組織内のメールボックスのアーカイブと削除ポリシーをカスタマイズする

電子メールを保持および削除するには、Exchange Onlineから古いメッセージング レコード管理 (MRM) ではなく、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 ただし、この古い機能を引き続き使用する正当な理由は、ユーザーのプライマリ メールボックスから アーカイブ メールボックスにメールを自動的に移動することです。 また、MRM を使用して、メールボックス全体ではなく、メールボックス内の特定のフォルダーに保持と削除の設定を適用する必要がある場合もあります。

この記事は、MRM リテンション ポリシーとリテンション タグを使用する 2 つの有効な理由のデプロイ例として使用します。 その他のすべての保持と削除のシナリオでは、Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用します。

構成では、メールボックスに割り当てる MRM アイテム保持ポリシーを作成する必要があります。 このポリシーは、指定した期間が経過した後にアイテムをユーザーのアーカイブ メールボックスに移動し、特定の年齢制限に達した後、削除済みアイテム フォルダーからアイテムを削除します。

移動または削除されるアイテムとそのタイミングを決定する実際のルールは、 保持タグと呼ばれます。 アイテム保持タグは MRM アイテム保持ポリシーにリンクされ、ユーザーのメールボックスに割り当てられます。 保持タグは、ユーザーのメールボックス内の個々のメッセージとフォルダーに保持設定を適用します。 メッセージがメールボックスに残っている期間と、メッセージが指定された保持期間に達したときに実行されるアクションを定義します。 メッセージが保持期間に達すると、ユーザーのアーカイブ メールボックスに移動されるか、削除されます。

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手順のシナリオ例

この記事の手順では、Alpine House という架空の組織のアーカイブとアイテム保持ポリシーを設定します。 このデプロイ例では、次のタスクが必要です。

  • 手順 1: 組織内のすべてのユーザーのアーカイブ メールボックスを有効にする。 この手順では、ユーザーにより多くのメールボックス ストレージが提供され、アイテム保持ポリシーがアイテムをアーカイブ メールボックスに自動的に移動できるようにするために必要です。 ユーザーは、アーカイブ ストレージ用のアーカイブ メールボックスにアイテムを手動で移動することもできます。

  • 手順 2: 2 つのカスタム保持タグを作成して、次のアクションを実行します。

    • 3 歳のアイテムをユーザーのアーカイブ メールボックスに自動的に移動します。 アーカイブ メールボックスにアイテムを移動すると、ユーザーのプライマリ メールボックスの領域が解放されます。

    • 削除済みアイテム フォルダーから 5 歳のアイテムを自動的に削除します。 これにより、ユーザーのプライマリ メールボックスの領域も解放されます。 ユーザーは、必要に応じてこれらの項目を回復する機会があります。 詳細については、「詳細情報 」セクションの 最後の箇条書きを参照してください。

  • 手順 3: 新しいアイテム保持ポリシーを作成し、新しいカスタム保持タグを追加します。 さらに、アイテムをアーカイブ メールボックスに移動するため、推奨される Microsoft 365 保持ラベルでは実現できない組み込みの保持タグを追加します。 これは、既定の 3 年間よりも短いアーカイブ期間が必要な場合に、ユーザーがメールボックス内のアイテムに割り当てることができる、1 年後のアーカイブ用の個人用タグです。

  • 手順 4: 既定の MRM ポリシーを、作成した新しいアイテム保持ポリシーに置き換えます。

必要に応じて、 マネージド フォルダー アシスタントを実行 して新しい設定を適用し、 新しいアイテム保持ポリシーを組織の既定 にすることもできます。

この記事の一部またはすべての手順に従って、組織内のメールボックスの独自のアーカイブと削除ポリシーを設定できます。 このプロセスは、組織内のすべてのメールボックスに実装する前に、いくつかのメールボックスでテストすることをお勧めします。

アーカイブと削除ポリシーを設定する前に

  • この記事の手順を実行するには、組織内のグローバル管理者である必要があります。

  • 新しいユーザー アカウントを作成し、ユーザーに Exchange Online ライセンスを割り当てると、ユーザーのメールボックスが自動的に作成されます。 メールボックスが作成されると、既定の MRM ポリシーという名前の既定のアイテム保持ポリシーが自動的に割り当てられます。 この記事では、新しい MRM アイテム保持ポリシーを作成し、それをユーザー メールボックスに割り当て、既定の MRM ポリシーを置き換えます。 メールボックスには、一度に 1 つの MRM アイテム保持ポリシーのみを割り当てることができます。

  • Exchange Onlineのリテンション タグと MRM アイテム保持ポリシーの詳細については、「アイテム保持タグとアイテム保持ポリシー」を参照してください。

