Pianificazione della governance Intranet

Quando si pianifica il nuovo progetto Intranet, si pensi a come si gestisce l'architettura del sito e il contenuto. Il piano di governance intranet deve essere creato nel contesto del piano di governance generale per Microsoft 365. Come soluzione aziendale chiave nell'ambiente di lavoro digitale, la intranet ha requisiti e aspettative di governance univoci, soprattutto a causa dell'attenzione e dell'impatto a livello di organizzazione.

La pianificazione della governance intranet dovrebbe avvenire durante la fase di esplorazione , per garantire che tutti gli stakeholder abbiano visione e obiettivi condivisi. La previsione è solo l'inizio. Il piano di governance intranet si evolve con l'evolversi dell'organizzazione e con l'aggiunta di nuove funzionalità a SharePoint e Microsoft 365.

Un buon piano di governance consente di definire le priorità per la intranet e di prevenire l'espansione del contenuto. Garantisce inoltre che ruoli e responsabilità siano chiaramente definiti e comunicati e, idealmente, incorporati nelle descrizioni del lavoro o negli obiettivi di prestazioni. Un aspetto che spesso separa la intranet da altre soluzioni è il numero di persone coinvolte nella creazione e nella gestione dei contenuti. Per garantire il successo continuo, è importante assicurarsi che ognuno degli stakeholder e degli utenti della intranet comprenda i ruoli e le responsabilità.

La governance intranet include anche criteri e procedure, ma è molto di più. Le governance intranet devono includere un piano per la formazione degli utenti, il monitoraggio dell'utilizzo, il comportamento degli utenti e la comunicazione delle aspettative a tutte le diverse parti interessate. Questo è ciò che rende difficile la creazione di un documento del piano di governance. È difficile creare un singolo documento che si rivolge a questi più destinatari e può essere comunicato in modo da incoraggiare l'adesione e l'adozione.

Invece di creare un documento o una serie di documenti, è consigliabile creare un sito di risorse che incorpora il training e la governance in un'unica posizione. Si pensi a come combinare "how to" (training) con "how should" (governance) in modo che quando gli utenti intranet visitano la destinazione delle risorse utente, comprendano sia "perché" che "come" la intranet sia progettata e regolata nel modo in cui è stata implementata.

È possibile prendere in considerazione l'uso del sito Percorsi di apprendimento di Microsoft 365 come possibile punto di partenza o creare un centro risorse utente personalizzato che si integra con o integra il contenuto dei percorsi di apprendimento.

L'adozione di un piano di governance efficace consente il processo decisionale per la intranet. Rivedendo e rivedendo regolarmente il piano di governance, è possibile garantire che la intranet rimanga un asset critico per l'organizzazione.

Governance Team

Come risorsa aziendale chiave, la governance intranet deve riflettere gli obiettivi degli stakeholder aziendali e l'ambiente legale e normativo per l'organizzazione, non solo le aspettative del reparto IT. Creare un team di governance che includa i membri principali dei principali gruppi di stakeholder aziendali dell'organizzazione oltre al personale IT.

Non ci sono dimensioni magiche per il team di governance, ma dovrebbe essere abbastanza piccolo da rendere più facile prendere decisioni e sufficientemente rappresentative da incorporare la "voce dell'azienda" e l'IT. Quando si hanno argomenti specifici da esaminare che vanno oltre l'esperienza del team, è possibile coinvolgere membri esterni (ad esempio la gestione legale o dei record) per assicurarsi che le decisioni siano allineate ai vincoli dell'organizzazione.

Il team di governance può incontrarsi spesso durante la pianificazione intranet e quindi meno frequentemente nel tempo. L'obiettivo è stabilire un ritmo che funzioni per i membri della intranet e del team. Poiché la governance ha un ruolo continuo per il successo della rete Intranet, il team di governance non deve essere sciolto al momento dell'avvio.

Elementi del piano di governance

Non esiste un modello di "taglia unica adatta a tutti" per quanto riguarda la governance intranet. In effetti, il piano di governance intranet potrebbe essere diverso per i diversi tipi di contenuto. Ad esempio, è possibile avere criteri più formali e linee guida di governance più rigide per i siti che devono affrontare l'intera organizzazione e criteri meno rigorosi per il contenuto più mirato, ad esempio il contenuto per un singolo reparto o un evento occasionale (vedere la figura 1). L'approccio migliore consiste nell'esaminare i diversi elementi e pensare a ciò che è critico o necessario per l'organizzazione. Prendere in considerazione il pubblico e la cultura dell'organizzazione per guidare le decisioni e l'approccio, nonché le aspettative generali di governance di Microsoft 365.

