Microsoft Community Training 管理ポータルを使用すると、管理者は、ユーザーのオンボーディング、コースの登録などの管理タスクを簡単に委任または自動化し、グラウンド レベルのファシリテーターまたはトレーナーがトレーニング対象ユーザー全体で学習プログラムの関与と導入を促進できるようにします。
すべてのユーザー管理機能は、[ユーザー] タブの下の 1 つのパネルにまとめられています。これは、管理者が管理ポータルでユーザーとコース登録を管理するためのワンストップ ショップです。 管理者は、[ユーザー] タブからユーザーの追加、管理ロールの割り当て、グループの作成、コースの割り当て、進行状況の追跡などを行うことができます。
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この記事では、管理ポータル機能を使用してユーザーを作成および管理し、効果的なトレーニング管理を促進する方法について説明します。
ユーザーの種類
Microsoft Community Training プラットフォームには、学習者と管理者の 2 種類のユーザーがあります。
学習者
学習者は、このプラットフォームに追加されたすべてのユーザーに割り当てられる既定のロールです。 学習者は、管理者がトレーニング ポータルにアップロードしたコースを表示および使用できます。 学習者は、トレーニング コンテンツにアクセスできるだけでなく、ディスカッション フォーラムを使用して、コメントを追加したり、他の学習者と共有したりすることができ、トレーナーから送信された重要な更新情報を常に把握することもできます。
管理者
管理者は、プラットフォーム上の管理ポータルにアクセスできるユーザーであり、トレーニング プログラムの管理と配信に対して責任を負います。
プラットフォームには 6 種類の管理者 (つまり、全体管理者、組織管理者、ラーニング パス管理者、カテゴリ管理者、コース管理者、グループ管理者) があり、それぞれが管理ポータルで特定のアクティビティを実行する責任があります。 管理者は、組織、グループ、コースの作成、ユーザーの追加とコンテンツの割り当て、進行状況の追跡を行うことができ、ユーザーへのお知らせでコンテンツの完了を促進することもできます。また、他のユーザーをプラットフォームの管理者にすることもできます。
詳細については、ユーザー ペルソナと管理ポータルの概要に関する記事を参照してください。
組織とグループを作成する
組織とグループは、トレーニング プログラムのニーズと構造に応じて学習者を編成するのに役立つ方法です。
組織は、特定の目的を持っているか、特定の基準 (場所、職務、興味など) に属している、トレーニング プラットフォーム上の学習者と管理者の集まりです。
注意
組織は、組織のコンテンツとユーザーがその組織内でのみアクセスできるようにすることで、トレーニング プラットフォームに仮想境界を作成するのに役立ちます。
グループは、特定のトレーニング要件を持つ、トレーニング プラットフォーム上の学習者の集まりです。 グループを使用すると、ユーザーの一括オンボードと自動登録により、組織内および会社全体でのユーザー管理が容易になります。
Note
トレーニング プラットフォームでは、 both Organization & Group または ONE の機能を利用できます。その 1 つは トレーニングユース ケースの管理を有効にせずに行うことができます。
ンプル シナリオ 1
ある会社が南アフリカにあり、定期的にトレーニングを受けてスキルアップする必要がある従業員が国や地域に配置されているとしましょう。
地理的に分散した従業員を効果的に管理およびトレーニングするために、会社はケープタウン、ヨハネスブルグ、ポート エリザベスなどのオフィスの場所に基づいてグループを作成することを決定できます。
従業員を管理および編成するもう 1 つの方法は、営業、マーケティング、人事、運用などの役割と部門に基づきます。
サンプル シナリオ 2
ある会社が米国にあり、従業員が世界中のさまざまな国や地域に配置され、それぞれの国や地域のリーダーによって管理されているとしましょう。
この場合、会社はトレーニング プラットフォーム ベースの国や地域 (インド、シンガポール、南アフリカなど) で組織を作成することを決定できます。
各組織には独自の組織管理者のセットを割り当てることができ、各学習者は 1 つの組織に属することができます。
注意
組織の組織管理者は、トレーニング プラットフォーム上に仮想境界を作成する特定の組織に対してのみ、コンテンツとユーザーを作成および管理できます。
これで、分散した従業員を効果的に管理およびトレーニングするために、各組織は、セールス、マーケティング、人事、運用などの独自のグループ ベースのジョブ ロールを作成できます。
従業員を管理および編成するもう 1 つの方法は、関心のある分野、パフォーマンス レビュー評価などのトレーニング要件に基づきます。
ユーザーを組織に追加する
