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予定、取引先担当者、およびタスクの同期ロジック

この記事では、Dynamics 365と Exchange の間で予定、連絡先、タスクがどのように同期されるかについて説明します。 メールは個別に同期されます。

既定では、予定、連絡先、タスクは、Dynamics 365と Exchange の間で両方の方法で同期されます。 サーバー側同期 (Exchange 同期とも呼ばれます) は推奨される同期方法です。 同期は、同期する項目と同期の方向によって異なります。

同期の構成要件

予定、連絡先、タスクを同期する前に、Dynamics 365の対応するメールボックス レコードが次の要件を満たしている必要があります。 キュー メールボックスは、予定、取引先担当者、またはタスクの同期をサポートしていないことに注意してください。

  • ユーザーのメール アドレスが承認されている。
  • メールボックスがテストされて有効化されている。
  • 予定、取引先担当者、およびタスクがサーバー側同期を使用するように設定されている。

詳細については、「Connect to Exchange Online および Server-side synchronization」を参照してください。

Dynamics 365から Exchange に同期する

アイテムが Exchange と同期された後、リンクが確立されます。 同期は常に双方向です。 一方の側の変更は、もう一方の側に反映されます。

同期フィルターについて

同期フィルターは、サーバー側の同期を使用してDynamics 365から Exchange に同期するレコードを決定します。 同期フィルターは、レコードの種類ごとにユーザーのセキュリティ特権に依存します。

Dynamics 365 レコードがユーザーの同期フィルター条件を初めて満たすと、そのレコードはターゲット ユーザーの Exchange メールボックスに対する Create アクションとして同期されます。 Dynamics 365内のレコードに対する後続の更新は、Update アクションとして対応する Exchange アイテムに同期されます。 以前に Exchange に同期されたDynamics 365 レコードがユーザーの同期フィルター条件を満たさなくなった場合、Dynamics 365 レコードは Exchange に対する Delete アクションとして同期されます。 これは、物理的に削除されたDynamics 365レコードと論理的に削除されたレコードに対して発生する可能性があります。 論理的に削除されたレコードとは、Dynamics 365に存在するが、ユーザーの同期フィルターによって返されなくなったレコードです。 物理削除と論理削除の詳細については、「 同期中に論理的に削除された項目を無視 する」で物理削除と論理削除の詳細を確認してください。

これらのさまざまな同期アクションを説明するために、次のシナリオを検討してください。

Paul Cannon と Laura Norman は、既定でユーザーが所有する連絡先を同期する既定の [アクティブな連絡先 ] 同期フィルターを使用するように構成されています。 連絡先のリンダウ・ミッチェルは、最初はポールが所有しており、ポールの最初の同期サイクル中に作成として Exchange のポールのメールボックスに同期されます。 その後、Paul は Dynamics 365の連絡先行を Laura に再割り当てします。 Paul が次に同期する際に、連絡先は Paul のメールボックスに 削除 として同期されます。これは、連絡先行が Paul の同期フィルター条件をすでに満たしていないためです。 同様に、レコードが Laura の同期フィルター条件を満たすようになったので、連絡先は Laura の次の同期サイクル中に 作成 として Laura のメールボックスに同期されます。 Dynamics 365の連絡先への更新は、Dynamics 365 レコードが Laura の同期フィルター条件を引き続き満たしている限り、Update として Laura の Exchange メールボックスに同期し続けます。

詳細については、「 顧客エンゲージメント アプリと Exchange の間で同期するレコードを選択する」を参照してください。

注意

Create、Update、Delete アクションは、レコード タイプごとに Dynamics 365 および Exchange に関連付けられている同期動作が異なります。 これらのアクションがDynamicsと Exchange の間の同期にどのように影響するかを理解するには、レコードの種類ごとに次のセクションを参照してください。

Exchange から Dynamics 365 に同期する

予定、連絡先、タスクは、次の要件が満たされている場合にのみ Exchange からDynamics 365に同期されます。

  • 項目は、Outlook アプリのDynamics 365で作成されました。
  • Outlook 用の Dynamics 365 では、アイテムが Dynamics 365 に追跡されます。
  • Dynamics 365 へのトラッキングカテゴリは、Dynamics 365 for Outlookではなく、Outlookまたは別の電子メール クライアントに適用されます。

注意

サーバー側同期は、予定がメインの予定表フォルダーまたはそのサブフォルダーにある場合、予定を Tracked to Dynamics 365 カテゴリと同期します。 他のカレンダー フォルダーのアイテムは同期されていない。