Figura 1. Le decisioni di governance possono essere diverse (e più severe) in base alla "copertura" dei contenuti.

Considerare almeno ognuno di questi elementi come parte dell'impegno di pianificazione della governance intranet.

• Vista
• Criteri e linee guida
• Provisioning e rimozione dei siti
• Architettura delle informazioni e ricerca
• Personalizzazione
• Gestione del contenuto
• Sicurezza e gestione delle informazioni
• Ruoli e responsabilità
• Feedback
• Formazione e supporto
• Misurazione

Vista

L'istruzione di visione descrive, a livello generale, ciò che si vuole ottenere con la intranet, essenzialmente come la soluzione offre valore all'organizzazione e a ogni singolo dipendente. Usare l'istruzione di visione Intranet per guidare il piano di governance. Assicurarsi che la visione sia chiara perché il grado di formalità e la profondità a cui è necessario documentare il piano di governance devono essere allineati ai risultati che si desidera ottenere.

Una chiara dichiarazione di visione fornisce indicazioni critiche per gli inevitabili compromessi decisionali necessari per il piano di governance. Ad esempio, probabilmente non si vuole un ambiente completamente incontrollato con contenuti non strutturati e "non definibili" se la visione Intranet deve fornire una fonte chiave di informazioni e conoscenze aziendali. In questo caso, l'ambiente non strutturato senza controlli è imprevedibile e probabilmente si disallineerà con i risultati aziendali desiderati. In uno scenario diverso, alcuni utenti potrebbero avere l'obiettivo di creare un luogo sperimentale in cui i nuovi proprietari di siti possono creare siti di "pratica" per provare nuove competenze o testare approcci alternativi per risolvere problemi aziendali specifici. Per questo caso d'uso, un piano di governance eccessivamente restrittivo potrebbe non avere molto senso. È possibile determinare che non si vuole supportare un numero illimitato di siti di "pratica", quindi è possibile che si desideri un criterio di governance che indichi che tutti i siti di "test" vengono eliminati dopo un periodo di tempo specifico. Ma, per questi siti di prova o di pratica, l'ambiente non strutturato va bene. È possibile sapere solo qual è il livello di governance è l'ideale perché si ha una visione chiara. La visione fornisce un framework sia per il contesto che per l'investimento nella governance. Dopo aver chiarito la visione intranet, il team di governance può usare tale visione per guidare le decisioni di governance.

La visione Intranet include la definizione della proprietà. Non esiste una risposta corretta su quale entità organizzativa deve "possedere" la intranet e spesso la proprietà della Intranet viene condivisa da più unità organizzative. Tuttavia, la maggior parte dei professionisti intranet è d'accordo sul fatto che esiste un'organizzazione che non deve essere il proprietario esclusivo della intranet, ovvero l'IT. L'IT non può creare una intranet per l'azienda. L'IT può creare una intranet solo con l'azienda e con l'impegno dell'azienda. Le intranet di successo hanno un campione e proprietario dell'azienda, idealmente a livello esecutivo.

Criteri e linee guida

I criteri definiscono le regole e le linee guida per la intranet. Dal punto di vista della governance, i criteri sono in genere basati su requisiti legali, normativi o organizzativi. È previsto che gli utenti soddisfino i criteri senza deviazioni. Se l'organizzazione è soggetta a supervisione normativa, assicurarsi di poter applicare i criteri in quanto in caso di errore può essere destinato all'organizzazione come "non conforme". In genere vengono stabilite linee guida per incoraggiare procedure coerenti. In molti casi, le linee guida sono più raccomandazioni, ma i criteri sono requisiti.

Si consideri, ad esempio, la proprietà del sito. Un criterio potrebbe indicare che "Tutti i siti di SharePoint hanno un contatto primario e secondario responsabile del sito e del relativo contenuto". Una linea guida correlata potrebbe indicare "Il contatto del sito è elencato in una web part nell'angolo inferiore sinistro della home page del sito". La linea guida potrebbe diventare un criterio per i principali siti funzionali, ma rimane una linea guida o una raccomandazione per i micrositi specifici dell'argomento. Un altro esempio di criterio è se gli utenti esterni all'organizzazione possono avere accesso alla Intranet nel suo complesso o solo ai singoli siti. Il criterio potrebbe avere un valore predefinito senza accesso esterno, ma potrebbe essere presente un processo che consente eccezioni per consentire a utenti partner specifici di avere accesso ad alcuni siti Intranet.

