Allegati cloud in eDiscovery

Questo articolo illustra come eDiscovery gestisce gli allegati cloud (moderni o collegati) rispetto agli allegati tradizionali (classici). Gli allegati cloud sono collegamenti a file archiviati in SharePoint o OneDrive anziché copie incorporate. Poiché un allegato cloud punta a un file live archiviato nei servizi di Microsoft 365 che è possibile modificare dopo la condivisione, eDiscovery offre opzioni per raccogliere il file live, la versione condivisa o più versioni per mantenere il contesto. È possibile raccogliere allegati cloud come parte dell'esportazione o aggiungere per esaminare il flusso di lavoro del set.

Raccogliere allegati cloud

eDiscovery supporta le opzioni seguenti per la raccolta di allegati moderni:

• Versione live del documento collegato al momento della raccolta.
• Versione al momento della condivisione.
• Altre opzioni di versione (raccogliere tutte le versioni o versioni condivise specifiche).

Indipendentemente dalla posizione dell'allegato moderno, il processo attribuisce la proprietà Custodian al proprietario del messaggio. Ad esempio, se l'utente A condivide un allegato collegato con l'utente B che risiede in OneDrive dell'utente C e si raccoglie il messaggio dalla cassetta postale dell'utente B, l'allegato collegato appartiene all'utente B (responsabile) e non all'utente C.

Per abilitare la raccolta di allegati cloud, selezionare l'opzione Collegamenti di accesso (allegati cloud) nei messaggi in modo che il contenuto collegato sia incluso in Aggiungi per esaminare i flussi di lavoro di set ed esportazione .

Importante

L'inclusione di allegati aumenta le dimensioni e la quantità dei risultati dell'esportazione.

Al termine dei processi del flusso di lavoro, è possibile raggruppare l'allegato moderno e il messaggio padre o la posta elettronica usando il filtro Raggruppa per conversazioni e gli elementi correlati e il valore della colonna Allegato moderno .

Considerazioni e scenari non supportati

Prima di raccogliere gli allegati cloud, esaminare le considerazioni e gli scenari seguenti:

• I messaggi di posta elettronica di testo normale non sono supportati. Vengono elaborati solo i messaggi di posta elettronica HTML.
• I messaggi e i messaggi crittografati non supportano l'estrazione moderna degli allegati.
• I collegamenti non selezionabili non sono supportati. I collegamenti non selezionabili non vengono elaborati. La maggior parte dei collegamenti nei messaggi di posta elettronica viene riscritta in collegamenti sicuri selezionabili dai back-end di Exchange per i tenant di consenso esplicito.
• Gli URL non valido non sono supportati. Gli URL che non vengono analizzati correttamente non vengono contrassegnati.
• Lunghezza massima del corpo del messaggio. Se la lunghezza del corpo è maggiore di 100.000 caratteri, qualsiasi contenuto (collegamento allegato moderno) oltre questo limite non viene considerato.
• Lunghezza massima URL. Gli URL più lunghi di 2.048 caratteri vengono ignorati.
• Dimensioni massime totali delle proprietà. Se la dimensione totale della proprietà supera 1 MB, viene eliminata.
• Numero massimo di collegamenti per messaggio. Vengono elaborati solo i primi 50 collegamenti in un messaggio. Altri collegamenti oltre 50 vengono ignorati.
• Se un messaggio viene inoltrato e il collegamento dell'allegato moderno è scaduto o non aggiornato, l'estrazione non funziona. Analogamente, se il file allegato moderno viene rinominato o spostato, il collegamento non viene estratto.
• I messaggi e i post del canale condiviso di Teams non supportano l'estrazione moderna dei collegamenti allegati. Gli utenti devono includere il sito del canale condiviso e includere il file manualmente come parte della raccolta.
• Gli allegati cloud vengono considerati come parte del messaggio dell'elemento padre, non come entità separate.
  • Se un messaggio di posta elettronica o teams corrisponde alla condizione di una ricerca, vengono recuperati gli allegati cloud collegati, anche se il file non soddisfa la condizione della ricerca.
  • Se un messaggio di posta elettronica o teams corrisponde alla condizione di una ricerca, vengono recuperati gli allegati cloud collegati, anche se il file si trova al di fuori del limite di conformità.
• L'indicizzazione avanzata non viene applicata ai file di allegati cloud a cui si fa riferimento all'interno di messaggi o messaggi di posta elettronica. Questa limitazione significa che il contenuto del file allegato cloud stesso non viene elaborato dall'indicizzazione avanzata o dall'OCR.

