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Azure Communication Services 電子メールの送信者の評判を理解する

この記事では、企業間 (B2C) 通信での電子メール配信のベスト プラクティスと、Azure Communication Services の電子メール ログを使用してメールの評判を高める方法について説明します。 この包括的なガイドでは、電子メールの苦情管理の最適化、より健全な電子メール プラクティスの促進、メール配信の成功の最大化に関する分析情報を提供します。

送信者の評判と電子メールの苦情を管理してメール配信を強化する

Azure Communication Services には、顧客の通信を強化できる電子メール機能が用意されています。 ただし、プラットフォーム経由で送信したメールが顧客の受信トレイに届く保証はありません。 配信の問題を事前に特定して回避するには、次のような評判チェックを実行する必要があります。

  • 正常に配信された電子メールの一貫性と正常な割合を一定期間にわたって確保します。
  • 電子メール配信の失敗とバウンスに関する特定の詳細の分析。
  • スパムおよび不正使用レポートの監視。
  • 正常な連絡先リストを維持する。
  • ユーザーエンゲージメントとメールボックス配置の理解。
  • 顧客の苦情を理解し、オプトアウトまたは登録解除のための簡単なプロセスを提供します。

電子メール ログを有効にし、メール配信を監視するには、 Azure Communication Services の電子メール ログの手順に従います。

電子メールのバウンス: 配信の状態と種類

電子メールのバウンスは、メールの正常な配信に関する問題を示します。 電子メール配信プロセス中に、簡易メール転送プロトコル (SMTP) 応答は次の結果を提供します。

  • 成功 (2xx): 電子メール サービス プロバイダーが電子メールを受け入れた。 ただし、この結果によって、メールが顧客の受信トレイに届くという保証はありません。 [ 配信済み] の状態は、メールの配信を示します。

  • 一時的なエラー (4xx):現時点では、メール サービス プロバイダーは電子メールを受け入れられません。 ただし、受信者のアドレスは引き続き有効であり、今後の配信試行が可能になります。 この結果は、多くの場合、 ソフト バウンスと呼ばれます。 原因としては、レート制限やインフラストラクチャの問題など、さまざまな要因が考えられます。

  • 永続的なエラー (5xx):電子メール サービス プロバイダーが電子メールを拒否しました。 この結果は、一般的に ハード バウンスと呼ばれます。 この種類のバウンスは、メール アドレスが存在しない場合に発生します。 バウンス のメール配信状況は、この結果を示しています。

RFC 定義に従って:

  • ハード バウンス (永続的な障害) とは、特に電子メール アドレスが存在しない場合を指します。
  • ソフト バウンスには、さまざまな種類のエラーが含まれます。
  • スパム バウンスは、通常、特定のポリシー決定のために発生します。