Ogni organizzazione ha un proprio set di criteri e linee guida. Gli argomenti generali devono includere la supervisione del contenuto, la progettazione del sito, la personalizzazione e l'esperienza utente, la gestione del sito e la sicurezza.

Passaggi per garantire l'esito positivo:

• Verificare che i criteri e le linee guida intranet non sono in conflitto con criteri organizzativi più ampi e con le decisioni generali di governance per Microsoft 365.
• Pubblicare criteri e linee guida in cui gli utenti possono trovarli e seguirli facilmente. Alcuni criteri potrebbero dover essere pubblicati per "tutti gli utenti", mentre altri potrebbero dover essere protetti per proteggere l'integrità dell'applicazione. Prendere in considerazione la creazione di un sito di governance anziché di un documento per facilitare la pubblicazione e l'utilizzo di criteri e linee guida di governance.
• Usare le funzionalità per applicare automaticamente criteri e linee guida ovunque sia possibile. Ad esempio, è possibile applicare criteri di gestione e conservazione dei contenuti con funzionalità di protezione delle informazioni in Microsoft 365. È possibile incoraggiare le linee guida di progettazione seguenti usando le progettazioni dei siti per incorporare le procedure consigliate nei siti man mano che vengono create. Il modo migliore per garantire che i criteri vengano seguiti consiste nel garantire che i proprietari e gli autori dei siti non siano in grado di pensarci. Provare ad automatizzare il più possibile e dove non è possibile automatizzare, pianificare la formazione per garantire che i proprietari del sito e gli autori di contenuti comprendano chiaramente le aspettative di governance.
• Esaminare e rivedere regolarmente i criteri e le linee guida per mantenerli allineati alle esigenze dell'organizzazione.

Considerare questi argomenti per i criteri e le linee guida intranet:

• Condivisione esterna : gli utenti esterni all'organizzazione possono accedere ai siti Intranet?
• Collegamenti di condivisione predefiniti per i documenti Intranet : è consigliabile impostare l'impostazione predefinita per tutti i siti Intranet su "Persone con accesso esistente" per assicurarsi che i proprietari del sito non creino accidentalmente collegamenti che consentano ai visitatori di modificare i documenti intranet chiave.
• Navigazione del sito : per i singoli siti e l'intera Intranet.
• Progettazioni del sito , incluse indicazioni per elementi come le posizioni delle web part chiave nelle home page del reparto. Vuoi che tutti i siti seguano un modello simile in modo che gli utenti possano trovare facilmente il contenuto chiave mentre si spostano da un sito all'altro? In tal caso, è possibile applicare le progettazioni dei siti per assicurarsi che i proprietari del sito seguano facilmente i modelli di progettazione.
• Architettura dei metadati e tipi di contenuto , ad esempio criteri per i tipi di contenuto aziendali e i metadati a livello di organizzazione.
• Linee guida per le conversazioni di chat di Teams e Viva Engage, tra cui più di semplici criteri di messaggistica per Teams e come partecipare a una conversazione Viva Engage, ma anche linee guida per le conversazioni (ad esempio l'uso @mentions con parsimonia e specifiche dell'organizzazione di "fare e non fare").
• Profili utente , incluse le aspettative per la dichiarazione About me e le aspettative per competenze e competenze (ad esempio, quanto è necessario conoscere un argomento per elencarlo nell'area competenze e competenze del proprio profilo?).
• Criteri e linee guida dell'organizzazione per nomi di siti Intranet, nomi di file, nomi di gruppi di Microsoft 365 e così via.

Provisioning e rimozione dei siti

Una decisione chiave per la governance intranet prevede la determinazione di chi può creare un nuovo sito Intranet. L'architettura intranet moderna è "flat", il che significa che la intranet contiene molti siti. Si vuole fornire un modello self-service per i nuovi siti Intranet o si vuole gestire la creazione di siti tramite un invio di moduli e un flusso di lavoro? Non esiste una risposta corretta a questa domanda, ma indipendentemente dall'approccio scelto, è necessario considerare la governance. Esistono due soluzioni comuni per la gestione della creazione di nuovi siti:

Implementare un processo di richiesta del sito per i siti Intranet

È possibile nascondere facilmente l'opzione per creare un nuovo sitonell'interfaccia di amministrazione di SharePoint. In questo caso, si vuole creare un processo per consentire agli utenti di richiedere un nuovo sito Intranet. Avere un processo di richiesta semplifica la revisione e il monitoraggio delle richieste del sito e garantisce che l'ambiente rimanga "ordinato", ma se il processo di revisione e approvazione richiede troppo tempo, potrebbe essere frustrante per gli utenti. Il processo di provisioning può usare una progettazione del sito per garantire la coerenza o creare manualmente siti per seguire i modelli di progettazione. Una parte fondamentale del processo di provisioning sarà garantire che i nuovi proprietari del sito dispongano delle indicazioni e della formazione appropriate che devono avere esito positivo quando si eseguono le richieste del sito.