Raccolta della versione condivisa negli allegati cloud

Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro di eDiscovery per la raccolta di allegati cloud include solo l'aggiunta della versione più recente di un allegato cloud a un set di revisione o per l'esportazione. Questo flusso di lavoro indica che la versione raccolta e aggiunta a un set di revisione o a un'esportazione potrebbe essere diversa dalla versione originariamente condivisa nell'allegato cloud. Pertanto, il contenuto presente nell'allegato cloud al momento della condivisione potrebbe essere rimosso e non esiste nella versione corrente aggiunta al set di revisione o esportata.

Usare le etichette di conservazione per mantenere la versione di un documento nel momento in cui è stato condiviso come allegato cloud. A tale scopo, creare un'etichetta di conservazione, scegliere l'opzione per applicare l'etichetta agli allegati cloud e quindi applicare automaticamente l'etichetta ai documenti archiviati in SharePoint e OneDrive. Dopo aver configurato questa configurazione, viene creata una copia di un documento nel momento in cui il file viene condiviso. Inoltre, se il documento viene modificato e condiviso nuovamente come allegato cloud, viene mantenuta anche la versione modificata. Se il file viene modificato e condiviso di nuovo, viene mantenuta una nuova copia del file come nuova versione.

La conservazione delle versioni condivise degli allegati cloud consente di definire l'ambito della conservazione e della raccolta di contenuto potenzialmente rilevante per la versione specifica del documento condiviso anziché la versione live corrente. Dopo aver implementato questa soluzione di conservazione, sia la versione live corrente di un allegato cloud che la versione condivisa nell'allegato cloud vengono raccolte e aggiunte a un set di revisione o esportate.

Per istruzioni su come configurare un'etichetta di conservazione e applicarla automaticamente agli allegati cloud, vedere Applicare automaticamente le etichette agli allegati cloud.

Inoltre, la versione live corrente e la versione condivisa hanno lo stesso valore della proprietà GroupID , che corrisponde a GroupID per l'oggetto padre ,ad esempio un messaggio di posta elettronica o una conversazione di chat di Teams. Questo valore della proprietà consente di raggruppare gli allegati cloud con l'elemento in cui sono stati condivisi.

Dopo aver implementato l'etichetta di conservazione e aver applicato automaticamente l'etichetta ai documenti di SharePoint, selezionare l'opzione per raccogliere allegati cloud quando si aggiungono elementi a un set di revisione. Quando si raccolgono gli allegati cloud, sia la versione live corrente che la versione originariamente condivisa vengono aggiunte al set di revisione o esportate.

Visualizzare nei report di eDiscovery

eDiscovery include un gestore di processi che elenca tutti i processi con ambito per ogni area. Ogni processo nell'elenco Gestione processi contiene un report dettagliato .zip file che contiene informazioni dettagliate sul processo al termine del processo.

Report CSV di riepilogo

Tutti i pacchetti di report includono un Summary-*the date/time of the report*.csv file. Questo file include informazioni relative agli allegati cloud. Questo report include informazioni sugli elementi seguenti:

• Allegati cloud
• Versioni degli allegati cloud
• Versioni degli allegati cloud al momento della condivisione

Per altre informazioni su queste aree, vedere Csv di riepilogo: informazioni.

Report CSV elementi

I pacchetti di creazione di report includono anche un report CSV Elementi. items.csv Nel file è possibile:

• Filtrare in base a tutti gli allegati moderni usando la proprietà È un allegato = True moderno.
• Correlare l'allegato moderno con il messaggio o il messaggio padre tramite l'ID gruppo e la proprietà Include un allegato = True.