Microsoft Syntexの導入を促進する

Microsoft Syntexは、人工知能 (AI) を適用してコンテンツ処理とナレッジ抽出を自動化するクラウドベースのサービスです。 コンテンツを構造化データに変換し、簡単に検索、分析、再利用できます。

Microsoft Syntexは、企業内のコンテンツ管理を強化するためのさまざまなユース ケースを提供します。 適用方法の例を次に示します。

• ルーチン ドキュメントを自動的に生成 する - コンテンツ アセンブリを使用して、定期的なメンテナンス レポートなど、定期的に生成する必要があるファイルの最新のテンプレートを作成します。

• ドキュメントを一括で生成 する - コンテンツ アセンブリを利用して、契約更新など、大量の類似ドキュメントを生成します。

• 受信ドキュメントの処理 - Microsoft Syntexを使用して、保険フォーム、ビジネス検証、レンタル 契約などの受信ビジネス ドキュメントを管理および処理します。

• 情報を見つけやすくする - Microsoft Syntexを使用して、ポリシーや手順などのドキュメント ライブラリ内のビジネス ドキュメントと従業員情報の検出可能性と使いやすさを強化します。

• コンテンツの詳細を検索する - Microsoft Syntexを使用してコンテンツを一元化、整理、取得し、特許情報など、特定の詳細を簡単に検出できるようにします。

• ドキュメントのコンプライアンス — Microsoft Syntexを利用して、イベント ファイルや会議ファイルなど、ビジネス ドキュメントの保持と機密性の要件に準拠するのに役立ちます。

ビジネス シナリオを特定する

organizationでMicrosoft Syntexを使用する準備をするには、まずそれが役立つシナリオを理解する必要があります。 "理由" は、最も有益な機能と、ドキュメント処理が必要な場合に必要なモデルの種類を判断するのに役立ちます。 ビジネス成果を達成するには、複数のMicrosoft Syntex機能を組み合わせることが役立つ場合があります。 シナリオとユース ケースの例を使用して、organizationでMicrosoft Syntexを使用する方法に関するアイデアを求めます。

コンテンツは、organizationの生命を生き生きとさせるものです。 organizationの多くの部署はデータの処理を担当しており、現在、複数の手順を含む手動または半自動化のプロセスが混在している可能性があります。 Microsoft Syntex機能を使用すると、次のようなorganizationのコンテンツ管理プラクティスを向上させることができます。

• 高度な検索とフィルター処理を提供して、検索の検索可能性と取得を向上させます。

• 条件付き書式を設定して、ドキュメントを簡単に表示およびフィルター処理します。

• 抽出されたメタデータを使用して、ワンクリックの Power BI レポートを生成します。

• Power Automate を使用して、ドキュメント ライブラリまたはビジネス ワークフロー内にルールを作成します。

• 保持ラベルと秘密度ラベルを適用してコンプライアンスを確保します。

コンテンツのライフサイクルを検討する

コンテンツが作成および再作成される一般的なコンテンツ ライフサイクルについて考え、コンテンツの理解と処理、コンテンツの検出と検索まで、Microsoft Syntexにはビジネスに役立つ多くの機能があります。

コンテンツの作成と再利用

コンテンツのライフサイクル内では、コンテンツの作成を自動化するためのユース ケースが存在する可能性があります。特に、トランザクションまたは標準化されたコンテンツで、 コンテンツ アセンブリ が役立つ場合があります。 コンテンツ アセンブリは、契約、作業明細書、サービス契約、同意書、販売ピッチ、対応など、標準的な反復的なビジネス ドキュメントを自動的に生成できます。

反復的なドキュメントの種類を特定したら、ドキュメントのソースとして使用できるデータ ソースを特定する必要があります。 ドキュメントを設定するリストまたはデータ ソースを使用すると、最新のテンプレートを作成し、それらのテンプレートを使用してドキュメントを生成することで、より迅速かつ一貫性のある、より少ないエラーでこれを行うことができます。 この機能を使用するには、Microsoft Syntex設定内で Azure サブスクリプションを構成する必要があります。

コンテンツの共同作業

Microsoft Syntexの注釈機能は、ドキュメント ライブラリ内のコンテンツにメモやコメントを追加するために使用されます。これは、自分用または他のユーザーとの共同作業用です。 注釈機能は、元のファイルを変更せずに使用できるため、元のレコードは保持されます。