これらのプラクティスは、電子メール サービス プロバイダー間で常に統一され、標準化されるとは限りません。

ハード バウンス

次の SMTP コードは、ハード バウンスを記述できます。

エラー コード 説明 説明
521 サーバーがメールを受け入れない SMTP サーバーで、受信メールを受け入れられない問題が発生しました。
525 ユーザー アカウントが無効 ユーザーのメール アカウントが無効になっており、メールを受信できません。
550 メールボックスを使用できない 受信者のメールボックスは、電子メールを受信できません。 メールボックスがいっぱいであるか、一時的な問題が発生している可能性があります。
553 メールボックス名が許可されていません 受信者のメール アドレスまたはメールボックス名が無効であるか、メール システムのポリシーでサポートされていません。
5.1.1 宛先メールボックス アドレスが正しくありません 宛先メールボックスのアドレスが無効であるか、存在しません。 入力ミスや書式設定エラーがないかアドレスを確認します。
5.1.2 宛先システム アドレスが正しくありません 宛先システム アドレスが無効であるか、存在しません。 受信者のメール ドメインまたはシステムで入力ミスやエラーを確認します。 ドメインまたはシステムが正しく構成されていることを確認します。
5.1.3 無効な宛先メールボックス アドレスの構文 宛先メールボックス アドレスの構文が正しくありません。 受信者のメール アドレスで、書式設定エラーまたは無効な文字を確認します。 アドレスが正しい構文に従っていることを確認します。
5.1.4 あいまいな宛先メールボックス アドレス 受信者のメール アドレスは一意ではなく、複数の受信者と一致します。 メール アドレスの精度を確認し、一意のアドレスを指定します。
5.1.6 移動先メールボックスの移動 受信者のメールボックスが別の場所またはサーバーに移動されました。 受信者の新しいメールボックス アドレスでメッセージ配信を確認します。
5.1.9 非準拠の宛先システム 受信者の電子メール システムは、標準プロトコルに従って構成されていません。 この問題を解決するには、システム管理者に問い合わせてください。
5.1.10 宛先アドレス Null MX 受信者のメール ドメインに有効なメール Exchange (MX) レコードがありません。 ドメイン 管理者に連絡して、ドメイン ネーム システム (DNS) の構成を修正してください。
5.2.1 移行先メールボックスが無効 受信者のメールボックスが無効になっているため、メッセージの配信が妨げられます。 受信者に連絡してメールボックスを有効にします。
5.2.1 メーリング リストの拡張に関する問題 宛先メールボックスがメーリング リストであり、展開に失敗しました。 問題を解決するには、メーリング リスト管理者に問い合わせてください。
5.3.2 宛先システムがメッセージを受け入れられない 受信者の電子メール サーバーは、現在メッセージを受け入れていません。 後でメールを再送信してみてください。
5.4.1 受信者のアドレスが拒否されました 受信者の電子メール サーバーがメッセージを拒否しました。 受信者のメール アドレスで正確さと適切な書式設定を確認します。
5.4.4 ルートを設定できない メッセージを受信者のサーバーにルーティングすることはできません。 受信者のメール ドメインとサーバーの設定を確認します。
5.4.6 ルーティング ループが検出されました メッセージの配信中に、電子メール サーバーでルーティング ループが発生しました。 ループを解決するには、システム管理者に問い合わせてください。
5.7.13 ユーザー アカウントが無効 受信者のメール アカウントが無効になっており、メール サーバーがそのアカウントのメッセージを受け入れていません。 メール サービス プロバイダーは、受信者のメール アドレスを非アクティブ化または中断し、メールを受信するためにアクセスできないアドレスをレンダリングしました。 または、ユーザーまたは組織が電子メール アカウントを無効にすることを選択しました。
5.4.310 DNS ドメインが存在しない 受信者の電子メール ドメインが存在しないか、DNS 構成が正しくありません。 ドメインの DNS 設定を確認します。

存在しないアドレスにメールを繰り返し送信すると、送信者の評判に大きな影響を与える可能性があります。 これらのアドレスを連絡先リストから迅速に削除し、正常な連絡先リストを熱心に管理することで、アクションを実行することが重要です。

ソフト バウンスのエラー コード

電子メールを送信するときにソフト バウンス (一時的な障害) を注意深く監視します。 大量のソフト バウンスは、潜在的な評判の問題を示している可能性があります。 メール サービス プロバイダーがメール配信を遅くしている可能性があります。