Consentire la creazione di siti self-service

Se si abilita il provisioning del sito self-service, è consigliabile fornire progettazioni di siti che incorporano le procedure consigliate in modo che i nuovi proprietari del sito inizino con un "modello" allineato alle linee guida di governance. È anche consigliabile tenere traccia dei nuovi siti nell'interfaccia di amministrazione in modo da poter consultare i nuovi proprietari del sito per fornire le informazioni necessarie per l'esito positivo dopo la creazione del sito.

Oltre a fornire un processo per il provisioning di nuovi siti, è consigliabile considerare anche un processo per il provisioning di nuovi hub e hub associati. Gli hub devono essere sottoposti a provisioning da un amministratore di SharePoint e versioni successive, quindi è necessario pensare a come pianificare e gestire la creazione di nuovi hub.

Quando un sito Intranet non è più necessario, in alcuni casi il processo di gestione dei record impedisce l'eliminazione del sito e/o del contenuto. Un'altra decisione di governance chiave è la pianificazione di come eliminare o rimuovere i siti Intranet nel contesto dei requisiti di gestione dei record e dei blocchi legali. Altre informazioni sulla documentazione sulla conformità di Microsoft Purview, tra cui gestione dei record ed eDiscovery (Premium).

Architettura delle informazioni e ricerca

Un'architettura delle informazioni ben pianificata è un prerequisito per una intranet efficiente e con prestazioni ottimali. È difficile separare la pianificazione dell'architettura delle informazioni intranet dalla pianificazione della governance intranet. Queste due attività di pianificazione si uniscono e probabilmente si noterà che si stanno pensando ai due aspetti della intranet in modo iterativo e simultaneo. La governance intranet deve coprire diversi aspetti chiave dell'architettura delle informazioni:

• Architettura di spostamento : il modo in cui i siti e gli hub sono associati per supportare gli utenti che esplorano o esplorano il contenuto.

• Architettura delle pagine: linee guida per le pagine, in particolare le home page del sito, per creare esperienze coerenti in tutti i siti Intranet.

• Architettura dei metadati : pianificazione di colonne e tipi di contenuto per supportare approcci coerenti per l'organizzazione di contenuto e pagine.

• Esperienze di ricerca : informazioni su come gli utenti trovano i contenuti quando non sanno dove potrebbero trovarsi nell'architettura e come individuano il contenuto. È possibile aiutare gli utenti a individuare il contenuto e migliorare i risultati della ricerca usando diverse funzionalità di ricerca, tra cui acronimi, segnalibri, Q&A, planimetrie e posizioni. Per altre informazioni, vedere come semplificare la ricerca dei contenuti e come funzionano le esperienze di ricerca in SharePoint. Il piano di governance deve includere il modo in cui si supporterà e si gestirà la creazione degli attributi di individuazione della ricerca.

Personalizzazione

Gli standard del marchio consentono di definire l'aspetto della intranet. Questi standard si riflettono nelle progettazioni di siti e pagine. Gli standard del marchio possono includere standard per l'uso di immagini, inclusi i requisiti per l'uso solo di immagini o icone conformi al marchio da una raccolta di asset dell'organizzazione nelle pagine Intranet e i requisiti per l'uso solo di temi personalizzati conformi al marchio per i siti. Gli standard potrebbero prescrivere un tema specifico per diversi tipi di siti o siti con livelli di accesso diversi. Gli standard potrebbero includere anche standard di creazione di contenuti, ad esempio tono della voce, convenzioni di ortografia, standard di accessibilità e altre linee guida che supportano il marchio aziendale. Altre informazioni sulla personalizzazione in SharePoint.

Gestione del contenuto

La gestione dei contenuti è una delle parti più importanti del piano di governance intranet. Molti utenti intranet si lamentano della ricerca intranet, che non riescono a trovare ciò che stanno cercando. Molto spesso, il problema non riguarda la ricerca; il problema è che non esiste alcuna gestione dei contenuti nel piano di governance.