メインの予定表フォルダーから同期できる予定を示す、Outlook内のメールボックスのスクリーンショット。

これらの要件が満たされると、サーバー側同期によってDynamics 365に項目が作成され、リンクが確立されます。 同期は常に双方向です。 一方の変更は、もう一方にも反映されます。

詳細については、以下を参照してください。

予定を同期中

Dynamics 365と Exchange の間での予定の同期方法は、同期の方向と予定のプロパティによって異なります。

予定開催者

予定開催者は、予定同期の重要なフィールドです。 さまざまな同期動作を促します。 たとえば、Dynamics 365予定の開催者のみが、Dynamics 365から Exchange の出席者に予定を同期および配布できます。 Power Automateやカスタム コードなどのカスタマイズを使用して予定を作成する場合は、開催者が正しく指定されていることを確認します。 既定では、開催者フィールドは予定フォームに表示されません。 必要に応じて、フォーム、ビュー、または高度な検索クエリに追加して、値が存在していて正しいことを確認できます。

予定の開催者が Exchange に同期された後、Dynamics 365で変更されると、元の開催者がキャンセルを発行する可能性があります。 これは、予定がユーザーの同期フィルターの条件を満たしていないために発生する可能性があります。 さらに、新しい開催者は、Exchange の新しい会議として予定を同期する場合があります。 以前の開催者からキャンセルを送信する動作は、DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync という名前の OrgDBOrgSetting を使用して修正できます。

注意

Dynamics 365で作成された予定は、次の条件に該当する場合、SYSTEM によって作成された予定として表示されます。

  • 予定を追跡しているユーザーが開催者ではない
  • DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities という名前の OrgDBOrgSetting は、デフォルト値の False に設定されています。

Outlook会議の開催者がDynamics 365ユーザーの場合、所有者は開催者です。 開催者が Dynamics 365 のユーザーでない場合、そのアイテムを追跡したユーザーが所有者です。

Dynamics 365から Exchange への予定の同期

  • Mapping: Dynamics 365 の予定は会議として Exchange に同期されます。

  • Appointment status: Dynamics 365 の予定の状態が Completed Canceled、または Free (Open) は、予定の状態が Exchange に Free として同期されます。 Dynamics 365の予定の状態が Busy (Scheduled) の場合、予定は Exchange に Busy として同期されます。

  • リマインダー: 予定が 7 日より前の場合、または予定の状態が 空き時間 (オープン) の場合、リマインダーは設定されません。

  • 招待状: 次の場合、招待状は送信されません。

    • 予定は過去のものです。
    • 参加者が招待されていない。
    • 予定を同期しているユーザーが開催者ではない。
    • 変更されていないプロパティは次の通りです: Subject、Body、Location、IsAllDayEvent、ScheduledStart、ScheduledEnd、RequiredAttendees、OptionalAttendees、Organizer、AppointmentStatus、PriorityCode、RecurrencePattern。

注意

システムは、Dynamics 365から予定を同期する前に、Exchange でのスケジュールの競合をチェックしません。 Dynamics 365で Scheduling ツールを使用して、競合を防ぐために予定の予約を一元的に管理できます。

取り消された予定と削除された予定をDynamics 365から Exchange に同期する

開催者のメールボックスで予定が削除されると、Exchange は予定のキャンセルを参加者に送信します。

Dynamics 365で予定が削除された場合、次の場合はキャンセルは送信されません。

  • 予定は過去のものです。
  • 予定を同期しているユーザーが予定開催者ではない。
  • 予定に参加者がいない。

既定では、Dynamics 365で取り消された予定は、Canceled として Exchange に同期されません。 この動作を変更するには、OrgDbOrgSettings の SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange をオンにします。 この設定を有効にすると、Dynamics 365で予定を取り消すと Exchange の会議が取り消され、出席者にキャンセルが送信されます。

Dynamics 365で予定が削除され、Exchange と同期されると、次のすべての条件が満たされている場合にのみ、Exchange で予定が削除されます。

  • 予約がリンクされている。
  • 同期しているユーザーが予定の開催者です。
  • 予定はこれからのものである。
  • 予定は、論理的には削除 されません。

これらの条件に満たされていないものがある場合でも、予定は Exchange に存在しますが、リンクは解除されます。

定期的な会議を追跡する場合、次の場合、Dynamics 365は出席者に新しい招待を送信しません。

  • 系列のすべての出現は、Outlookと Exchange にまだ存在します。
  • 参加者が追加または削除されていない。

主催者がシリーズの過去のインスタンスを削除した場合、Dynamics 365はそれらが Exchange に見つからないと判断します。 それらが再作成され、参加者に新しい招待状が送信されます。