次の SMTP コードは、ソフト バウンスを記述できます。

エラー コード 説明 説明
551 ユーザーがローカルではない、代替パスを試す 受信者の電子メール ドメインは、電子メール システムに対してローカルではありません。 システムは、メールを配信するための代替パスを試す必要があります。
552 超過ストレージ割り当て 受信者のメール アカウントがストレージの上限に達しました。 受信者に、新しいメールを受信するための空き領域を増やすように依頼します。
554 トランザクションに失敗しました 未指定の理由で、電子メール トランザクションが失敗しました。 調査して、障害の原因を特定します。
5.2.2 宛先メールボックスがいっぱい 受信者のメールボックスが記憶域の上限に達しました。 受信者は、新しいメールを受信するための領域をクリアする必要があります。
5.2.3 メッセージの長さが管理上の制限を超えています メッセージの長さが受信者のメール システムの制限を超えています。 メッセージの長さを制限内に減らします。
5.2.121 1 時間あたりの受信者数制限を超えました 受信者のメール システムが、1 時間あたりに受信できるメールの数の制限を超えています。 後でメールを送信してみてください。
5.2.122 1 時間あたりの受信者数制限を超えました 受信者の電子メール システムが 1 時間ごとの受信制限に達しました。 後でメールを送信してみてください。
5.3.1 ターゲット メール システムがいっぱいになっている 受信者のメール システムがいっぱいで、新しいメールを受け入れることはできません。
5.3.3 宛先システムでサポートされていない機能 受信者の電子メール システムは、配信を成功させるために必要な特定の機能をサポートしていません。
5.3.4 ターゲット システムに対してメッセージが大きすぎる メッセージのサイズが受信者の電子メール システムの制限を超えています。 メールのサイズを確認し、圧縮または分割を検討します。
5.5.3 受信者が多すぎます メールに受信者が多すぎるため、受信者のメール システムでは処理できません。 受信者のメール システムでは、メールあたりの受信者数に制限がある場合があります。 受信者の数を減らしてみてください。
5.6.1 メディアがサポートされていません 受信者のメール システムは、メールのメディア形式をサポートしていません。 メディア形式を互換性のある形式に変換します。
5.6.2 変換が必要な項目と禁止されている項目 メールの形式またはコンテンツには変換が必要ですが、受信者のメール システムでは変換を実行できません。
5.6.3 変換は必須ですが、サポートされていません メールの形式またはコンテンツには変換が必要ですが、受信者のメール システムでは変換がサポートされていません。
5.6.5 変換に失敗しました 受信者の電子メール システムは、電子メールの形式またはコンテンツを変換できませんでした。 メールの内容を確認し、再送信してみてください。
5.6.6 メッセージ コンテンツは使用できません 受信者のメール システムは、メールの内容にアクセスできません。 メールのコンテンツと添付ファイルの破損や互換性を確認します。
5.6.11 無効な文字 メールに、受信者のメール システムで処理できない無効な文字が含まれています。 コンテンツまたは件名行から無効な文字を削除し、メールを再送信します。
5.7.1 配信が承認されていない、メッセージが拒否されました 受信者の電子メール システムは、メッセージを受信する権限がないため、メッセージの受け入れを拒否しました。 この問題を解決するには、システム管理者に問い合わせてください。
5.7.2 メーリング リストの拡張禁止 受信者のメール システムでは、メーリング リストの拡張はサポートされていません。 システム管理者に問い合わせてください。
5.7.12 送信者が組織によって認証されない 受信者の組織には、送信者認証が必要です。 認証設定を確認します。
5.7.15 優先度レベルが低すぎます メールの優先度レベルが低すぎるため、受信者のメール システムで受け入れできません。 受信者の電子メール システムでは、優先順位の低いメールの受け入れに制限がある場合があります。 メールの優先度レベルを上げることを検討してください。
5.7.16 メッセージが大きすぎて優先度が指定されていない メッセージのサイズが、受信者の電子メール システムが優先度レベルに対して指定する制限を超えています。 メールのサイズと優先度の設定を確認します。
5.7.17 メールボックス所有者が変更されました 受信者のメールボックス所有者が変更され、メッセージ配信の問題が発生しました。 メールボックスの所有権を確認し、メールボックスの所有者に問い合わせてください。
5.7.18 ドメイン所有者が変更されました 受信者のメール ドメイン所有者が変更され、メッセージ配信の問題が発生しました。 ドメインの所有権を確認し、ドメイン所有者に問い合わせてください。
5.7.19 RRVS テストを完了できません 受信者の電子メール システムでは、受信者レートの有効性システム (RRVS) テストを完了できません。 システム管理者に問い合わせてください。
5.7.20 渡された DKIM 署名が見つかりません 受信者の電子メール システムで、電子メールのドメイン キー識別メール (DKIM) 署名が見つかりませんでした。 あなたのシステムでDKIMの構成と署名を確認してください。
5.7.21 許容できる DKIM 署名が見つかりません 受信者の電子メール システムで、電子メールに対して受け入れ可能な DKIM 署名が見つかりませんでした。 あなたのシステムでDKIMの構成と署名を確認してください。
5.7.22 有効な作成者が一致した DKIM 署名が見つかりません 受信者の電子メール システムで、電子メールの作成者と一致する有効な DKIM 署名が見つかりませんでした。 あなたのシステムでDKIMの構成と署名を確認してください。
5.7.23 SPF 検証に失敗しました 電子メールが受信者の電子メール システムで Sender Policy Framework (SPF) 検証に失敗しました。 SPF レコードと電子メール サーバーの構成を確認します。
5.7.24 SPF 検証エラー 受信者の電子メール システムで SPF 検証エラーが見つかりました。 SPF レコードと電子メール サーバーの構成を確認します。
5.7.25 逆引き DNS 検証に失敗しました 電子メールは、受信者の電子メール システムで逆引き DNS 検証に失敗しました。 逆引き DNS の設定を確認します。
5.7.26 複数の認証チェックが失敗しました 電子メールは、受信者の電子メール システムで複数の認証チェックに失敗しました。 認証の設定と方法を確認します。
5.7.27 送信者アドレスに NULL MX がある メール ドメインに有効な MX レコードがありません。 DNS 構成を修正するには、ドメイン管理者に問い合わせてください。
5.7.28 メールの洪水が検出されました 受信者の電子メール システムがメールのあふれを検出しました。 電子メール トラフィックを確認し、洪水の原因を特定します。
5.7.29 Arc 検証エラー 電子メールは、受信者の電子メール システムで認証済み受信チェーン (ARC) 検証に失敗しました。 ARC 署名をあなたの方で確認してください。
5.7.30 TLS サポートが必要 受信者の電子メール システムでは、セキュリティで保護された電子メール送信のためにトランスポート層セキュリティ (TLS) のサポートが必要です。 システムが TLS をサポートしていることを確認します。
5.7.51 テナントの受信属性 受信者の電子メール システムは、受信メールを特定のテナントに属性付けします。 メールの送信者情報とテナントの属性を確認します。