手順 1: ユーザーのアーカイブ メールボックスを有効にする

最初の手順は、組織内の各ユーザーにアーカイブ メールボックスがあることを確認することです。 ユーザーのアーカイブ メールボックスを有効にする必要があります。このシナリオの例では、"アーカイブに移動" 保持アクションを持つ保持タグを使用して、保持期間の有効期限が切れた後にアイテムを移動できます。

アーカイブ メールボックスを有効にする手順については、「 Microsoft 365 でアーカイブ メールボックスを有効にする」を参照してください。

注:

プロセスを完了する前に、ある時点でメールボックスが有効になっている限り、このプロセス中はいつでもアーカイブ メールボックスを有効にすることができます。 アーカイブ メールボックスが有効になっていない場合、アーカイブまたは削除ポリシーが割り当てられているアイテムに対してアクションは実行されません。

手順 2: アーカイブ ポリシーと削除ポリシーの新しい保持タグを作成する

この手順では、 このシナリオの例で既に説明した 2 つのカスタム保持タグを作成します。

  • カスタム アーカイブの既定のポリシー タグ。"Alpine House 3 Year Move to Archive" という名前を付けます。
  • 削除済みアイテム フォルダー用に構成されたカスタムアイテム保持ポリシー タグ。"Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery" という名前を付けます。
  1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルに移動し、資格情報を使用してサインインします。

  2. コンプライアンス ポータルで、ソリューション>データ ライフサイクル管理>Exchange (レガシ)>MRM リテンションタグに移動します

    組織の保持タグの一覧が表示されます。

シナリオの保持タグの例を作成する手順に従います。

カスタム アーカイブの既定のポリシー タグを作成する

最初のシナリオ例では、3 年後にアイテムをアーカイブ メールボックスに移動するカスタム アーカイブの既定のポリシー タグ (DPT) を作成します。

  1. [ MRM 保持タグ ] ページで、[ + 新しいタグ] を選択し、[ タグの名前 ] ページで、新しい保持タグの名前と、カスタム保持タグの目的を説明するオプションの説明を入力します。

    このシナリオの例では、このタグに "Alpine House 3 Year Move to Archive" という名前を付けます。

  2. [ タグの適用方法を定義する ] ページで、[ メールボックス全体に自動的に移動する (既定値)] を選択します。

  3. [ 保持設定の定義] ページで、次のフィールドに入力します。

    1. 項目が次の年齢 (日数) に達したとき 保有期間の期間を入力します。 このシナリオでは、アイテムは 1095 日後 (3 年後) にアーカイブ メールボックスに移動されます。

    2. [アイテム保持アクション] [アイテムを移動してアーカイブする] を選択して、アイテム保持期間の有効期限が切れたときにアイテムをアーカイブ メールボックスに移動します。

  4. [ 次へ] を選択し、確認して送信してカスタム アーカイブ DPT を作成します。

保持タグの一覧に新しいアーカイブ DPT が表示されます。

削除済みアイテム フォルダーのカスタムアイテム保持ポリシー タグを作成する

このシナリオの例で作成する 2 番目の保持タグは、削除済みアイテム フォルダーのカスタムアイテム保持ポリシー タグ (RPT) です。 この保持タグは、5 年後に削除済みアイテム フォルダー内のアイテムを削除し、ユーザーが削除済みアイテムの回復ツールを使用してアイテムを回復できる回復期間を提供します。

  1. [MRM 保持タグ] ページに戻り、[+ 新しいタグ] を選択し、[タグの名前] ページで、新しい保持タグの名前と、カスタム保持タグの目的を説明するオプションの説明を入力します。

    このシナリオの例では、このタグに "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery" という名前を付けます。

  2. [ タグの適用方法を定義する ] ページで、[ 既定のフォルダーに自動的に 移動する] を選択し、[ このフォルダーにタグを適用 する] オプションで [ 削除済みアイテム] を選択します。

  3. [ 保持設定の定義] ページで、次のフィールドに入力します。

    1. 項目が次の年齢 (日数) に達したとき 保有期間の期間を入力します。 このシナリオでは、アイテムは 1825 日後 (5 年後) に削除されます。

    2. [ 保持アクション ] [ 削除] を選択し、保持期間の期限が切れたときにアイテムの削除を許可しますが、ユーザーは削除されたアイテムの保持期間内 (既定では 14 日間) に削除済みアイテムを回復できます。

  4. [ 次へ] を選択し、確認して送信してカスタム削除 DPT を作成します。

新しい RPT が保持タグの一覧に表示されます。

手順 3: 新しいアイテム保持ポリシーを作成する

カスタム保持タグを作成した後、シナリオ例の次の手順は、新しいアイテム保持ポリシーを作成し、保持タグを追加することです。 手順 2 で作成した 2 つのカスタム保持タグと、事前構成されている組み込みタグを追加します。 手順 4 では、この新しいアイテム保持ポリシーをユーザー メールボックスに割り当てます。