Alcuni problemi di contenuto comuni includono: i file sono spesso duplicati anziché collegati, quindi la ricerca trova più copie dello stesso documento e il searcher non sa quale sia la versione corretta. I nomi di file spesso includono numeri di versione invece di consentire a SharePoint di gestire le versioni, quindi la ricerca trova tutte le varie versioni di un documento e non solo le più recenti, rendendo più difficile per il searcher trovare la versione corrente di un file.

Il piano di governance deve includere questi concetti chiave di gestione dei contenuti:
Creazione di contenuto

• Dove deve essere pubblicato il contenuto? Ad esempio, se non sono il "proprietario" di un documento, è consigliabile pubblicarlo nel sito Intranet? In alternativa, è consigliabile trovare il proprietario e chiedergli di pubblicarlo in modo da poter aggiungere un collegamento?
• Sono disponibili linee guida per la creazione di contenuto Intranet? Ad esempio, qual è il tono appropriato della voce e sono disponibili linee guida specifiche per l'organizzazione del contenuto nelle pagine? Quando gli autori di contenuti devono creare documenti per la Intranet e quando devono creare pagine?
• Esistono standard di accessibilità che gli autori di contenuti devono seguire? Prendere in considerazione questi 8 suggerimenti per creare pagine di SharePoint accessibili (dal blog Humans of IT sulla Microsoft Tech Community).
• Come devono essere denominati i file? Il contenuto della governance deve includere raccomandazioni per la denominazione dei file, ad esempio non includere i numeri di versione nei nomi di file?
  

Protezione delle informazioni

• L'organizzazione ha un requisito per proteggere determinati tipi di informazioni riservate? In tal caso, il piano di governance (e la distribuzione) può usare le funzionalità di protezione delle informazioni di Microsoft 365 , ad esempio le etichette di riservatezza e i criteri di conservazione?
  

Revisione del contenuto

• Configurare i flussi usando Power Automate per attivare la revisione del contenuto Intranet a un intervallo di tempo specifico?
• Chi è responsabile di rivedere il contenuto e a quale frequenza? È il proprietario del sito, l'autore del contenuto o un altro ruolo? L'aspettativa è diversa per i diversi tipi di siti o per i diversi tipi di contenuto?
  

Eliminazione del contenuto

• Sono previsti requisiti per implementare i criteri di conservazione dei record in alcuni o tutti i contenuti per impedire l'eliminazione accidentale?

Sicurezza e gestione delle informazioni

Il piano di governance non deve includere solo ciò che deve essere pubblicato nella intranet, ma deve includere anche linee guida per il contenuto che non deve essere pubblicato nella Intranet. È possibile applicare alcuni criteri usando funzionalità di protezione automatizzata delle informazioni , ma si vogliono fornire formazione e indicazioni ai proprietari dei siti e agli autori di contenuti per assicurarsi che comprendano le proprie responsabilità in materia di sicurezza e gestione delle informazioni sia per i siti che per i contenuti.

Ruoli e responsabilità

I ruoli e le responsabilità descrivono in che modo ogni dipendente come individuo o in un ruolo (ad esempio proprietario del sito) è responsabile di garantire il successo della Intranet. La documentazione dei ruoli e delle responsabilità è un aspetto critico del piano di governance intranet. Per garantire che le responsabilità della Rete Intranet vengano trattate seriamente, è utile collaborare con l'organizzazione delle risorse umane per garantire che le responsabilità intranet siano parte delle descrizioni del lavoro o degli obiettivi di prestazioni.

"Ci vuole un villaggio" per supportare correttamente una intranet in qualsiasi organizzazione. È necessario un team e il team può includere ruoli specializzati che vengono usati occasionalmente, ad esempio sviluppatori per creare una web part personalizzata, ruoli permanenti come i proprietari del sito per cui la gestione del sito Intranet è una piccola parte del proprio lavoro e altri ruoli permanenti per le persone le cui responsabilità di lavoro comportano la gestione intranet. Alcune organizzazioni trovano utile organizzare le risorse intranet in un centro di eccellenza, che può includere membri a tempo pieno del personale IT integrati con membri virtuali che lavorano in diversi gruppi aziendali nell'organizzazione. Altri estendono il loro personale centralizzato per includere "campioni intranet", che estendono il team di supporto in vari reparti e località geografiche offrendo volontariato per contribuire a garantire il successo intranet.

