Integrazione di Asana

Informazioni sull'integrazione di Asana

Viva Goals può integrarsi con i progetti Asana per aggiornare automaticamente gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) in Viva Goals. Lo stato di avanzamento OKR viene calcolato in base al numero di attività o sottoattività completate in Asana. Questa integrazione funziona per entrambi i tipi di misurazione dello stato di avanzamento: percentuale completata o indicatore di prestazioni chiave (KPI).

Di seguito viene illustrato questo esempio: si è un marketer che usa Asana per lavorare a un progetto di consulenza per i clienti. Si imposta l'obiettivo di curare un elenco di dirigenti dei clienti caricati da aree diverse. Usare l'integrazione di Asana per tenere facilmente traccia dell'elenco completato. Viva Goals sincronizza automaticamente i valori e traccia lo stato di avanzamento verso l'obiettivo, risparmiando tempo mantenendo aggiornati gli OKR.

Come configurare l'integrazione di Asana

Un amministratore può configurare l'integrazione di Asana in Viva Goals:

  1. Passare alla pagina delle integrazioni di Viva Goals tramite Amministrazione ->Integrations.

    Pagina Integrazioni in Viva Goals.

  2. Attivare Integrazione di Asana.

    Screenshot della prima finestra di dialogo in cui si abilita l'integrazione di Asana in Viva Goals.

  3. Selezionare Nuova connessione. Nella finestra di dialogo visualizzata accedere all'account Asana. Configurare quindi le connessioni Asana che possono essere usate dagli utenti di Viva Goals per collegare gli OKR e aggiornare lo stato di avanzamento.

    Screenshot della nuova finestra di dialogo di connessione per Asana in Viva Goals.

  4. Selezionare Avanti per completare l'installazione.

Viva Goals consente di connettersi con più account Asana. Selezionare Nuova connessione per aggiungere un'altra connessione. I nomi di connessione vengono visualizzati ai membri quando collegano i rispettivi OKR ai progetti Asana.

Come usare l'integrazione di Asana

Al termine dell'installazione, gli utenti dell'organizzazione possono seguire questa procedura per collegare i propri OKR ai progetti Asana:

  1. Durante la creazione (o la modifica) di un obiettivo o di un risultato chiave, selezionare Aggiungi un'integrazione.

  2. Nell'elenco delle integrazioni scegliere Asana.

    Screenshot della finestra di dialogo in cui si seleziona Asana dall'elenco delle origini dati negli obiettivi di Viva.

  3. Selezionare quindi Connessione. Se sono presenti più connessioni, selezionare il nome del progetto per collegare il progetto all'obiettivo.

    Screenshot della finestra di dialogo in cui si aggiunge una nuova connessione Asana agli OKR negli obiettivi di Viva.

  4. Per filtrare ulteriormente l'elenco di attività o sottoattività, selezionare le attività assegnate a un utente o selezionare le attività con uno stato specifico.

  5. Selezionare Avanti per completare e salvare l'OKR. Verrà ora visualizzata un'icona di Asana accanto all'OKR. Viva Goals conterà automaticamente i post di blog completati. L'OKR viene sincronizzato automaticamente ogni ora. Per aggiornare manualmente, selezionare Aggiorna.

Decidere tra l'uso della percentuale di completamento e degli indicatori KPI nell'integrazione di Asana

La differenza tra percentuale di completamento e KPI è che con l'opzione KPI è possibile impostare una destinazione superiore o inferiore al completamento di tutte le attività nel progetto.

Si consideri questo esempio: si dispone di un progetto con 100 attività che si estendono per l'intero anno. È possibile scegliere di usare l'opzione KPI e impostare la destinazione su 25 perché ogni periodo OKR è lungo solo un quarto. Si vuole tenere traccia del completamento delle attività, ma solo rispetto all'obiettivo 25, non all'intero 100.

Come configurare progetti Asana come progetti in Viva Goals

I progetti consentono di tenere traccia di tutto il lavoro svolto dall'organizzazione per raggiungere gli obiettivi e i risultati principali. Come i risultati chiave, i progetti possono anche essere creati in base agli obiettivi e ad altri risultati chiave in Viva Goals, a seconda del risultato che aiutano a raggiungere. Selezionare Aggiungi progetto sotto l'obiettivo o il risultato chiave appropriato per creare un progetto.

Con i progetti Viva Goals, è ora possibile visualizzare i progetti Asana all'interno di Viva Goals. Viva Goals mostrerà le attività nel progetto e calcolerà lo stato di avanzamento del progetto come percentuale in base alle attività completate rispetto al totale.

Viva Goals supporta due modi per farlo:

  • Visualizzare tutte le attività di un progetto Asana

  • Usare un'attività Asana specifica come progetto, con le relative sottoattività come elenco di attività

Visualizzare tutte le attività di un progetto Asana

Per configurare il progetto in Viva Goals, è sufficiente connettersi ad Asana, selezionare il progetto e, facoltativamente, filtrare in un subset di attività nel progetto di cui si è interessati.

Usare un'attività Asana specifica come progetto, con le relative sottoattività come elenco di attività

Ad alcuni clienti piace usare un'attività specifica in Asana come progetto, con le sottoattività come elenco di attività. Anche questa opzione è supportata ed è possibile impostare il nome del progetto in Viva Goals sul nome dell'attività Asana.

  1. Per iniziare, aggiungere un progetto e selezionare Aggiungi attività in Risultato.

    Screenshot che mostra il pulsante Aggiungi attività in Obiettivi di Avanzamento in Viva.

  2. Nel campo Attività selezionare Automaticamente da un'origine dati e selezionare Asana come origine dati.

    Screenshot della finestra di dialogo in cui si aggiunge Asana dall'elenco di origini dati agli obiettivi di Projects in Viva.

  3. Selezionare se si vuole tenere traccia dello stato di avanzamento in base alla percentuale di attività completate o alla percentuale di sottoattività completate.

  4. Cercare e selezionare il progetto Asana da tenere traccia.

  5. Impostare il campo Attività assegnata a su Qualsiasi o Non assegnato, quindi selezionare Avanti e Salva.

  6. Se si è scelto di tenere traccia dello stato di avanzamento in base alla percentuale di sottoattività completate, selezionare la casella di controllo Usa il nome dell'attività come nome del progetto in Viva Goals e salvare il progetto.

    Screenshot della finestra di dialogo finale quando si aggiunge un'attività Asana come obiettivo di Project in Viva.

Questa opzione creerà l'attività o le sottoattività asana specifiche come progetto e eseguirà il pull nelle sottoattività come elenco attività in Viva Goals.

Anche se Viva Goals supporta un'integrazione asana per gli OKR, i progetti consentono di visualizzare le singole attività e il relativo stato di completamento. Ciò consente di comprendere l'esecuzione a un livello molto più profondo. Gli aggiornamenti per un progetto indicano anche cosa è cambiato dopo l'ultimo check-in⏤quali attività sono state completate e se le attività sono state aggiunte o rimosse.

Viva Goals verificherà periodicamente lo stato del progetto in Asana e aggiornerà lo stato. Lo stato e lo stato vengono calcolati per i progetti esattamente come i risultati chiave. Analogamente ai risultati chiave, è anche possibile archiviare un progetto ed eseguire temporaneamente l'override dello stato. Questa sostituzione durerà solo finché Viva Goals non rileva una modifica nello stato di completamento del progetto in Asana. In questo caso, un aggiornamento automatizzato sovrascriverà l'archiviazione.