管理された抑制リスト

Azure Communication Services には 、マネージド抑制リストと呼ばれる機能が用意されています。これは、送信者の評判を保護および保持する上で重要な役割を果たします。

抑制リスト キャッシュでは、Azure Communication Services 経由で送信されたすべてのメールに対してハード バウンスが発生した電子メール アドレスが追跡されます。 指定されたエラー コードのいずれかで電子メールの配信が失敗するたびに、電子メール アドレスは、Azure プラットフォームにまたがる内部管理抑制リストに追加され、グローバルに維持されます。

抑制されるメール アドレスのライフサイクルを次に示します。

  1. 初期抑制: Azure Communication Services が初めてメール アドレスでハード バウンスを検出すると、そのアドレスがマネージド抑制リストに 24 時間追加されます。

  2. プログレッシブ抑制: 最初の 24 時間以内にプラットフォームに送信された後続のメールで、同じ無効な受信者のメール アドレスが再び表示された場合、配信は自動的に抑制されます。 キャッシュ時間は 48 時間に延長されます。 その後の出現の場合、キャッシュ時間は徐々に 96 時間、次に 7 日に増加し、最終的には最大 14 日間に達します。

  3. 自動削除プロセス: 指定されたリース期間内に同じ受信者に電子メール送信要求が行われなかった場合、メール アドレスはマネージド抑制リストから自動的に削除されます。 リース期間が経過すると、電子メール アドレスが一覧から削除されます。 同じ無効な受信者に新しい電子メールが送信された場合、Azure Communication Services は、別の配信試行を行って新しいサイクルを開始します。

  4. 配信のドロップ: メール アドレスがリース時間内にある場合、その受信者アドレスに送られる更なるメールは、アドレスのリースが期限切れになるか、または管理された抑制リストから削除されるまで破棄されます。 この電子メール要求の配信状態は、電子メール ログで 抑制されます 。

メール アドレスは、最大 14 日間、管理された抑制リストに残ることができます。 このプロアクティブな対策は、送信者の評判を保護し、無効なアドレスにメールを繰り返し送信する悪影響からユーザーを保護するのに役立ちます。 それでも、最適なメール配信パフォーマンスを維持するには、バウンス状態に対してアクションを実行し、定期的に連絡先リストをクリーンアップする必要があります。

一部の電子メール サービス プロバイダーでは、評判の問題から電子メールのバウンスが生成されます。 多くの場合、これらのバウンスは、特定の評判やコンテンツの問題により、スパムや不正使用に関連するものとして分類されます。 バウンス メッセージには、配信エラーの理由を理解し、適切なアクションを有効にするために、バウンスの詳細な説明を提供する Web ページへの URL が含まれる場合があります。

SMTP レベルのバウンスに加えて、受信サーバーがメッセージを受け入れた後にバウンスが発生する可能性があります。 最初に、電子メール サービス プロバイダーからの応答によって、正常な電子メール配信が提案される場合があります。 しかし、後で、プロバイダーはバウンス応答を送信します。

通常、これらの非同期バウンスは、電子メール ペイロードに記載されているリターン パス アドレスに送信されます。 これらの非同期バウンスに注意し、適切に処理して、最適な電子メール配信のパフォーマンスを維持します。

管理をオプトアウトまたはサブスクライブ解除する

電子メールの通信とオプトアウト要求またはサブスクライブ解除要求の監視に対する顧客の関心を理解することは、送信者の評判を高める上で重要な側面です。 登録解除要求を処理するための手動または自動のプロセスを用意しているかどうかに関係なく、送信する電子メール ペイロードに [登録解除 ] リンクを指定することが重要です。 受信者は、それ以上メールを受け取らないと判断した場合、[ 登録解除 ] リンクを選択し、メーリング リストからメール アドレスを削除できます。

電子メール内のリンクと手順の機能が不可欠です。 適切なリストから連絡先を削除するには、適切に動作し、アプリケーションのメーリング リストに速やかに通知する必要があります。

サブスクライブ解除メカニズムは、サブスクライバーの観点から明示的かつ透過的である必要があります。 サブスクリプションを解除しているメッセージをユーザーが正確に認識できるようにする必要があります。

ユーザーが組織内の複数のリストをサブスクライブしている場合は、ユーザーに複数のリストの登録を解除するオプションを提供する基本設定センターを提供することが理想的です。 このプロセスにより、誤った登録解除が防止され、ユーザーは登録解除管理プロセスを通じてオプトインとオプトアウトの設定を効果的に管理できます。

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