Microsoft 365 Copilotのサービスに表示される CRM データをカスタマイズして、顧客サービス担当者に合理化されたエクスペリエンスを提供できます。
CRM フォームとフィールドのカスタマイズは環境によって異なります。 レコードの種類をカスタマイズすると、変更はOutlookと Teams 全体の [サービス] ウィンドウに影響します。 また、メールや会議などのOutlookアクティビティを、サービスから CRM システムに保存するときに追加されたレコードの種類のレコードにリンクすることもできます。
重要
この記事で使用される「レコードタイプ」という用語は、Microsoft 365 Copilotのサービス内でのSalesforceオブジェクトを指しています。 UI に表示される用語は、接続している CRM システムによって異なります。 Dynamics 365に接続している場合は、record の種類が表示されます。 Salesforce に接続している場合は、オブジェクトが表示されています。
カスタマイズ オプション
フォームとフィールドをカスタマイズするには、Teams 管理設定でフォームを選択します。 次のアクションを実行できます。
レコードの種類を追加する。
デフォルトのレコードタイプである「取引先担当者」、「サポート案件」、および「取引先企業」を表示および管理します。
レコードの種類の表示順序を変更します。 サービスに追加される順序に基づくレコードタイプが見えます。 順序を変更するには、レコードの種類を削除し、必要な順序で追加します。 既定は、取引先担当者、ケース、アカウントです。
レコードの種類の上にマウスを移動して、レコードを削除します。
データをリフレッシュして、サービス内のCRMから最新の変更を取得します。
カスタマイズのスクリーンショット。
新しいレコードの種類を追加する
サービスには最大10種類の新しいカスタムまたは標準レコードタイプを追加できます。 たとえば、「顧客」というカスタム レコードの種類を追加して顧客を追跡できます。 使用している CRM に応じて、レコードの種類またはオブジェクトが表示されます。
新しいレコードの種類を追加するには、以下の手順に従います。
フォームで、レコードの種類の追加 か オブジェクトの追加を選択します。
レコードの種類を追加する または オブジェクトを追加する ウィンドウで、追加する レコードの種類を選択し、次へ を選択します。 次のポイントが適用されます。
- 既存のレコードの種類に関連するレコードの種類のみを表示できます。 既定では、連絡先、アカウント、ケースのレコードタイプを使用できます。 これらのレコードの種類に関連する、既存の標準レコードタイプやカスタムレコードタイプを追加できます。
- 一度に追加できるレコードの種類は 1 つだけです。
- レコードの種類とフィールドの論理名が表示されます。
「 (レコードタイプ)の関係を選択し、新しいレコードタイプがService内の既存のレコードタイプやフィールドとどのように関連しているかを選択し、 次に選択します。」 次の点にご注意ください。
- 1:N および N:1 の関連付けのみがサポートされています。
- レコードの種類とフィールドの論理名が表示されます
- 新しいレコードの種類が 1 つのレコードの種類またはフィールドのみに関連する場合、関係は自動的に設定されます。
(レコードの種類) のビューを選択ウィンドウで、新しいレコードの種類のレコードのリストを表示する方法を選択し、追加を選択します。
注意
- リストではすべての公開ビューと個人ビューを確認できます。
- Dynamics 365の場合、サービス ソリューションには、関連するレコードの種類ではなく、新しいレコードの種類にのみ属するフィールドが含まれます。
変更を公開します。
レコードの種類の管理
Formでレコードタイプを選択すると、以下の操作が可能です:
ビュー変更:サービスフォームやリストはCRMビューに基づいています。 レコードの種類のビューを変更すると、次のアクションが発生します。
- 既存のキー フィールドは新しい既定値に置き換えられます。
- レコードの種類の編集動作は変わりません。
- フィールドの編集動作がリセットされます。 レコードの種類が編集可能で、新しいビューを選択すると、フィールドも編集可能になります。
アカウントおよびケースのレコードタイプのビューを選択する必要はありません。 他のレコード タイプの場合は、ビューを選択する必要があります。
注意
コンタクト レコードタイプのビューは選択できません。
編集を有効にする: このオプションを使用すると、担当者はレコード内のフィールドに変更を加え、それをCRMに保存できます。 既定では、連絡先は編集可能です。 他のレコードの種類の場合は、このオプションをオンにする必要があります。
フィールドの追加、削除、または並べ替え: レコードの種類が CRM ビューに基づいていない場合は、フィールドとフィールドがフォームに表示される順序を選択できます。 最大 40 個のすぐに使用できるフィールドとユーザー設定フィールドを追加できます。 次のアクションを実行します。
- フィールドを追加するには、フィールド管理セクションで フィールドの追加 を選択します。
- フィールドの順序を変更または削除するには、フィールドの上にマウスを置き、オプションを選択します。
注意
Microsoft 365 Copilotのサービスを Salesforce に接続した場合は、サービスのすべてのユーザーがアクセスできるフィールドを追加します。 追加されたフィールドの一部にアクセスできないユーザーは、CRM レコードを表示できません。
ビュー フィルター: 選択 ビュー フィルター を使用すると、ビュー内のレコードをフィルターするソース クエリを表示できます。 たとえば、アクティブなアカウントのみを表示するビューのソース クエリを確認できます。 クエリ XML をコピーすることもできます。
必須フィールドを指定します: 担当者が入力する必要がある フィールドの管理 セクションのフィールドを 選択 します。 CRMでフィールドが 必須 とマークされている場合、サービスソリューションでは任意にすることはできません。
キー フィールド: レコードが折りたたまれている場合やリストビューに表示される場合に表示される2つのフィールドを選択してください。 詳細ビューのみで使用できるフィールドを選択できます。 検索動作はビューの構成に依存するため、選択したフィールドがレコードの種類の簡易検索ビューにも含まれていることを確認してください。
連絡先を追加: 連絡先 レコードタイプで 「サービスのために新しい連絡先を直接作成する許可 」を選択し、担当者がCRMにメールアドレスを保存できるようにします。
管理設定のスクリーンショット。
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