Gestire i criteri del ciclo di vita del sito
Alcune funzionalità di questo articolo richiedono Microsoft SharePoint Premium - Gestione avanzata di SharePoint
Gestione del ciclo di vita del sito
La funzionalità di gestione del ciclo di vita del sito di Microsoft SharePoint Premium - Gestione avanzata sharepoint consente di gestire i siti inattivi nel tenant dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint.
È possibile configurare un criterio del sito inattivo per rilevare automaticamente i siti inattivi e inviare notifiche ai proprietari del sito tramite posta elettronica. I proprietari possono quindi verificare se il sito è ancora attivo. Quando si configura un criterio del ciclo di vita del sito, è possibile scegliere tra un criterio di simulazione e un criterio attivo. I criteri di simulazione vengono eseguiti una sola volta e generano un report in base ai parametri impostati. Se il criterio non riesce, è necessario eliminarlo e creare un nuovo criterio di simulazione. È anche possibile convertire un criterio di simulazione in un criterio attivo.
I criteri attivi vengono eseguiti mensilmente e generano report, inviando notifiche ai rispettivi proprietari del sito per confermare lo stato del sito inattivo. Se il criterio attivo ha esito negativo durante un determinato mese, verrà eseguito nuovamente nella pianificazione successiva.
Notifiche del proprietario del sito
Le notifiche informano i proprietari del sito di SharePoint che un sito è inattivo per X mesi. Per mantenere il sito, il proprietario deve selezionare il pulsante Certifica sito nel messaggio di posta elettronica di notifica. Dopo che il proprietario ha certificato il sito come attivo, la gestione del ciclo di vita del sito non controlla l'attività del sito confermato per un anno.
I proprietari del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi e quindi non vengono inviate notifiche per i tre mesi successivi. Dopo sei mesi, le notifiche mensili riprenderanno se il sito è inattivo. Il report sull'esecuzione dei criteri elenca il sito inattivo come non attivo dal proprietario del sito. È possibile scaricare il report sull'esecuzione dei criteri e filtrare i siti contrassegnati come "nessuna azione del proprietario".
Consiglio
Prima di creare un criterio del sito inattivo, verificare la presenza di eventuali criteri di restrizione dell'accesso al sito che potrebbero compromettere l'attestazione del sito da parte del rispettivo proprietario del sito.
Siti gestiti da più criteri del sito inattivi
Se un sito rientra in più criteri del sito inattivo, i messaggi di posta elettronica di notifica non vengono ripetuti. Se una notifica è stata inviata negli ultimi 30 giorni da qualsiasi criterio del sito inattivo, il sito rimane inattivo e non vengono inviate altre notifiche. Il report sull'esecuzione dei criteri mostra lo stato del sito come "Notificato da un altro criterio".
Requisiti
La gestione del ciclo di vita del sito richiede Microsoft SharePoint Premium - Gestione avanzata di SharePoint.
Creare criteri del sito inattivi
Per creare un criterio del sito inattivo, passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint.
Espandere Criteri e selezionare Gestione del ciclo di vita del sito.
Selezionare + Crea criterio e quindi Avanti.
Immettere i parametri dell'ambito dei criteri e selezionare Avanti.
Assegnare un nome ai criteri, aggiungere una descrizione (facoltativa) e selezionare una modalità di criteri. Selezionare Avanti.
Scegliere Fine. I criteri vengono ora creati e possono essere visualizzati e gestiti dal dashboard di gestione del ciclo di vita del sito .
Ambito dei criteri del sito inattivi
È possibile configurare parametri per un criterio del sito inattivo, ad esempio periodo di tempo inattivo, tipo di modello, origine di creazione del sito, etichette di riservatezza ed esclusione di un massimo di 100 siti.
Attività del sito
I criteri del sito inattivi analizzano l'attività in SharePoint e piattaforme connesse come Teams, Viva Engage (in precedenza Yammer) ed Exchange per rilevare l'ultima attività di un sito.
| Tipo di piattaforma | Attività |
|---|---|
| SharePoint | File visualizzati, file modificati, file condivisi internamente ed esternamente, file sincronizzati, pagine visualizzate, pagine visitate |
| Viva Engage (in precedenza Yammer) | Messaggi pubblicati, conversazioni di lettura, messaggi mi piace |
| Teams | Messaggi di canale pubblicati in un team su tutti i canali, messaggi pubblicati in Teams e tutti i canali, risposta ai messaggi, menzionati nei messaggi, reazione ai messaggi, invio di messaggi urgenti, riunioni condotte (ricorrenti, ad hoc, una tantum) |
| Exchange | Messaggi di posta elettronica ricevuti nella cassetta postale di Exchange |
Modelli di sito
La gestione del ciclo di vita del sito esamina anche l'attività dei siti di comunicazione, dei siti classici, dei siti connessi a Teams e dei siti connessi al gruppo con i tipi di modello di sito seguenti:
| Tipo di sito | Tipo di modello |
|---|---|
| Sito di comunicazione | SitePagePublishing#0 |
| Siti classici | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Sito connesso a Teams | STS#3 o Group#0 |
| Sito connesso al gruppo | STS#3 o Group#0 |
Siti esclusi
I siti seguenti sono esclusi dal rilevamento delle attività del sito:
- Siti senza proprietario
- Siti di OneDrive
- Siti con criteri di conservazione applicati
- Siti con altri criteri di conformità applicati
- Siti bloccati
- Siti creati dagli utenti di sistema
- Siti del catalogo app
- Siti radice
- Siti Home
- Siti di amministrazione tenant
Creazione di report
I siti con inattività per sei mesi sono elencati nel report sull'esecuzione dei criteri. Il report è disponibile per il download come file .csv e consente di filtrare i siti considerati non attivi dai proprietari del sito.
Nella tabella seguente vengono descritte le informazioni incluse nel report di esecuzione dei criteri:
| Colonna | Definizione |
|---|---|
| Nome del sito | Nome del sito inattivo |
| URL | URL del sito inattivo |
| Modello | Modello di sito inattivo |
| Etichetta di riservatezza | Etichetta di riservatezza del sito inattivo |
| Messaggi di posta elettronica del proprietario del sito | Email indirizzi dei proprietari del sito che ricevono notifiche di posta elettronica dell'attività del sito inattiva |
| Ultima attività del sito | Data dell'ultima attività rilevata dai criteri del sito inattivo nel sito di SharePoint e nei carichi di lavoro connessi (Exchange, Viva Engage (in precedenza Yammer) o Teams |
| Data di creazione | Data di creazione del sito inattivo |
| Spazio di archiviazione usato | Archiviazione utilizzata dal sito inattivo |
| Stato del sito inattivo | Fase dei criteri con il sito inattivo. Sono disponibili quattro fasi possibili: |
| Prima notifica: la prima notifica è stata condivisa con il proprietario del sito del sito inattivo. | |
| 30 giorni dalla prima notifica: la seconda notifica è stata condivisa con il proprietario del sito del sito inattivo. | |
| 60 giorni dalla prima notifica: la terza notifica è stata condivisa con il proprietario del sito del sito inattivo. | |
| Nessuna azione del proprietario: nessuna azione da parte del proprietario del sito dopo tre notifiche consecutive. | |
| Stato dell'azione | Stato della notifica al proprietario del sito: |
| L'esito positivo indica che la notifica è stata recapitata al proprietario del sito. | |
| L'errore indica che la notifica al proprietario del sito non è riuscita a inviare. |