  1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルで、データ ライフサイクル管理>Exchange (レガシ)>MRM 保持ポリシーに移動します。

  2. [ MRM アイテム保持ポリシー] ページで 、[ 新しいポリシー] を選択します。

  3. [ 名前 ] ボックスに、新しいアイテム保持ポリシーの名前を入力します。たとえば、 Alpine House のアーカイブと削除ポリシーなどです。

  4. [ + タグの追加] を選択します

    組織内の保持タグの一覧が表示されます。これには、手順 2 で作成したカスタム タグが含まれます。

  5. 詳細情報 」セクションで詳しく説明されている 3 つのリテンション タグを追加します。

    • Alpine House 3 Year Move to Archive - これらの手順の手順 2 で作成されたカスタム アーカイブの既定のポリシー タグ
    • Alpine House の削除済みアイテム 5 年間の削除と回復の許可 - これらの手順の手順 2 で作成した削除済みアイテム フォルダーのカスタム タグ
    • アーカイブへの個人的な 1 年間の移動 - 事前構成されている組み込みのタグ

    これらの保持タグを追加するには、保持タグを選択し、[ 追加] を選択します。

  6. [ポリシーの 構成 ] ページに戻り、[ 次へ ] を選択して新しいポリシーを確認して送信します。

新しいアイテム保持ポリシーが一覧に表示されます。 これを選択すると、詳細ウィンドウにリンクされた保持タグが表示されます。

手順 4: ユーザー メールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを割り当てる

新しいメールボックスを作成すると、既定で既定の MRM ポリシーという名前のアイテム保持ポリシーが割り当てられます。 この例のシナリオでは、手順 3 で作成した新しいアイテム保持ポリシーを組織内のユーザー メールボックスに割り当てることで、このアイテム保持ポリシーを置き換えます。

メールボックスに割り当てることができる MRM アイテム保持ポリシーは一度に 1 つだけであるため、交換が必要です。 この手順では、組織内のすべてのメールボックスに新しいポリシーを割り当てることを前提としています。

これらの手順に従うには、クラシック バージョンではなく 、新しい Exchange 管理センターを使用してください。

  1. 新しい Exchange 管理センター (EAC) にサインインし、[受信者メールボックス>] に移動します

    組織内のすべてのユーザー メールボックスの一覧が表示されます。

  2. [ 表示名] ボックスを選択して、すべてのメールボックスを選択します。

  3. [ メールボックス ポリシー ] オプションを選択します。

  4. [ メールボックス ポリシー ] ポップアップ ウィンドウの [ アイテム保持ポリシー] で、手順 3 で作成したアイテム保持ポリシーを選択します。たとえば、 Alpine House のアーカイブとアイテム保持ポリシーなどです。

  5. [ 保存] を 選択して、新しいアイテム保持ポリシーの割り当てを保存します。

  6. 新しいアイテム保持ポリシーがメールボックスに割り当てられていることを確認するには:

    1. [メールボックス] ページで メールボックスを 選択します。

    2. 選択したユーザーの [メールボックスのプロパティ] ページで、[メールボックス] を選択 します

    メールボックスに割り当てられた新しいポリシーの名前がアイテム 保持ポリシーに表示されます。

(省略可能)手順 5: マネージド フォルダー アシスタントを実行して新しい設定を適用する

手順 4 のメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを適用した後、新しいアイテム保持設定がメールボックスに適用されるまでに、Exchange Onlineで最大 7 日間かかる場合があります。 これは、 マネージド フォルダー アシスタント と呼ばれるプロセスが、少なくとも 7 日に 1 回メールボックスを処理するためです。 マネージド フォルダー アシスタントの実行を待機する代わりに、PowerShell で Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットを実行することで、これを強制的Exchange Online実行できます。

マネージド フォルダー アシスタントを実行するとどうなりますか? メールボックス内のアイテムを検査し、アイテム保持の対象かどうかを判断することで、アイテム保持ポリシーの設定が適用されます。 次に、アイテム保持の対象となるアイテムに適切な保持タグをスタンプし、保持期間を過ぎたアイテムに対して指定された保持アクションを実行します。