トレーニング プラットフォームで組織を使用すると、組織のコンテンツとユーザーが組織内でのみアクセスできる仮想境界を作成できます。 全体管理者は、管理ポータルから組織を定義し、組織管理者ロールを割り当てることができます。
既定では、学習者は既定の組織の一員であり、トレーニング プラットフォームに対して API 呼び出しを行って組織を変更できます。
重要
通常、組織は、ある組織に関連するユーザーとコンテンツに別の組織がアクセスできないようにする必要がある場合にのみ、トレーニング ポータルで設定する必要があります。
ユーザーをグループに追加する
トレーニング プラットフォームでグループを使用すると、さまざまな種類の学習者を管理し、必要なスキル、ユーザーの場所、機能ドメイン、役割などに基づいてコンテンツへの登録を自動化できます。たとえば、グループを作成し、ユーザーがプラットフォームにサインアップするたびにユーザーを自動的に追加するルールを設定できます。
または、組織は、グループに一度にユーザーを手動で追加することもできます。
ユーザー グループのコンテンツ登録を管理する
グループ管理者は、プラットフォームのグループ機能を利用して、グループ内の学習者のコンテンツ登録を自動化できます。 管理ポータルの任意のグループに対して、管理者はコンテンツ ライブラリからコースとラーニング パスを事前に割り当て、グループ内の既存および新規の参加者のコンテンツ登録を自動化することができます。
たとえば、トレーニング ポータルの管理者が営業チームのグループを作成し、そのグループにすべての営業担当者を追加したとします。 これで、グループ管理者 (別名セールス マネージャー) は、必須のセールス トレーニングをグループに事前に割り当てることができるため、ポータルにサインアップする新しい営業担当者はそれらのコースに自動的に登録されます。
学習者の進行状況を追跡し、コースの完了を促進する
トレーニング プラットフォームでグループを使用すると、ユーザーのオンボードやコース登録などの管理タスクを委任および自動化するだけでなく、学習者の進行状況を追跡し、リマインダーを送信して関与とコースの完了を促進することもできます。
ポータルのグループ管理者は、グループ分析 を利用してグループ参加者の進行状況を監視し、リマインダーやお知らせを送信してコースの完了を促進できます。 以降のセクションでは、これらの機能について詳細に説明します。
お知らせを送信する
新しいコースがユーザーに割り当てられるたびに、システムによって学習者に自動通知が送信されます。 これとは別に、グループ管理者は、グループ全体またはグループ内の特定の学習者セットに お知らせを送信し、実行する必要がある重要な更新、イベント、またはアクションについて通知できます。
たとえば、グループ内に、1 週間以内に完了する必要があるコンプライアンス トレーニングを完了していない一連の学習者がいるとします。 このようなシナリオでは、グループ管理者は、トレーニングを完了し、認定を受けるように学習者にリマインダーを送信できます。
学習の進行状況の追跡
管理ポータルでは、グループ参加者に割り当てられたコースの学習者の進捗状況とコースの完了を追跡するためのリアルタイムの分析とレポートが提供されます。 グループ管理者は、学習者レポート カードを表示およびダウンロードして、割り当てられたコースの進行状況を監視し、成績を測定できます。 詳細については、この記事を参照してください。
ポータルでユーザーを追加してコンテンツを割り当てる手順
Microsoft Community Training プラットフォームには、学習者の追加、グループの作成、コンテンツの割り当てなどのアクティビティで管理者に役立つ特定の機能セットが用意されています。 以下に、管理ポータルでユーザー管理を開始するための簡単な手順を示します。
管理ポータルでグループを作成します
ポータルで新しいグループを作成する方法の詳細な手順については、こちらを参照してください。
新しく作成したグループに学習者を追加します
グループにユーザーを追加する方法の詳細な手順については、こちらを参照してください。
コンテンツをグループ参加者に割り当てます
コンテンツをグループ ユーザーに割り当てるための詳細な手順については、こちらを参照してください。
グループ参加者にお知らせとリマインダーを送信します
お知らせをグループ ユーザーに送信するための詳細な手順については、こちらを参照してください。
ポータルでユーザーを管理するためのベスト プラクティス
学習者の場所、指定、部門、役割などに基づいてプラットフォーム上でグループを作成し、グループ管理者を追加して、ユーザーのオンボードを委任し、コース登録を自動化します
ユーザーの一括アップロード機能を使用して、既存のユーザー リストをすばやくインポートし、さまざまなグループに整理します
グループへのユーザー登録を自動化するルールを設定し、トレーナーの管理者タスクの負担を軽減します
ポータルの全体管理者を非常に少ない数に制限します。 これは、全体管理者はプラットフォーム上のすべての読み取りと変更を行うことができるからです。