Exchange から Dynamics 365 への予定の同期

  • Mapping: Exchange の会議は、予定としてDynamics 365に同期されます。 定期的な会議は、定期的な予定のプライマリとそのインスタンスとしてDynamics 365に同期されます。 定期的な会議の個々のインスタンスが Exchange で変更された場合は、例外予定レコードとしてDynamics 365に同期されます。

  • Appointment の状態と空き時間情報の状態: Exchange の予定の状態が Free の場合、予定の状態は Free としてDynamics 365に同期されます。 状態が Dynamics 365 の Completed または Canceled の場合、Dynamics 365の予定の状態は Completed に設定されます。 Dynamics 365の状態が Open の場合、予定の状態は Free に設定されます。 Exchange の予定の Free/Busy 状態が Working elsewhere Dynamics 365予定は Open 状態に設定され、状態は Free です。 Exchange の予定の状態が Busy の場合、Dynamics 365予定は Busy (Scheduled) に設定されます。

  • Dynamics 365 内で状態が完了済みまたはキャンセル済みの予定: Dynamics 365 内の予定が Completed または Canceled の場合、Exchange の会議での変更は Dynamics 365 に同期されません。

  • Appointment の予約と競合の管理: 予定がDynamics 365に追跡されると、サーバー側の同期は予約 API を使用して、指定した時刻に出席者が使用可能であることを確認します。 たとえば、Dynamics 365の開催者の予定表に同時に別の予定がある場合、予約は失敗し、予定は同期されません。 ユーザーはスケジュールの競合に対処することを選択するか、無視して予定を同期させることができます。 OutlookのDynamics 365から予約すると、スケジュールの競合が自動的に抑制されます。 詳細については、「Exchange から Microsoft Dynamics 365 に予定を保存する際にスケジュールの競合が発生しました [予定の件名]」を参照してください。

取り消された予定と削除された予定を Exchange から Dynamics 365 に同期する

追跡対象の予定または例外の予定が Exchange で削除された場合、同期中にDynamics 365の予定は削除されません。

  • 状態は完了またキャンセルである。
  • 予定は過去のものです。
  • 予定を同期しているユーザーが予定開催者ではない。

(例外予定は、個別に変更された定期的な予定の特定のインスタンスです)。

サービスの予定の同期

  • Mapping: Dynamics 365のサービス予定は会議としてExchangeと同期されます。

  • 招待とキャンセル: サービスの予約のために招待状やキャンセルが送信されることはありません。

  • コピー: 同期中、ユーザーは自分のメールボックスでサービスの予定の独自のコピーを取得します。 サービス予約を管理する中心的な機関はありません。

連絡先の同期

  • Mapping: Dynamics 365 の連絡先は、Exchange に連絡先として同期されます。

  • 住所の同期:取引先担当者の住所の同期 を参照してください。

  • 取引先担当者を削除する:

    • Dynamics 365で削除された連絡先は、同期しているユーザーが連絡先の所有者でない場合にのみ Exchange で削除されます。
    • Exchange で削除された連絡先は、同期しているユーザーが連絡先の所有者である場合にのみ、Dynamics 365で削除されます。

タスクの同期

Dynamics 365と Exchange の間でのタスクの同期方法は、同期の方向とタスクのプロパティによって異なります。

Dynamics 365から Exchange へのタスクの同期

  • Mapping: Dynamics 365 の FAX、手紙、電話、タスクは、タスクとして Exchange と同期されます。

  • Reminder: タスクの期限が 1 日を超え、Dynamics 365のタスクの状態が Open または Scheduled の場合、同期中にアラームが設定されます。

  • 期限: タスクのスケジュールされた終了日Dynamics 365は、タスクの期限として Exchange に同期されます。

  • タスクの状態: 完了率が指定されていない場合:

    • 未開始タスクは未開始として Exchange に同期されます。
    • 完了またはキャンセルタスクは、完了として Exchange に同期されます。

  • 完了日: タスクの実際の終了日は、タスクの完了日として Exchange に同期されます。

  • Deleted tasks: Dynamics 365 で削除されたタスクは、Exchange の状態が Completed でない場合にのみ Exchange で削除されます。

  • タスクの自動完了： Dynamics 365で完了としてマークされたタスクには、actualEndフィールドに値が含まれています。 タスクの actualEnd フィールドに値が入力されており、日付が過去の場合、タスクは完了として自動的に Exchange に同期されます。 カスタマイズを使用してタスクを再アクティブ化した場合、サーバー側同期によって自動完了されないように、必ず actualEnd の日付をクリアしてください。