注釈ツールには現在、ペンと蛍光ペンが含まれており、インク ストロークや以前の注釈を削除するための消しゴムと共に色を選択できます。 テナントでMicrosoft Syntex用に Azure サブスクリプションを構成すると、ユーザーに対してこの機能が有効になります。 この機能に関する詳細をエンド ユーザーに提供することを検討する場合があります。特に、ドキュメントのマークアップや注釈が大きいビジネス グループに対して行うことができます。

コンテンツの理解と処理

Microsoft Syntexを使用して、ドキュメント処理と分類タグ付けまたは画像タグ付け機能を使用してコンテンツからの分類とデータ抽出を自動化すると、入力ミスや情報不足のリスクを最小限に抑えながら、時間とコストを節約できます。

Microsoft Syntexは、分類、抽出、キーワードなど、コンテンツ全体でさまざまな種類のタスクを実行できます。 次の表は、これらのタスクと関連する機能を示しています。

タスク	説明	Microsoft Syntex機能
分類	ファイルが表すコンテンツの種類 (レポート、請求書、フォームなど) を識別します。	非構造化ドキュメント処理
抽出	ドキュメント内からエンティティに基づいて情報を識別します	構造化ドキュメント処理 フリーフォームドキュメント処理 事前構築済みのドキュメント処理 光学式文字認識
キーワードのタグ付け	キーワードを使用してドキュメントに関するプロパティまたは決定に基づいて情報を提案する	分類タグ付け 画像のタグ付け

コンテンツ コンプライアンス

ドキュメント処理モデルを使用して、秘密 度ラベル と 保持ラベル をドキュメント ライブラリに追加されたコンテンツに適用し、モデルを構成することでコンプライアンスを追加することもできます。

ドキュメント ライブラリでコンテンツ タイプとメタデータを使用できるようになると、ビジネス ユーザーは、コンテンツに関する新しいビューの作成、レポートの作成、ルールを使用して存在する特定の情報に基づくコンテンツの移動、承認のためのビジネス プロセス ワークフローの作成、他のシステムへのデータの追加、作業指示書やその他の多くのタスクの手動実行など、データに対して多くのアクションを実行できます。

コンテンツの検出可能性

Microsoft Syntexでドキュメント処理機能を使用すると、コンテンツから抽出されたメタデータの各部分が検索可能になるので、検索エクスペリエンスを向上させることができます。 コンテンツ クエリ機能を使用すると、SharePoint ドキュメント ライブラリに対して特定のメタデータ ベースのクエリを実行できます。 キーワードを検索するのではなく、特定のメタデータ列の値に基づいて、より高速で正確なクエリを行なえます。

SharePoint ライブラリに追加されたコンテンツからデータを分類して抽出することに加えて、organizationでは現在、見つけにくい画像にコンテンツがロックされている可能性があります。 Microsoft Syntexの光学式文字認識 (OCR) サービスを使用すると、画像やドキュメントから印刷または手書きのテキストを抽出できます。 画像の例としては、ポスター、図面、製品ラベルなどがあります。 ドキュメントの例としては、記事、レポート、フォーム、請求書などがあります。 テキストは通常、単語、テキスト行、段落またはテキスト ブロックとして抽出され、スキャンされたテキストのデジタル バージョンにアクセスできます。 抽出された情報は検索でインデックスが作成され、 データ損失防止 (DLP) などのコンプライアンス機能で使用できます。

作業の開始を計画する

Microsoft Syntexの使用を開始するときは、コンテンツの管理、処理、分析に関するorganizationの現在の状態とニーズを評価する必要があります。 organization内のグループによって使用される特定の主要なコンテンツ リポジトリを特定し、現在のビジネス プロセスとシナリオについてチームと話し合うのに役立つ場合があります。 現在、自動化できるコンテンツを手動で管理している場合はありますか? たとえば、標準フォームや HR ドキュメントや発注書などのドキュメントの取り込みを処理して処理している場合や、オファーレターや提案など、大規模に繰り返しコンテンツを生成している場合が含まれます。 または、ペンと紙またはサードパーティ製アプリケーションを使用して注釈を行っている領域。既存の SharePoint 環境内でこれを行うことができます。

検討するビジネス シナリオを検討するときは、次の質問を自問してください。

• それは本当の問題を解決しますか?
• 広く使用されているか、広範な影響がありますか?
• 入手できますか?
• 成功を測定できますか?