PowerShell Exchange Onlineに接続し、組織内のすべてのメールボックスでマネージド フォルダー アシスタントを実行する手順を次に示します。

  1. Exchange Online PowerShell に接続します

  2. 次の 2 つのコマンドを実行して、組織内のすべてのユーザー メールボックスのマネージド フォルダー アシスタントを開始します。

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

手順は以上です。 Alpine House 組織のアーカイブと削除ポリシーを設定しました。

マネージド フォルダー アシスタントの詳細

前述のように、マネージド フォルダー アシスタントは少なくとも 7 日に 1 回メールボックスを処理します。 そのため、管理フォルダー アシスタントによってメールボックスをより頻繁に処理できる可能性があります。 また、管理者は、次に管理フォルダー アシスタントによってメールボックスが処理されるタイミングを予測できません。これは、手動でメールボックスを実行する理由の 1 つです。

ただし、管理フォルダー アシスタントがメールボックスに新しい保持設定を一時的に適用できないようにする場合は、コマンドを Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true 実行して、管理フォルダー アシスタントがメールボックスを処理できないようにすることができます。

メールボックスの管理フォルダー アシスタントを再度有効にするには、 コマンドを Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false 実行します。

最後に、メールボックス ユーザーが無効なアカウントを持っている場合、アイテムはそのメールボックスのアーカイブ メールボックスに移動されません。

(省略可能)手順 6: 新しいアイテム保持ポリシーを組織の既定値にする

手順 4 では、既存のメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを割り当てる必要があります。 ただし、Exchange Onlineを構成して、将来作成される新しいメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを割り当てることができます。

これを行うには、Exchange Online PowerShell を使用して、組織の既定のメールボックス プランを更新します。 メールボックス プランは、新しいメールボックスのプロパティを自動的に構成するテンプレートです。 このオプションの手順では、メールボックス プランに割り当てられている現在のアイテム保持ポリシー (既定では既定の MRM ポリシー) を、手順 3 で作成した MRM アイテム保持ポリシーに置き換えることができます。 メールボックス プランを更新すると、新しい MRM アイテム保持ポリシーが新しいメールボックスに割り当てられます。

  1. Exchange Online PowerShell に接続します

  2. 次のコマンドを実行して、組織内のメールボックス プランに関する情報を表示します。

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    既定として設定されているメールボックス プランに注意してください。

  3. 次のコマンドを実行して、手順 3 で作成した新しい MRM アイテム保持ポリシー ( Alpine House Archive やアイテム保持ポリシーなど) を既定のメールボックス プランに割り当てます。 この例では、既定のメールボックス プランの名前が ExchangeOnlineEnterprise であると想定しています。

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. 手順 2 のコマンドを再実行して、既定のメールボックス プランに割り当てられている MRM アイテム保持ポリシーが変更されたことを確認できます。

詳細

  • メールボックス アイテムの保持期間は、配信日から計算されます。 または、送信されず、ユーザーによって作成された下書きメッセージなどのアイテムの作成日から。 管理フォルダー アシスタントがメールボックス内のアイテムを処理する際、 [削除して回復を許可する] または [完全に削除する] の保存期間用アクション付き保持タグの付いたすべてのアイテムに開始日と有効期限をスタンプします。 アーカイブ タグを持つアイテムには、移動日がスタンプされます。

  • 次の表では、この記事のカスタム MRM アイテム保持ポリシーの各保持タグの詳細を示します。

    保持タグ このタグの動作 組み込みですか、カスタムですか?
    アルパインハウス3年アーカイブに移動
    1095 日 (3 歳) のアイテムをアーカイブ メールボックスに移動します。
    カスタム ( 「手順 2: アーカイブおよび削除ポリシーの新しい保持タグを作成する」を参照)
    既定のポリシー タグ (アーカイブ);このタグは、メールボックス全体に自動的に適用されます。
    アルパインハウス削除アイテム5年削除と回復を許可する
    5 歳の削除済みアイテム フォルダーからアイテムを削除します。 ユーザーは、削除後 14 日間、これらのアイテムを回復できます。 詳細については、次のリスト エントリを参照してください。
    カスタム ( 「手順 2: アーカイブおよび削除ポリシーの新しい保持タグを作成する」を参照)
    アイテム保持ポリシー タグ (削除済みアイテム);このタグは、削除済みアイテム フォルダー内のアイテムに自動的に適用されます。
    個人 - 1 年でアーカイブへ移動
    1 年後にアイテムをアーカイブ メールボックスに移動します。
    組み込み
    個人;このタグはユーザーが適用できます。
  • ユーザーは、Outlook の [削除済みアイテムの回復] ツールを使用し、Outlook on the web削除済みアイテムの保持期間内に削除済みアイテムを回復できます。既定では、Exchange Onlineでは 14 日間です。 管理者は、PowerShell Exchange Onlineを使用して、削除されたアイテムの保持期間を最大 30 日間に増やすことができます。 詳細については、「Outlook for Windows で削除済みアイテムを回復する」および「Exchange Online内のメールボックスの削除済みアイテムの保持期間を変更する」を参照してください。