Exchange から Dynamics 365 へのタスクの同期

  • Mapping: Exchange のタスクはタスクとしてDynamics 365に同期されます。

  • タスクのステータス: Exchange 同期で開始されていないタスクは、Dynamics 365 で「未開始」として表示されます。

  • Task actual start: Exchange で作成されたタスクがDynamics 365に同期すると、actualStart フィールドは現在のタイムスタンプに設定されます。

  • Deleted tasks: 既定では、Exchange で削除された FAX、レター、電話、タスクもDynamics 365で削除されます。 この動作は、OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange を切り替えることで変更できます。

  • Percent Complete:Completed としてDynamics 365に完全同期% 100 に設定されているタスク。

同期の詳細設定

同期中に論理的に削除されたアイテムを無視する

いずれかのアイテムが同期フィルター に一致しなくなった場合、通常は次の 2 つの理由のいずれかによるものです。

  • そのレコードは物理的に削除されたため、Dynamics 365に存在しなくなりました。
  • そのレコードは引き続きDynamics 365に存在しますが、アクセスできなくなります。 メールボックスに関連付けられているユーザーがアイテムにアクセスできなくなったか、アイテムのプロパティが変更され、同期フィルターと一致しなくなった。 この状態は、論理的削除と呼ばれます。

デフォルトでは、サーバー側同期はどちらの場合も削除操作を Exchange に送信します。 この動作を変更して論理削除を無視するには、OrgDbOrgSettings で DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync をオンにします。

同期フィルターの詳細については、次を参照してください。

コピーされた項目を許可

リンクされたアイテムが Exchange でコピーされると、サーバー側同期はデフォルトでコピー アクションを無視します。 この動作により、Dynamics 365で重複する情報が作成されるのを回避できます。 この動作を変更し、Exchange から重複するアイテムを取り込むには、OrgDbOrgSettings 設定で IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox をオフにします。

Outlookでの予定の添付ファイル、連絡先アドレス、タスクの同期

次のセクションは、Outlookまたはサーバー側の同期のためにDynamics 365によって行われる同期に適用されます。 詳細については、メール システムを統合する を参照してください。

Dynamics 365 for Outlook の [システム設定の同期] タブのスクリーンショット

予定の添付ファイルの同期

ユーザーは、Dynamics 365または Outlook アプリのDynamics 365で作成した予定にドキュメント、画像、レコーディング、その他のファイルを添付できます。 デフォルトでは、予定が同期されるときに添付ファイルは含められません。 含めるには次の手順に従います。

  1. OutlookのDynamics 365で、Settings>Administration>System Settings に移動します。
  2. [Synchronization] タブで、[ Outlook または Exchange を使用して予定の添付ファイルを同期します。
添付ファイルを同期する際の考慮事項
  • 添付ファイルの同期を無効にすると、Dynamics 365の予定に添付ファイルは表示されません。 これらは引き続きOutlookのDynamics 365の予定に表示されます。
  • 定期的な予定やサービス予定の添付ファイルは同期できません。
  • 添付ファイルを同期すると、同期時間が長くなる可能性があります。 低帯域幅のネットワークを使用している場合は、添付ファイルをあまり使用しないことをお勧めします。

連絡先住所の同期

OutlookのDynamics 365の [Synchronization タブで、次のいずれかのオプションを選択して、連絡先アドレスの同期方法を選択します。

  • Outlook連絡先: 1 つの郵送先住所がDynamics 365とOutlookの間で同期されます。 これはほとんどの組織には十分であり、デフォルトです。

  • Outlook 連絡先の3つの住所 (ビジネス、自宅、その他) を同期する: Dynamics 365 と Outlook 間で、Outlook の3つの住所 (ビジネス、自宅、その他) が同期されます。

警告

既存のデータがある場合、3 つの住所すべてを同期するように設定を変更すると、データが失われる可能性があります。 この設定が有効な場合、既存の追跡される取引先担当者の属性が再マップされます。 展開する前に、このオプションをテストして、再マップが環境やデータにどのように影響するかを確認することをお勧めします。 ほとんどの場合、一方の側 (通常はDynamics 365) に完全なデータがあり、もう一方の側 (通常はOutlookまたは Exchange) と同期する必要があります。

詳細については、「Dynamics 365 アプリとOutlookの間で同期できるフィールド

Outlookで割り当てられているタスクの同期

既定では、OutlookのDynamics 365で作成されたタスクは、Dynamics 365と同期されません。 同期するには、Outlook の Dynamics 365 の 同期 タブで、Outlook で割り当てられているタスクを同期 を選択します。

タスクを同期する際の考慮事項
  • 定期的なタスクは同期できません。
  • タスクを割り当てる人とタスクが割り当てられる人は同じ組織内にいる必要があります。
  • タスクを複数の電子メール アドレスに同期させることはできません。

関連項目

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