Indipendentemente da chi si trova nel "villaggio", è fondamentale che tutti comprendano il loro ruolo e per quali aspetti della Intranet siano responsabili. La figura 2 mostra un esempio di descrizione di ruolo e responsabilità per un proprietario del sito Intranet.

Alcuni dei ruoli chiave da considerare per il piano di governance intranet includono:

• Comitato direttivo Intranet
• Proprietario dell'azienda Intranet
• Proprietario della tecnologia Intranet
• Comunicazioni aziendali
• Formazione
• Intranet Governance Team
• Proprietari del sito
• Proprietari dell'hub
• Membri/editor del sito
• Visitatori del sito
• Viva Engage Community Owners
• Viva Engage Membri della community
• Proprietari del team
• Membri del team
• Intranet/SharePoint/Microsoft 365 Champions

Canale di feedback

Il piano di governance intranet deve incorporare un meccanismo per raccogliere feedback dagli utenti intranet. Questo include un veicolo per raccogliere feedback, ad esempio un Modulo Microsoft collegato dal piè di pagina del sito home, ma anche meccanismi per raccogliere ed elaborare il feedback e intraprendere azioni in base al feedback. È consigliabile riconoscere tutti i commenti e suggerimenti, anche se non si prevede di intraprendere un'azione immediata.

Formazione e supporto

La intranet non avrà successo se non si incorpora un modo per fornire formazione e supporto a tutti gli utenti, ma soprattutto ai proprietari del sito. Il modo migliore per rafforzare i criteri e le linee guida di governance consiste nell'inserirli nella formazione. In altre parole, non fornire formazione che mostri solo "come" - assicurarsi che la formazione includa anche i criteri e le linee guida - l'aspetto "come dovrebbe" del piano di governance.

È utile fornire un sito dedicato in cui i proprietari del sito e altri utenti intranet possono trovare informazioni di formazione e governance. È possibile creare il proprio "centro risorse utente" come descritto in precedenza o usare un ambiente di formazione di terze parti o fornito da Microsoft. Per assicurarsi che il contenuto del training sia sempre aggiornato, è possibile collegarsi al contenuto nelle piattaforme di formazione di Microsoft, ad esempio Guida e formazione di Microsoft Office e Microsoft Learn. È anche possibile incorporare la formazione support.office.com nel proprio ambiente di lavoro distribuendo i percorsi di apprendimento di Microsoft 365 nel tenant e adattando il contenuto in modo da includere i criteri e le linee guida di governance.

È possibile aiutare gli utenti intranet a trovare il contenuto di training aggiungendo un riquadro personalizzato al profilo dell'organizzazione o aggiungendo un collegamento alla Guida personalizzato direttamente in Microsoft 365.

Misurazione

Il piano di misurazione intranet deve essere allineato ai criteri per il successo definiti per la visione Intranet. Deve definire le metriche e le analisi usate per tenere traccia del successo, degli indicatori KPI associati e dei processi per valutare le metriche e intervenire per apportare miglioramenti.

Cercare le metriche che non sono solo visualizzazioni di pagina. Solo perché viene visualizzata una pagina non significa che stia aggiungendo valore agli utenti. Esaminare invece le metriche che misurano il valore aziendale. Ad esempio, vengono visualizzati meno ticket di supporto correlati all'elaborazione delle spese perché la intranet è stata aggiornata per includere contenuti migliori e più aggiornati sulle note spese? Vengono visualizzate meno chiamate all'help desk per quanto riguarda il caricamento dei documenti perché il contenuto del training è stato aggiornato e reso più accessibile? I rappresentanti delle risorse umane dedicano più tempo a problemi univoci perché il contenuto delle risorse umane è organizzato in modo più efficace?

Se il piano di progettazione iniziale ha identificato i principali risultati aziendali o gli utenti intervistati per assicurarsi di avere un facile accesso alle informazioni necessarie per il proprio lavoro, ripetere il processo dopo aver distribuito o aggiornato la intranet per identificare l'impatto aziendale dell'aggiornamento o dell'investimento intranet. Integrare questi dati con feedback qualitativo da parte di proprietari e utenti del sito per creare una valutazione completa dell'efficacia della intranet e del piano di governance. Non aver paura di rimuovere il contenuto o i siti che non sono più rilevanti. È possibile ottimizzare il valore intranet usando le metriche per identificare contenuti e siti duplicati, obsoleti e irrilevanti.

Altre risorse di governance intranet:

Panoramica della governance di SharePoint

Come sviluppare una rete Intranet moderna