共有メールボックスについて

  • [アーティクル]

共有メールボックスは、会社情報やサポート メール アドレス、受付デスク、または複数のユーザーが共有する可能性のあるその他の機能など、複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスする必要がある場合に使用されます。

グループ メールボックスへのアクセス許可を持つユーザーは、管理者がそのユーザーに対して必要なアクセス許可を付与している場合、メールボックスのメール アドレスとして送信したり、メールボックスのメール アドレスの代わりに送信したりできます。 これは、ユーザーが "Contoso サポート" や "建物 A の受付デスク" からメールを送信できるため、ヘルプとサポートのメールボックスとして特に役立ちます。

はじめに

共有メールボックスを作成する前に、知っておくべきことがいくつかあります。

  • ライセンス: 共有メールボックスには、ライセンスを割り当てなくても最大 50 GB のデータを保存できます。 その後に、より多くのデータを格納するには、メールボックスにライセンスを割り当てる必要があります。 共有メールボックス ライセンスの詳細については、「Exchange Online の制限」を参照してください。 共有メールボックスが記憶域の上限に達した場合、しばらくはメールを受信できますが、新しいメールを送信できなくなります。 その後、メールも受信できなくなります。 そのメールボックスにメールを送信したユーザーには、配信不能エラーが送信されます。

注:

次のシナリオでは、Exchange Online プラン 2 ライセンスが必要です。

  • 共有メールボックスには、50 GB を超えるストレージが使用されています。
  • 共有メールボックスでは、インプレース アーカイブが使用されます。
  • 共有メールボックスは訴訟ホールドに置かれます。

ライセンスを割り当てる方法の詳細な手順については、「ユーザーに ライセンスを割り当てる」を参照してください。

  • ユーザーのアクセス許可: 共有メールボックスを使用するには、ユーザーにアクセス許可 (メンバーシップ) を付与する必要があります。 組織内のユーザーのみが共有メールボックスを使用できます。

  • 外部ユーザー: 組織外のユーザー (Gmail アカウントを持つユーザーなど) に共有メールボックスへのアクセスを許可することはできません。 この操作を行う必要がある場合は、代わりに Outlook 用グループを作成することを検討してください。 詳細については、「管理センターで Microsoft 365 グループを作成する」を参照してください。

  • Outlook での使用: ブラウザーから Outlook on the web を使用して共有メールボックスにアクセスするだけでなく、Outlook for iOS アプリまたは Outlook for Android アプリを使用することもできます。 詳細については、「Outlook Mobile に共有メールボックスを追加する」を参照してください。 もう 1 つのオプションは、共有メールボックスのグループを作成することです。 詳細については、「グループを比較する」を参照してください。

  • 暗号化: 共有メールボックスから送信されたメールを暗号化することはできません。 共有メールボックスには独自のセキュリティ コンテキスト (ユーザー名とパスワード) がないため、キーを割り当てることができないためです。 2 人以上のユーザーがメンバーで、メンバーが独自のキーを使用して暗号化してメールを送受信した場合、他のメンバーはメールを読むことができる場合もあれば、できない場合もあります。メールがどのパブリック キーで暗号化されたかに依存します。

  • メールボックスの変換: ユーザー メールボックスを、共有メールボックスに変換することができます。 「ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する」を参照してください。

  • 管理者の役割: グローバル管理者または Exchange 管理者の役割を持つユーザーは共有メールボックスを作成することができます。

  • サブスクリプションの要件: 共有メールボックスを作成するには、メールを含む Microsoft 365 for business プラン (Exchange Online サービス) にサブスクライブする必要があります。 Microsoft 365 Apps for business サブスクリプションには、メールは含まれていません。 Microsoft 365 Business Standard にはメールが含まれています。

  • サインイン: 共有メールボックスは、関連付けられたユーザー アカウントによる直接のサインインを目的としていません。 共有メールボックス アカウントへのサインインは常にブロックし、ブロックしたままにしておく必要があります。

  • ユーザーが多すぎる: 共有メールボックスに同時にアクセスする指定ユーザーが多すぎる場合 (25 人以下を推奨)、断続的にこのメールボックスへの接続に失敗したり、メッセージが送信トレイに複製されるなどの不整合が発生したりする可能性があります。 この場合、ユーザー数を減らすか、Microsoft 365 グループやパブリック フォルダーなどの別のワークロードを使用することを検討できます。

  • メッセージの削除: 残念ながら、ユーザーに対して共有メールボックス内にあるメッセージの削除を禁止することはできません。 これを回避する唯一の方法は、共有メールボックスの代わりに、Microsoft 365 グループを作成することです。 Outlook でのグループは、共有メールボックスと同様です。 この 2 つを比較するには、「グループを比較する」を参照してください。 グループの詳細については、「Microsoft 365 グループの概要」を参照してください。

  • Multi-Geo 複数地域環境では、共有メールボックスは、ユーザー メールボックスのライセンスと同じ方法でライセンスを取得する必要があります。 複数地域のメールボックスの監査はサポートされていないことに注意してください。 たとえば、異なる地理的位置にある共有メールボックスにアクセスする権限がユーザーに割り当てられている場合、そのユーザーが実行したメールボックス操作は、共有メールボックスのメールボックス監査ログに記録されません。

注:

共有メールボックスにアクセスするには、ユーザーは Exchange Online ライセンスを持っている必要がありますが、共有メールボックス用の異なるライセンスは必要ありません。 どの共有メールボックスにも、対応するユーザー アカウントがあります。 共有メールボックスを作成する際に、パスワードの入力を求められなかったことにご注意ください。 このアカウントにはパスワードが設定されていますが、そのパスワードはシステムで生成され、ユーザーにはわかりません。 アカウントを使用して共有メールボックスにログインしないでください。 ライセンスがない場合は、共有メールボックスは 50 GB に制限されます。 サイズ制限を 100 GB に増やすには、Exchange Online プラン 2 のライセンスを共有メールボックスに割り当てる必要があります。 Exchange Online Archiving アドオン ライセンスを含む Exchange Online プラン 1 ライセンスでは、アーカイブ メールボックスのサイズが大きくなるだけです。 これにより、追加のアーカイブ記憶域を得るための自動拡張アーカイブを有効にできるようにもなります。 同様に、共有メールボックスに訴訟ホールドをかける場合は、Exchange Online プラン 2 のライセンス、または Exchange Online Archiving アドオン ライセンス付帯のExchange Online Plan 1 ライセンスが共有メールボックスで必要です。 Microsoft Defender for Office 365、電子情報開示 (Premium)、アイテム保持ポリシーなどの高度な機能を適用する場合は、共有メールボックスにそれらの機能のライセンスが付与されている必要があります。

注:

2018 年 7 月より前は、ライセンスのない共有メールボックスはすべて 100 GB のサイズでプロビジョニングされていました。 詳細については、「 共有メールボックスのプロビジョニングとサイズ設定の修正」を参照してください。

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