salva.

Utilizzo di PowerShell

In PowerShell usare il cmdlet Set-CsTeamsCallingPolicy con il parametro AllowVoicemail.

Nell'esempio seguente, questo script disattiva la possibilità per gli utenti di instradare le chiamate in ingresso alla segreteria telefonica per l'istanza dei criteri di chiamata di Teams globale (predefinita):

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -AllowVoicemail AlwaysDisabled

  • Se si imposta -AllowVoicemailAlwaysEnabledsu , le chiamate vengono sempre inoltrate alla segreteria telefonica senza risposta dopo aver squillato per 30 secondi, indipendentemente dall'impostazione di inoltro di chiamata senza risposta per un utente.

  • Se si imposta -AllowVoicemailAlwaysDisabledsu , le chiamate non vengono mai indirizzate alla segreteria telefonica, indipendentemente dalle impostazioni di inoltro di chiamata o senza risposta per un utente. La segreteria telefonica non è disponibile come impostazione di inoltro di chiamata o senza risposta in Teams.

  • Se si imposta -AllowVoicemailUserOverridesu , le chiamate vengono inoltrate alla segreteria telefonica in base all'inoltro di chiamata e/o alle impostazioni senza risposta per un utente. Questa impostazione è attivata per impostazione predefinita.

Per ulteriori informazioni, vedere Set-CsTeamsCallingPolicy.

Configurare Cloud Voicemail per l'uso con gli utenti locali

È possibile usare Cloud Voicemail per fornire funzionalità di segreteria telefonica agli utenti che hanno cassette postali nei server Exchange o agli utenti che usano Skype for Business Server.

In questa sezione viene descritto come configurare Cloud Voicemail per Exchange Server utenti di cassette postali. Per informazioni su come configurare Cloud Voicemail per Skype for Business Server utenti, vedere Pianificare il servizio Cloud Voicemail per gli utenti locali.

Configurare Cloud Voicemail per Exchange Server utenti di cassette postali

Le informazioni seguenti riguardano la configurazione di Cloud Voicemail per l'uso con gli utenti di Teams che hanno la propria cassetta postale in Exchange Server.

  1. I messaggi della segreteria telefonica vengono recapitati alla cassetta postale di Exchange di un utente tramite SMTP instradati tramite Exchange Online. Per consentire il recapito corretto di questi messaggi, assicurarsi che i connettori di Exchange siano configurati correttamente tra i server Exchange e Exchange Online. Per altre informazioni, vedere Usare i connettori per configurare il flusso di posta.

  2. Per abilitare le funzionalità della segreteria telefonica, ad esempio la segreteria telefonica visiva nei client di Teams, è necessario configurare la connettività tra Microsoft 365 e la cassetta postale Exchange Server. Per abilitare questa connettività, è necessario configurare il nuovo protocollo di autenticazione Oauth di Exchange descritto in Configurare l'autenticazione OAuth tra Exchange e le organizzazioni Exchange Online oppure eseguire la Procedura guidata per la distribuzione ibrida di Exchange da Exchange 2013 CU5 o versione successiva. È anche necessario configurare l'integrazione e Oauth tra Teams e Exchange Server descritti in Configurare l'integrazione e OAuth tra Teams e Exchange Server.

Abilitare la segreteria telefonica protetta nell'organizzazione

Quando un utente lascia un messaggio della segreteria telefonica per un utente dell'organizzazione, il messaggio viene recapitato alla cassetta postale dell'utente come allegato di un messaggio di posta elettronica.

Con Microsoft Purview Information Protection, è possibile crittografare i messaggi della segreteria telefonica lasciati sia dai chiamanti interni che da utenti esterni. È anche possibile impedire all'utente di inoltrare questi messaggi. Questa caratteristica è supportata per gli utenti con cassette postali Exchange Online.

Per crittografare il messaggio della segreteria telefonica, è possibile creare un'etichetta di riservatezza. Con la funzionalità di etichettatura automatica, è possibile assicurarsi che l'etichetta venga applicata automaticamente ai messaggi della segreteria telefonica in arrivo.

Quando si abilita la segreteria telefonica protetta, gli utenti possono ascoltare i messaggi della segreteria telefonica protetti aprendo il messaggio in Outlook, Outlook sul web o Outlook per Android o iOS. I messaggi vocali protetti non possono essere aperti in Microsoft Teams o Skype for Business.

Per creare un'etichetta di riservatezza per la segreteria telefonica, vedere Usare le etichette di riservatezza. Nella sezione Crittografia scegliere Consenti agli utenti di assegnare le autorizzazioni quando applicano l'etichetta. Selezionare In Outlook applicare una delle limitazioni seguenti e quindi selezionare l'opzione Non inoltrare .

Per creare il criterio di etichettatura automatica per applicare un'etichetta di riservatezza alla segreteria telefonica, vedere Come configurare i criteri di etichettatura automatica e specificare le impostazioni specifiche seguenti:

  • Per Scegliere le informazioni a cui si vuole applicare l'etichetta, selezionare Criteri personalizzati.

  • Per Scegliere i percorsi in cui applicare l'etichetta, selezionare Posizioni: Exchange per tutti gli utenti.

  • In Configura regole comuni o avanzate seleziona Regole avanzate.

  • Regole di Exchange:

    • Condizioni:
      • Schema delle corrispondenze dell'intestazione: Content-Class = Voice-CA
      • L'indirizzo IP del mittente è: 13.107.64.0/18, 52.112.0.0/14, 52.122.0.0/15, 52.238.119.141/32, 52.244.160.207/32

  • In Scegli un'etichetta da applicare automaticamente seleziona l'etichetta di riservatezza creata per la segreteria telefonica nel passaggio precedente.

  • Per altre impostazioni per la posta elettronica, selezionare Applica crittografia ai messaggi ricevuti dall'esterno dell'organizzazione e specificare il proprietario di Rights Management.

Gli intervalli IP V4 specificati in Indirizzo IP mittente si basano sull'elenco in ID 12 in Office 365 URL e intervalli di indirizzi IP.

Per altre informazioni sulla crittografia dei messaggi, vedere Definire le regole del flusso di posta elettronica per crittografare i messaggi di posta elettronica.

Diagnosi dei problemi relativi alla segreteria telefonica

Gli amministratori possono usare il seguente strumento di diagnostica per verificare che un utente sia configurato correttamente per l'uso della segreteria telefonica in Teams:

  1. Selezionare Esegui test: Segreteria telefonica per popolare la diagnostica della segreteria telefonica nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

    Eseguire test: segreteria telefonica

  2. Nel riquadro di diagnostica Esegui immettere il messaggio di posta elettronica dell'utente che ha problemi a ricevere la segreteria telefonica nel campo Nome utente o Email, quindi selezionare Esegui test.

  3. I test restituiscono i passaggi successivi migliori per risolvere eventuali configurazioni di tenant o criteri per verificare che l'utente sia configurato correttamente per ricevere la segreteria telefonica in Teams.

Aiutare gli utenti a conoscere le funzionalità di Cloud Voicemail

Per aiutare gli utenti a scoprire come usare e gestire le funzionalità di Cloud Voicemail, è possibile consigliare gli articoli seguenti:

Gestire i criteri della segreteria telefonica

Gestire le impostazioni di Cloud Voicemail per gli utenti

Modificare la lingua predefinita per la segreteria telefonica

Lingue per i messaggi e i messaggi di saluto della segreteria telefonica

Gestire la segreteria telefonica condivisa

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