Microsoft 365 Assessment ツールのMicrosoft Syntexコマンドは、Microsoft Syntex機能の恩恵を受ける可能性がある SharePoint 環境の潜在的な領域を特定するのにも役立ちます。

開始する場所がわからない場合は、Microsoft Syntexを設定して Azure サブスクリプションを構成したら、テナントで使用できるMicrosoft Syntex サイト テンプレートをチェックアウトすることを検討してください。 これらのテンプレートは、すべてのチーム サイトで使用でき、事前構築済み、すぐにデプロイ可能、カスタマイズ可能です。 これらのテンプレートを使用して、複数のMicrosoft Syntex機能を使用して、organization内のビジネス ドキュメントの状態を管理、処理、追跡するための専門サイトをジャンプスタートします。 これらのサイトは、ビジネス チームに機能をデモし、機能が契約管理や会計などのビジネス領域に価値を追加する方法を示すことによって、organizationの構想とシナリオ開発をジャンプスタートするのに役立ちます。

役割と責任を特定する

Microsoft Syntex プロジェクトに関与する必要があるorganizationのユーザーを決定する場合は、必要な機能をマップするのに役立ちます。 次の表のロールは、使用する機能に応じて関係する場合があります。

たとえば、ドキュメント処理に重点を置いている場合、モデルを大規模に管理するために必要なコンテンツ センターを作成および管理するには、SharePoint 管理者ロールが重要です。 OCR やコンプライアンスなどの機能に重点を置いている場合は、Purview コンプライアンス管理者が必要です。 分類タグ付けを追求する場合は、会社の用語ストア管理を理解するか、コンテンツ センターを使用するかどうかを判断することが重要です。

管理者	要件	責任
Azure サブスクリプション管理者	Microsoft Entraロール	Azure サブスクリプションの設定を構成し、Azure データの Microsoft コスト管理を確認する
Purview コンプライアンス管理者	Microsoft Entraロール	秘密度ラベルや保持ポリシー、OCR 設定などのコンプライアンス設定を計画する
SharePoint 管理者	Microsoft Entraロール	ビジネス ユース ケースを収集し、すべてのサイトで機能を有効にするか、選択したサイトに対して有効にするかを決定します コンテンツ センターとアクセス許可を管理する ベスト プラクティスを確立し、モデル分析を確認する
Power プラットフォーム管理者	Microsoft Entraロール	フリーフォーム モデルと構造化モデルの Dataverse 環境 (必要に応じて) を構成する
SharePoint Term Store 管理者	SharePoint 管理センターで SharePoint 管理者によって構成された	エンタープライズ用語セットを管理し、エンド ユーザーが特定の用語セットを変更できるかどうかを判断する
ビジネス ユーザー Microsoft Syntex (モデルの管理、コンテンツ アセンブリの使用)	サイト レベルまたはコンテンツ センターで管理されるアクセス許可 コンテンツ入力の編集アクセス許可 モデルを発行する、またはコンテンツ アセンブリ機能を使用する SharePoint 管理リストのアクセス許可	ビジネス ユース ケースを収集する モデルの作成、トレーニング、適用

セットアップと構成に関する考慮事項

Microsoft Syntexのデプロイの計画には、Microsoft Syntex コスト計算ツールを使用して、特に従量課金制サービスの登場に伴うMicrosoft Syntexのコストの予測に役立つ、有効にする機能の決定とコストの計画が含まれます。 このツールを使用すると、organizationの使用パターンと推定コストをより深く理解できるため、情報に基づいた意思決定を行うことができます。 また、 Microsoft 365 Assessment ツールと組み合わせて役立ちます。これは、情報アーキテクチャを分析し、Syntex を利用した自動化の恩恵を受けることができる顧客コンテンツ タイプと拡張列を使用してライブラリを強調表示します。

準備チェックリスト

Microsoft Syntexを実装する準備をするには、次の作業を行う必要があります。

1. 終了状態を計画する

   • 次のような領域でMicrosoft Syntex特徴の価値を活用することを計画します。
     • 検索
     • フィルター処理と表示の書式設定
     • コンプライアンス
     • オートメーション

2. 識別する

   • 既存の情報アーキテクチャとコンテンツ管理機能の使用について説明します。
   • 既存のコンテンツ タイプはモデルに適していますか?
   • メタデータによって改善される既存のプロセスは何ですか?
   • 処理するコンテンツの量はどのくらいですか?

3. Design

   • 情報アーキテクチャ、マネージド メタデータ、およびコンテンツ タイプに対するアプローチを設計します。
   • 定義、作成、および管理のプロセスを設計します。